Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Покупатель перечислил вам предоплату, вы выписали авансовый ЭСФ. Через неделю приходит запрос: «Пришлите подтверждающие документы по авансу». Или наоборот — при налоговой проверке инспектор просит показать основание аванса: договор, платёжку, переписку. Вы открываете авансовый счёт-фактуру в 1С и видите строку «Присоединённые файлы». Вот сюда вы и складываете скан подписанного документа, PDF платёжного поручения, письмо контрагента — чтобы всё лежало рядом с самим документом, а не в папке «Сканы» на рабочем столе, где через месяц уже ничего не найти.
Этот справочник — не бухгалтерский документ. Он ничего не проводит и не считает. Его задача одна: хранить файлы, привязанные к конкретному авансовому счёту-фактуре выданному. Понимать это важно: искать здесь проводки или суммы НДС бессмысленно — они живут в самом счёте-фактуре и в реализации, а тут только вложения.
1. Назначение
Служебный справочник хранит внешние файлы (сканы, PDF, фото, письма, таблицы), присоединённые к документу «Счёт-фактура выданный (на аванс)». Каждый элемент справочника — это один файл со своими реквизитами: имя, автор, дата, версии, признаки подписи ЭЦП и шифрования. Файлы помогают собрать доказательную базу по авансу в одном месте и открыть её в один клик прямо из документа.
2. Где найти
Отдельного пункта меню у этого справочника нет — и это нормально. Присоединённые файлы всегда открываются из своего документа-владельца:
- Раздел «Продажи» (или «CRM и продажи» в зависимости от настройки интерфейса) → «Счета-фактуры выданные».
- Откройте нужный авансовый счёт-фактуру (в списке у него вид «На аванс полученный»).
- На панели навигации формы документа или в верхнем командном меске нажмите «Присоединённые файлы» (иконка скрепки, рядом счётчик прикреплённых файлов).
Открыть список всех элементов справочника напрямую можно через навигационную ссылку. Меню «Сервис» (или «Файл») → «Перейти по навигационной ссылке» и вставьте:
e1cib/list/Справочник.СчетФактураВыданныйАвансПрисоединенныеФайлы
Так вы увидите служебный список всех вложений этого типа — удобно для массового поиска или чистки, но в повседневной работе заходите через сам документ.
2а. Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе». В открывшемся окне:
- версия платформы (например, 8.3.24.xxxx) — верхняя строка;
- релиз конфигурации — строка «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)».
Сверяйте релиз перед тем, как применять инструкцию: в разных версиях расположение кнопки и набор реквизитов могут отличаться.
3. Как заполнить
Отдельно «создавать» элемент справочника вручную вам не нужно — он появляется автоматически, когда вы присоединяете файл. Порядок такой:
- В документе нажмите «Присоединённые файлы».
- В форме списка нажмите «Добавить» и выберите способ:
- «Добавить файл с диска» — выбрать готовый файл на компьютере;
- «Создать со сканера» — если подключён сканер (например, подписанный акт кладёте на стекло);
- «Создать по шаблону» / «Создать новый» — сделать пустой документ Office и заполнить.
- После загрузки откроется карточка файла — заполните реквизиты.
Поля карточки файла:
| Поле | Зачем нужно и что будет при ошибке |
|---|---|
| Наименование (обязательное) | Имя, под которым файл виден в списке. По умолчанию подставляется имя файла с диска. Дайте осмысленное имя («Платёжка №112 аванс», а не «IMG_0345»), иначе через месяц не найдёте нужное среди десятка вложений. |
| Файл (обязательное) | Само содержимое. Без него элемент бессмысленен — пустой файл 1С сохранить не даст. |
| Расширение | Заполняется автоматически (pdf, jpg, xlsx). Определяет, какой программой откроется файл. Менять вручную не нужно — иначе файл не откроется. |
| Автор | Пользователь, загрузивший файл. Проставляется автоматически текущим пользователем. Нужен, чтобы понимать, кто приложил документ. |
| Дата создания / Дата изменения | Технические даты. Заполняются сами. По ним видно актуальность версии. |
| Комментарий / Описание | Свободный текст: что за файл, к чему относится. Поле недооценивают зря — одна строка «оригинал получен 20.09, хранится в папке №3» экономит время при проверке. |
| Хранить версии | Флажок. Если включён — при каждом изменении файла старая копия сохраняется как версия. Полезно для документов, которые правят. Для скана-оригинала обычно не нужен. |
| Подписан ЭЦП | Признак, что файл подписан электронной подписью прямо в 1С (кнопка «Подписать»). Подписанный файл нельзя редактировать — только просматривать. |
| Зашифрован | Признак шифрования файла сертификатом. Зашифрованный файл откроется только у владельца ключа. |
Важно про редактирование. Чтобы изменить файл, нажмите «Редактировать» (или «Занять») — файл выгрузится во временную папку и откроется в своей программе. После правок нажмите «Закончить редактирование» — 1С заберёт изменённую копию обратно в базу. Если просто закрыть файл, не «освободив» его, он останется «занятым» вами, и другой пользователь его не откроет на изменение.
4. Разобранный пример
Ситуация. 20 сентября 2026 года покупатель ТОО «Астана-Снаб» перечислил вам предоплату 1 160 000 ₸ по договору поставки. Ставка НДС в РК в 2026 году — 16%. На аванс вы выписали авансовый счёт-фактуру выданный.
НДС с аванса выделяется расчётным способом:
- НДС = 1 160 000 × 16 / 116 = 160 000 ₸;
- сумма без НДС = 1 160 000 − 160 000 = 1 000 000 ₸.
Проводки формирует сам документ поступления денег и счёт-фактура, а не справочник файлов. Для полноты картины они выглядят так:
| Операция | Дт | Кт | Сумма, ₸ |
|---|---|---|---|
| Поступила предоплата на текущий счёт | 1030 | 1210 | 1 160 000 |
| Начислен НДС с полученного аванса | 1210 (субсчёт «НДС с авансов») | 3130 | 160 000 |
Теперь работа со справочником файлов. Вы открываете этот авансовый счёт-фактуру и хотите приложить подтверждение:
- Нажимаете «Присоединённые файлы» → «Добавить файл с диска».
- Выбираете
Платёжка_112_20-09-2026.pdf. В карточке ставите наименование «Платёжное поручение №112 (аванс 1 160 000 ₸)», в комментарии — «оплата по договору №44 от 05.09.2026». - Сохраняете. Счётчик у кнопки «Присоединённые файлы» стал «1».
- Приходит подписанный скан договора — добавляете вторым файлом, при желании нажимаете «Подписать» и подписываете его своей ЭЦП: файл получает признак «Подписан ЭЦП» и блокируется от изменений.
Результат: рядом с авансовым ЭСФ на 1 160 000 ₸ (в т. ч. НДС 160 000 ₸) лежат платёжка и договор. При запросе контрагента или проверке вы открываете их из документа за пару секунд.
Обратите внимание: сам справочник никаких проводок и движений по бухгалтерским регистрам не делает. Суммы 1 160 000 и 160 000 ₸ приведены как контекст документа-владельца.
5. Виды операции
Как таковых «видов операции» у справочника нет — есть способы добавить и обработать файл:
- Добавить с диска — загрузить готовый файл с компьютера или из сетевой папки.
- Создать со сканера — отсканировать бумажный оригинал (акт, договор, платёжку).
- Создать по шаблону / новый документ — создать пустой файл Office внутри 1С.
- Добавить по ссылке (URL) — сохранить ссылку на внешний ресурс вместо самого файла.
- Подписать ЭЦП — заверить файл электронной подписью.
- Зашифровать / Расшифровать — защитить файл сертификатом.
- Просмотр / Редактирование с возвратом версии — открыть на чтение или на правку.
6. Что формируется при сохранении
Ещё раз, честно и прямо: проводок, движений по бухгалтерским регистрам, ЭСФ и СНТ этот справочник не создаёт. Электронный документ ЭСФ формирует и отправляет в ИС ЭСФ сам счёт-фактура, а не его вложения.
При сохранении файла происходит вот что:
- содержимое файла помещается в том хранения файлов (в базе или на диске — зависит от настройки функциональной опции «Хранить файлы в томах на диске»);
- заполняются служебные реквизиты (автор, даты, размер, расширение);
- если вы включили «Хранить версии» — создаётся первая версия, а при каждой правке добавляется новая;
- при подписании — сохраняется штамп ЭЦП, файл блокируется от изменений.
7. Печатные формы
Собственных печатных форм (в бухгалтерском смысле) у справочника нет — печатается сам приложенный файл. Из карточки/списка файла доступно:
- «Открыть» — просмотр файла в ассоциированной программе, откуда его можно распечатать;
- «Сохранить как…» — выгрузить копию файла на диск;
- «Печать» — прямая печать содержимого (для PDF/изображений/Office-файлов);
- для файлов с ЭЦП — «Сохранить с электронной подписью» (файл + отсоединённая подпись).
Печатные формы самого авансового счёта-фактуры (форма ЭСФ, счёт на оплату) печатаются из документа-владельца, а не отсюда.
8. Частые ошибки
«Превышен максимально допустимый размер файла» 1С ограничивает размер вложения (настройка в разделе «Администрирование» → «Настройки работы с файлами», параметр «Максимальный размер файла»). Уменьшите разрешение скана (300 dpi достаточно), сохраните в PDF или попросите администратора поднять лимит.
«Файл занят для редактирования пользователем …» Кто-то (возможно, вы сами с другого сеанса) открыл файл на редактирование и не завершил его. Попросите этого пользователя нажать «Закончить редактирование». Если сеанс завис — администратор освобождает файл командой «Снять пометку занятости».
«Не удалось сохранить файл в томе. Проверьте настройки томов хранения файлов» Указанный на сервере каталог тома недоступен или переполнен. Проверьте раздел «Администрирование» → «Настройки работы с файлами» → «Тома хранения файлов»: путь, права доступа и свободное место.
«Расширение файла запрещено» Администратор ограничил список разрешённых расширений (например, запрещены exe, bat). Переведите файл в разрешённый формат (PDF, JPG) или согласуйте расширение с администратором.
«Файл подписан электронной подписью и не может быть изменён» Подписанный ЭЦП файл редактировать нельзя — это защита целостности. Если правки действительно нужны, снимите подпись («Удалить подпись»), внесите изменения и подпишите заново.
9. FAQ
Проведёт ли этот справочник НДС по авансу? Нет. Справочник только хранит файлы. НДС с аванса (в примере 160 000 ₸ по ставке 16%) начисляет и учитывает сам счёт-фактура выданный на аванс и связанные документы.
Где физически лежат файлы — в базе или на диске? Зависит от настройки. По умолчанию — внутри информационной базы. Если включена опция «Хранить файлы в томах на диске», содержимое уходит в каталог тома на сервере, а в базе остаётся только ссылка. Это снижает размер базы.
Как отправить прикреплённый файл контрагенту прямо из 1С? Откройте список присоединённых файлов, выделите файл и используйте команду отправки по почте («Отправить»), если настроена учётная запись электронной почты в разделе «Администрирование».
Можно ли приложить несколько файлов к одному авансовому ЭСФ? Да, сколько угодно: платёжку, договор, переписку. Счётчик у кнопки «Присоединённые файлы» покажет их количество.
Что даёт кнопка «Подписать»? Файл заверяется вашей ЭЦП и блокируется от изменений. Это подтверждает, что после подписи содержимое не меняли. Признак «Подписан ЭЦП» появляется в карточке.
Удалил файл по ошибке — можно вернуть?
Удаление в 1С двухэтапное: сначала пометка на удаление, затем «Удаление помеченных объектов» администратором. Пока объект только помечен, снимите пометку в списке (по навигационной ссылке e1cib/list/Справочник.СчетФактураВыданныйАвансПрисоединенныеФайлы). После физического удаления восстановить можно только из резервной копии базы.
Зачем нужны версии файла? Если файл правят несколько раз (например, черновик пояснения), включённый флажок «Хранить версии» сохраняет все редакции. Можно вернуться к любой предыдущей через «Хранимые версии».
Влияет ли размер вложений на отправку ЭСФ в ИС ЭСФ? Нет. В ИС ЭСФ уходит сам электронный счёт-фактура по установленному формату. Присоединённые файлы — это внутренний архив в вашей базе, в госсистему они не передаются.
Можно ли открыть все вложения по всем авансовым ЭСФ разом?
Да, через навигационную ссылку на список справочника (e1cib/list/Справочник.СчетФактураВыданныйАвансПрисоединенныеФайлы). Но для повседневной работы удобнее заходить из конкретного документа.
Файл не открывается по двойному клику — что делать? Проверьте, установлена ли на компьютере программа для его расширения (для PDF — просмотрщик, для xlsx — Excel/аналог). 1С открывает файл во внешней программе, ассоциированной с расширением в операционной системе.
10. Смежные документы
- Документ-владелец: «Счёт-фактура выданный (на аванс)» — единственный «хозяин» этих файлов; справочник существует только в привязке к нему.
- На основании чего появляется аванс: поступление оплаты от покупателя (банковская выписка / приходный кассовый ордер) и договор с покупателем.
- Что идёт дальше: при отгрузке — «Реализация товаров и услуг» и обычный (отгрузочный) счёт-фактура, где ранее начисленный НДС с аванса зачитывается.
- Аналогичные служебные справочники: «Присоединённые файлы» есть почти у всех документов конфигурации (реализация, поступление, договоры) — работают они одинаково.
Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе»: там указаны версия платформы 1С:Предприятие и релиз конфигурации. Эта инструкция актуальна для релиза 3.4.5.21 конфигурации «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4). В других релизах названия команд и набор реквизитов могут незначительно отличаться.
Подготовлено для «Управление торговлей для Казахстана», релиз 3.4.5.21.