Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Вам звонит директор: «Пришли договор с этим ТОО, тот самый, что подписывали в феврале». Договор — бумажный, лежит где-то в папке, а скан вы когда-то сохраняли на рабочий стол, который уже переустановили. Знакомо? Чтобы такого не было, скан договора, устав, справку о постановке на учёт по НДС и приказ о назначении директора удобно держать прямо в карточке организации — внутри самой базы 1С. Именно эти файлы и лежат в справочнике «ОрганизацииПрисоединённые файлы». Открыв карточку своего ТОО, вы за пару секунд достаёте нужный документ, даже если бухгалтер, который его загружал, давно уволился.
1. Назначение
Служебный справочник хранит файлы (сканы, PDF, договоры, изображения ЭЦП-сертификатов), привязанные к элементу справочника «Организации». Это часть подсистемы «Работа с файлами». Сам по себе он не делает бухгалтерских движений — это хранилище документов вашей компании внутри базы.
2. Где найти
Напрямую из меню как отдельный список этот справочник обычно не открывают — к нему заходят от карточки организации:
- Главное → Организации (или Администрирование → Организации) → открыть нужную организацию → панель навигации карточки → Присоединённые файлы.
- В форме организации также есть значок «скрепка»/команда Файлы на командной панели.
Чтобы открыть весь список файлов всех организаций сразу (удобно для ревизии), используйте навигационную ссылку. Меню Сервис → «Перейти по навигационной ссылке» (или Ctrl+F в некоторых конфигурациях), вставьте:
e1cib/list/Справочник.ОрганизацииПрисоединенныеФайлы
2а. Как узнать свой релиз
Справка → О программе (или значок «i» в правом верхнем углу). В открывшемся окне видно версию платформы (например, 8.3.24.xxxx) и релиз конфигурации — «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Если ваш релиз старше, расположение команд может чуть отличаться — ориентируйтесь на карточку организации.
3. Как заполнить
Отдельную «пустую» карточку файла вручную вы почти никогда не создаёте — файл появляется в момент загрузки. Порядок такой:
- Откройте карточку организации → Присоединённые файлы.
- Нажмите Добавить → Загрузить с диска (или перетащите файл мышью в область списка, или Создать → Со сканера, если подключён сканер).
- Выберите файл на диске. 1С скопирует его внутрь базы (или в том хранения — см. ниже).
После загрузки в карточке файла появляются поля:
| Поле | Зачем нужно и что будет при ошибке |
|---|---|
| Наименование (обязательное) | Имя файла без расширения. По умолчанию берётся из имени на диске. Назовёте невнятно («Скан1») — потом не найдёте нужный документ среди сотни. Пишите по делу: «Договор №14 от 12.02.2026». |
| Владелец (обязательное, заполняется автоматически) | Ссылка на организацию, к которой привязан файл. Заполняется системой при загрузке из карточки. Если загрузить файл «не туда», он окажется в другой организации — исправляется только удалением и повторной загрузкой в правильную карточку. |
| Расширение | Тип файла (pdf, jpg, docx). Заполняется автоматически из исходного файла. По нему 1С понимает, какой программой открывать. |
| Автор | Пользователь, загрузивший файл. Подставляется автоматически — полезно, чтобы знать, к кому идти с вопросом. |
| Дата создания / Дата изменения | Ставятся автоматически. Дата изменения обновляется при каждом сохранении новой версии. |
| Размер | Считается автоматически. Важен, если включён лимит на размер (см. «Частые ошибки»). |
| Подписан ЭП | Признак того, что к файлу приложена электронная подпись. Ставится, когда вы выполнили Ещё → Подписать. |
| Зашифрован | Признак шифрования. Зашифрованный файл нельзя открыть без сертификата — не шифруйте без реальной необходимости, иначе рискуете потерять доступ. |
| Комментарий / Описание | Свободный текст: «оригинал у юриста», «действует до 31.12.2026». Помогает не открывать сам файл ради справки. |
Служебные реквизиты (том хранения, путь, «редактирует пользователь», текущая версия) 1С ведёт сама — вручную их трогать не нужно.
4. Разобранный пример
Ситуация. Вы заключили договор поставки товара с ТОО «Астана-Трейд» на 1 160 000 ₸, в том числе НДС 16% — 160 000 ₸. Бумажный договор отсканирован в PDF, к нему приложена ЭЦП директора. Задача — прикрепить скан к карточке контрагента… нет, стоп: к карточке вашей организации привязываются файлы вашей компании (устав, свидетельство о постановке на учёт по НДС). Договор с контрагентом логичнее вешать на карточку контрагента, но техника та же — разберём на файле «Свидетельство о постановке на учёт по НДС».
Шаги:
- Главное → Организации → открываем «ТОО ‘‘Ваша компания’’» → Присоединённые файлы.
- Добавить → Загрузить с диска → выбираем
Свидетельство_НДС_2026.pdf(размер 480 КБ). - В наименование пишем:
Свидетельство о постановке на учёт по НДС от 15.01.2026. - В комментарии:
Ставка НДС 16%, серия 60001. - Ещё → Подписать → выбираем сертификат ЭЦП → признак Подписан ЭП становится «Да».
Что вы получаете: новый элемент справочника «ОрганизацииПрисоединённыеФайлы» с владельцем — вашей организацией. Файл лежит внутри базы, доступен любому пользователю с правами, открывается в один клик из карточки.
Про проводки — честно. Этот объект не формирует бухгалтерских проводок и не делает движений по регистрам учёта. Он не участвует в расчёте НДС, ИПН, СО или ОПВ. Проводки по вашему договору (Дт 1330 «Товары» / Кт 3310, Дт 1420 НДС к зачёту / Кт 3310, а при реализации — Дт 1210 / Кт 6010 и Дт 3310/... по НДС 3130) делают документы «Поступление товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг», а ЭСФ выгружается в ИС ЭСФ из документа реализации. Присоединённый файл — это только скан-архив рядом с ними. Если вам обещали, что «файл проведёт документ» — это не так, ищите нужный первичный документ.
5. Виды операции (что можно делать с файлом)
Формально «видов операции», как у документа, у справочника нет. Но набор действий фиксированный:
- Загрузить с диска / перетащить мышью.
- Создать со сканера (TWAIN-сканер).
- Открыть для просмотра / Открыть карточку.
- Редактировать → Закончить редактирование (с сохранением новой версии) или Отменить редактирование.
- Подписать ЭП / Проверить подпись / Сохранить вместе с подписью.
- Зашифровать / Расшифровать.
- Сохранить как… (выгрузить копию на диск).
- Отправить по почте (если настроена учётная запись email).
- Перенести в том (при хранении в томах на диске).
- Пометить на удаление.
6. Что формируется при загрузке / записи
- Бухгалтерских проводок — нет.
- Электронных документов (ЭСФ, СНТ) — не формирует. ЭСФ и СНТ выпускаются из документов реализации/перемещения, а не из присоединённых файлов.
- Создаётся/обновляется элемент справочника «ОрганизацииПрисоединённыеФайлы».
- При хранении в базе — запись в служебное хранилище версий (регистр сведений хранилища файлов); при хранении в томах — физический файл в каталоге тома и путь к нему в базе.
- При редактировании — новая версия файла (историю версий видно через Ещё → Версии), старая сохраняется, к ней можно откатиться.
- При подписании — присоединяется файл электронной подписи.
7. Печатные формы
Типовых печатных форм 1С у справочника нет — печатать «карточку файла» незачем. Вы печатаете сам файл средствами программы, которой он открывается (PDF — в просмотрщике PDF, docx — в Word). Из 1С доступно Сохранить как… и Печать через ассоциированное приложение ОС.
8. Частые ошибки
| Сообщение / ситуация | Причина и как исправить |
|---|---|
| «Превышен максимально допустимый размер файла» | Лимит задан в Администрирование → Настройки работы с файлами → Максимальный размер файла. Увеличьте лимит или уменьшите файл (сожмите PDF/скан). |
| «Расширение файла недопустимо» | Тип файла в чёрном списке. Администрирование → Настройки работы с файлами → Запрещённые расширения — уберите нужное расширение из списка. |
| «Файл занят для редактирования пользователем …» | Кто-то (возможно, вы сами с другого сеанса) взял файл на редактирование. Попросите Закончить редактирование; администратор может снять блокировку через Ещё → Отменить редактирование. |
| «Не настроен том хранения файлов» (при хранении в томах) | Включено хранение в томах, но том не задан. Администрирование → Настройки работы с файлами → Тома хранения файлов — создайте том и укажите путь на диске/сервере. Либо переключите на «Хранить в информационной базе». |
| «Не удалось проверить электронную подпись» | Нет сертификата, истёк срок или не установлен КриптоПро/NCALayer. Установите средство ЭП и корректный сертификат, повторите Проверить подпись. |
| Файл открылся, но пустой / не тем приложением | На рабочем месте не установлена программа для этого расширения. Установите её или сохраните файл на диск и откройте вручную. |
| При переносе базы файлы «пропали» | Файлы хранились в томах на старом сервере, а каталог не перенесли. Всегда переносите каталоги томов вместе с базой; для мелких баз надёжнее хранение в самой ИБ. |
9. FAQ
Где физически лежат прикреплённые файлы — в базе или на диске? Зависит от настройки Администрирование → Настройки работы с файлами. По умолчанию — внутри информационной базы. Если включены «Тома хранения файлов», они лежат отдельными файлами на диске/сервере, а в базе хранится путь.
Файлы сильно раздувают базу — что делать? Настройте хранение в томах на диске. Тогда сама база остаётся компактной, а файлы лежат в файловой системе. Не забудьте включить их в резервное копирование.
Как посмотреть предыдущую версию исправленного файла? Откройте карточку файла → Ещё → Версии. Виден список версий с датами и авторами; любую можно открыть, сохранить или сделать активной.
Можно ли подписать скан договора ЭЦП прямо в 1С? Да: выделите файл → Ещё → Подписать → выберите сертификат. После этого признак «Подписан ЭП» станет «Да», подпись хранится вместе с файлом. Нужны установленные средства криптографии.
Формирует ли этот справочник ЭСФ или СНТ? Нет. ЭСФ выгружается в ИС ЭСФ из документов реализации (и корректирующие — из соответствующих документов), СНТ — из документов перемещения/сопровождения товаров. Присоединённый файл — это только хранилище скана рядом с учётными документами.
Делает ли прикрепление файла проводки по счетам (1210, 3310, 3130 и т. д.)? Нет. Справочник не делает бухгалтерских движений. Все проводки по договору и НДС 16% формируют первичные документы: поступление, реализация, платёжка.
Можно ли перетащить несколько файлов сразу? Да. Выделите на диске группу файлов и перетащите их в область присоединённых файлов — каждый станет отдельным элементом справочника с этим владельцем.
Как ограничить, кто видит и загружает файлы? Через права ролей и, при включённом RLS, через настройки доступа. Обычные пользователи с правами на организацию видят её файлы; ограничение задаёт администратор в профилях доступа.
Я загрузил файл не в ту организацию — как перенести? Прямого «сменить владельца» в интерфейсе нет. Проще всего заново загрузить файл в правильную карточку организации, а ошибочный — пометить на удаление и удалить через Администрирование → Удаление помеченных объектов.
Что будет с файлами при обновлении конфигурации? Ничего — присоединённые файлы это данные, а не конфигурация. Обновление релиза (например, до следующего после 3.0.74.2) их не затрагивает. Опасен только перенос базы без каталогов томов.
10. Смежные объекты
- На основании чего появляется: привязан к элементу справочника «Организации» (реквизит «Владелец»). Файл всегда «висит» на конкретной организации.
- Аналогичные хранилища файлов у других объектов: «КонтрагентыПрисоединённыеФайлы», «НоменклатураПрисоединённыеФайлы», присоединённые файлы к документам — техника работы одинаковая, отличается только владелец.
- Настройки: Администрирование → Настройки работы с файлами (тома, размеры, расширения), профили доступа (права на просмотр/изменение).
- Учётные документы, к которым по смыслу относятся файлы: договоры, «Поступление товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг», платёжные документы — но проводки и ЭСФ делают именно они, а не справочник файлов.
Как узнать свой релиз
Справка → О программе — там указаны версия платформы «1С:Предприятие» и релиз конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана». Инструкция актуальна для релиза 3.0.74.2 (редакция 3.0). На соседних релизах команды называются так же; на более старых — расположение пунктов меню может незначительно отличаться.
Методичка подготовлена для «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2.