Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
У вас заканчивается ходовой товар на складе. Менеджер уже пообещал клиенту отгрузку через неделю, а свободного остатка нет. Вы звоните поставщику, он готов отгрузить — но просит письменную заявку и 30 % предоплаты. Чтобы поставка не потерялась, товар зарезервировался «в пути», а оплата встала в платёжный календарь, вы открываете «Заказ поставщику». Это ваше обязательство купить и одновременно план прихода. Ниже — как заполнить его так, чтобы потом поступление и ЭСФ «легли» без ручных правок.
1. Назначение
«Заказ поставщику» — это оформленная договорённость о закупке: что, сколько, по какой цене и когда вы ждёте от поставщика. Документ управленческий: он планирует поступление, резервирует товар под заказы клиентов, ставит оплату в график и держит остаток «К поступлению». Бухгалтерских проводок сам заказ не делает — они появятся на поступлении и оплате, которые вы введёте на его основании.
2. Где найти
Раздел «Закупки» → группа «Закупки» → «Заказы поставщикам». Кнопка «Создать» открывает новый документ.
Открыть список напрямую в 1С: Файл → пункт «Перейти по навигационной ссылке» (или Ctrl+клик по строке ниже) и вставьте:
e1cib/list/Документ.ЗаказПоставщику
Если раздела «Закупки» не видно — включите функциональность: НСИ и администрирование → Закупки → Заказы поставщикам (флажок).
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или значок ℹ️ в правом верхнем углу). В открывшемся окне верхняя строка — версия платформы (например, 8.3.24), ниже — релиз конфигурации. Инструкция написана для 3.4.5.21. Если у вас другой релиз, состав полей и печатных форм может немного отличаться.
3. Как заполнить
Шапка:
| Поле | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|
| Организация (обязательное) | От чьего лица закупаете. От неё зависит склад, счета учёта и ЭСФ. Ошибётесь — входящая ЭСФ от поставщика не «свяжется» с вашим БИН. |
| Контрагент (обязательное) | Ваш поставщик. Проверьте БИН/ИИН — по нему поставщик выпишет вам ЭСФ. Неверный контрагент = расчёты повиснут не на том. |
| Соглашение / Договор | Подтягивает валюту, цены, условия оплаты и склад. Без договора система не сможет разложить оплату по этапам и посчитать график. |
| Склад (обязательное) | Куда ждёте товар. Определяет, где вырастет остаток «К поступлению» и где потом оприходуете. |
| Операция | Вид закупки: «Закупка у поставщика», «Приём на комиссию», «Импорт». Меняет счета учёта и налоговую логику. |
| Валюта | По умолчанию из договора. Для импорта — валюта контракта; тенговая сумма пересчитается по курсу. |
| Цена включает НДС | Флажок. Если поставщик даёт цены «с НДС» — включите, иначе программа накрутит 16 % сверху и сумма разойдётся с его счётом. |
Табличная часть «Товары»:
| Поле | Зачем |
|---|---|
| Номенклатура (обязательное) | Что закупаете. Тянет ставку НДС и единицу. |
| Количество (обязательное) | Сколько заказываете. Формирует остаток «К поступлению». |
| Цена | Закупочная за единицу. Проверьте, совпадает ли со счётом поставщика. |
| % НДС | Для РК в 2026 — 16 %. Проверяйте: у льготных/освобождённых позиций может стоять «Без НДС». |
| Сумма / Сумма НДС / Всего | Считаются автоматически. «Всего» должно совпасть с суммой в счёте поставщика — это то самое, что сверяете глазами. |
Вкладки:
- «Основное» — желаемая дата поступления (по ней товар попадёт в план и резерв), приоритет, статус.
- «Доставка» / «Дополнительно» — грузополучатель, подразделение, ответственный менеджер.
- Оплата — этапы (аванс/после отгрузки) и процент предоплаты. Отсюда строится платёжный календарь.
Статус (обязательное, если включены статусы заказов) определяет, что можно делать дальше:
- Не согласован — черновик, движений нет;
- К обеспечению — пойдёт в расчёт потребностей, но поступление ещё нельзя;
- К поступлению — можно вводить «Поступление товаров и услуг»;
- Закрыт — заказ отработан или отменён.
Проведите документ кнопкой «Провести и закрыть».
4. Разобранный пример с цифрами
Ситуация. ТОО «Снабжение» (плательщик НДС) заказывает у ТОО «Астана Трейд» 100 коробок товара по 5 000 ₸ без НДС. По договору — предоплата 30 %.
Заполняете:
- Организация — ТОО «Снабжение»; Контрагент — ТОО «Астана Трейд»; Склад — «Основной».
- Номенклатура — «Товар А», количество 100, цена 5 000 ₸, ставка НДС 16 %.
Расчёт в документе:
| Показатель | Сумма, ₸ |
|---|---|
| Сумма без НДС | 500 000 |
| НДС 16 % | 80 000 |
| Всего к оплате | 580 000 |
| Предоплата 30 % | 174 000 |
Сам заказ проводок не делает — он ставит остаток «К поступлению» (100 шт.) и предоплату 174 000 ₸ в график.
Проводки появятся на документах-основаниях:
Оплата аванса — «Списание безналичных денежных средств» на 174 000 ₸:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ |
|---|---|---|
| 1610 «Авансы выданные» | 1030 «Деньги на текущих счетах» | 174 000 |
Поступление товара — «Поступление товаров и услуг» на весь заказ:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Комментарий |
|---|---|---|---|
| 1330 «Товары» | 3310 «КЗ поставщикам» | 500 000 | оприходование товара |
| 1420 «НДС к возмещению» | 3310 «КЗ поставщикам» | 80 000 | входящий НДС 16 % по ЭСФ |
Зачёт аванса:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ |
|---|---|---|
| 3310 «КЗ поставщикам» | 1610 «Авансы выданные» | 174 000 |
Итого к доплате поставщику: 580 000 − 174 000 = 406 000 ₸. Входящий НДС 80 000 ₸ вы возьмёте в зачёт после регистрации входящей ЭСФ.
5. Виды операции
Документ обслуживает несколько сценариев закупки:
- Закупка у поставщика — обычная купля-продажа, товар становится вашей собственностью (счёт 1330).
- Приём на комиссию — товар берётся на реализацию, право собственности не переходит; учёт забалансовый (счёт 004).
- Импорт — закупка у нерезидента: валютный контракт, пересчёт по курсу, НДС на импорт и оформление СНТ.
- Приём на переработку (в конфигурациях с давальческой схемой) — сырьё принимается для переработки на давальческих условиях.
6. Что формируется при проведении
Заказ поставщику — оперативный документ, поэтому двигает регистры, а не бухсчета:
- «Заказы поставщикам» — само обязательство закупить (что и сколько);
- «Товары к поступлению» / «Ожидаемые поступления» — план прихода и остаток «К поступлению»;
- «Расчёты с поставщиками» — задолженность/аванс по этапам оплаты;
- «График оплаты (платёжный календарь)» — когда и сколько платить;
- «Обеспечение заказов» — если заказ закрывает потребность под заказ клиента.
Электронные документы: сам заказ ЭСФ и СНТ не выписывает — их формирует поставщик. Ваша входящая ЭСФ прилетит из ИС ЭСФ и привяжется к поступлению; СНТ используется при импорте и обороте прослеживаемых товаров.
7. Печатные формы
По кнопке «Печать» доступны:
- «Заказ поставщику» — заявка для поставщика с номенклатурой, ценами и суммами;
- «Счёт на оплату» (если операция это допускает) — для внутреннего согласования оплаты;
- «Товары к поступлению» — спецификация ожидаемого прихода;
- сохранение в PDF/Excel и печать пакетом через «Печать» → выбор форм.
8. Частые ошибки
«Поле "Организация" не заполнено» — не выбрана организация. Заполните шапку: без неё не определятся счета и ЭСФ.
«Не заполнен склад в строке...» — при включённом ордерном складе склад обязателен в каждой строке. Проставьте склад в табличной части или в шапке.
«Сумма документа не совпадает со счётом поставщика» — обычно перепутан флажок «Цена включает НДС» либо ставка стоит 12 % вместо 16 %. Сверьте флажок и колонку «% НДС».
«Статус заказа не позволяет ввести поступление» — заказ в статусе «Не согласован» или «К обеспечению». Переведите в «К поступлению» и перепроведите.
«Превышена сумма взаиморасчётов по договору» — в договоре стоит лимит/контроль. Увеличьте лимит в соглашении либо согласуйте перерасход.
«Для номенклатуры не заполнена ставка НДС» — в карточке номенклатуры пустая ставка. Укажите 16 % или «Без НДС» в карточке, затем обновите строку.
9. FAQ
Делает ли «Заказ поставщику» бухгалтерские проводки? Нет. Это оперативный документ: он двигает регистры заказов, планов поступления и расчётов. Проводки (Дт 1330, Дт 1420, Кт 3310) появляются на «Поступлении товаров и услуг» и документах оплаты, введённых на основании заказа.
Какую ставку НДС ставить в 2026 году? В Казахстане с 2026 года стандартная ставка — 16 %. Значение 12 % устарело. Проверяйте колонку «% НДС» — для льготных позиций может стоять «Без НДС».
Как поставить предоплату и увидеть её в платёжном календаре? На вкладке оплаты укажите этап «Аванс» и процент (например, 30 %). Сумма попадёт в регистр «График оплаты» и будет видна в платёжном календаре раздела «Казначейство».
Резервирует ли заказ товар под клиента? Да, если заказ поставщику создан для обеспечения заказа клиента — тогда работает связка через «Обеспечение заказов», и приход автоматически закрывает потребность.
Кто выписывает ЭСФ по этой закупке? Поставщик. Вы получаете входящую ЭСФ из ИС ЭСФ и регистрируете её к поступлению — только после этого входящий НДС (счёт 1420) идёт в зачёт.
Почему сумма в заказе больше, чем в счёте поставщика? Скорее всего снят флажок «Цена включает НДС», и программа накрутила 16 % сверху. Включите флажок либо введите цены без НДС.
Можно ли заказать товар в валюте? Да, для импорта. Валюта берётся из договора, тенговая оценка считается по курсу на дату. Для прослеживаемых товаров дополнительно оформляется СНТ.
Как закрыть заказ, который поставщик так и не отгрузил? Переведите статус в «Закрыт» (или снимите с обеспечения) и перепроведите — остаток «К поступлению» и плановая оплата уйдут из регистров.
Чем «Заказ поставщику» отличается от «Поступления товаров и услуг»? Заказ — это план и обязательство (проводок нет). Поступление — факт получения товара, которое и делает проводки Дт 1330/1420 — Кт 3310.
Что делать, если пришло меньше, чем заказано? Введите поступление на фактическое количество. Остаток так и останется «К поступлению»; при необходимости допоставки — дождитесь её или закройте заказ вручную.
10. Смежные документы
На основании чего вводится «Заказ поставщику»:
- «Заказ клиента» — закупка под конкретную продажу;
- «Заказ на внутреннее потребление» / «Заказ на перемещение» — закупка под внутреннюю потребность;
- «Формирование заказов по потребностям» (расчёт обеспечения) — автоматическое создание заказов.
Что вводится на основании «Заказа поставщику»:
- «Поступление товаров и услуг» — оприходование товара (главное продолжение);
- «Списание безналичных денежных средств» / «Расходный кассовый ордер» — оплата поставщику и аванс;
- «Заявка на расходование денежных средств» — согласование платежа;
- регистрация входящей ЭСФ и, для прослеживаемых/импортных товаров, СНТ.
Инструкция подготовлена для конфигурации «Управление торговлей для Казахстана», релиз 3.4.5.21 (редакция 3.4). Свой релиз проверяйте через «Справка» → «О программе».