Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Менеджер жалуется: открыл карточку сотрудника, а половина полей закрыта — ИИН, телефон, дата рождения не видны. Или наоборот — рядовой продавец спокойно листает данные директора, хотя не должен их видеть вовсе. Вы идёте разбираться в права и упираетесь в незнакомый справочник — «Группы доступа физических лиц». Ниже — что это, зачем и как с ним работать, чтобы каждый видел ровно то, что ему положено.
Сразу предупредим об одном: это не учётный документ. Здесь нет сумм, НДС, проводок и ЭСФ. Это служебный справочник механизма ограничения доступа к данным (RLS). Поэтому разделы про проводки Дт/Кт и электронные документы ниже мы честно закрываем пометкой «не применимо» — и объясняем, что происходит вместо них.
1. Назначение
Справочник «Группы доступа физических лиц» делит всех физлиц базы (сотрудников, контактных лиц, подотчётников) на группы. Пользователю в его настройках разрешают одну или несколько групп — и он видит и правит данные только тех физлиц, что в эти группы попали. Так вы закрываете зарплатные и персональные данные от лишних глаз, оставаясь в рамках Закона РК «О персональных данных».
2. Где найти
Справочник служебный, поэтому «в лоб» пунктом меню он открывается не всегда. Три рабочих пути:
Через права: «НСИ и администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → раздел «Ограничение доступа к данным физических лиц» (флажок должен быть включён). Рядом — команда открытия групп и назначения физлиц.
Из карточки физлица: откройте любое «Физическое лицо» (Зарплата/Кадры → Физические лица) — там есть реквизит «Группа доступа», из него можно провалиться в справочник и создать новую группу.
Напрямую по навигационной ссылке 1С: «Сервис» (или главное меню платформы) → «Перейти по навигационной ссылке» → вставьте:
e1cib/list/Справочник.ГруппыДоступаФизическихЛиц
Последний способ — самый быстрый, если пункт меню скрыт настройками интерфейса.
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или значок ℹ в правом верхнем углу). В окне указаны две версии: платформа (например, 8.3.24.x) и конфигурация — здесь должно быть «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Если релиз отличается, отдельные подписи полей могут сдвинуться, но логика справочника та же.
3. Как заполнить
Справочник простой — это не документ, а набор именованных групп. Полей минимум, но каждое влияет на итог.
| Поле | Обяз. | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Наименование | Да | Имя группы, которое вы потом выбираете в карточке физлица и в настройках пользователя. Делайте его говорящим: «Руководство», «Бухгалтерия», «Розница — магазин на Абая». Пустым сохранить нельзя. Если назвать невнятно («Группа1»), при настройке прав легко выдать не ту группу и открыть лишним людям чужую зарплату. |
| Код | Авто | Присваивается автоматически, обычно не трогается. Нужен для служебной идентификации и обмена. |
| Родитель (если включена иерархия) | Нет | Позволяет собирать группы в папки (например, все розничные точки — в папку «Магазины»). На сам доступ папка не влияет, влияет только конечная группа. |
После того как группы созданы, работа идёт в двух точках:
- Карточка физлица — реквизит «Группа доступа»: указываете, в какую группу попадает конкретный человек. Не заполнили — физлицо остаётся «без группы», и увидят его только те, кому явно разрешена «пустая» группа или все группы.
- Настройки пользователя — «НСИ и администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → пользователь → «Группы доступа физлиц»: отмечаете, какие группы этому пользователю разрешены.
Правило простое: пользователь видит физлицо только если группа этого физлица есть в списке разрешённых пользователю групп.
4. Разобранный пример
Проводок здесь нет — это справочник доступа, а не операция по счетам (1210/3310/6010 и НДС 16% к нему отношения не имеют). Поэтому «магнит» этого раздела — рабочий сценарий разграничения доступа. Разберём на конкретных людях.
Дано. В компании три категории физлиц:
- Директор Ахметов А. и главбух Сергеева И. — зарплатные данные чувствительные.
- 12 продавцов магазина.
- Кладовщик и водитель.
Задача. Кадровик должен видеть всех. Расчётчик зарплаты — тоже всех. А старший продавец — только своих 12 продавцов, но не директора и не бухгалтера.
Шаг 1. Создаём группы (e1cib/list/Справочник.ГруппыДоступаФизическихЛиц):
- «Руководство и бухгалтерия»
- «Розница»
- «Склад и логистика»
Шаг 2. Распределяем физлиц — в карточке каждого ставим «Группа доступа»:
| Физлицо | Группа доступа |
|---|---|
| Ахметов А., Сергеева И. | Руководство и бухгалтерия |
| 12 продавцов | Розница |
| Кладовщик, водитель | Склад и логистика |
Шаг 3. Назначаем группы пользователям:
| Пользователь | Разрешённые группы |
|---|---|
| Кадровик | все три |
| Расчётчик зарплаты | все три |
| Старший продавец | только «Розница» |
Результат. Старший продавец открывает список физлиц и видит 12 продавцов. Карточки Ахметова и Сергеевой для него просто отсутствуют в выборе, а их суммы и ИИН недоступны. Кадровик и расчётчик видят всех. Ровно то, что требовалось — и без единой проводки: механизм работает на уровне чтения записей.
5. Виды операции
У справочника нет «видов операции» в том смысле, как у документа. Функционально группа участвует в двух режимах:
- Ограничение чтения — пользователь без нужной группы не видит физлицо в списках и отчётах.
- Ограничение изменения — даже увидев (если так настроено), пользователь не может править данные чужой группы.
Конкретный набор ограничений задаётся не в самой группе, а в профилях доступа и настройке «Ограничение доступа к данным физических лиц».
6. Что формируется при проведении
Справочник не проводится, поэтому:
- Проводки Дт/Кт — не формируются. Это не бухгалтерская операция.
- Электронные документы (ЭСФ в ИС ЭСФ, СНТ) — не формируются. Группы доступа не участвуют в обороте товаров и налоговом учёте.
- Движения по учётным регистрам — нет.
Что действительно происходит: значение группы записывается в реквизит физлица, а механизм ограничения доступа на уровне записей (RLS) при каждом обращении сверяет группу физлица со списком групп пользователя и решает — показывать запись или нет. Служебно связка «пользователь ↔ разрешённые группы» хранится в регистре сведений настроек прав; вручную в него лезть не нужно, всё делается через настройки пользователя.
7. Печатные формы
Собственных печатных форм у справочника нет — печатать группу доступа незачем. Доступен стандартный вывод списка через «Ещё» → «Вывести список» (в файл/на печать/в табличный документ), если нужно задокументировать структуру групп, например для регламента по защите персональных данных.
8. Частые ошибки
«Недостаточно прав для просмотра» / карточка физлица не открывается. Пользователю не назначена группа, в которую попал этот человек. Зайдите в настройки пользователя → «Группы доступа физлиц» и добавьте нужную группу.
«Не удалось записать. Элемент не может быть родителем сам для себя» — при попытке в иерархии указать группу саму себе в родители. Уберите ссылку на себя в поле «Родитель».
Физлицо видно всем, хотя не должно. У физлица не заполнена «Группа доступа». Пустая группа часто открыта всем, у кого включён доступ «ко всем без группы». Проставьте физлицу конкретную группу.
«Объект не может быть удалён, найдены ссылающиеся объекты» — пытаетесь удалить группу, к которой ещё привязаны физлица. Сначала переназначьте этих физлиц в другую группу (удобно через обработку группового изменения реквизитов), затем удаляйте.
Включили ограничение — и часть отчётов по сотрудникам «опустела». Это ожидаемо: после включения «Ограничения доступа к данным физических лиц» пользователи видят только свои группы. Проверьте, что у всех, кому нужно, назначены соответствующие группы.
9. FAQ
Это документ? Почему нет сумм и проводок? Нет, это служебный справочник механизма прав. Он не делает проводок, не считает НДС (в РК с 2026 года ставка 16%) и не формирует ЭСФ/СНТ — он только распределяет физлиц по группам для ограничения доступа.
Чем группа доступа физлица отличается от роли/профиля пользователя? Профиль и роли отвечают на вопрос «что можно делать» (виды операций, объекты). Группа доступа физлиц отвечает на вопрос «чьи персональные данные можно видеть». Это разные уровни, работают вместе.
Где вообще включается сам механизм? «НСИ и администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → флажок «Ограничение доступа к данным физических лиц». Пока он выключен, группы существуют, но ни на что не влияют.
Может ли физлицо быть в нескольких группах? В карточке физлица указывается одна группа доступа. А вот пользователю можно разрешить сразу несколько групп — так и строится разграничение.
Как быстро раскидать сотни физлиц по группам? Через «Ещё» → групповое изменение реквизитов: отбираете нужных физлиц и одним действием проставляете им общую группу доступа.
Удалил группу — что будет с людьми из неё? Удалить группу с привязанными физлицами напрямую нельзя (1С не даст из-за ссылок). Сначала переназначьте физлиц, потом помечайте группу на удаление и удаляйте через «Удаление помеченных объектов».
Пользователь-администратор тоже ограничен группами? Полные права обычно видят все данные независимо от групп. Ограничения работают для обычных пользователей, у которых включено соответствующее ограничение в профиле.
Нужно ли это, если в базе один-два пользователя? Технически нет. Механизм ценен там, где несколько сотрудников с разной зоной ответственности и есть чувствительные персональные/зарплатные данные, которые нельзя показывать всем.
Влияет ли группа доступа на печатные формы и отчёты? Да, косвенно: если у пользователя нет доступа к физлицу, оно не попадёт в его отчёты и списки. Сами группы отдельной печатной формы не имеют.
Куда пропал реквизит «Группа доступа» в карточке физлица? Он появляется только когда включено «Ограничение доступа к данным физических лиц». Включите механизм — поле вернётся.
10. Смежные объекты
- Физические лица (Зарплата/Кадры → Физические лица) — здесь у каждого проставляется «Группа доступа»; это основной «потребитель» справочника.
- Пользователи и их настройки («Настройки пользователей и прав») — здесь пользователю выдаётся список разрешённых групп.
- Профили групп доступа / роли — задают, что пользователь может делать; группы физлиц дополняют их ограничением по кругу лиц.
- Обработка «Групповое изменение реквизитов» — которой удобно массово назначать группу множеству физлиц.
Справочник не вводится «на основании» документа и сам основанием ни для чего не служит — он настраивается один раз и дальше просто подставляется в карточки физлиц и настройки пользователей.
Как узнать свой релиз: «Справка» → «О программе» — там строка с версией платформы и релизом конфигурации. Материал подготовлен и проверен на релизе 3.4.5.21 конфигурации «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4). На соседних релизах названия команд могут немного отличаться, но принцип работы групп доступа физических лиц сохраняется.