Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
1. Назначение
Контрагент прислал вам акт о расхождениях после отгрузки, а у вас по учёту другая сумма или другое количество. Пока разбираетесь, на руках копятся бумаги: скан подписанного акта, фото повреждённого товара на приёмке, письмо-претензия от покупателя, скорректированная накладная. Всё это нужно держать рядом с документом, а не в почте и не в папке «Разное» на рабочем столе. Именно для этого служит справочник «АктОРасхожденияхПослеОтгрузкиПрисоединённыеФайлы» — он хранит все файлы, прикреплённые к конкретному документу «Акт о расхождениях после отгрузки». Это служебный (подчинённый) справочник подсистемы «Работа с файлами»: сам по себе он не делает проводок и не выписывает ЭСФ — он обеспечивает, чтобы вложения всегда открывались из карточки документа-владельца.
2. Где найти
Отдельного пункта меню у этого справочника нет — и это нормально. К нему обращаются изнутри документа:
- Раздел «Продажи» → журнал «Акты о расхождениях после отгрузки» (или откройте нужный документ из списка возвратов/корректировок).
- Откройте карточку акта.
- На верхней командной панели нажмите «Присоединённые файлы» (значок «скрепка», иногда подпись «Файлы»). Откроется список файлов именно этого акта.
Прямая навигационная ссылка на весь справочник (для администратора и для быстрой проверки):
e1cib/list/Справочник.АктОРасхожденияхПослеОтгрузкиПрисоединённыеФайлы
Чтобы перейти: «Сервис» (или меню «Главное») → «Перейти по навигационной ссылке» → вставьте строку → «Перейти». Откроется общий список всех файлов по всем актам сразу — удобно для аудита «что и кем прикреплено».
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» (значок «?» в правом верхнем углу) → «О программе». В открывшемся окне вы увидите две строки: версию платформы (например, 8.3.25.xxxx) и релиз конфигурации — «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Инструкция ниже относится именно к 3.4.5.21; в соседних релизах набор кнопок в форме файла может чуть отличаться.
3. Как заполнить
Отдельную «карточку файла» вручную с нуля вы обычно не создаёте — она заполняется автоматически при добавлении файла. Но знать поля стоит: от них зависит, найдёте ли вы файл потом.
| Поле | Зачем нужно | Что будет, если заполнить неверно |
|---|---|---|
| Владелец (обязательное, ставится системой) | Привязка файла к конкретному акту о расхождениях | Если случайно откроете файл через общий список и не увидите владельца — файл «повиснет» без документа, найти его можно будет только поиском |
| Наименование (обязательное) | Имя файла в списке. По умолчанию берётся имя исходного файла | Если оставить «Документ1» / «IMG_20260923» — через месяц не поймёте, что это. Пишите по-человечески: «Акт расхождений подписанный», «Фото боя короб 3» |
| Файл (обязательное) | Само вложение (сканы, PDF, JPG, XLSX). Загружается кнопкой «Добавить» → «Из файла на диске» или перетаскиванием | Пустая карточка без данных занимает место и путает. Если файл «битый» — при открытии будет ошибка внешней программы |
| Автор | Кто добавил файл. Ставится автоматически по текущему пользователю | Само по себе не редактируется; важно для разбора «кто приложил не тот скан» |
| Дата создания / изменения | Когда файл добавлен и когда правился в последний раз | Ставятся автоматически; ориентир для версий |
| Комментарий | Пояснение к файлу: «получено от покупателя 22.09», «черновик, не подписан» | Пустой комментарий = коллега не поймёт статус документа |
| Подписан ЭЦП | Признак, что к файлу приложена электронная подпись | Если ждёте подписанный акт, а признака нет — значит, подпись не прикреплена, юридической силы у скана меньше |
| Редактирует (Занят) | Кто взял файл «на редактирование» | Пока файл «занят» другим пользователем, вы увидите его только для чтения — это не ошибка, а защита от одновременной правки |
Как приложить файл — пошагово:
- В форме «Присоединённые файлы» нажмите «Добавить» → «Из файла на диске» (либо «Сканировать», если подключён сканер, либо просто перетащите файл мышью в окно).
- Выберите файл, при необходимости измените Наименование.
- Впишите Комментарий — статус документа.
- Нажмите «Записать и закрыть». Файл сохранится в томе хранения файлов или в базе (зависит от настроек в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройки работы с файлами»).
4. Разобранный пример
Ситуация. 22.09.2026 вы отгрузили ТОО «Береке» товар на 1 160 000 ₸ с НДС: база 1 000 000 ₸ + НДС 16 % = 160 000 ₸. При приёмке покупатель нашёл бой: 5 коробок из 100. Он оформляет со своей стороны акт о расхождениях на сумму боя — база 50 000 ₸, НДС 16 % = 8 000 ₸, итого 58 000 ₸. Вы соглашаетесь и оформляете в 1С документ «Акт о расхождениях после отгрузки».
Что происходит с самим актом (документ-владелец) — для контекста:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1330 | 1210 (сторно/корр.) | 50 000 | Возврат/списание себестоимости боя |
| 6010 | 1210 | 50 000 | Уменьшение дохода от реализации |
| 3130 | 1210 | 8 000 | Корректировка НДС к уплате (16 %) |
(Точный состав проводок формирует сам документ «Акт о расхождениях после отгрузки» и связанная корректировка реализации; счета РК: 1210, 1330, 6010, 3130.)
А теперь — роль справочника присоединённых файлов. Пока идёт согласование, вы прикладываете к этому акту:
Акт_расхождений_Береке_подписанный.pdf— Комментарий: «Подписан обеими сторонами 22.09», признак «Подписан ЭЦП» = да;Фото_бой_короба.jpg— Комментарий: «5 коробок, вскрытие при водителе»;Претензия_вх_№142.pdf— Комментарий: «Входящее письмо покупателя».
Важно понимать: при добавлении этих трёх файлов никаких бухгалтерских проводок не возникает — Дт/Кт и корректировку НДС делает документ-акт, а не карточка файла. Справочник лишь фиксирует три записи с владельцем «Акт о расхождениях после отгрузки № … от 22.09.2026», авторами, датами и размерами. Через полгода при налоговой проверке вы открываете акт, жмёте «Присоединённые файлы» — и все три подтверждающих документа под рукой, привязаны к конкретной сумме 58 000 ₸.
5. Виды операции
Справочник не документ, «видов операции» в бухгалтерском смысле у него нет. Но с файлом доступен набор действий:
- Добавить из файла на диске — загрузить готовый файл.
- Сканировать — получить файл напрямую со сканера (TWAIN).
- Создать по шаблону — из встроенного шаблона (например, письмо).
- Открыть / Открыть карточку — просмотр файла и его свойств.
- Редактировать → Закончить редактирование / Отменить — механизм «занял–правил–вернул» с созданием версии.
- Сохранить как — выгрузить копию на диск.
- Подписать ЭЦП / Добавить штамп времени — если подключена криптография.
- Пометить на удаление — файл убирается из активного списка (окончательно удаляется через «Удаление помеченных объектов»).
6. Что формируется при добавлении файла
Ещё раз прямо: проводок, движений по регистрам учёта, ЭСФ и СНТ этот справочник не формирует. ЭСФ (в ИС ЭСФ) и СНТ выписываются документами реализации/корректировки и самим актом о расхождениях, а не карточкой вложения.
При записи файла происходит только следующее:
- создаётся элемент справочника с заполненными Владелец, Наименование, Автор, Дата, Размер, Расширение;
- бинарные данные сохраняются в томе хранения файлов (каталог на диске/сервере) либо в информационной базе;
- при повторном редактировании создаётся новая версия файла (если версионирование включено) — старую можно восстановить;
- ставится/снимается признак «Занят» при взятии на редактирование.
7. Печатные формы
Собственной печатной формы у справочника присоединённых файлов нет — «печатается» не карточка, а сам вложенный файл. Из формы файла доступно:
- Открыть — открыть во внешней программе (PDF-ридер, просмотрщик изображений, Excel) и печатать оттуда;
- Сохранить как — выгрузить на диск для печати;
- Печать штампа/протокола ЭЦП — если файл подписан (печать «Листа согласования»/сведений о подписи).
Печатные формы самого расхождения (акт, счёт-фактура-корректировка) относятся к документу-владельцу, а не к этому справочнику.
8. Частые ошибки
«Файл занят для редактирования пользователем …» Кто-то взял файл «на редактирование» и не завершил. Попросите его нажать «Закончить редактирование», либо администратор снимает блокировку через «Освободить» в списке файлов. До этого файл открывается только для чтения.
«Превышен максимальный размер файла» В настройках работы с файлами задан лимит. Уменьшите вложение (сожмите PDF/фото) или администратор увеличивает лимит в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройки работы с файлами».
«Ошибка при работе с файлом: не удалось поместить файл в хранилище (том)» Недоступен или переполнен том хранения файлов на сервере. Проверьте права на сетевой каталог и свободное место; при отсутствии тома файлы должны храниться в базе.
«У пользователя недостаточно прав на объект: Справочник.АктОРасхожденияхПослеОтгрузкиПрисоединённыеФайлы» Нет права на присоединённые файлы. Администратор добавляет роль работы с файлами в профиле пользователя.
Файл добавился, но не виден в списке акта Скорее всего у файла проставлена пометка удаления либо вы смотрите не тот документ-владелец. Снимите пометку и убедитесь, что открыли «Присоединённые файлы» именно из нужного акта.
9. FAQ
В: Делает ли этот справочник проводки Дт/Кт? О: Нет. Проводки (корректировка дохода 6010, себестоимости 1330, НДС 3130) делает документ «Акт о расхождениях после отгрузки». Справочник только хранит вложенные файлы.
В: Выписывается ли из него ЭСФ или СНТ? О: Нет. ЭСФ (ИС ЭСФ) и СНТ выписываются документами реализации и корректировки, не карточкой файла.
В: Где физически лежат файлы — в базе или на диске? О: Зависит от настроек «Работа с файлами». Либо в томе (каталог на сервере/сети), либо внутри информационной базы. Смотрите «НСИ и администрирование» → «Настройки работы с файлами».
В: Можно ли приложить несколько файлов к одному акту? О: Да, сколько угодно — скан акта, фото, письма-претензии. У каждого своя карточка, у всех один владелец — ваш акт.
В: Как вернуть предыдущую версию файла? О: Если включено версионирование — откройте карточку файла, вкладку/команду «Версии», выберите нужную и «Сделать активной».
В: Что значит «Подписан ЭЦП»? О: К файлу приложена электронная подпись. Для акта, полученного от покупателя, это подтверждает юридическую силу скана. Без криптосредств признак не проставить.
В: Можно ли удалить файл насовсем? О: Сначала «Пометить на удаление», затем администратор запускает «Удаление помеченных объектов». Прямое удаление одним кликом не предусмотрено — это защита от потери документов.
В: Файл открывается только для чтения, хотя я автор. Почему? О: Он «занят» на редактирование (возможно, вами же в другой сессии). Нажмите «Закончить редактирование» или «Отменить редактирование».
В: Виден ли файл другим пользователям? О: Да, если у них есть права на документ-владелец и на работу с файлами. Все, кто открывает акт, видят те же вложения.
В: Влияет ли размер вложений на скорость базы? О: При хранении в базе — да, крупные файлы её раздувают. Для больших объёмов настройте хранение в томах на диске.
10. Смежные документы
- Документ-владелец: «Акт о расхождениях после отгрузки» (раздел «Продажи») — именно из него открывается этот справочник и к нему привязаны все файлы.
- На основании чего появляется ситуация: «Реализация товаров и услуг», «Корректировка реализации», «Возврат товаров от покупателя» — первичные документы, к расхождениям по которым готовится акт.
- Что формируется дальше по акту: корректировочная ЭСФ (ИС ЭСФ), СНТ, корректировочные проводки по счетам 1210, 1330, 6010, 3130.
- Аналогичные служебные справочники: «ПрисоединённыеФайлы» есть почти у каждого документа конфигурации — механизм работы одинаков.
Как узнать свой релиз: «Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы (8.3.x) и релиз конфигурации.
Методичка подготовлена для «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, релиз 3.4.5.21.