虚拟仓库是电子发票信息系统（IS ЭСФ）内部商品流动的记录工具。它允许根据开具和接收的电子发票跟踪商品的到货、移动和出库。以下是一个实用指南，帮助您了解虚拟仓库的运作方式以及在使用时需要注意的事项。
什么是虚拟仓库
虚拟仓库是一个基于电子发票数据自动生成的商品库存和流动的数字登记册。实际上，它是商品实际流动的“镜像”：当纳税人根据 ЭСФ 收到商品时，该商品就会进入虚拟仓库，而在后续销售时则会被注销。这种方法确保了供应链的透明度，并简化了对商品流动的控制。
虚拟仓库指南的主要思想是确保每个商品都有统一的描述，并在整个链条中正确“流转”——从进口商或生产商到最终卖家。
这与谁有关
虚拟仓库的工作主要与那些必须开具电子发票并处理商品的人员相关。首先是：
- 需要追踪的商品流通参与者；
- 进口商和将商品引入国家的人；
- 转售所获得商品的批发和零售商；
- 负责开具和接收 ЭСФ 的会计和专业人员。
如果您的活动与商品流动和电子发票的开具有关，正确管理虚拟仓库将成为日常会计流程的一部分。
如何使用指南
虚拟仓库指南是正确反映商品的基础。它有助于统一商品名称和特征，以便在开具 ЭСФ 时，发件人和收件人的数据能够一致。工作中的关键原则：
1. 商品到货。 当收到关于购买商品的 ЭСФ 时，相应的商品会自动出现在买方的虚拟仓库中。
2. 库存管理。 系统会记录每个商品的当前库存，反映所有已到货但尚未销售的商品。
3. 销售时注销。 当商品进一步销售时，开具 ЭСФ 时，仓库中的商品数量会减少或归零。
4. 符合性控制。 只能销售在虚拟仓库中登记的数量——这排除了销售“不存在”的商品。
纳税人该怎么做
为了确保与虚拟仓库的工作是正确的，请遵循以下几个实用建议：
- 检查收到的 ЭСФ。 确保收到的商品在仓库中正确反映，名称和计量单位与指南一致。
- 关注库存。 定期将实际库存与系统数据进行核对，以及时发现差异。
- 正确注销商品。 在开具发出的 ЭСФ 时，注明确实在仓库中的商品。
- 及时纠正错误。 如果商品反映不正确，请查明差异的来源——通常是名称不一致或错误的文件。
准确管理虚拟仓库可以降低在开具 ЭСФ 时被阻止的风险，并简化检查过程。
时间和程序
虚拟仓库与电子发票开具的一般规则相结合：商品流动在开具相应的 ЭСФ 时在系统中反映。通常不会为仓库设定单独的“额外”期限——数据的及时性依赖于文件的及时和正确开具。为了避免错误，请参考现行要求和相关部门的解释，并关注 IS ЭСФ 部分的更新。
常见问题
IS ЭСФ 中的虚拟仓库是什么？ — 这是基于开具和接收的电子发票自动生成的商品库存和流动的数字记录。
谁需要管理虚拟仓库？ — 首先是那些处理商品并必须开具 ЭСФ 的人：进口商、批发商、零售商及其会计。
为什么无法开具商品的 ЭСФ？ — 通常原因是虚拟仓库中没有该商品或其数量少于所述数量：系统不允许销售超过库存的商品。
如何纠正库存差异？ — 需要找到错误的来源——通常是名称、计量单位不一致或错误的入库/出库文件——并纠正相应的 ЭСФ。
统一商品目录有什么用？ — 它统一了商品名称和特征，以便卖方和买方的数据一致，商品能够在整个供应链中正确流转。
来源
- КГД · IS ЭСФ 部分（diff 页面） — “虚拟仓库全球目录”