Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Вы перечислили поставщику предоплату за товар. Через пару дней он выписал в ИС ЭСФ счёт-фактуру на аванс. Вы открываете уведомление — а сумма или ставка НДС там не та, что в вашей платёжке: у вас оплата 1 160 000 ₸, а в ЭСФ поставщик почему-то поставил старую ставку 12 %. Регистрировать «как прислали» нельзя — потом не сойдётся зачёт НДС и не закроется аванс. Именно для этого случая и нужен документ «Счёт-фактура полученный (аванс)»: вы фиксируете у себя факт получения ЭСФ на выданный аванс, привязываете её к своей оплате и держите реестр полученных счетов-фактур в порядке.
1. Назначение
Документ регистрирует полученный от поставщика электронный счёт-фактуру (ЭСФ), выписанный на сумму вашего аванса (предоплаты). Он связывает ЭСФ на аванс с документом оплаты и попадает в реестр полученных счетов-фактур. Это документ покупателя: «полученный» — значит счёт-фактуру получили вы.
2. Где найти
Меню: Раздел «Закупки» → «Счета-фактуры полученные» → кнопка «Создать» → «Счёт-фактура полученный (аванс)».
Часть счетов-фактур на аванс удобнее вводить прямо из документа оплаты — об этом в разделе 10.
Навигационная ссылка 1С: e1cib/list/Документ.СчетФактураПолученныйАванс
Скопируйте её, нажмите в 1С «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» (или Ctrl+F11) и вставьте — откроется список документов сразу.
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или значок i в правом верхнем углу). В открывшемся окне видно версию платформы (1С:Предприятие 8.3.x) и релиз конфигурации — здесь должно быть 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана». Если релиз другой, отдельные поля и кнопки могут располагаться иначе.
3. Как заполнить
Заполняйте сверху вниз — так меньше ошибок с автоподстановкой.
| Поле | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|
| Организация (обязательное) | Ваша фирма-плательщик НДС. Если поставить организацию без свидетельства о постановке на НДС, зачёта не будет и документ проведётся «пустым». |
| Контрагент (обязательное) | Поставщик, которому вы платили аванс. От него подтягиваются БИН, договор, реквизиты для сверки с ИС ЭСФ. Неверный контрагент — счёт-фактура «повиснет» и не свяжется с оплатой. |
| Договор (обязательное) | Договор с видом «С поставщиком». По нему программа находит ваш выданный аванс. Пустой или чужой договор — аванс не подтянется, зачёт встанет некорректно. |
| Документ оплаты (основание) (обязательное) | Ваше «Списание с расчётного счёта» на аванс. Это ключевая связка: именно она делает ЭСФ «авансовой». Без неё документ регистрируется, но не привязывается к предоплате. |
| Номер и дата счёта-фактуры поставщика (обязательное) | Реквизиты из ЭСФ поставщика (не ваши внутренние). По ним налоговая сверяет встречные документы. Ошибётесь в номере/дате — расхождение в форме 300.00. |
| Регистрационный номер ЭСФ | 20-значный номер из ИС ЭСФ. Дубликат программа не пропустит. Нужен для сверки и выгрузки. |
| Сумма (обязательное) | Сумма аванса с НДС. Должна совпадать с суммой вашей оплаты. Расхождение — сигнал, что поставщик выписал ЭСФ не на всю предоплату. |
| Ставка НДС (обязательное) | В 2026 году — 16 %. Если в присланной ЭСФ стоит 12 %, это ошибка поставщика: попросите переоформить, иначе не сойдётся сумма налога. |
| Сумма НДС | Считается автоматически по формуле «в том числе»: Сумма × 16 / 116. Проверьте, что цифра совпала с ЭСФ поставщика. |
| Валюта | По умолчанию тенге (₸). Для валютного аванса ставьте валюту договора и курс на дату оплаты. |
| Комментарий | Свободное поле. Удобно писать «аванс по счёту №…», чтобы быстро находить документ. |
После заполнения — «Провести и закрыть».
4. Разобранный пример с проводками
Условие. ТОО «Ромашка» (плательщик НДС) заключило договор с ТОО «Астана Снаб» на поставку товара. Оплата — 100 % предоплата.
- 05.02.2026 перечислен аванс 1 160 000 ₸ (в т. ч. НДС 16 %).
- 07.02.2026 поставщик выписал ЭСФ на аванс на ту же сумму.
- 20.02.2026 поступил товар на 1 160 000 ₸ (без НДС — 1 000 000 ₸, НДС — 160 000 ₸).
Расчёт НДС в авансе: 1 160 000 × 16 / 116 = 160 000 ₸; сумма без НДС — 1 000 000 ₸.
Цепочка операций и проводки:
| Дата | Операция | Дт | Кт | Сумма, ₸ |
|---|---|---|---|---|
| 05.02 | Перечислен аванс поставщику | 1610 | 1030 | 1 160 000 |
| 07.02 | Счёт-фактура полученный (аванс) — регистрация ЭСФ | — движение в регистре учёта НДС (реестр полученных СФ) — | 160 000 | |
| 20.02 | Оприходован товар (без НДС) | 1330 | 3310 | 1 000 000 |
| 20.02 | Выделен НДС по товару (в зачёт) | 1420 | 3310 | 160 000 |
| 20.02 | Зачёт аванса | 3310 | 1610 | 1 160 000 |
Обратите внимание: по Налоговому кодексу РК НДС относится в зачёт по дате оборота — то есть при получении товара, а не при оплате аванса. Поэтому сам «Счёт-фактура полученный (аванс)» не даёт зачёта проводкой — он регистрирует полученную ЭСФ и наполняет реестр счетов-фактур. Зачёт НДС на 160 000 ₸ вы получаете 20.02, когда пришёл товар и появилась ЭСФ на реализацию. Авансовая ЭСФ нужна, чтобы её было с чем сопоставить в ИС ЭСФ и чтобы реестр был полным.
5. Виды операции
Документ узкоспециализирован — он всегда про полученную ЭСФ на выданный аванс (предоплату) поставщику. Внутри различаются варианты по способу ввода:
- По документу оплаты — вводится на основании вашего списания с расчётного счёта (основной путь).
- Вручную — когда оплата отражена отдельно и вы просто заносите факт получения ЭСФ.
- По валютной предоплате — с указанием валюты и курса на дату аванса.
6. Что формируется при проведении
- Движения в регистрах учёта НДС — документ попадает в реестр полученных счетов-фактур и в данные для декларации по НДС (форма 300.00), приложение по авансам.
- Связь с документом оплаты — авансовая ЭСФ «садится» на конкретное списание с расчётного счёта, чтобы при поступлении товара корректно закрыться.
- Данные для сверки с ИС ЭСФ — регистрационный номер, БИН поставщика, суммы. При обмене с ИС ЭСФ (кнопка «ЭСФ») документ сопоставляется с полученным из системы электронным счётом-фактурой; статус меняется на «Получен»/«Просмотрен».
- Проводки по счетам сам документ не делает — движение денег (1610/1030) отражает платёжка, а зачёт НДС (1420) — документ поступления товара. Отражение в регламентированном учёте зависит от настроек синхронизации с «Бухгалтерией для Казахстана»; это стоит проверить в вашей учётной политике.
7. Печатные формы
Документ электронный, поэтому основной «выход» — это ЭСФ в ИС ЭСФ, а не бумага. Из формы документа доступны:
- Счёт-фактура (печатная форма счёта-фактуры установленного в РК образца — для внутреннего контроля/архива);
- Реестр полученных счетов-фактур (через список документов, отбором за период);
- Печать с QR / просмотр ЭСФ — при выгруженной в ИС ЭСФ форме.
8. Частые ошибки
«Поле "Контрагент" не заполнено» — не выбран поставщик. Заполните контрагента; договор и оплата подтянутся после него.
«Не заполнен реквизит "Договор"» — не указан договор с видом «С поставщиком». Выберите нужный договор, иначе аванс не найдётся.
«Сумма документа не соответствует сумме аванса по договору» — в ЭСФ поставщик указал сумму, отличную от вашей оплаты. Сверьте с платёжкой; если ошибся поставщик — просите переоформить ЭСФ.
«Ставка НДС не соответствует ставке на дату документа» — в присланной ЭСФ стоит 12 % вместо 16 %. Не «подгоняйте» сумму вручную — верните ЭСФ поставщику на исправление, иначе разъедется сумма налога в форме 300.00.
«Регистрационный номер ЭСФ уже зарегистрирован в системе» — вы вводите дубль. Найдите ранее введённый документ (по номеру ЭСФ) и работайте с ним.
«Организация не является плательщиком НДС на дату документа» — у вашей организации нет свидетельства по НДС на дату аванса. Проверьте карточку организации: без статуса плательщика НДС зачёт невозможен.
9. FAQ
Дам ли я зачёт НДС сразу после этого документа? Нет. По НК РК зачёт возникает по дате оборота — при поступлении товара (работ, услуг) и получении ЭСФ на реализацию. Авансовая ЭСФ только регистрируется и наполняет реестр.
Какая ставка НДС в 2026 году? 16 %. Значение 12 % — из прежних периодов; в документе 2026 года его быть не должно.
Как считается НДС в сумме аванса? По формуле «в том числе»: Сумма × 16 / 116. С аванса 1 160 000 ₸ НДС = 160 000 ₸, сумма без налога — 1 000 000 ₸.
Поставщик прислал ЭСФ на сумму меньше моей оплаты — что делать? Значит, он выписал ЭСФ не на весь аванс. Зарегистрируйте по факту то, что есть, и запросите ЭСФ на остаток. Полностью аванс закроется только когда суммы совпадут.
Чем «Счёт-фактура полученный (аванс)» отличается от обычного «Счёта-фактуры полученного»? Обычный вводится на основании поступления товара и даёт зачёт НДС. Авансовый привязан к оплате (предоплате) и зачёта сам по себе не даёт.
Нужно ли вводить этот документ, если я работаю по постоплате? Нет. Авансовая ЭСФ появляется, только когда вы платите вперёд. При постоплате сразу регистрируется обычная полученная счёт-фактура на поступление.
Как связать документ с моей платёжкой? В поле «Документ оплаты» выберите ваше списание с расчётного счёта на аванс. Именно эта связка делает ЭСФ авансовой и обеспечивает корректный зачёт при поступлении.
Что будет, если не зарегистрировать полученную ЭСФ на аванс? Проводки по деньгам и товару не пострадают, но реестр полученных счетов-фактур окажется неполным, и авансовая ЭСФ поставщика не найдёт «пары» при сверке с ИС ЭСФ.
Можно ли аннулировать документ? Да — распроведите и пометьте на удаление, если ЭСФ ещё не сопоставлена и не ушла в отчётность. Если сверка уже прошла, сначала отзовите/скорректируйте ЭСФ в ИС ЭСФ.
10. Смежные документы
На основании чего вводится:
- «Списание с расчётного счёта» (оплата аванса поставщику) — основной документ-основание.
- Заказ поставщику / договор — как источник условий и суммы предоплаты.
Что связано далее:
- «Приобретение товаров и услуг» (Поступление) — при получении товара; вместе с обычной «Счётом-фактурой полученной» даёт зачёт НДС и закрывает аванс (Дт 3310 Кт 1610).
- Обмен с ИС ЭСФ — выгрузка/загрузка и сопоставление электронных счетов-фактур.
- Регламентированная отчётность по НДС (форма 300.00) — куда попадают данные реестра.
Как узнать свой релиз: «Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы и релиз конфигурации.
Методичка актуальна для релиза 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).