Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Вы провели инвентаризацию на складе с алкоголем и увидели, что по факту не хватает 12 бутылок водки. Пара коробок разбилась при перестановке, акт тогда никто не оформил. В учёте товар ещё числится, а главное — эти бутылки до сих пор «висят» на ваших остатках в государственной системе учёта алкоголя. Пока вы их не спишете там, ваши данные и данные госсистемы расходятся: при первой же сверке или проверке это всплывёт. Ровно для этого и открывают «Акт списания ЕГАИС» — чтобы убрать выбывший алкоголь с остатков в госсистеме официально, с указанием причины, и синхронизировать её с вашим складом.
1. Назначение
Документ списывает алкогольную продукцию с остатков в государственной системе учёта алкоголя (регистры ЕГАИС) и отправляет туда электронный акт списания с причиной выбытия. Он приводит остатки в госсистеме в соответствие с фактическим наличием на складе — при бое, недостаче, порче, передаче на дегустацию, использовании для собственных нужд и т. п.
2. Где найти
Путь в интерфейсе:
Закупки (или раздел ЕГАИС / Госсистемы учёта) → группа ЕГАИС → Акты списания ЕГАИС → кнопка Создать.
Открыть список напрямую в 1С можно через навигационную ссылку. Скопируйте её, затем в меню сервисных функций выберите «Перейти по навигационной ссылке» и вставьте:
e1cib/list/Документ.АктСписанияЕГАИС
Если раздела ЕГАИС не видно, включите его: НСИ и администрирование → Настройка разделов / Обмен электронными документами → Госсистемы (ЕГАИС). Без включённого функционала документ в меню не появится.
2а. Как узнать свой релиз
Главное меню → «Справка» → «О программе». В открывшемся окне указаны версия платформы (например, 8.3.24) и релиз конфигурации («Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)»). Всё в этой методичке проверено на релизе 3.4.5.21. Если у вас другой релиз, состав полей и печатных форм может немного отличаться.
3. Как заполнить
Заполняйте сверху вниз — часть полей подставляется автоматически, но проверяйте каждое.
| Поле | Зачем оно и что будет при ошибке |
|---|---|
| Организация (обязательно) | От чьего имени идёт списание и с чьего УНП/ИИН уйдёт акт в госсистему. Ошибётесь — акт уйдёт по чужому идентификатору и «зависнет» с ошибкой квитанции. |
| Дата (обязательно) | Дата акта. От неё считаются остатки на складе и в регистре ЕГАИС. Поставите будущую дату — товара «ещё нет», списание не пройдёт. |
| Регистр ЕГАИС (обязательно) | С какого регистра списываем: Регистр 1 (склад, учёт по справкам А/Б) или Регистр 2/торговый зал (остатки без справок). Спутаете регистр — товара на нём не окажется, будет отказ «Недостаточно остатков». |
| Склад | Ваш склад в 1С, к которому привязан регистр ЕГАИС. Нужен, чтобы правильно подобрать номенклатуру и остатки. |
| Основание (причина) списания (обязательно) | Причина выбытия из закрытого перечня госсистемы (порча, недостача и т. д.) — см. раздел 5. Это ключевое поле: причина видна проверяющим и влияет на налоговые последствия по НДС. |
| Номер и дата акта | Внутренний номер вашего первичного акта. Указывается в отправляемом электронном документе и в печатной форме. |
| Табличная часть — Продукция (обязательно) | Строки по каждому виду алкоголя. Заполняйте: |
| ↳ Номенклатура | Позиция из вашей номенклатуры. Должна быть сопоставлена с классификатором алкоголя госсистемы, иначе строка не выгрузится. |
| ↳ Алкокод (код АП) | Код алкогольной продукции из классификатора. Пустой код — строка уйдёт с ошибкой. |
| ↳ Справка А / Справка Б | Только для Регистра 1. Определяют партию, с которой списывается товар. Неверная справка — «нет остатка по справке». |
| ↳ Количество | Сколько списываем (в бутылках или дал для нефасованной). Больше остатка — госсистема вернёт отказ. |
| Комментарий | Пояснение для себя и коллег. На движения не влияет, но помогает при разборе. |
Хороший приём: нажмите «Заполнить → По остаткам ЕГАИС» — программа подтянет остатки регистра со справками, и вам останется проставить количество и причину. Так вы не ошибётесь в справках А/Б.
После заполнения — Провести, затем Отправить в ЕГАИС. Дождитесь квитанции: статус документа должен смениться на «Принят».
4. Разобранный пример с проводками
Условие. ТОО «Астана-Опт», плательщик НДС. На складе (Регистр 1) при инвентаризации 23.09.2026 выявлен бой: 12 бутылок водки «Тундра» 0,5 л. Себестоимость — 3 000 ₸ за бутылку. НДС при закупке был отнесён в зачёт по ставке 16 %.
Заполняем акт:
- Организация — ТОО «Астана-Опт»; Регистр ЕГАИС — Регистр 1; причина — Порча.
- Строка: водка «Тундра» 0,5 л, алкокод — из карточки, справка Б — партия закупки, количество — 12.
Считаем суммы:
- Себестоимость списания: 12 × 3 000 = 36 000 ₸.
- НДС к исключению из зачёта (порча сверх норм естественной убыли — не для облагаемого оборота): 36 000 × 16 % = 5 760 ₸.
Проводки при списании товара (сопутствующий складской документ):
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 7470 «Прочие расходы» | 1330 «Товары» | 36 000 | Списана себестоимость испорченного алкоголя |
| 7470 «Прочие расходы» | 1420 «НДС к возмещению» | 5 760 | Исключён из зачёта НДС по испорченному товару (16 %) |
Движение в госсистеме (сам Акт списания ЕГАИС): остаток по водке «Тундра» на Регистре 1 уменьшается на 12 бутылок; в госсистему уходит электронный акт списания с причиной «Порча».
Важно: сам «Акт списания ЕГАИС» ведёт учёт в регистрах ЕГАИС (количественный, госсистема). Бухгалтерские проводки на 36 000 и 5 760 ₸ формирует сопутствующий складской документ списания (см. раздел 10). Держите их согласованными по дате и количеству — тогда склад, учёт и госсистема сойдутся до бутылки.
5. Виды операции (причины списания)
Причина берётся из закрытого перечня госсистемы. Основные значения:
- Пересортица — исправление сорта/позиции внутри остатков.
- Недостача — не хватает по итогам инвентаризации.
- Порча — бой, брак, потеря товарного вида.
- Уценка — списание при уценке.
- Проверка (инвентаризация) — корректировка по результатам сверки.
- Арест — изъятие по решению госоргана.
- Реализация — продажа, не проведённая через кассу/накладную (розница «не через чек»).
- Производственные потери — потери на производстве/розливе.
- Использование для собственных нужд — дегустации, представительские, персонал.
- Экспертиза (лаборатория) — передача образцов на исследование.
- Иные цели — прочее, когда не подходит ни одна причина.
От причины зависят налоговые последствия: при порче, недостаче и использовании для необлагаемых целей ранее зачтённый НДС, как правило, исключается из зачёта.
6. Что формируется при проведении
- Движения по регистрам ЕГАИС — уменьшение остатков алкоголя (по Регистру 1 — в разрезе справок А/Б; по Регистру 2 — без справок).
- Электронный документ — акт списания (XML вида WriteOff) уходит в госсистему через транспортный модуль (УТМ). В ответ приходит квитанция с датой фиксации и регистрационным идентификатором; статус документа меняется на «Принят».
- Записи в журнале обмена электронными документами — для контроля отправки и хранения квитанции.
Бухгалтерских проводок на суммах документ сам не делает — за это отвечает связанный складской документ списания (раздел 10).
7. Печатные формы
По кнопке «Печать» доступны:
- Акт списания — основная форма с перечнем продукции, количеством и причиной.
- Акт о порче (бое) товара — при причине «Порча».
- Реестр справок к акту — расшифровка по справкам А/Б (для Регистра 1).
Электронную квитанцию из госсистемы можно открыть и распечатать из карточки документа (ссылка на состояние обмена).
8. Частые ошибки
«Недостаточно остатков по регистру ЕГАИС» Списываете больше, чем числится на выбранном регистре, или выбрали не тот регистр (1 вместо 2). Нажмите «Заполнить → По остаткам ЕГАИС», сверьте справки А/Б и количество, при необходимости переключите регистр.
«Не заполнен алкокод (код АП) в строке N» Номенклатура не сопоставлена с классификатором. Откройте карточку товара, заполните алкокод/вид продукции, перезаполните строку.
«Организация не зарегистрирована в ЕГАИС / неверный идентификатор» В настройках обмена не задан или неверен идентификатор организации (FSRAR ID/УНП). Проверьте НСИ → Организации → настройки ЕГАИС и параметры УТМ.
«Документ не отправлен: нет связи с УТМ (транспортным модулем)» Не запущен транспортный модуль или закрыт порт. Запустите УТМ, проверьте адрес и порт в настройках обмена, повторите «Отправить в ЕГАИС».
«Отклонено госсистемой: справка Б не найдена» Указана справка, по которой нет остатка (уже списана/продана). Перезаполните по актуальным остаткам регистра.
9. FAQ
10. Смежные документы
На основании чего вводится / чем сопровождается:
- Инвентаризация товаров — по её результатам выявляют недостачу или порчу, а затем оформляют акт списания в госсистеме.
- Запрос остатков ЕГАИС — чтобы получить актуальные остатки и справки перед списанием.
Что оформляют вместе / на основании:
- Списание недостач товаров (или «Прочее оприходование/списание товаров») — формирует бухгалтерские проводки Дт 7470/7010 Кт 1330 и корректировку НДС. Именно он даёт суммовой учёт, тогда как «Акт списания ЕГАИС» — количественный учёт в госсистеме.
- Постановка на баланс ЕГАИС — обратная операция, если, наоборот, нужно оприходовать излишки.
Держите пару «складское списание + акт ЕГАИС» согласованной по дате и количеству — тогда бухгалтерия, склад и госсистема сойдутся.
Как узнать свой релиз: главное меню → «Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы и релиз конфигурации.
Методичка подготовлена для «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, релиз 3.4.5.21. Ставки и показатели РК приведены на 2026 год: НДС 16 %, МРП 4 325 ₸, МЗП 85 000 ₸.