Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Покупатель звонит и говорит: «В вашем ЭСФ сумма НДС на 3 тенге меньше, чем в акте, ИС ЭСФ его не принимает». Вы открываете документ, а там строка выписана по старой ставке 12 % — реализация датирована 2026 годом, а ставка должна быть 16 %. Знакомо. ЭСФ — тот документ, из-за которого чаще всего «висит» отгрузка: пока он не ушёл в госсистему и не получил статус «Доставлен», сделка для покупателя формально без счёта-фактуры. Разберём его по косточкам, чтобы такие звонки прекратились.
1. Назначение
Документ «ЭСФ» (электронный счёт-фактура) формирует счёт-фактуру для отправки в государственную информационную систему ИС ЭСФ. Он фиксирует сумму реализации, НДС и реквизиты сделки, из которых налоговая видит ваш оборот. Без выписанного и доставленного ЭСФ покупатель не может взять НДС в зачёт.
2. Где найти
- Раздел → Продажи → Электронные счета-фактуры (ЭСФ) — здесь список всех выписанных документов.
- Ввод из документа продажи: откройте «Реализацию товаров и услуг» → кнопка Создать на основании → ЭСФ. Это основной способ: реквизиты подтянутся автоматически.
- Прямая навигационная ссылка: скопируйте
e1cib/list/Документ.ЭСФ, затем в 1С меню Сервис (или значок «звёздочка»/главное меню) → Перейти по навигационной ссылке → вставьте и нажмите «Перейти». Откроется список ЭСФ.
Кнопка отправки в госсистему — Отправить или ЭДО → Отправить электронный документ прямо из формы ЭСФ или из списка.
2а. Как узнать свой релиз
Главное меню (значок ≡ или «Сервис») → Справка → О программе. В открывшемся окне:
- Платформа — версия 1С:Предприятие (например, 8.3.24.x).
- Конфигурация — «Управление торговлей для Казахстана», редакция и релиз (например, 3.4.5.21).
Если ваш релиз старше, часть полей и статусов ЭДО может выглядеть иначе.
3. Как заполнить
Если создаёте на основании реализации — почти всё уже подставлено. Проверяйте по порядку.
| Поле | Обяз. | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Номер | да | Регистрационный номер ЭСФ. Присваивается автоматически по вашему порядку. Ручная правка ломает сквозную нумерацию — ИС ЭСФ ругается на дубль/пропуск. |
| Дата | да | Дата выписки. Определяет ставку НДС и срок (ЭСФ по общему правилу выписывается не позднее 15 календарных дней после оборота). Неверная дата → нарушение срока, штраф. |
| Организация | да | Ваша фирма — плательщик НДС. Из неё берётся БИН/ИИН и регистрационный номер по НДС. Пустая организация → выгрузка не уйдёт. |
| Контрагент | да | Покупатель. Из карточки тянутся БИН/ИИН и адрес. Неверный БИН → ИС ЭСФ отклонит: «получатель не найден». |
| Договор | да | Основание расчётов и валюта. Влияет на счета учёта расчётов (1210). |
| Документ-основание | да | Реализация/акт, из которого пришли строки. Связывает ЭСФ с отгрузкой; без него нельзя списать в зачёт. |
| Дата совершения оборота | да | Дата фактической отгрузки/услуги. Именно она, а не дата выписки, определяет налоговый период по НДС. |
| Табличная часть «Товары» | да | Номенклатура, количество, цена, ставка НДС 16 %, сумма НДС, код ТН ВЭД, признак происхождения товара. Неверная ставка или пустой код происхождения → отказ ИС ЭСФ. |
| Способ отправки получателю | да | Обычно «Электронно» (через ИС ЭСФ). |
| Дополнительные сведения | нет | Номер и дата договора, условия поставки, доп. реквизиты для отдельных категорий товаров (изъятие, СНТ). |
Ключевое правило 2026 года: ставка НДС — 16 %. Если в номенклатуре или договоре «зашита» старая ставка 12 %, исправьте её в строках вручную либо обновите в справочнике.
4. Разобранный пример с проводками
Вы продаёте ТОО «Астана-Снаб» партию товара:
- Товар: щебень, 100 т × 5 000 ₸ = 500 000 ₸ без НДС.
- НДС 16 %: 80 000 ₸.
- Итого к оплате: 580 000 ₸.
- Себестоимость товара по складу: 380 000 ₸.
- Дата оборота — 23.09.2026.
При проведении реализации (ЭСФ сам проводок по выручке обычно не делает — он выписывает счёт-фактуру; движения по НДС и выручке формирует документ-основание, а ЭСФ фиксирует НДС в регистре учёта ЭСФ). Проводки по сделке:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1210 | 6010 | 500 000 | Выручка от реализации (без НДС) |
| 1210 | 3130 | 80 000 | НДС по реализации 16 % |
| 7010 | 1330 | 380 000 | Списана себестоимость товара |
После оплаты покупателем:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1030 | 1210 | 580 000 | Поступили деньги на текущий счёт |
ЭСФ на эти же 580 000 ₸ (в т.ч. НДС 80 000 ₸) уходит в ИС ЭСФ. Покупатель по нему берёт 80 000 ₸ в зачёт. Валюта — тенге (₸).
5. Виды операции
Документ ЭСФ покрывает основные ситуации выписки счёта-фактуры:
- Реализация (стандартный) — обычная отгрузка товаров, работ, услуг.
- На аванс — выписка по полученной предоплате.
- Исправленный ЭСФ — заменяет ранее выписанный (ошибка в реквизитах, суммах).
- Дополнительный ЭСФ — на корректировку стоимости/количества (скидка, доплата, возврат) без аннулирования исходного.
- По импорту/экспорту, комиссии, СНТ-связанным операциям — с заполнением специфических разделов (страна происхождения, номер декларации, код изъятия).
Вид определяет структуру выгружаемого XML и раздел ЭСФ в госсистеме.
6. Что формируется при проведении
- Проводки по НДС и выручке — формирует документ-основание (реализация); ЭСФ регистрирует счёт-фактуру в подсистеме учёта НДС (регистр по счёту-фактуре выданному).
- Электронный документ (XML ЭСФ) — при отправке формируется и подписывается ЭЦП, уходит в ИС ЭСФ.
- Статусы ЭДО: «Не отправлен» → «Отправлен» → «Доставлен» / «Отклонён». Отслеживаются в списке и в «Текущие дела ЭДО».
- Движения по регистрам НДС — суммы оборота и НДС для декларации (форма 300.00).
- Связь СНТ ↔ ЭСФ для товаров, подлежащих сопровождению (виртуальный склад).
7. Печатные формы
- Счёт-фактура (электронный) — форма ЭСФ, установленная приказом Минфина РК.
- Печатная форма счёта-фактуры для контрагента (визуальный аналог из ИС ЭСФ).
- Реестр ЭСФ — из списка, для сверки за период.
Печать вызывается кнопкой Печать в форме документа.
8. Частые ошибки
- «Не заполнен реквизит "Дата совершения оборота"» — заполните дату фактической отгрузки в шапке. Без неё ИС ЭСФ не определит налоговый период.
- «Получатель не найден в базе НП» — неверный или пустой БИН/ИИН контрагента. Проверьте карточку контрагента, впишите корректный 12-значный БИН.
- «Ставка НДС не соответствует» — в строке стоит 12 % вместо 16 %. Исправьте ставку в табличной части, пересчитайте сумму НДС.
- «Нарушен срок выписки ЭСФ» — с даты оборота прошло больше 15 календарных дней. Выписывайте вовремя; при просрочке — по регламенту с пояснением.
- «Документ-основание не проведён» — проведите сначала реализацию, затем создавайте ЭСФ.
- «Не указан код происхождения товара / ТН ВЭД» — для отдельных товаров обязателен. Заполните код в строке.
9. FAQ
1. Какая ставка НДС в ЭСФ в 2026 году? 16 %. Ставка 12 % действовала до 2026 года и в новых документах приведёт к отказу ИС ЭСФ.
2. В какой срок нужно выписать ЭСФ? По общему правилу — не позднее 15 календарных дней после даты совершения оборота.
3. ЭСФ отправлен, но покупатель его не видит. Что делать? Проверьте статус в «Текущие дела ЭДО». Пока статус не «Доставлен», получатель не увидит документ. Если «Отклонён» — откройте протокол и исправьте причину (чаще БИН или ставка).
4. Как исправить уже отправленный ЭСФ? Создайте Исправленный ЭСФ на основании исходного — он аннулирует и заменяет прежний. Для корректировки суммы/количества — Дополнительный ЭСФ.
5. Нужно ли выписывать СНТ вместе с ЭСФ? Для товаров из перечня виртуального склада и подлежащих прослеживаемости — да, СНТ оформляется отдельно и связывается с ЭСФ.
6. Почему в проводках нет счёта 3130 по ЭСФ? НДС к уплате (Кт 3130) начисляет документ реализации. ЭСФ регистрирует счёт-фактуру и обеспечивает выгрузку в ИС ЭСФ, а не дублирует бухгалтерские проводки.
7. Можно ли выписать один ЭСФ на несколько реализаций? Да, сводный ЭСФ допускается при выполнении условий (один покупатель, договор, период). Заполните несколько документов-оснований.
8. ЭСФ на аванс — когда выписывать? При получении предоплаты, если это предусмотрено вашей учётной политикой и условиями. Позже, при отгрузке, выписывается ЭСФ на реализацию.
9. Что означает статус «Отклонён»? ИС ЭСФ не приняла документ. Откройте протокол ошибок, исправьте реквизит (БИН, ставка, код товара, дата) и отправьте заново.
10. Где взять регистрационный номер по НДС для организации? Он хранится в карточке организации (реквизиты по НДС). Если пуст — выгрузка не пройдёт.
10. Смежные документы
- На основании чего вводится ЭСФ: «Реализация товаров и услуг», «Акт выполненных работ», «Реализация услуг», документ на аванс (при авансовом ЭСФ).
- Что вводят на основании ЭСФ / что с ним связано: «СНТ» (сопроводительная накладная на товары), «Исправленный ЭСФ», «Дополнительный ЭСФ».
- Смежное по учёту НДС: декларация по НДС (форма 300.00), в которую попадают суммы оборота из ЭСФ.
Как узнать свой релиз: Главное меню → Справка → О программе — там указаны версия платформы 1С:Предприятие и релиз конфигурации.
Методичка подготовлена для релиза 3.4.5.21 конфигурации «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).