Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Поставщик прислал по почте PDF выгруженной из ИС ЭСФ счёт‑фактуры и скан бумажного экземпляра с печатью. Вы завели в базе документ «Счёт‑фактура полученный», а через месяц при сверке или на камералке налоговая просит подтверждающий файл. Искать письмо в почте — долго. Правильнее сразу прикрепить файл к самому документу. Именно эти прикреплённые файлы и хранятся в справочнике «СчётФактураПолученныйПрисоединённыеФайлы». Вы почти никогда не открываете его напрямую — вы работаете с ним через кнопку «Присоединённые файлы» в самом счёте‑фактуре. Но знать, как он устроен, полезно: от этого зависит, где физически лежат ваши сканы и не раздуют ли они базу.
1. Назначение
Это служебный справочник, который хранит файлы, прикреплённые к документу «Счёт‑фактура полученный»: сканы, PDF, XML‑выгрузки из ИС ЭСФ, письма. Каждая запись — один файл, привязанный к своему счёту‑фактуре. Своих проводок и налоговых движений справочник не делает — это «карман» для документов, а не учётный объект.
2. Где найти
Прямого пункта меню у этого справочника нет — и это нормально. Есть два пути:
Через документ (основной путь). Раздел «Закупки» → журнал «Счета‑фактуры полученные» (или откройте счёт‑фактуру из документа поступления) → в форме документа нажмите «Присоединённые файлы» (значок скрепки) на командной панели. Откроется список файлов именно этого счёта‑фактуры.
Списком всех файлов (для администратора). Через навигационную ссылку. Меню «Сервис» (или главное меню) → «Перейти по навигационной ссылке» → вставьте:
e1cib/list/Справочник.СчетФактураПолученныйПрисоединенныеФайлы
Второй способ показывает все файлы всех счетов‑фактур сразу — им удобно чистить базу и искать «потерянные» вложения.
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или значок ℹ️ / вопрос в правом верхнем углу). В окне вы увидите две строки: версию платформы «1С:Предприятие 8.3» и релиз конфигурации — здесь должно быть «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4 (3.4.5.21). Если у вас другой релиз, названия полей и кнопок могут чуть отличаться.
3. Как заполнить
Отдельную «карточку с нуля» вы обычно не создаёте. Файл появляется в справочнике, когда вы его прикрепляете. Порядок такой:
- Откройте нужный «Счёт‑фактуру полученный».
- Нажмите «Присоединённые файлы».
- В открывшемся списке нажмите «Добавить» и выберите способ:
- «Файл с диска» — выбираете готовый файл (PDF, скан, XML);
- «Со сканера» — если подключён сканер, сразу оцифровываете бумажный экземпляр;
- «По шаблону» — создаёте пустой файл из заготовки (используется редко).
После выбора откроется карточка файла. Разберём поля.
| Поле | Зачем нужно и что будет при ошибке |
|---|---|
| Наименование (обязательное) | Имя файла без расширения. По нему вы потом ищете вложение. Если оставить техническое имя вида «scan0001», через полгода не поймёте, что это. Пишите по делу: «ЭСФ №123 от ТОО Альфа». |
| Расширение | Тип файла (pdf, xml, jpg). Подставляется автоматически из исходного файла. Менять руками не нужно — иначе файл может не открыться нужной программой. |
| Автор | Кто прикрепил файл. Заполняется автоматически текущим пользователем. Это важно для разбора «кто и когда положил не тот скан». |
| Дата создания / Дата изменения | Служебные даты. Ставятся автоматически, вручную не трогаются. |
| Хранить файл в томах / в базе | Ключевой технический выбор. Если хранение файлов настроено «в базе» — файл лежит внутри информационной базы и раздувает её. Если «в томах на диске» — файл лежит на диске сервера, база остаётся лёгкой. Настраивается администратором в разделе «НСИ и администрирование». |
| Редактирует | Показывает, что файл кто‑то «занял» для правки. Пока стоит имя пользователя — другие правят только копию. Если забыть освободить файл, коллеги увидят «Файл занят». |
| Комментарий | Свободная заметка: например, «оригинал получен 15.02.2026, вернуть до сдачи ф.300.00». |
Обязательное для вас по сути одно — корректное «Наименование». Остальное система заполняет сама.
4. Разобранный пример
Вы получили от ТОО «Альфа» товар на 1 160 000 ₸, в том числе НДС 16% — 160 000 ₸ (стоимость без НДС 1 000 000 ₸). Поставщик выписал ЭСФ в ИС ЭСФ и прислал её PDF‑печать.
Ваши действия:
- Оформили «Поступление товаров и услуг» и на его основании — «Счёт‑фактуру полученный» на 1 160 000 ₸ (НДС 16% = 160 000 ₸).
- Открыли счёт‑фактуру → «Присоединённые файлы» → «Добавить» → «Файл с диска» → выбрали
ЭСФ_Альфа_123.pdf. - В поле «Наименование» написали:
ЭСФ №123 от 05.02.2026 ТОО Альфа. Сохранили.
Что при этом делает сам справочник присоединённых файлов: он создаёт запись, привязанную к счёту‑фактуре, и сохраняет двоичные данные PDF (в томе или в базе — по настройке). Никаких бухгалтерских проводок этот справочник не формирует. Файл — это подтверждающий документ, а не хозяйственная операция.
Проводки же делает документ‑основание (поступление/счёт‑фактура), к которому вы прикрепили файл. На этих цифрах в типовом плане счетов РК они выглядят так:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1330 | 3310 | 1 000 000 | Оприходован товар (без НДС) |
| 1420 | 3310 | 160 000 | НДС к зачёту (16%) по ЭСФ |
Итог по кредиту 3310 — 1 160 000 ₸ (задолженность перед ТОО «Альфа»). Прикреплённый PDF ЭСФ теперь навсегда «висит» рядом с документом: открыл счёт‑фактуру → скрепка → файл под рукой на любой сверке.
5. Виды операции
У служебного справочника нет «видов операции» в бухгалтерском смысле. На практике вы совершаете с файлом такие действия:
- Добавить — с диска, со сканера, по шаблону, а также перетаскиванием (drag‑and‑drop) файла в список.
- Открыть / Просмотреть — открывает файл в связанной программе.
- Занять для редактирования / Закончить редактирование — блокировка на время правки, чтобы двое не переписали друг друга.
- Сохранить копию — выгрузить файл обратно на диск.
- Подписать ЭП и Зашифровать — если в базе включена работа с электронной подписью.
- Пометить на удаление — файл удаляется штатной обработкой «Удаление помеченных объектов».
6. Что формируется при проведении
Справочник не проводится. У него нет движений по регистрам накопления, нет проводок, он не отправляет ЭСФ и СНТ в ИС ЭСФ (это делают отдельные документы «Счёт‑фактура (выданный)» и «СНТ»). При записи файла происходит только одно: создаётся элемент справочника и сохраняются двоичные данные файла — либо внутри информационной базы, либо в томе хранения на диске. Если файл подписан ЭП, дополнительно хранится сам файл подписи.
Проводки, ЭСФ, движения по регистрам НДС — всё это относится к документам, к которым файл прикреплён, а не к самому файлу.
7. Печатные формы
Собственных печатных форм у справочника присоединённых файлов нет — печатать «карточку файла» незачем. Вы работаете с исходным файлом напрямую:
- «Открыть» — просмотр файла в связанной программе (PDF откроется в просмотрщике PDF).
- «Печать» выполняется уже из программы, которая открыла файл.
- «Сохранить копию» — выгрузка файла на диск для отправки или печати.
8. Частые ошибки
- «Файл занят для редактирования пользователем …». Кто‑то нажал «Редактировать» и не закрыл файл. Решение: попросите его нажать «Закончить редактирование» либо администратор снимает блокировку через список файлов (команда «Освободить»).
- «Размер файла превышает допустимый». Срабатывает ограничение на максимальный размер вложения (задаётся в «НСИ и администрирование» → «Настройки работы с файлами»). Уменьшите скан (сохраните PDF с меньшим разрешением) или попросите администратора поднять лимит.
- «Хранилище файлов недоступно» / не находит том. Файлы настроены «в томах», а сетевой каталог тома недоступен или переехал. Проверьте настройку томов; до восстановления пути файл открыть нельзя, хотя запись в справочнике видна.
- База быстро растёт. Файлы хранятся «в базе», а не «в томах». Переключите хранение на тома — база перестанет пухнуть от сканов.
- «Изменение объекта запрещено». Файл помечен на удаление или у пользователя нет прав. Снимите пометку или проверьте роли.
9. FAQ
1. Чем этот справочник отличается от документа «Счёт‑фактура полученный»? Документ — это учётная запись с суммами, НДС 16% и проводками. Справочник — только хранилище прикреплённых к нему файлов (сканов, PDF, XML). Файл ничего не считает и не проводит.
2. Нужно ли мне вручную создавать элементы в этом справочнике? Нет. Вы прикрепляете файл через кнопку «Присоединённые файлы» в самом счёте‑фактуре, а запись создаётся автоматически.
3. Где физически лежат мои сканы? Либо внутри информационной базы, либо в томах на диске сервера — зависит от настройки «Хранение файлов» в «НСИ и администрирование». Для больших объёмов сканов выбирайте тома.
4. Могу ли я прикрепить XML‑выгрузку ЭСФ из ИС ЭСФ? Да, любой файл: XML, PDF, JPG, ZIP. Ограничение только по максимальному размеру, заданному администратором.
5. Файл виден в бухгалтерских отчётах и в декларации ф.300.00? Нет. Прикреплённый файл — это удобство хранения. На расчёт НДС, зачёт по ставке 16% и формы отчётности он не влияет; влияют суммы в документе.
6. Как подписать прикреплённый скан электронной подписью? Если в базе включена работа с ЭП, в списке файлов есть команда «Подписать ЭП». Она добавляет к файлу файл подписи, сам файл при этом не меняется.
7. Двое сотрудников хотят править один файл — что будет? Пока один «занял» файл (поле «Редактирует» заполнено), второй работает только с копией. Чтобы освободить — «Закончить редактирование».
8. Как удалить лишний файл? Пометьте его на удаление, затем запустите «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов». Прямое удаление недоступно, чтобы не потерять ссылки.
9. Открыл счёт‑фактуру — скрепки нет. Почему? Работа с файлами может быть отключена в настройках, или у вашего пользователя нет прав на присоединённые файлы. Обратитесь к администратору.
10. Можно ли перетащить файл мышкой? Да. Откройте список присоединённых файлов и перетащите файл из папки прямо в него (drag‑and‑drop).
10. Смежные документы
- На основании чего появляется: элемент этого справочника всегда привязан к конкретному документу «Счёт‑фактура полученный» — он и есть «владелец» файла.
- С чем связан по цепочке: «Счёт‑фактура полученный» вводится на основании «Поступления товаров и услуг» и соответствует входящей ЭСФ из ИС ЭСФ (при импорте — «Заявлению о ввозе»/СНТ).
- Аналоги в других документах: у каждого документа есть собственный справочник присоединённых файлов (например, у поступления, у счёта‑фактуры выданного). Устроены они одинаково — меняется только «владелец».
Как узнать свой релиз: «Справка» → «О программе». Там указаны версия платформы и релиз конфигурации.
Материал подготовлен для «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, релиз 3.4.5.21.