Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Партнёр звонит и говорит: «Зашёл в личный кабинет, а своих заказов не вижу — пусто». Или наоборот: менеджер контрагента открывает базу через веб и видит документы чужих фирм, чего быть не должно. Вы лезете в настройки, а прав у пользователя вроде бы «нет никаких». Секрет в том, что внешним пользователям права раздаются не поштучно, а через группы. Пока вы не включили человека в нужную группу внешних пользователей — он либо не видит ничего, либо видит лишнее. Этот справочник — как раз про то, кого и куда объединить, чтобы каждый партнёр видел ровно своё.
1. Назначение
Справочник «Группы внешних пользователей» объединяет внешних пользователей (контрагентов, физлиц, партнёров, работающих через веб-клиент или личный кабинет) в группы, чтобы выдавать им права доступа пачкой, а не каждому отдельно. Права назначаются группе через профили и группы доступа, а членство в группе определяет, кто эти права получит. Это административный (служебный) справочник — он не про деньги и не про налоги, а про то, кто что видит в базе.
2. Где найти
Путь в меню:
НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Внешние пользователи — откроется список внешних пользователей. Группы отображаются как папки слева или через команду «Группы внешних пользователей» на панели списка.
Если раздел не виден — включите работу с внешними пользователями: НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → флажок «Внешние пользователи». Без этого флажка ни справочник, ни личные кабинеты не работают.
Быстрый способ открыть справочник прямо в 1С: Главное меню → Файл → нет; правильнее — через «Сервис → Показать навигационную ссылку» вставьте:
e1cib/list/Справочник.ГруппыВнешнихПользователей
и нажмите «Перейти». Откроется список групп сразу, минуя меню.
2а. Как узнать свой релиз
Главное меню (значок ≡ или «Справка») → О программе. В открывшемся окне:
- Версия платформы (например, 8.3.24.xxxx) — это движок 1С;
- Конфигурация: Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4, версия 3.4.5.21 — это прикладное решение.
Инструкция ниже относится к релизу 3.4.5.21. Если у вас другой — расположение полей может чуть отличаться, но логика та же.
3. Как заполнить
Открываете справочник → «Создать». Появляется карточка группы. Разберём каждое поле.
| Поле | Обязательное | Зачем нужно и что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Наименование | Да | Имя группы, которое вы будете искать при выдаче прав. Пишите по смыслу: «Покупатели — личный кабинет», «Дилеры», «Физлица-заказчики». Если назовёте «Группа1» — через месяц не вспомните, кому она даёт доступ, и раздадите права не тем. |
| Входит в группу (Родитель) | Нет | Справочник иерархический. Родитель позволяет строить дерево: например, внутри «Покупатели» держать «Розница» и «Опт». На права влияет косвенно — удобно для навигации и массовых операций. |
| Состав группы (переключатель) | Да, по смыслу | Ключевое поле. Два варианта: «Указанные пользователи» — вы вручную набираете список; «Все пользователи, авторизуемые через …» — членство определяется автоматически по типу объекта авторизации (все Контрагенты или все Физические лица). Ошибётесь здесь — либо будете вручную добавлять каждого нового партнёра (забудете — он ничего не увидит), либо случайно откроете доступ всем сразу. |
| Тип объекта авторизации | Только для автогруппы | Появляется, если выбрали «Все пользователи, авторизуемые через …». Выбираете Контрагенты или Физические лица. Тогда любой новый внешний пользователь этого типа попадает в группу сам. |
| Состав (таблица участников) | Для ручной группы | Список конкретных внешних пользователей. Кнопка «Подобрать» / «Добавить». Пустой состав = права есть у группы, но получить их некому. |
| Комментарий | Нет | Свободная заметка: для чего группа, кто её ведёт. На доступ не влияет, но спасает при передаче базы. |
Права как таковые в этой карточке не задаются. Их выдают отдельно: НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа (или профили групп доступа), где вы указываете группу внешних пользователей как участника и цепляете к ней профиль (набор ролей и ограничений по организациям/партнёрам).
4. Разобранный пример
Ситуация. Три ваших оптовых покупателя должны сами заходить в базу через веб и видеть только свои заказы и взаиморасчёты. Отдельно один частный клиент (физлицо) должен видеть свой личный кабинет.
Шаг 1. Создаёте группу для оптовиков.
- Наименование:
Оптовые покупатели — ЛК - Состав группы: Указанные пользователи
- В таблицу «Состав» подбираете трёх внешних пользователей: ТОО «Астана-Трейд», ТОО «Караван», ИП «Сатыбалды».
- Записываете.
Шаг 2. Создаёте группу для физлиц автоматически.
- Наименование:
Клиенты-физлица - Состав группы: Все пользователи, авторизуемые через → Физические лица
- Записываете. Теперь любое новое физлицо-внешний пользователь попадает сюда само.
Шаг 3. Выдаёте права. Идёте в Группы доступа, создаёте группу доступа «Кабинет покупателя», профиль — «Внешний пользователь (заказы)», участники — обе созданные группы. В ограничениях указываете доступ по своей организации.
Что вы получили. ТОО «Астана-Трейд» заходит через веб и видит документ Заказ клиента и Акт сверки только по себе — суммы в тенге (₸), например заказ на 1 740 000 ₸ с НДС 16 % (240 000 ₸ налога в составе). Данные о заказах других покупателей ему недоступны.
Про проводки — честно. Этот справочник — служебный, он не формирует бухгалтерских проводок. Никаких записей вида Дт 1210 Кт 6010 при записи группы не возникает: деньги, НДС и себестоимость движутся в документах продаж (Реализация, Заказ клиента), а группа лишь решает, кто эти документы увидит. Поэтому ждать здесь Дт/Кт — ошибка ожиданий: это про доступ, а не про учёт.
5. «Виды операции» — что даёт справочник
У справочника нет видов операции как у документа. Практически он работает в двух режимах членства:
- Группа с ручным составом — вы сами ведёте список участников. Подходит для точечной раздачи (конкретные дилеры).
- Группа с автосоставом по типу объекта авторизации — членство считается по правилу «все контрагенты» или «все физлица». Подходит для массового единообразного доступа.
Плюс предопределённая группа «Все внешние пользователи» — в неё входят абсолютно все внешние пользователи, её удобно использовать для базовых прав, доступных каждому (например, вход в кабинет).
6. Что формируется при записи
При записи группы формируются движения в регистрах сведений подсистемы «Пользователи», а не проводки:
- запись в регистр состава групп внешних пользователей — кто входит в группу (для автогруппы состав пересчитывается по правилу);
- обновление служебных регистров прав доступа, когда группа привязана к группе доступа/профилю — по ним платформа при входе пользователя решает, что ему показывать.
Чего не формируется:
- проводок по плану счетов РК (1210, 1030, 3130, 6010 и т. д.) — их нет;
- ЭСФ в ИС ЭСФ и СНТ — электронные документы выписываются из документов продаж/перемещения, а не из справочника доступа;
- движений по регистрам себестоимости, НДС, взаиморасчётов.
Проще говоря: справочник меняет видимость данных, а не сами данные.
7. Печатные формы
Собственных печатных форм у справочника нет — это нормально для служебного объекта. Косвенно данные о группах попадают в служебный отчёт «Права доступа» и в отчёт по внешним пользователям (кто в какие группы входит и какие права имеет), который открывается из карточки внешнего пользователя или из настроек прав. Печатать «группу» как акт или счёт смысла нет и такой формы не предусмотрено.
8. Частые ошибки
«Недостаточно прав для выполнения операции над объектом» / «Нарушение прав доступа». Внешний пользователь есть, но в группу не включён либо группе не выдан профиль. Проверьте: пользователь в составе нужной группы → группа добавлена участником в Группу доступа → у группы доступа выбран корректный профиль.
Партнёр видит чужие заказы. Вы включили его в автогруппу «Все контрагенты» с широким профилем без ограничения по партнёру/организации. Уберите из широкой группы или настройте ограничение доступа по значениям (по своему партнёру) в группе доступа.
«Поле "Наименование" не заполнено». Пустое имя группы — заполните осмысленно, без «Новая группа».
Новый партнёр создан, а войти не может. Вы сделали группу с ручным составом и забыли добавить туда нового пользователя. Либо добавьте вручную, либо используйте автогруппу по типу объекта авторизации.
Раздел «Внешние пользователи» пропал из меню. Снят флажок НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Внешние пользователи. Включите его (нужны права администратора).
Нельзя удалить группу. Она используется в группе доступа или в составе есть пользователи. Сначала уберите её из групп доступа и очистите состав, потом помечайте на удаление.
9. FAQ
(см. блок ниже)
10. Смежные объекты
- На основании чего заводится: сначала должны существовать Внешние пользователи (справочник «Внешние пользователи»), привязанные к объекту авторизации — Контрагенту или Физическому лицу. Группа объединяет уже созданных внешних пользователей.
- Что настраивают дальше: Группы доступа и Профили групп доступа — именно там группе выдаются роли и ограничения. Без этой связки группа прав не даёт.
- С чем работает на практике: документы, которые внешний пользователь увидит в кабинете — Заказ клиента, Реализация товаров и услуг, Акт сверки взаиморасчётов. Сами эти документы и порождают проводки, ЭСФ и СНТ; группа лишь открывает к ним доступ.
Как узнать свой релиз: Главное меню → Справка → О программе → строка «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4, версия 3.4.5.21» и версия платформы 8.3.
Методичка подготовлена для релиза 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (ред. 3.4).