Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Ситуация, с которой вы сюда пришли. Налоговая запросила устав и справку о регистрации, а бумажные копии где-то в архиве. Или новый бухгалтер спрашивает: «Где реквизиты банка, скан приказа о директоре, копия свидетельства НДС?» Вы открываете карточку своей организации, а там — только цифры и коды. Сами файлы (сканы, PDF, договоры с банком) хранятся отдельно — в справочнике «ОрганизацииПрисоединённыеФайлы». Это не бухгалтерский документ и он не делает проводок. Это «папка со сканами», прицепленная к каждой вашей организации. Разберёмся, как ей пользоваться, чтобы файлы не терялись и не пухла база.
1. Назначение
Справочник хранит файлы, прикреплённые к элементам справочника «Организации»: сканы устава, свидетельства о постановке на учёт по НДС, приказы, банковские справки, договоры на РКО. Каждая запись — это один файл, привязанный к одной организации (поле-владелец). Проводок, налогов и электронных документов он не формирует — это служебное хранилище подсистемы «Работа с файлами».
2. Где найти
Отдельного пункта в меню у справочника нет — вы всегда заходите в него через карточку организации:
- НСИ и администрирование → Организации (или Настройки → Организации) → открываете нужную организацию → команда «Присоединённые файлы» (значок скрепки на панели навигации формы).
Прямой доступ к списку — через навигационную ссылку. Скопируйте её и выполните Главное меню → Сервис → «Перейти по навигационной ссылке» (или Ctrl+F11):
e1cib/list/Справочник.ОрганизацииПрисоединенныеФайлы
Откроется полный список файлов по всем организациям. В обычной работе так делать не нужно — заходите от организации, чтобы не перепутать владельца.
2а. Как узнать свой релиз
Главное меню (значок ≡ в левом верхнем углу) → Справка → О программе. В открывшемся окне вы увидите:
- версию платформы (например, 1С:Предприятие 8.3.24.xxxx);
- релиз конфигурации — «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)».
Если ваш релиз отличается — расположение команд и набор реквизитов могут слегка отличаться.
3. Как заполнить
Файл добавляется не «руками через поля», а загрузкой или сканированием. В форме присоединённых файлов организации нажимаете «Добавить» и выбираете способ:
- Файл с диска — выбрать готовый файл (PDF, JPG, DOCX);
- Со сканера — если подключён сканер (TWAIN);
- Из буфера обмена — вставить скриншот/картинку.
После загрузки открывается карточка файла. Ключевые реквизиты:
| Поле | Зачем нужно и что будет при ошибке |
|---|---|
| Владелец (Организация) — ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ | Определяется автоматически по тому, из чьей карточки вы вошли. Если зайти через общий список и ошибиться — файл «повиснет» у чужой организации, и вы его потом не найдёте. |
| Наименование — ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ | Имя файла без расширения. Подставляется из исходного файла. Дайте понятное имя («Устав 2026», «Свидетельство НДС»), иначе через год в списке «scan0012» ничего не найдёте. |
| Расширение | Тип файла (pdf, jpg). Заполняется автоматически, менять вручную нельзя — от него зависит, какой программой файл откроется. |
| Автор | Кто загрузил. Ставится автоматически по текущему пользователю — пригодится при разборе «кто это залил». |
| Дата создания / изменения | Проставляются автоматически. По ним видно актуальность скана. |
| Комментарий (Описание) | Свободный текст: номер, дата документа, срок действия. Не обязательно, но экономит время при поиске. |
| Хранить версии | Флажок. Если включить — при перезагрузке файла старая версия сохранится в истории. Полезно для уставов и договоров, которые меняются. |
Файл можно редактировать «на месте»: команда «Редактировать» (открыть → занять) → правите в родной программе → «Закончить редактирование» (записать новую версию). Пока файл «занят вами», другие пользователи изменить его не смогут — это защита от потери правок.
Где физически лежит файл, зависит от настройки: НСИ и администрирование → Настройки работы с файлами. Варианты — «в информационной базе» (просто, но раздувает базу) или «в томах на диске» (правильно для больших объёмов). Если выбраны тома, а путь недоступен — файл не откроется.
4. Разобранный пример
Вы получили от банка новый договор на расчётно-кассовое обслуживание для ТОО «Астана Трейд» и хотите, чтобы скан всегда был под рукой у любого бухгалтера.
- НСИ и администрирование → Организации → открываете «Астана Трейд».
- Панель навигации → «Присоединённые файлы».
- «Добавить» → «Файл с диска» → выбираете
Договор_РКО_Halyk_2026.pdf(размер 1,8 МБ). - В карточке файла:
- Владелец: Астана Трейд (подставился сам);
- Наименование: меняете на «Договор РКО Halyk 2026»;
- Комментарий: «№ 47-РКО от 12.01.2026, тариф «Бизнес», действует до 12.01.2027»;
- ставите флажок «Хранить версии».
- Записать и закрыть.
Что вы получили по фактам: в базе появилась запись справочника «ОрганизацииПрисоединённыеФайлы» с владельцем «Астана Трейд», размером 1,8 МБ, автор — вы, дата — 23.09.2026. Файл лёг в том хранилища (или в базу — по настройке).
Важно и честно: никаких проводок Дт/Кт этот объект не делает. Присоединение скана договора — это не хозяйственная операция, оно не затрагивает счета РК (1030 «Деньги на текущих счетах», 3310 и т. д.), не начисляет НДС по ставке 16 % и не формирует ЭСФ. Если же вам нужны именно проводки — их создаёт не файл, а соответствующий документ (например, «Списание с расчётного счёта» за комиссию банка: Дт 7470 «Прочие расходы» Кт 1030). Скан договора вы можете присоединить и к самому этому документу — механизм присоединённых файлов работает почти у всех объектов, но там это будет уже другой справочник (свой для каждого владельца).
5. Виды операции
Отдельных «видов операции», как у документов, у справочника нет. Доступные действия с записью:
- Добавить — с диска, со сканера, из буфера, по шаблону.
- Открыть / Просмотреть — открыть файл на чтение.
- Редактировать → Закончить редактирование — правка с занятием файла.
- Сохранить как… — выгрузить копию на диск.
- Хранить версии / Перейти к версиям — работа с историей изменений.
- Подписать ЭЦП / Зашифровать — если в базе настроена криптография.
- Пометить на удаление — файл убирается штатным «Удалением помеченных объектов».
6. Что формируется при записи
- Запись в справочнике «ОрганизацииПрисоединённыеФайлы» с реквизитами (владелец, имя, размер, автор, даты, признаки «подписан ЭП», «зашифрован»).
- Сам файл — в томе хранилища на диске или внутри информационной базы (по настройке подсистемы).
- Версия файла — если включён флажок «Хранить версии», при каждом перезаписывании создаётся новая версия, старые доступны через «Перейти к версиям».
Регистров бухгалтерии, налоговых регистров, ЭСФ или СНТ этот объект не затрагивает — по своей природе это хранилище, а не документ учёта.
7. Печатные формы
Собственных печатных форм (в смысле бланков «Акт», «Счёт-фактура») справочник не имеет. Практические действия вместо печати:
- Открыть файл в родной программе и распечатать оттуда (Ctrl+P в PDF/просмотрщике).
- Сохранить как… — выгрузить файл на диск для отправки по почте.
- Отправить — если настроена учётная запись почты, приложить файл к письму прямо из 1С.
8. Частые ошибки
«Не удалось получить файл из тома хранения файлов» — путь к тому недоступен (сетевой диск отключён, нет прав). Проверьте Администрирование → Настройки работы с файлами → Тома хранения, права на каталог и доступность сервера.
«Файл занят для редактирования пользователем …» — кто-то нажал «Редактировать» и не закончил. Попросите его выполнить «Закончить редактирование» либо, при праве, снимите блокировку через «Отменить редактирование».
«Превышен максимальный размер файла» — сработало ограничение в настройках работы с файлами. Увеличьте лимит или сожмите скан (сохраните PDF в меньшем разрешении).
«Ошибка проверки электронной подписи» — сертификат просрочен или не установлен на этой машине. Установите актуальный сертификат в хранилище Windows и настройте программу криптографии в Администрирование → Обмен электронными документами.
Файл исчез из списка — вероятнее всего он помечен на удалении или вы смотрите список другой организации. Проверьте владельца и снимите пометку.
9. FAQ
В: Делает ли этот справочник проводки или ЭСФ? О: Нет. Это служебное хранилище файлов. Проводки и электронные документы (ЭСФ, СНТ) формируют учётные документы, а не присоединённые файлы.
В: Где физически хранятся файлы — в базе или на диске? О: Зависит от настройки в разделе «Настройки работы с файлами». Мелкие базы — в информационной базе; при больших объёмах правильнее хранить в томах на диске, чтобы база не раздувалась.
В: Как прикрепить скан именно к организации, а не к документу? О: Откройте карточку организации → команда «Присоединённые файлы» (скрепка) → «Добавить». Тогда владельцем автоматически станет ваша организация.
В: Можно ли хранить несколько версий одного файла? О: Да. Включите флажок «Хранить версии». При каждой перезаписи старая версия сохранится, её видно через «Перейти к версиям».
В: Как подписать присоединённый файл ЭЦП? О: Выделите файл → «Подписать». Нужны настроенная криптография и установленный сертификат. После подписания у записи появляется признак «Подписан ЭП».
В: Удалил файл — он ушёл навсегда? О: Нет, сначала он лишь помечается на удаление. Физически исчезает только после обработки «Удаление помеченных объектов». До этого его можно восстановить, сняв пометку.
В: Почему файл не открывается на другом компьютере? О: Обычно файл лежит в томе на сетевом диске, к которому у этого рабочего места нет доступа или прав. Проверьте доступность тома и права пользователя.
В: Можно ли ограничить, кто видит и меняет эти файлы? О: Да, через права ролей и настройки доступа. Присоединённые файлы наследуют ограничения доступа к своему владельцу — организации.
В: Какой максимальный размер файла можно загрузить? О: Ограничение задаётся в настройках работы с файлами. По умолчанию оно есть; при необходимости увеличьте лимит или уменьшите размер скана.
В: Как быстро найти нужный скан среди десятков файлов? О: Давайте осмысленные имена и заполняйте комментарий (номер и дата документа). Тогда работает быстрый поиск и сортировка по дате в списке присоединённых файлов.
10. Смежные объекты
- Справочник «Организации» — владелец файлов. Присоединённые файлы всегда открываются из карточки организации и без неё не существуют.
- Подсистема «Работа с файлами» (Администрирование → Настройки работы с файлами) — задаёт хранилище, тома, лимиты размера.
- Аналогичные справочники присоединённых файлов есть почти у всех объектов (Контрагенты, Договоры, документы поступления/реализации). К договору с банком, счёту-фактуре, акту вы точно так же можете прицепить скан — но это будет отдельный справочник со своим владельцем.
- Учётные документы («Списание с расчётного счёта», «Приобретение товаров и услуг» и т. п.) — именно они формируют проводки по счетам РК, начисляют НДС 16 % и создают ЭСФ/СНТ; к ним можно прикладывать те же сканы.
Как узнать свой релиз
Главное меню (≡) → Справка → О программе. Строка с версией платформы и релизом конфигурации («Управление торговлей для Казахстана, ред. 3.4, версия 3.4.5.21») подскажет, к какой версии относится эта инструкция.
Методичка подготовлена для «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, релиз 3.4.5.21.