В 2026 году сведения в ЭСФ должны соответствовать фактически совершенной операции: налоговый учет ведется в тенге по методу начисления, при котором операции признаются по факту их совершения, а не по дате оплаты (ст. 204 НК РК).
Что такое ЭСФ в бухгалтерии
ЭСФ — электронный счет-фактура, с которым бухгалтер работает в информационной системе электронных счетов-фактур. Документ содержит сведения о поставщике, получателе и отраженной операции, поэтому его данные сопоставляют с договором, первичными документами и налоговым учетом.
При работе с ЭСФ важно различать хозяйственную операцию, ее документальное оформление и расчеты с контрагентом. Получение или перечисление денег само по себе не определяет момент признания операции: при методе начисления учитывается факт выполнения работ, оказания услуг, отгрузки или передачи товаров покупателю либо его доверенному лицу (ст. 204 НК РК).
ЭСФ содержит сведения, необходимые для идентификации операции и ее участников. При проверке документа бухгалтер обращает внимание, в частности, на:
- общие сведения о документе;
- реквизиты поставщика и получателя;
- банковские реквизиты, если они заполнены;
- сведения о договоре;
- реквизиты документов, подтверждающих поставку;
- данные по товарам, работам или услугам;
- дополнительные сведения, относящиеся к операции;
- сведения о подписании электронного документа.
Состав заполняемых данных зависит от участников и условий операции. Поэтому бухгалтер проверяет не только основные реквизиты сторон, но и специальные сведения, которые относятся к конкретной поставке, договору и первичным документам.
С ИС ЭСФ связан виртуальный склад. При работе с ним бухгалтер сопоставляет данные о товаре и его движении с первичными документами и учетными сведениями организации. Порядок оформления конкретной операции определяется ее содержанием и фактическим движением товара.
Какие данные бухгалтер проверяет в ЭСФ
В ЭСФ используются системные и учетные реквизиты. Бухгалтеру необходимо различать номер, присвоенный информационной системой, и номер документа в учетной системе поставщика, а также проверять, что ЭСФ относится к нужной хозяйственной операции.
Дата оформления электронного документа и дата фактического совершения операции могут выполнять разные учетные функции. Поэтому дату в ЭСФ сопоставляют с датами отгрузки, передачи товара, выполнения работ или оказания услуг, указанными в подтверждающих документах.
Для налогового учета решающее значение имеет факт совершения операции. Результаты операций признаются по факту их совершения, включая день выполнения работ, оказания услуг, отгрузки и передачи товаров покупателю или его доверенному лицу, а не по дате получения либо выплаты денег (ст. 204 НК РК).
Практическая проверка полученного или подготовленного ЭСФ может включать следующие действия:
- Сопоставить поставщика и получателя с договором и первичными документами.
- Проверить сведения о договоре и документах, подтверждающих поставку.
- Сверить наименования, количество и иные заполненные данные по товарам, работам или услугам.
- Сопоставить дату операции с документами об отгрузке, передаче товара, выполнении работ или оказании услуг.
- Проверить статус ЭСФ в информационной системе и его связь с первоначальным документом, если оформлена новая версия документа.
Если сведения электронного документа связаны с ранее оформленным бумажным счетом-фактурой, бухгалтер сопоставляет даты, номера и содержание обоих документов. Такая проверка помогает исключить повторное отражение одной операции и сохранить понятную связь между первичным документом, ЭСФ и данными налогового учета.
Что делать с исправленным, дополнительным или отозванным ЭСФ
Получателю необходимо контролировать исправленные и дополнительные ЭСФ, а также сведения об отзыве документов. Каждое изменение следует сопоставить с договором, первичными документами и фактическими обстоятельствами операции.
Статус просмотра в информационной системе показывает этап обработки документа, но не заменяет содержательную проверку. Бухгалтеру необходимо отдельно оценить, верно ли указаны участники операции, даты, предмет поставки и связь измененного ЭСФ с первоначальным документом.
Если получатель исправленного счета-фактуры не является плательщиком НДС, он вправе отклонить выписку такого счета-фактуры в течение десяти календарных дней со дня его получения. Решение отражают средствами информационной системы в порядке, предусмотренном ее действующим функционалом.
Рабочий порядок может выглядеть так:
- ежедневно или с установленной внутри организации периодичностью просматривать входящие ЭСФ;
- отдельно отслеживать исправленные и дополнительные документы, а также сведения об отзыве;
- сверять изменения с договором, первичными документами и учетными данными;
- фиксировать принятое решение непосредственно в ИС ЭСФ;
- сохранять внутреннее обоснование решения и связанные с операцией документы.
При техническом перерыве бухгалтер фиксирует дату, затронутые документы и сообщения информационной системы, а после восстановления доступа проверяет их статус. Сам факт отсутствия доступа не следует автоматически считать изменением установленного порядка обработки документов.
Частые вопросы
Что такое ЭСФ простыми словами? — Это электронный счет-фактура, с которым поставщик и получатель работают в информационной системе. Бухгалтер сопоставляет его сведения с договором, первичными документами и данными учета.
Чем ЭСФ отличается от бумажного счета-фактуры? — ЭСФ оформляется и обрабатывается в электронной системе. Если с одной операцией связаны электронный и бумажный документы, бухгалтеру необходимо проверить совпадение их реквизитов и исключить повторное отражение операции.
Кто присваивает регистрационный номер ЭСФ? — Системный номер формируется информационной системой. Его следует отличать от внутреннего номера документа, который используется поставщиком в учете.
Сколько времени есть для отклонения исправленного ЭСФ? — Получатель, который не является плательщиком НДС, вправе отклонить выписку исправленного счета-фактуры в течение десяти календарных дней со дня его получения. Решение фиксируют через действующий функционал ИС ЭСФ.
Дата выписки и дата операции — это одно и то же? — Не обязательно. Для налогового учета операция признается по факту ее совершения, включая выполнение работ, оказание услуг, отгрузку или передачу товара, а не по дате оплаты (ст. 204 НК РК).