Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Покупатель звонит и говорит: «Пришлите скан вашего счёта-фактуры, у нас в ЭСФ сумма не бьётся». Вы открываете свой выданный счёт-фактуру, а рядом с бумажным сканом хочется хранить ещё и подписанный PDF, и переписку по расхождению. Класть это в общую папку на диске — значит через месяц не найти. Правильное место — присоединённые файлы прямо к документу. За их хранение и отвечает справочник «СчётФактураВыданныйПрисоединённыеФайлы».
Это служебный (технический) справочник. Вы почти никогда не открываете его напрямую и не создаёте элементы вручную — файлы прикрепляются через команду «Присоединённые файлы» в самом счёте-фактуре. Но понимать, как он устроен, полезно: от этого зависит, где физически лежат ваши сканы, кто их видит и почему иногда «файл не прикрепляется».
1. Назначение
Справочник хранит все файлы, привязанные к конкретному выданному счёту-фактуре: сканы, PDF, фото, договоры, письма. Каждый элемент справочника — это один файл (с его версиями и электронными подписями), а владельцем элемента выступает документ «Счёт-фактура (выданный)». Бухгалтерских проводок и движений по учётным регистрам справочник не делает — он только про документооборот и хранение.
2. Где найти
Прямого пункта меню у этого справочника нет — и это нормально для технических справочников присоединённых файлов. Основной путь:
- Раздел «Продажи» → журнал «Счета-фактуры (выданные)» (или откройте ЭСФ из документа реализации).
- Откройте нужный счёт-фактуру.
- На верхней командной панели нажмите «Присоединённые файлы» (значок скрепки) — либо «Ещё» → «Присоединённые файлы».
- В открывшемся списке — «Добавить» → «Файл с диска» (или перетащите файл мышью прямо в окно).
Открыть список объекта напрямую в 1С можно через навигационную ссылку. Меню «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» (в веб-клиенте — «Функции для технического специалиста»), вставьте:
e1cib/list/Справочник.СчетФактураВыданныйПрисоединенныеФайлы
Так вы увидите все прикреплённые файлы по всем счетам-фактурам сразу — удобно для аудита, но для повседневной работы используйте скрепку в документе.
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или значок «i» в правом верхнем углу). Там указаны версия платформы «1С:Предприятие» (например, 8.3.24.xxxx) и релиз конфигурации — вам нужна строка «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, версия 3.4.5.21. Если релиз другой, отдельные подписи полей могут отличаться, но логика работы с файлами общая для всей ветки 3.4.
3. Как заполнить
Форму элемента вы обычно не открываете вручную — большинство полей заполняются автоматически при добавлении файла. Разберём, что за что отвечает.
| Поле | Зачем нужно и что будет при ошибке |
|---|---|
| Наименование (обязательное) | Имя файла в списке. По умолчанию берётся из имени файла с диска. Назовите осмысленно («ЭСФ №125 подписанный»), иначе через полгода в списке будут десять «scan_001» и вы не найдёте нужный. |
| Владелец (обязательное) | Ссылка на сам счёт-фактуру. Заполняется автоматически, менять нельзя. Именно она связывает файл с документом; если бы она потерялась, файл «повис» бы вне документа. |
| Расширение | Тип файла (pdf, jpg, docx). Определяет, какой программой файл откроется по двойному клику. Заполняется само по имени. |
| Хранение файла / Том | Где физически лежит содержимое: внутри базы или в томе на диске (см. раздел «Частые ошибки»). Определяется настройкой, а не вручную. От этого зависит размер базы и скорость резервных копий. |
| Автор | Кто добавил файл. Ставится текущий пользователь. Нужно, чтобы понять, откуда взялся документ и с кого спросить. |
| Дата создания / Дата изменения | Ставятся автоматически. Помогают отличить актуальную версию от старой. |
| Подписан ЭЦП (флажок) | Показывает, что к файлу приложена цифровая подпись. Если вы обещали контрагенту подписанный PDF, а флажка нет — вы отправите неподписанный. |
| Зашифрован (флажок) | Файл зашифрован средствами 1С. Незашифрованно его уже не открыть без ключа — не шифруйте то, что нужно быстро показывать. |
| Пометка удаления | Помечает файл к удалению. Сам файл из тома удалится только при удалении помеченных объектов. |
Как добавить файл (порядок действий):
- В документе — скрепка «Присоединённые файлы».
- «Добавить» → «Файл с диска», выберите файл (либо перетащите).
- Проверьте/поправьте Наименование.
- При необходимости — «Ещё» → «Подписать ЭЦП» или «Просмотреть версии».
- Закройте окно — файл сохранён и привязан к счёту-фактуре.
Чтобы отредактировать содержимое файла: «Редактировать» (файл занимается вами), правите во внешней программе, затем «Закончить редактирование» — 1С сохранит новую версию, старая останется в истории.
4. Разобранный пример
Ситуация. ТОО «Ак Жол» продало ТОО «Береке» партию товара. Реализация на 1 160 000 ₸: стоимость без НДС — 1 000 000 ₸, НДС 16% — 160 000 ₸. По реализации выписан ЭСФ. Покупатель просит прислать скан подписанного счёта-фактуры и копию накладной.
Что делаете:
- Открываете выданный счёт-фактуру на 1 160 000 ₸.
- Скрепка → «Добавить» → выбираете
ЭСФ_125_Береке.pdf(2,3 МБ). - Наименование меняете на «ЭСФ №125 от 23.09.2026, подписанный».
- Ещё раз «Добавить» →
Накладная_125.jpg. - Для PDF — «Ещё» → «Подписать ЭЦП», флажок Подписан проставляется.
В справочнике появились два элемента с владельцем — этим счётом-фактурой.
Важно про проводки. Прикрепление файла не создаёт бухгалтерских проводок — это документооборот, а не учётная операция. Проводки формирует не файл, а документ реализации, на основании которого выписан счёт-фактура. Для понимания контекста (те самые цифры 1 000 000 и 160 000) реализация даёт:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Смысл |
|---|---|---|---|
| 1210 | 6010 | 1 000 000 | Доход от реализации покупателю |
| 1210 | 3130 | 160 000 | НДС к уплате (16%) |
| 7010 | 1330 | себестоимость | Списание себестоимости товара |
Файл, который вы прикрепили, просто «лежит рядом» с этим документом и никак на суммы не влияет.
5. Виды операции
У технического справочника присоединённых файлов нет «видов операции» в бухгалтерском смысле. Практически он поддерживает такие действия:
- Присоединение файла с диска или создание нового по шаблону.
- Просмотр / Открытие во внешней программе.
- Редактирование с сохранением версий (история изменений).
- Подписание ЭЦП и проверка подписи.
- Шифрование / Расшифровка.
- Отправка по почте прямо из формы файла.
- Пометка на удаление и последующее физическое удаление.
6. Что формируется при сохранении
Проводок и движений по учётным регистрам — нет. При добавлении файла происходит следующее:
- Создаётся элемент справочника «СчётФактураВыданныйПрисоединённыеФайлы» с владельцем-документом.
- Двоичное содержимое сохраняется либо в базе (в служебном хранилище файлов), либо в томе на диске — в зависимости от настроек в разделе «Администрирование» → «Настройки работы с файлами».
- Записывается версия файла и метаданные (автор, дата, объём).
- Если подписали — сохраняется цифровая подпись и данные сертификата.
Никаких ЭСФ или СНТ этот справочник сам не выписывает. Электронные счета-фактуры (ИС ЭСФ) и сопроводительные накладные (СНТ) формирует и выгружает документ-владелец — счёт-фактура и реализация. Присоединённый файл — это лишь копия/приложение к ним.
7. Печатные формы
Собственных печатных форм у справочника нет: вы открываете сам файл во внешней программе (PDF — в просмотрщике, docx — в Word) кнопкой «Открыть» и печатаете уже оттуда.
Печатные формы, которые обычно и прикрепляют как файлы, принадлежат счёту-фактуре и реализации:
- Счёт-фактура (форма по приказу МФ РК).
- ЭСФ — печатная форма электронного счёта-фактуры из ИС ЭСФ.
- Накладная на отпуск запасов на сторону.
- СНТ — сопроводительная накладная на товары.
Их удобно сначала сохранить в PDF (кнопка «Сохранить» в окне печати), а затем прикрепить через скрепку.
8. Частые ошибки
«Размер файла превышает максимально допустимый» В настройках работы с файлами задан лимит (часто 20–50 МБ). Сожмите скан (уменьшите DPI до 200–300) либо попросите администратора поднять лимит в «Администрирование» → «Настройки работы с файлами» → «Максимальный размер файла».
«Работа с файлами не настроена» / «Не удалось создать файл в томе…» Включено хранение в томах на диске, но том недоступен (нет прав у пользователя, под которым работает сервер, или путь неверен). Проверьте существование каталога тома и права на запись. Как временное решение — переключите хранение файлов в информационную базу.
«Файл занят другим пользователем» Кто-то нажал «Редактировать» и не закончил редактирование. Файл держится за ним. Попросите коллегу нажать «Закончить редактирование» либо администратор снимает блокировку через «Занятые файлы».
«Не удалось проверить электронную подпись» / подпись недействительна Нет установленного криптопровайдера (например, НУЦ РК / CryptoPro), либо сертификат просрочен. Установите средство ЭЦП и актуальный сертификат, повторите проверку.
Файл не открывается по двойному клику На компьютере нет программы для этого расширения (например, нечем открыть .dwg). Установите нужное приложение или откройте файл через «Открыть с помощью».
Файл прикрепили не к тому документу Проверьте поле Владелец. Если владелец неверный — файл нельзя «перепривязать»; удалите его и прикрепите заново из нужного счёта-фактуры.
9. FAQ
В: Нужно ли создавать элементы этого справочника вручную? О: Нет. Пользуйтесь скрепкой «Присоединённые файлы» в счёте-фактуре — элемент создастся сам. Прямой ввод через список справочника — только для служебных задач.
В: Где физически хранятся файлы — в базе или на диске? О: Зависит от настройки в «Администрирование» → «Настройки работы с файлами». Хранение в томах на диске экономит размер базы и ускоряет резервное копирование; хранение в базе проще в администрировании, но раздувает файл базы.
В: Прикреплённый файл влияет на суммы и НДС в счёте-фактуре? О: Нет. Это документооборот. Суммы (например, база 1 000 000 ₸ и НДС 16% = 160 000 ₸) берутся из документа реализации, а не из вложения.
В: Можно ли хранить несколько версий одного файла? О: Да. При «Редактировании» и «Окончании редактирования» сохраняется новая версия, а старые доступны через «Просмотреть версии». Так видно, кто и когда правил документ.
В: Как подписать прикреплённый PDF электронной подписью? О: Выделите файл → «Ещё» → «Подписать ЭЦП», выберите сертификат. После подписания включается флажок «Подписан». Нужен установленный криптопровайдер.
В: Файл случайно удалили — можно восстановить? О: Пока объект только помечен на удаление — снимите пометку. После физического удаления помеченных объектов файл восстановить нельзя, только загрузить заново.
В: Кто видит прикреплённые файлы? О: Пользователи с правом доступа к счёту-фактуре и подсистеме работы с файлами. Права настраиваются ролями; отдельным пользователям можно закрыть доступ к разделу продаж целиком.
В: Можно ли отправить прикреплённый файл контрагенту прямо из 1С? О: Да — в форме файла «Отправить» (по электронной почте), если в базе настроена учётная запись почты. Иначе сохраните файл на диск и отправьте вручную.
В: Почему в списке по навигационной ссылке видны файлы по всем счетам-фактурам сразу? О: Потому что вы открыли весь справочник целиком. Для работы с файлами конкретного документа всегда заходите через скрепку в этом документе — там отбор по владельцу уже стоит.
В: Есть ли ограничение по типам файлов? О: Может быть — администратор задаёт список запрещённых расширений (например, .exe). Тогда при добавлении выйдет сообщение о недопустимом типе. Разрешённые форматы (pdf, jpg, png, docx, xlsx) прикрепляются свободно.
10. Смежные документы
- На основании чего появляется: «Счёт-фактура (выданный)» / ЭСФ — это владелец файлов. Без документа-владельца справочник пуст.
- Связанные документы: «Реализация товаров и услуг» (формирует счёт-фактуру и проводки), СНТ (сопроводительная накладная).
- Аналогичные технические справочники: у большинства документов есть свой «…ПрисоединённыеФайлы» (у реализации, у поступления, у платёжного поручения). Логика везде одинакова — отличается только владелец.
- Что вводят на основании файла: ничего. Присоединённый файл — конечная точка, из него новые документы не создаются.
Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе»: там показаны версия платформы «1С:Предприятие» и релиз конфигурации. Эта методичка составлена для «Управление торговлей для Казахстана», ред. 3.4, релиз 3.4.5.21. Если ваш релиз отличается, названия команд могут немного расходиться, но порядок работы с присоединёнными файлами сохраняется.
Методичка подготовлена для релиза 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).