Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Контрагент прислал вам на почту подписанный скан акта выполненных работ. Через неделю бухгалтер контрагента звонит и говорит, что сумма не сходится, а оригинал куда-то делся между вашими папками «Входящие», «Сканы» и «Разобрать». Знакомо. Чтобы такое не повторялось, скан прикладывают прямо к документу «Реализация товаров и услуг» — файл всегда рядом с проводками, его видно любому, у кого есть доступ к документу, и он не теряется при переустановке компьютера.
Вот эти прикреплённые файлы и хранит служебный справочник «РеализацияТоваровУслугПрисоединенныеФайлы». Каждый элемент справочника — это один файл (скан, PDF, фото, xlsx), привязанный к конкретному документу реализации.
1. Назначение
Справочник хранит файлы, присоединённые к документам «Реализация товаров и услуг»: сканы актов и накладных, PDF договоров, фото, электронные подписи. Каждый элемент — один файл с историей версий и автором. Сам по себе он не делает проводок и не формирует ЭСФ/СНТ — это хранилище оригиналов рядом с документом.
2. Где найти
Напрямую этот справочник почти никогда не открывают — с ним работают из карточки документа реализации.
- Продажи → Документы продажи (реализация) → откройте нужный документ → на верхней панели формы кнопка «Присоединённые файлы» (значок скрепки) или «Ещё → Присоединённые файлы».
- В открывшемся списке — кнопки «Добавить» (Загрузить с диска / Отсканировать / Создать по шаблону), «Просмотреть», «Редактировать», «Сохранить изменения», «Освободить».
Открыть весь список файлов сразу (для администратора, поиска «осиротевших» файлов) можно по навигационной ссылке. Меню «Сервис» (или главное меню) → «Перейти по навигационной ссылке» и вставьте:
e1cib/list/Справочник.РеализацияТоваровУслугПрисоединенныеФайлы
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или значок «i» / меню по кнопке с логотипом в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите:
- версию платформы («1С:Предприятие 8.3.24…»);
- релиз конфигурации — «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)».
Если релиз отличается, названия кнопок и набор полей могут немного не совпадать с этой инструкцией.
3. Как заполнить
Отдельную «карточку файла» вы, как правило, не создаёте руками — она заводится автоматически, когда вы прикладываете файл. Но у неё есть поля, которые вы видите и можете менять.
| Поле | Зачем нужно / что будет при ошибке |
|---|---|
| Наименование (обязательное) | Как файл называется в списке. По умолчанию — имя файла с диска. Назовите по-человечески («Акт №12 подписанный»), иначе через месяц в списке будет десяток «image_2026_09_23». |
| Владелец файла (обязательное, заполняется автоматически) | Ссылка на документ реализации, к которому привязан файл. Меняется только программно. Если файл прикрепить не к тому документу — его никто не найдёт там, где ищет. |
| Расширение | pdf, jpg, xlsx… Определяется по исходному файлу. От него зависит, какой программой файл откроется на просмотр. |
| Автор | Кто загрузил файл. Ставится автоматически по текущему пользователю. Помогает понять, к кому идти с вопросом по скану. |
| Дата создания / изменения | Служебные даты. Дата изменения обновляется при каждой новой версии. |
| Комментарий | Свободный текст: «оригинал получен 23.09, скан цветной». Не обязателен, но экономит время. |
| Хранить версии | Флажок. Если включён — при каждом сохранении правок старая копия не затирается, а остаётся в истории. Для договоров и актов лучше держать включённым. |
| Запретить редактирование | Защита от случайной правки итогового подписанного скана. |
| Подписан ЭП / Зашифрован | Признаки, что к файлу приложена электронная подпись или он зашифрован. Ставятся при подписании/шифровании, вручную не редактируются. |
| Редактирует | Кто сейчас «занял» файл на редактирование. Пока стоит другой пользователь — вы файл не измените (см. «Частые ошибки»). |
Как приложить файл — по шагам:
- Откройте документ «Реализация товаров и услуг».
- Нажмите «Присоединённые файлы».
- «Добавить → Загрузить с диска» (или перетащите файл мышью прямо в окно списка).
- Выберите файл, при необходимости переименуйте в поле Наименование.
- Нажмите «Записать и закрыть». Файл лёг в базу и привязался к документу.
Чтобы изменить уже приложенный файл: выделите его → «Редактировать» (файл «занимается» за вами и открывается во внешней программе) → внесите правки → сохраните в программе → в 1С нажмите «Сохранить изменения» и «Освободить». Если забыть «Освободить» — файл останется заблокированным за вами, и коллеги его не откроют на правку.
4. Разобранный пример
Ситуация. 23.09.2026 вы отгрузили ТОО «Астана-Снаб» товар. Документ «Реализация товаров и услуг» № РТУ-000045:
- сумма без НДС — 1 000 000 ₸;
- НДС 16 % — 160 000 ₸;
- итого к оплате — 1 160 000 ₸;
- себестоимость отгруженного товара — 700 000 ₸.
Покупатель прислал подписанный со своей стороны скан акта. Вы открываете РТУ-000045 → «Присоединённые файлы» → «Загрузить с диска» → выбираете Акт_Астана-Снаб_45.pdf → переименовываете в «Акт №45 подписанный ТОО Астана-Снаб» → «Записать и закрыть». В справочнике появился новый элемент с владельцем «РТУ-000045».
Важно про проводки. Сам присоединённый файл проводок не делает — он ничего не двигает в учёте. Бухгалтерские записи формирует родительский документ реализации при проведении. По типовому плану счетов РК они такие:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Смысл |
|---|---|---|---|
| 1210 | 6010 | 1 000 000 | Признан доход от реализации покупателю |
| 1210 | 3130 | 160 000 | Начислен НДС к уплате (16 %) |
| 7010 | 1330 | 700 000 | Списана себестоимость реализованного товара |
Когда позже покупатель оплатит, поступление денег даст Дт 1030 Кт 1210 на 1 160 000 ₸. А приложенный вами скан всё это время висит рядом с документом — открыл РТУ-000045, нажал скрепку, и оригинал перед глазами.
5. Виды операции (что даёт объект)
У присоединённых файлов «видов операции» в бухгалтерском смысле нет, но есть набор действий:
- Загрузить с диска — добавить готовый файл с компьютера (или перетаскиванием).
- Отсканировать — получить файл сразу со сканера (если подключён и настроен TWAIN).
- Создать по шаблону — сформировать документ из заранее заготовленного шаблона (например, бланк письма).
- Редактировать / Сохранить изменения / Освободить — цикл правки с блокировкой файла за вами.
- Хранить и просматривать версии — вести историю изменений, откатываться к прошлой версии.
- Подписать ЭП / Зашифровать — приложить электронную подпись или зашифровать файл (если настроена криптография).
- Сохранить как — выгрузить файл обратно на диск или отправить по почте.
6. Что формируется при работе
- Запись в справочнике «РеализацияТоваровУслугПрисоединенныеФайлы» — карточка файла с автором, датами, размером.
- Сам файл сохраняется либо внутри информационной базы, либо в томе хранения файлов на диске/сервере (зависит от настройки «Работа с файлами» в разделе «Администрирование»).
- Версии файла — при включённом «Хранить версии» каждая правка складывается в историю.
- Проводок нет. Присоединённый файл не создаёт бухгалтерских записей и не двигает регистры товаров/расчётов — это делает только сам документ реализации.
- ЭСФ и СНТ этот объект не формирует. Электронную счёт-фактуру (ИС ЭСФ) и сопроводительную накладную на товары (СНТ) выписывают из самого документа «Реализация товаров и услуг» (кнопка «ЭСФ» / «СНТ»). Присоединённый файл может лишь хранить PDF-копию уже выписанной ЭСФ, если вы её туда положите.
7. Печатные формы
Собственных печатных форм у справочника присоединённых файлов нет — печатать «карточку файла» незачем. Вы печатаете содержимое файла средствами той программы, которой он открывается (PDF-ридер, Excel, просмотрщик изображений), либо печатаете сам документ реализации из его формы: Накладная (форма З-2), Акт выполненных работ, Счёт на оплату, Счёт-фактура (ЭСФ).
8. Частые ошибки
- «Файл занят для редактирования пользователем …» — кто-то (возможно, вы сами на другом компьютере) нажал «Редактировать» и не «Освободил». Попросите этого пользователя нажать «Освободить», либо администратор снимает блокировку через список файлов → «Ещё → Освободить».
- «Превышен максимальный размер файла» — файл больше допустимого лимита. Уменьшите размер скана (снизьте DPI/качество) или попросите администратора поднять лимит в «Администрирование → Работа с файлами».
- «Не настроен ни один том хранения файлов» / файлы не сохраняются — включено хранение в томах, но сам том не создан. Администратор заводит том в разделе настроек работы с файлами и указывает путь.
- «Недостаточно прав доступа» при попытке открыть файл — у пользователя нет прав на документ-владелец. Права на файл наследуются от прав на реализацию: дайте доступ к документу — появится доступ к файлу.
- Файл открылся на просмотр, правки не сохранились — вы открыли через «Просмотреть», а не «Редактировать». Просмотр открывает копию только для чтения. Для правки — «Редактировать» → «Сохранить изменения».
9. FAQ
Вопросы и ответы вынесены в блок ниже.
10. Смежные документы
- Владелец (на основании чего существует файл): документ «Реализация товаров и услуг». Без него присоединённый файл не создаётся — прикреплять можно только к конкретному документу.
- Что связано рядом: ЭСФ (электронная счёт-фактура) и СНТ, выписанные из этого же документа реализации; договор с контрагентом (скан можно приложить и к нему, но там свой справочник присоединённых файлов); платёжные документы на оплату этой реализации.
- Куда ещё цепляют файлы: аналогичные справочники «…ПрисоединенныеФайлы» есть почти у всех документов и справочников (Поступление, Счёт, Контрагент), логика работы с ними одинаковая.
Как узнать свой релиз: «Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы и релиз конфигурации.
Материал подготовлен для «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, релиз 3.4.5.21.