Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Клиент звонит и говорит: «Пришлите счёт, только с нашими реквизитами и печатью — скан». Вы делаете счёт на оплату, выгружаете его в PDF, ставите печать, сканируете. И теперь этот скан надо не потерять. Через месяц клиент скажет «вы прислали не то» — и вам нужен будет ровно тот файл, который ушёл. Вот тут и работает справочник «СчетНаОплатуКлиентуПрисоединённые файлы». Это хранилище файлов, привязанных к конкретному счёту: скан с печатью, письмо клиента, договор, переписка. Файл лежит внутри базы (или в томах) и всегда открывается из самого счёта — искать по папкам на диске не нужно.
Сразу важное: это служебный справочник. Вы почти никогда не открываете его напрямую и не создаёте элементы вручную. Вы работаете с ним через кнопку «Присоединённые файлы» в документе «Счёт на оплату клиенту». Бухгалтерских проводок, ЭСФ и СНТ он не формирует — файлы не влияют на учёт. Ниже — как этим пользоваться правильно.
1. Назначение
Справочник хранит файлы, прикреплённые к документам «Счёт на оплату клиенту»: сканы подписанных счетов, PDF для отправки клиенту, письма-заявки, копии договоров. Каждый элемент справочника — это один файл, жёстко связанный со своим счётом.
2. Где найти
Обычный путь — из самого счёта:
- CRM и маркетинг (или Продажи) → Счета на оплату клиентам.
- Откройте нужный счёт.
- На панели навигации формы или в меню «Ещё» → «Присоединённые файлы».
Откроется список файлов именно этого счёта. Оттуда добавляют, открывают, редактируют и удаляют вложения.
Открыть весь справочник целиком (обычно для администрирования) можно навигационной ссылкой. Скопируйте её, затем в 1С: Сервис → «Перейти по навигационной ссылке» (или Главное меню → Сервис):
e1cib/list/Справочник.СчетНаОплатуКлиентуПрисоединенныеФайлы
2а. Как узнать свой релиз
Справка → О программе (или Главное меню → Справка → О программе). В открывшемся окне видно версию платформы (например, 1С:Предприятие 8.3.x) и релиз конфигурации — «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Сверяйте релиз: расположение кнопок и набор реквизитов между версиями меняются.
3. Как заполнить
Файл не «заполняют» полями бухучёта — у него другой набор реквизитов. Порядок такой:
- Откройте счёт → «Присоединённые файлы».
- Нажмите «Добавить» и выберите способ:
- Из файла на диске — обычный выбор файла в проводнике;
- Со сканера — если подключён сканер (удобно для скана счёта с печатью);
- По шаблону — создать пустой документ Word/Excel из шаблона.
Дальше по реквизитам карточки файла:
| Реквизит | Обязательный | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Наименование | Да | Как файл называется в списке. По умолчанию — имя исходного файла. Назовите понятно («Счёт №312 подписанный»), иначе через месяц не найдёте нужный среди пяти сканов. |
| Файл-владелец / объект | Да (заполняется автоматически) | Ссылка на счёт. Заполняется сама при добавлении из счёта. Если создавать элемент напрямую в справочнике, связь не подтянется — файл «повиснет» без счёта. Поэтому добавляйте только из документа. |
| Расширение | Автоматически | Тип файла (pdf, jpg, docx). Определяется по исходнику. От него зависит, какой программой файл откроется. |
| Комментарий | Нет | Пометка для коллег: «отправлено клиенту 23.09», «ждём подпись». Помогает не задавать лишних вопросов. |
| Хранить версии | Нет | Если включить, при каждом изменении сохраняется предыдущая редакция — можно откатиться. Полезно для документов, которые правят. Для скана-картинки не нужно. |
| Подписан ЭЦП / Зашифрован | Нет | Признаки, что файл подписан электронной подписью или зашифрован. Ставятся при выполнении соответствующей команды, вручную не трогают. |
После добавления файл сохраняется в информационную базу (или в том хранения файлов, если он настроен администратором). Оригинал на диске уже не нужен.
Редактирование. Чтобы изменить содержимое, нажмите «Редактировать» — файл захватывается «на редактирование» (блокируется для других). После правок — «Закончить редактирование», чтобы вернуть изменённую версию в базу и снять блокировку. Если забыть закончить редактирование, коллеги увидят файл занятым вами.
4. Разобранный пример
Ситуация. Вы выставляете счёт клиенту ТОО «Астана-Снаб» на партию товара.
- Товар: 100 шт × 5 000 ₸ = 500 000 ₸ без НДС.
- НДС 16% (ставка РК на 2026 год): 80 000 ₸.
- Итого к оплате: 580 000 ₸.
Порядок:
- Создаёте «Счёт на оплату клиенту» на 580 000 ₸ (в т.ч. НДС 80 000 ₸).
- Печатаете форму «Счёт на оплату», ставите подпись и печать, сканируете в PDF.
- В счёте → «Присоединённые файлы» → «Добавить» → со сканера (или из файла). Называете «Счёт 000000312 от 23.09.2026, подписан».
- В комментарии: «Отправлен на почту klient@astana-snab.kz 23.09.2026».
Проводок нет. Ни счёт на оплату, ни присоединённый файл бухгалтерских проводок не делают — счёт на оплату это преддоговорный документ, он не отражает реализацию. Проводки появятся позже, когда вы оформите реализацию на основании этого счёта. Для наглядности — какими они будут на этих же цифрах:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1210 | 6010 | 500 000 | Признан доход от реализации (без НДС) |
| 1210 | 3130 | 80 000 | Начислен НДС 16% к уплате |
| 7010 | 1330 | (себестоимость) | Списана себестоимость товара |
А при оплате клиента:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1030 | 1210 | 580 000 | Поступили деньги на текущий счёт |
Присоединённый скан живёт рядом со счётом всё это время — как доказательство того, что и когда вы отправили клиенту.
5. Виды операций
Отдельных «видов операции», как у документа, у файла нет. Есть набор действий над вложением:
- Добавить (из файла, со сканера, по шаблону, из буфера обмена);
- Открыть / Просмотреть;
- Редактировать → Закончить редактирование (с блокировкой);
- Сохранить как — выгрузить файл обратно на диск;
- Подписать ЭЦП / Проверить подпись / Зашифровать;
- Хранить версии / Перейти к версиям — история изменений;
- Отправить — приложить файл к письму (если настроена учётная запись почты);
- Пометить на удаление.
6. Что формируется
Ничего в учёте. При добавлении файла:
- создаётся элемент справочника «СчетНаОплатуКлиентуПрисоединённые файлы»;
- двоичные данные файла записываются в базу или в том хранения файлов;
- при включённом версионировании — записи о версиях.
Бухгалтерских проводок нет. ЭСФ и СНТ не формируются, движений по регистрам учёта нет. Электронные документы (ЭСФ в ИС ЭСФ, СНТ) выписываются от документов реализации, а не от вложения к счёту. Присоединённый файл — это только хранение, он не участвует ни в налоговом, ни в товарном учёте.
7. Печатные формы
Собственной печатной формы у справочника нет — печатается сам файл средствами той программы, которой он открывается (PDF-ридер, Word, просмотрщик картинок).
Печатные формы относятся к документу-владельцу «Счёт на оплату клиенту»:
- Счёт на оплату (основная форма для клиента);
- Счёт-договор (если используется как оферта).
Именно эту распечатку вы и прикрепляете назад как скан с печатью.
8. Частые ошибки
«Файл занят для редактирования пользователем …» Кто-то (возможно, вы сами с другого сеанса) нажал «Редактировать» и не завершил. Попросите этого пользователя нажать «Закончить редактирование». Если это ваш «зависший» сеанс — администратор может отменить редактирование файла.
«Размер файла превышает максимально допустимый» Скан слишком тяжёлый. Уменьшите разрешение сканера (200–300 dpi достаточно) или сожмите PDF. Лимит настраивается администратором в разделе работы с файлами.
«Не указан том хранения файлов» / файл не сохраняется Настроено хранение в томах, но том не создан или недоступен по сети. Обратитесь к администратору: НСИ и администрирование → Настройки работы с файлами.
Файл добавлен, но не виден в счёте Элемент создали напрямую в справочнике, без привязки к документу. Такой файл «висит» без владельца. Правильно — добавлять только из счёта через «Присоединённые файлы».
«Изменения не сохранены» после правки открытого файла Вы правили файл во внешней программе, но не нажали в 1С «Закончить редактирование». 1С не подхватывает правки автоматически — обновлённую версию нужно вернуть командой завершения.
9. FAQ
Где физически хранятся присоединённые файлы? По умолчанию — внутри информационной базы. Если администратор настроил тома хранения (НСИ и администрирование → Настройки работы с файлами), файлы лежат в этих томах на диске/сервере, а в базе — только ссылки. Это снижает размер базы.
Можно ли прикрепить несколько файлов к одному счёту? Да, сколько угодно: подписанный скан, письмо клиента, копию договора, платёжку. Все они попадут в список «Присоединённые файлы» этого счёта.
Влияет ли присоединённый файл на сумму счёта, НДС или проводки? Нет. Это хранилище. Сумма счёта (например, 580 000 ₸ с НДС 16%) и все проводки определяются самим документом и последующей реализацией, файл на них не влияет.
Как отправить прикреплённый счёт клиенту прямо из 1С? Выделите файл → «Отправить». Если в базе настроена учётная запись электронной почты, откроется письмо с уже вложенным файлом.
Что делать, если случайно удалил файл? Если стоит только пометка на удаление — снимите её. Если файл уже удалён обработкой «Удаление помеченных объектов», восстановить его из базы нельзя — только загрузить заново с диска. Поэтому важные сканы дублируйте.
Можно ли подписать файл ЭЦП внутри 1С? Да, командой «Подписать» (нужен настроенный сертификат электронной подписи). У файла появится признак «Подписан ЭЦП», подпись можно проверить командой «Проверить».
Зачем нужно версионирование файлов? Если документ правят (например, шаблон письма), включённое хранение версий позволяет посмотреть и вернуть любую предыдущую редакцию. Для неизменных сканов это не нужно.
Файл открывается «только для чтения», как внести правки? Нажмите «Редактировать» — файл откроется с возможностью изменений и заблокируется для других пользователей. После правок обязательно «Закончить редактирование».
Считается ли присоединённый скан юридически значимым документом? Сам по себе скан — нет. Юридическую силу даёт электронная подпись (ЭЦП) на файле либо оригинал с «живой» подписью и печатью. Скан удобен для оперативной работы и как доказательство переписки.
Можно ли прикреплять файлы к нескольким счетам сразу? Нет. Каждый файл привязан к одному документу-владельцу. Для другого счёта файл добавляется отдельно (можно скопировать тот же файл с диска).
10. Смежные документы
- Владелец файла — «Счёт на оплату клиенту» (CRM и маркетинг / Продажи → Счета на оплату клиентам). Присоединённые файлы существуют только в связке с ним.
- Из счёта вводятся по основанию: «Реализация товаров и услуг» (даёт проводки 1210/6010, 1210/3130, 7010/1330 и ЭСФ/СНТ), «Поступление безналичных денежных средств» (1030/1210).
- Заказ клиента — часто счёт создаётся на его основании; к заказу тоже можно прикреплять свои файлы (отдельный справформат вложений).
Аналогичные справочники присоединённых файлов есть почти у каждого документа конфигурации (реализация, поступление, заказ) — механизм работы у них одинаковый.
Как узнать свой релиз
Справка → О программе. Там указаны версия платформы 1С:Предприятие и релиз конфигурации. Эта методичка проверена на «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, релиз 3.4.5.21. В других релизах расположение кнопки «Присоединённые файлы» и состав команд могут отличаться.