Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3).
Контрагент прислал вам скан подписанного акта выполненных работ. Сумма у него — своя, у вас в базе — своя, и через полгода при сверке никто не вспомнит, чей скан «правильный». Вы открываете «Акт выполненных работ» в 1С, нажимаете скрепку — и кладёте PDF прямо внутрь документа. Теперь файл живёт вместе с актом: не в папке «Загрузки», не в почте, а в базе. Вот за это и отвечает справочник «АктВыполненныхРаботПрисоединенныеФайлы» — служебное хранилище файлов, привязанных к конкретному акту.
Сразу важное: это не документ. Он не делает проводок, не формирует ЭСФ и не двигает склад. Он хранит файлы и их версии. Проводки и электронные документы делает сам «Акт выполненных работ» — о нём в примере ниже.
1. Назначение
Справочник хранит файлы, прикреплённые к документу «Акт выполненных работ»: сканы подписанных актов, договоры, доверенности, фото, переписку. У каждого файла — свой владелец (конкретный акт), автор, дата, размер, история версий и, при необходимости, электронная подпись. Смысл один: доказательная база лежит внутри 1С рядом с документом, а не в разрозненных папках.
2. Где найти
Напрямую справочник открывать не нужно — с ним работают из документа:
- Раздел «Продажи» (или «Закупки», если акт от поставщика) → журнал документов → откройте нужный «Акт выполненных работ».
- На форме документа — команда «Присоединённые файлы» (значок скрепки 📎, обычно в верхней командной панели или в меню «Ещё»).
- В открывшемся списке — кнопки «Добавить» → «Файл с диска», «Отсканировать», «Создать по шаблону».
Открыть весь список файлов служебно (например, для чистки или поиска) можно по навигационной ссылке. Скопируйте её, затем в 1С: «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» (или Ctrl+клик по адресу):
e1cib/list/Справочник.АктВыполненныхРаботПрисоединенныеФайлы
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (в интерфейсе «Такси» — значок «i» или главное меню → «О программе»). В открывшемся окне: версия платформы 1С:Предприятие 8.3 и строка «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3 (3.4.5.21)». Если у вас релиз старше — расположение кнопки скрепки и набор форматов подписи могут отличаться.
3. Как заполнить
Отдельной «карточки для ручного ввода» здесь нет — почти всё 1С заполняет за вас при добавлении файла. Но понимать поля нужно.
| Поле | Зачем оно | Что будет, если неверно |
|---|---|---|
| Наименование (обязательное) | Имя файла в списке. По умолчанию — имя исходного файла без расширения. | Оставите «Документ (1)» — через месяц не найдёте нужный скан среди десятка одинаковых. Дайте говорящее имя: «Акт №14 подписанный». |
| Владелец (обязательное, заполняется автоматически) | Ссылка на конкретный «Акт выполненных работ». Именно она привязывает файл к документу. | Вручную не трогайте. Если добавляли файл из другого документа — он «прилипнет» не к тому акту, и в нужном его не будет видно. |
| Расширение файла | pdf, jpg, docx, xml… Определяет, чем файл откроется. | Смените расширение вручную — файл перестанет открываться нужной программой. |
| Автор | Кто загрузил файл. Ставится текущий пользователь. | Полезно для разбора «кто это положил». Менять смысла нет. |
| Дата создания / Дата изменения | Когда файл добавлен и когда правился. | Заполняется автоматически, служит для сортировки и поиска актуальной версии. |
| Размер | Объём файла. | Крупные файлы (десятки МБ) раздувают базу — сканируйте в разумном разрешении. |
| Хранить версии | Флажок: вести ли историю правок файла. | Включён — каждое сохранение создаёт новую версию, старые не теряются. Выключен — правки затирают друг друга. |
| Редактирует (Занят) | Кто открыл файл на редактирование. | Пока файл «занят» другим пользователем, вы откроете только копию для чтения. Освобождается кнопкой «Закончить редактирование». |
| Подписан ЭЦП | Признак и сами подписи файла. | Подписанный файл нельзя менять — иначе подпись станет недействительной. |
| Зашифрован | Файл зашифрован сертификатом. | Без нужного закрытого ключа расшифровать и открыть не получится. |
Как добавить файл — по шагам:
- В акте нажмите скрепку «Присоединённые файлы».
- «Добавить» → «Файл с диска» (или перетащите файл мышью прямо в окно списка — 1С это поддерживает).
- Выберите файл, при необходимости поправьте Наименование.
- Нажмите «Записать и закрыть». Файл загрузился в базу.
- Чтобы посмотреть — двойной клик по строке (откроется во внешней программе). Чтобы отредактировать — «Редактировать», после правок — «Закончить редактирование» (тогда сохранится новая версия).
4. Разобранный пример
Ситуация. Вы оказали услуги ТОО «Астана-Строй» на сумму 1 160 000 ₸ и выставили «Акт выполненных работ». Клиент подписал бумажный экземпляр и прислал скан. Вы хотите хранить его в базе.
Числа по акту (Казахстан, 2026):
- Стоимость услуг без НДС: 1 000 000 ₸
- НДС 16 %: 160 000 ₸
- Итого к оплате: 1 160 000 ₸
Проводки формирует сам документ «Акт выполненных работ» (не справочник файлов!):
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Смысл |
|---|---|---|---|
| 1210 | 6010 | 1 000 000 | Доход от реализации услуг |
| 1210 | 3130 | 160 000 | НДС к уплате (16 %) |
Когда «Астана-Строй» оплатит, поступление денег даст:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ |
|---|---|---|
| 1030 | 1210 | 1 160 000 |
Что делаете со скан-файлом: открываете этот акт → скрепка → «Добавить» → выбираете Акт_14_подписан.pdf. Файл попадает в справочник «АктВыполненныхРаботПрисоединенныеФайлы» со значениями: Наименование = «Акт №14 подписанный», Владелец = «Акт выполненных работ №14 от 23.09.2026», Расширение = pdf, Автор = вы, Дата создания = 23.09.2026. Проводок этот файл не создаёт — он лишь прикреплён к акту. Теперь при любой сверке вы за две секунды показываете и цифры (1 160 000 ₸), и подписанный оригинал.
5. Виды операции
У справочника присоединённых файлов нет «видов операции» как у документа. Есть набор действий над файлом:
- Добавить — с диска, сканированием, по шаблону, из буфера/перетаскиванием.
- Просмотреть — открыть во внешней программе только для чтения.
- Редактировать / Закончить редактирование — правка с сохранением новой версии.
- Хранить и просматривать версии — история изменений, откат к предыдущей версии.
- Подписать ЭЦП — прикрепить электронную подпись к файлу.
- Зашифровать / Расшифровать — по сертификату.
- Сохранить как — выгрузить файл обратно на диск.
- Пометить на удаление — файл убирается из базы через «Удаление помеченных объектов».
6. Что формируется при работе с файлом
Ещё раз, чётко: сам справочник присоединённых файлов проводок и электронных документов не формирует. ЭСФ (в ИС ЭСФ) и СНТ при необходимости выписывает документ «Акт выполненных работ»/сопутствующая реализация, а бухгалтерские проводки (1210/6010, 1210/3130 и т. д.) делает проведение самого акта.
Что происходит при добавлении файла:
- В справочнике «АктВыполненныхРаботПрисоединенныеФайлы» создаётся элемент с ссылкой на владельца-акт.
- Двоичные данные файла кладутся в базу (в хранилище значения) либо в том хранения файлов, если у вас настроено хранение в томах на диске.
- Из файла извлекается текст для полнотекстового поиска (по содержимому pdf/docx можно искать).
- При включённом версионировании каждая правка создаёт запись версии файла.
- Подпись/шифрование сохраняются вместе с файлом как его реквизиты.
7. Печатные формы
Собственных печатных форм у справочника присоединённых файлов нет — печатать вы будете сам «Акт выполненных работ». Из документа доступны, как правило:
- Акт выполненных работ (оказанных услуг) — основная печатная форма.
- Счёт на оплату.
- Электронный счёт-фактура (ЭСФ) — печатное представление из ИС ЭСФ.
- СНТ — при перемещении сопутствующих ТМЦ (если применимо к операции).
Присоединённый файл вы просто открываете или сохраняете на диск кнопкой «Сохранить как» — печать идёт средствами той программы, что открыла файл (например, просмотрщик PDF).
8. Частые ошибки
«Файл занят для редактирования пользователем …» Кто-то (возможно, вы сами на другом компьютере) открыл файл на правку и не завершил. Дождитесь освобождения или попросите пользователя нажать «Закончить редактирование». Если сеанс завис — администратор снимает блокировку через список файлов.
«Размер файла превышает допустимый» В настройках работы с файлами задан лимит. Уменьшите файл (сожмите PDF, снизьте разрешение скана) или попросите администратора поднять лимит в «Администрирование» → «Настройки работы с файлами».
«Не удалось сохранить файл в томе. Каталог тома недоступен» Файлы хранятся в томе на диске/сетевой папке, а путь недоступен (нет прав, папка отключена). Проверьте доступность каталога тома и права пользователя сервера 1С на запись.
«Электронная подпись файла недействительна» Файл изменили после подписания. Подпись привязана к содержимому. Восстановите исходную версию из истории версий и подпишите заново — редактировать подписанный файл нельзя.
Файл не виден в акте, хотя вы его добавляли Скорее всего он привязан к другому владельцу (добавляли из соседнего документа). Откройте список по навигационной ссылке, проверьте колонку «Владелец» и при необходимости перенесите/пересоздайте файл в нужном акте.
База сильно «раздулась» Все файлы лежат внутри информационной базы. Настройте хранение файлов в томах на диске — база станет легче, а бэкапы быстрее.
9. FAQ
Как прикрепить скан к акту выполненных работ? Откройте акт, нажмите скрепку «Присоединённые файлы», «Добавить» → «Файл с диска», выберите скан, «Записать и закрыть». Можно просто перетащить файл мышью в окно списка.
Создаёт ли этот справочник проводки или ЭСФ? Нет. Он только хранит файлы. Проводки (например, Дт 1210 Кт 6010 и Дт 1210 Кт 3130 на НДС 16 %) и электронные документы формирует сам «Акт выполненных работ».
Где физически лежат файлы — в базе или на диске? Зависит от настройки. По умолчанию — внутри информационной базы. Если настроены тома хранения, файлы лежат в каталоге на диске/сервере, а в базе — только ссылка.
Можно ли вернуть предыдущую версию файла? Да, если включено хранение версий. Откройте файл → «Версии», выберите нужную и сделайте её активной. Без версионирования правки затирают друг друга безвозвратно.
Почему не могу отредактировать файл — открывается только для чтения? Файл «занят» другим пользователем либо подписан ЭЦП. В первом случае дождитесь освобождения, во втором — редактировать подписанный файл нельзя, иначе подпись станет недействительной.
Как удалить лишний файл? Выделите его в списке и «Пометить на удаление». Физически он уйдёт после «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов».
Ищет ли 1С по содержимому вложенных PDF? Да, при включённом полнотекстовом поиске из файла извлекается текст, и вы находите документ по словам внутри вложения.
Файл большой — что делать? Сожмите скан (меньше DPI, ч/б), либо попросите администратора настроить хранение в томах и поднять лимит размера. Хранить десятки МБ фото внутри базы не стоит.
Можно ли подписать вложение ЭЦП прямо в 1С? Да. В списке файлов есть команда «Подписать ЭЦП» — понадобится установленный сертификат и криптопровайдер. После подписания файл фиксируется и не подлежит правке.
Виден ли файл другим пользователям? Да, любой пользователь с правами на этот акт видит и открывает прикреплённые файлы — в этом и смысл: единый источник вместо личных папок.
10. Смежные документы
- Владелец файла — «Акт выполненных работ» (реализация/приобретение услуг). Справочник существует только «под» этим документом: нет акта — нет и присоединённых файлов.
- На основании акта вводятся: ЭСФ (в ИС ЭСФ), Счёт на оплату, документы оплаты (Поступление на расчётный счёт → Дт 1030 Кт 1210), при необходимости СНТ.
- Похожие справочники присоединённых файлов есть почти у каждого документа и справочника (у реализации, поступления, договоров) — механизм один и тот же, отличается только владелец.
Как узнать свой релиз: «Справка» → «О программе». Там указаны версия платформы 1С:Предприятие 8.3 и релиз конфигурации. Данная методичка актуальна для «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3, релиз 3.4.5.21. На других релизах расположение кнопки «Присоединённые файлы» и набор форматов подписи могут отличаться.