Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Товар пришёл, вы его приняли, а через два дня кладовщик находит недостачу: в накладной 100 коробок, по факту — 96. Вы оформляете «Акт о расхождениях после приёмки», созваниваетесь с поставщиком, он присылает скан своего экземпляра акта, фото повреждённой паллеты и переписку по WhatsApp. Всё это нужно хранить не в почте и не на рабочем столе, а прямо в 1С — рядом с документом, к которому оно относится. Вот для этого и существует справочник «АктОРасхожденияхПослеПриемкиПрисоединенныеФайлы». Он не делает проводок и не считает НДС — он держит ваши доказательства привязанными к акту, чтобы через полгода при разборе с поставщиком вы открыли документ и увидели все файлы на месте.
1. Назначение
Это служебный (подчинённый) справочник. В нём хранятся файлы, прикреплённые к документу «Акт о расхождениях после приёмки товаров»: сканы, фото, PDF, письма, файлы с ЭЦП. Каждый элемент справочника — один файл, привязанный к конкретному акту. Сам по себе справочник ничего не проводит; он обеспечивает хранение и версионность вложений.
2. Где найти
Напрямую списком справочника вы почти никогда не ходите — файлы открываются из самого акта. Обычный путь:
- Закупки → журнал документов приёмки → находите нужный «Акт о расхождениях после приёмки» → в форме документа команда «Присоединённые файлы» (значок скрепки на панели навигации формы или в группе «Ещё»).
- Откроется список файлов именно этого акта. Здесь вы добавляете, просматриваете и подписываете вложения.
Открыть весь справочник целиком (все файлы по всем актам) можно через служебную навигационную ссылку. Меню «Сервис и настройки» → «Функции для технического специалиста» или строка «Перейти по навигационной ссылке»:
e1cib/list/Справочник.АктОРасхожденияхПослеПриемкиПрисоединенныеФайлы
Скопируйте ссылку, вставьте в поле «Перейти по навигационной ссылке» (Ctrl+Shift+N в некоторых режимах или из меню) — откроется полный список. Этим пользуются в основном при переносе/чистке файлов, обычному бухгалтеру он не нужен.
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или иконка «i» в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите две строки: версию платформы («1С:Предприятие 8.3.24…») и релиз конфигурации («Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4, версия 3.4.5.21»). Сверяйте вторую строку с шапкой этой методички: расположение команд и набор полей в служебных справочниках меняются между релизами.
3. Как заполнить
Отдельной «формы карточки» с реквизитами вы почти не видите — работа идёт через панель команд списка файлов. Разберём по шагам и по полям.
Шаг 1. Добавить файл
Кнопка «Добавить» даёт варианты:
- Из файла на диске — выбираете файл в проводнике.
- Со сканера — если подключён сканер, документ попадает сразу в 1С.
- Создать по шаблону / новый — реже, для заготовок.
Можно просто перетащить файл мышью в область списка.
Шаг 2. Проверьте и заполните поля
| Поле | Зачем оно | Что будет, если ошибётесь |
|---|---|---|
| Наименование (обязательное) | Имя файла в 1С без расширения. По нему вы ищете вложение. | Оставите «IMG_0453» — через месяц не поймёте, что это. Пишите по смыслу: «Акт поставщика скан», «Фото недостачи паллета 3». |
| Расширение | Тип файла (pdf, jpg, docx). Подставляется автоматически при загрузке. | Менять вручную нельзя и не нужно — иначе файл не откроется нужной программой. |
| Владелец файла | Ссылка на сам акт. Заполняется автоматически, потому что вы вошли из акта. | Если открыть справочник напрямую и не указать владельца — файл «повиснет» без привязки, в акте вы его не увидите. |
| Автор | Кто загрузил файл. Ставится текущий пользователь. | Не редактируется — это след для контроля, кто что приложил. |
| Дата создания / изменения | Когда файл добавлен и когда правился. | Заполняется само; служит для версионности. |
| Описание | Комментарий: что за файл, от кого, по какому спору. | Пустое поле — потеря контекста; заполняйте одной фразой. |
| Размер | Объём файла. Виден в списке. | Контроль: если 0 байт — файл загрузился битым, перезалейте. |
Шаг 3. Работа с содержимым
- «Просмотреть» — открыть файл, не меняя его.
- «Редактировать» — открывает файл во внешней программе и блокирует его для других пользователей (в списке появляется отметка «Занят»). После правки — «Закончить редактирование» и «Сохранить изменения» (1С создаст новую версию, старая останется в истории). Если бросить редактирование на середине — файл останется занятым, и коллега не сможет его открыть; тогда используйте «Отменить редактирование».
- «Сохранить как» — выгрузить копию на диск.
Шаг 4. Подпись ЭЦП (важно для Казахстана)
Команда «Подписать» / «Добавить электронную подпись» позволяет заверить вложение сертификатом (например, скан акта, подписанный по НУЦ РК). После подписи файл помечается как «Подписан» и его нельзя редактировать — только добавить ещё подписи. Это фиксирует, что документ не менялся после согласования с поставщиком.
4. Разобранный пример с цифрами и проводками
Ситуация. ТОО «Астана-Трейд» приняло от поставщика ТОО «СнабКом» товар по накладной: 100 коробок кофе по 5 000 ₸ = 500 000 ₸ плюс НДС 16 % = 80 000 ₸, итого 580 000 ₸. Приёмку провели полностью. На следующий день на складе выявили недостачу 4 коробки на 20 000 ₸ (НДС 3 200 ₸, всего 23 200 ₸).
Вы оформляете «Акт о расхождениях после приёмки» на 4 коробки и прикрепляете к нему через наш справочник:
Акт СнабКом скан.pdf— экземпляр поставщика с подписью;Фото недостача.jpg— снимок вскрытой паллеты;Переписка.pdf— согласие поставщика на корректировку.
Важно: сам справочник присоединённых файлов проводок не делает. Движения формирует связанный документ-корректировка. На основании акта вы вводите «Корректировку приобретения», и она сторнирует лишнее:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1330 | 3310 | −20 000 | Уменьшена стоимость товара (сторно недостачи) |
| 1420 (НДС к возмещению) | 3310 | −3 200 | Уменьшен входной НДС по ставке 16 % |
| 3310 | 1330 / 1210 | — | Корректировка расчётов с поставщиком на 23 200 |
После корректировки поставщик выписывает исправленную/дополнительную ЭСФ в ИС ЭСФ на разницу, а при наличии сопроводительной накладной корректируется и СНТ. Скан этой ЭСФ вы снова прикрепляете к акту тем же справочником — так вся история спора собрана в одном месте.
Итог: 500 000 − 20 000 = 480 000 ₸ стоимость товара, НДС 76 800 ₸ (16 % от 480 000), к оплате поставщику 556 800 ₸.
5. Виды операции
У присоединённого файла нет «видов операции» в бухгалтерском смысле. Практически же справочник поддерживает такие действия:
- добавление файла (с диска, со сканера, перетаскиванием);
- просмотр без изменения;
- редактирование с блокировкой и версионностью;
- подписание ЭЦП и добавление нескольких подписей;
- шифрование (если включено в настройках работы с файлами);
- сохранение копии на диск и удаление (пометка на удаление).
6. Что формируется при проведении
Справочник не проводится и не создаёт проводок, ЭСФ, СНТ или движений по регистрам учёта — это хранилище. При добавлении файла происходит только:
- запись элемента справочника с привязкой к владельцу-акту;
- сохранение самого файла в томе на диске или в информационной базе (зависит от настройки «Хранить файлы в томах на диске»);
- запись версии файла в регистр версий при каждом редактировании;
- запись электронной подписи, если файл подписан.
Проводки, ЭСФ и СНТ формируют связанные документы (акт, корректировка приобретения), а не сам файл.
7. Печатные формы
Собственных печатных форм у справочника нет — печатается содержимое самого файла средствами программы, которая его открывает (PDF-ридер, просмотрщик изображений, Word). Доступны команды «Просмотреть», «Открыть», «Сохранить как». Печать бланка акта делается из самого документа «Акт о расхождениях после приёмки», а не отсюда.
8. Частые ошибки
- «Файл занят для редактирования пользователем …» — кто-то нажал «Редактировать» и не завершил. Попросите коллегу нажать «Закончить редактирование» или, при наличии прав, снимите блокировку через «Отменить редактирование».
- «Не удалось сохранить файл. Возможно, недостаточно места / нет доступа к тому хранения файлов» — переполнен или недоступен том на диске. Обратитесь к администратору: проверить путь тома и права на сетевую папку.
- «Превышен максимальный размер файла» — вложение больше лимита из настроек «Работа с файлами». Уменьшите разрешение скана/фото или поднимите лимит в администрировании.
- «Изменение подписанного файла невозможно» — файл заверен ЭЦП. Снимите подпись (если это допустимо регламентом) либо загрузите новую версию отдельным файлом.
- Файл не открывается / 0 байт — загрузился битым или нет ассоциированной программы. Перезалейте файл, проверьте, что на компьютере установлено приложение для этого расширения.
9. FAQ
В.: Делает ли этот справочник проводки или влияет на НДС 16 %? О.: Нет. Это хранилище файлов. Проводки и НДС формирует сам акт и связанная корректировка приобретения, а не вложение.
В.: Где физически лежат прикреплённые файлы? О.: Либо внутри информационной базы, либо в томах на диске (сетевой папке) — зависит от настройки «Хранить файлы в томах на диске» в администрировании. Второй вариант предпочтителен, чтобы не раздувать базу.
В.: Можно ли прикрепить несколько файлов к одному акту? О.: Да, сколько угодно — скан акта, фото, переписку, ЭСФ. Все они будут привязаны к одному акту как владельцу.
В.: Как подписать вложение ЭЦП по сертификату НУЦ РК? О.: Выделите файл, команда «Подписать». Выберите сертификат — файл получит статус «Подписан» и станет защищён от изменений.
В.: Удалил файл — как восстановить? О.: Удаление идёт через пометку. Пока не выполнено «Удаление помеченных объектов», файл восстанавливается снятием пометки. После физического удаления восстановление возможно только из резервной копии базы/тома.
В.: Почему я не вижу кнопку «Присоединённые файлы» в акте? О.: Возможно, отключена функциональная опция работы с присоединёнными файлами или у вашей роли нет прав. Проверьте в разделе «Администрирование» → «Настройки работы с файлами» и права пользователя.
В.: Можно ли открыть справочник напрямую списком?
О.: Да, по навигационной ссылке e1cib/list/Справочник.АктОРасхожденияхПослеПриемкиПрисоединенныеФайлы, но обычно это делают только техспециалисты. Бухгалтеру удобнее заходить из самого акта.
В.: Хранится ли история изменений файла? О.: Да. При каждом «Закончить редактирование → Сохранить изменения» создаётся новая версия, а прежние остаются в истории версий — можно вернуться к любой.
В.: Загруженный скан можно переименовать? О.: Да, поле «Наименование» редактируется. Меняйте его на понятное, а расширение не трогайте — оно определяет, чем открывается файл.
10. Смежные документы
- Владелец файлов — документ «Акт о расхождениях после приёмки товаров». Справочник существует только как его подчинённое хранилище; отдельно от акта файлы не создаются.
- На основании акта вводится «Корректировка приобретения» (или «Корректировка поступления») — именно она формирует проводки по счетам 1330, 1420, 3310 и служит основанием для корректировочной ЭСФ в ИС ЭСФ и, при необходимости, СНТ.
- Первичный документ-источник — накладная/акт приёмки, по которому товар был оприходован; расхождения выявляются относительно него.
Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы «1С:Предприятие» и релиз конфигурации. Для этой методички должно быть: «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, версия 3.4.5.21. Если версия другая, расположение команд и набор полей могут отличаться.
Методичка подготовлена для релиза 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4). Ставки и нормы РК на 2026 год: НДС 16 %, МРП 4 325 ₸, МЗП 85 000 ₸.