Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Вечер. Кассир сдал дневную выручку инкассатору — по вашим данным ушло 800 000 ₸. На следующий день смотрите выписку банка: зачислено 798 500 ₸. Полторы тысячи «испарились» — то ли пересчитали неверно, то ли попалась поддельная банкнота. В учёте деньги «в пути» так и висят, выписка не сходится с кассой, а закрыть день надо. Вот ровно для этой ситуации и существует документ «Отражение расхождений при инкассации денежных средств». Он списывает разницу между сданной и зачисленной суммой — как недостачу или как излишек — и закрывает «зависшие» деньги в пути.
1. Назначение
Документ фиксирует расхождение между суммой, переданной на инкассацию, и суммой, фактически зачисленной банком на текущий счёт. Он закрывает остаток на счёте «денежные средства в пути» и относит разницу на недостачу (виновное лицо / расходы) либо на излишек (прочие доходы).
2. Где найти
Путь в интерфейсе:
Раздел «Казначейство» (или «Деньги») → «Инкассация денежных средств» → в форме списка кнопка «Создать на основании» → «Отражение расхождений при инкассации».
Часто документ вводят прямо из закрытой инкассации, у которой банк подтвердил другую сумму. Отдельный список открывается через «Все функции» или по навигационной ссылке.
Чтобы открыть объект напрямую в 1С: меню «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» (либо поле навигации в шапке) и вставьте:
e1cib/list/Документ.ОтражениеРасхожденийПриИнкассацииДенежныхСредств
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (в интерфейсе «Такси» — значок с вопросом в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите версию платформы (например, 8.3.24.xxxx) и релиз конфигурации — строка «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Если ваш релиз старше, часть полей и правил учёта может отличаться.
3. Как заполнить
Заполняйте сверху вниз. Ниже — каждое ключевое поле и что будет, если ошибиться.
| Поле | Зачем оно | Что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Организация (ОБЯЗАТЕЛЬНО) | По какой фирме списывается расхождение. Определяет счета учёта и налоговый учёт. | Не то юрлицо — разница уйдёт «не в ту кассу», выписка не закроется. |
| Дата (ОБЯЗАТЕЛЬНО) | Дата, когда вы признали расхождение. Обычно совпадает с датой банковской выписки. | Ранняя дата — деньги в пути закроются задним числом, «поедут» остатки на конец периода. |
| Инкассация (ОБЯЗАТЕЛЬНО) | Документ-основание: та самая инкассация, по которой возникло расхождение. Из неё подтягивается сумма, касса и счёт. | Не указана — программа не поймёт, какой остаток «в пути» закрывать. |
| Касса ККМ / Касса | Откуда изначально сдавались деньги. Заполняется из инкассации. | Чужая касса — расхождение спишется по другому месту хранения. |
| Банковский счёт (ОБЯЗАТЕЛЬНО) | Счёт, на который банк зачислил деньги. | Неверный счёт — разница ляжет не на ту выписку. |
| Вид расхождения (ОБЯЗАТЕЛЬНО) | «Недостача» или «Излишек» — определяет знак и проводку. | Перепутаете — недостача уйдёт в доходы или наоборот. |
| Сумма расхождения (ОБЯЗАТЕЛЬНО) | Абсолютная величина разницы (сдано минус зачислено). | Ноль или не та сумма — деньги в пути останутся висеть. |
| Статья доходов / расходов | Куда отнести разницу в управленческом и регламентированном учёте. | Пустая статья — движение не отразится в отчётах о доходах/расходах. |
| Ответственное (виновное) лицо | Для недостачи — на кого отнести (материально ответственное лицо, кассир, инкассатор). | Не указано — недостача уйдёт сразу в расходы, а не в ДЗ сотрудника. |
| Комментарий | Причина: пересчёт, фальшивая купюра, ошибка кассира. | Без пояснения — при проверке трудно обосновать списание. |
Совет: сумму расхождения не набивайте вручную «на глаз». Возьмите её как разницу между суммой в документе «Инкассация» и фактически зачисленной суммой по банковской выписке.
4. Разобранный пример с проводками
Условия. ТОО «Астана-Ритейл», розничный магазин. 20.09.2026 кассир сдал инкассатору дневную выручку 800 000 ₸ (документ «Инкассация денежных средств» № 45). 21.09.2026 банк зачислил на текущий счёт только 798 500 ₸: при пересчёте выявлена поддельная банкнота 1 000 ₸ и просчёт 500 ₸. Недостача — 1 500 ₸, отнесена на кассира.
Заполняем документ «Отражение расхождений при инкассации»:
- Организация: ТОО «Астана-Ритейл»
- Дата: 21.09.2026
- Инкассация: № 45 от 20.09.2026
- Банковский счёт: KZ...текущий счёт
- Вид расхождения: Недостача
- Сумма расхождения: 1 500 ₸
- Виновное лицо: кассир Ахметова А.
- Статья расходов: «Недостачи при инкассации»
Проводки (регламентированный учёт, план счетов РК):
Ранее по инкассации и выписке уже сформировано:
| Операция | Дт | Кт | Сумма, ₸ |
|---|---|---|---|
| Передано инкассатору (деньги в пути) | 1020 | 1010 | 800 000 |
| Зачислено банком по выписке | 1030 | 1020 | 798 500 |
Документ «Отражение расхождений» закрывает остаток 1 500 ₸ на счёте 1020:
| Операция | Дт | Кт | Сумма, ₸ |
|---|---|---|---|
| Недостача отнесена на виновное лицо | 1250 (Краткосрочная ДЗ работников) | 1020 (Деньги в пути) | 1 500 |
Если виновное лицо не установлено, разница списывается в расходы: Дт 7210 (или 7470 «Прочие расходы») Кт 1020 — 1 500 ₸.
Зеркальный случай — излишек. Если бы банк зачислил 801 000 ₸ (нашли лишнюю купюру при пересчёте), вид расхождения — «Излишек», сумма 1 000 ₸:
| Операция | Дт | Кт | Сумма, ₸ |
|---|---|---|---|
| Излишек при инкассации | 1020 (Деньги в пути) | 6280 (Прочие доходы) | 1 000 |
После проведения счёт 1020 по этой инкассации обнуляется — «деньги в пути» больше не висят, касса и выписка сходятся.
5. Виды операции
Документ работает в двух режимах, задаётся полем «Вид расхождения»:
- Недостача — зачислено меньше, чем сдано. Разница относится на виновное лицо (счёт 1250) или в прочие расходы (7210/7470).
- Излишек — зачислено больше, чем сдано. Разница относится в прочие доходы (6280).
Отдельного НДС здесь нет: расхождение при инкассации — это движение уже полученной наличной выручки, налог с реализации был начислен ранее в чеке/розничной продаже по ставке 16%. Электронные документы (ЭСФ, СНТ) этот документ не формирует.
6. Что формируется при проведении
- Движения по регистру «Денежные средства» — списание/поступление на счёте «денежные средства в пути», закрытие остатка по конкретной инкассации.
- Движения по регистру доходов/расходов — сумма недостачи (расход) или излишка (доход) по указанной статье.
- Проводки в регламентированном учёте — при включённой синхронизации/отражении в учёте формируются записи, описанные в примере (1250/7210/7470/6280 в корреспонденции с 1020).
- Расчёты с персоналом — при указании виновного лица недостача попадает в ДЗ сотрудника (1250) для последующего удержания.
Электронные документы (ЭСФ в ИС ЭСФ, СНТ) документ не выписывает — это внутренняя корректировка денежных потоков, а не реализация.
7. Печатные формы
- Бухгалтерская справка — обоснование списания расхождения с проводками.
- Акт о расхождении / служебная записка (в зависимости от настроек релиза) — для оформления причины недостачи и решения по виновному лицу.
Отдельной регламентированной госформы у документа нет: расхождение оформляется внутренними актами организации и подтверждается банковской выпиской.
8. Частые ошибки
«Поле "Инкассация" не заполнено» Документ не знает, какой остаток «в пути» закрывать. Выберите документ «Инкассация денежных средств», по которому банк зачислил другую сумму.
«Сумма расхождения превышает остаток денежных средств в пути по документу-основанию» Вы указали сумму больше, чем «висит» на счёте 1020 по этой инкассации. Сверьте: сдано − зачислено = сумма расхождения. Проверьте, не была ли инкассация уже частично закрыта.
«Не заполнена статья доходов и расходов» Без статьи разница не попадёт в отчёты. Выберите статью «Недостачи при инкассации» (расход) или «Излишки» (доход).
«Документ не проведён: не найден счёт учёта денежных средств в пути» Проверьте настройку счетов учёта для кассы/банка в регистре «Счета учёта денежных средств». Без счёта 1020 закрыть разницу нельзя.
Расхождение висит, хотя банк уже всё зачислил Частая причина — выписку провели на полную сумму (800 000), а инкассацию тоже на полную. Тогда «в пути» ноль, а фактически недостача не отражена. Проводите поступление по выписке на фактически зачисленную сумму (798 500), а разницу — этим документом.
9. FAQ
В чём разница между «Инкассацией» и «Отражением расхождений при инкассации»? «Инкассация» фиксирует передачу наличных из кассы инкассатору (деньги уходят «в пути»). «Отражение расхождений» закрывает разницу, если банк зачислил не ту сумму, что была сдана.
Куда девается недостача при инкассации? На виновное лицо (счёт 1250, краткосрочная ДЗ работников) для удержания либо в прочие расходы (7210/7470), если виновный не установлен.
Куда относится излишек? В прочие доходы — счёт 6280, в корреспонденции с деньгами в пути (1020).
Нужно ли выписывать ЭСФ или СНТ по этому документу? Нет. Это внутреннее движение уже полученной выручки, реализации здесь нет, электронные документы не формируются.
Возникает ли НДС при отражении расхождения? Нет. НДС по ставке 16% был начислен в момент розничной продажи. Недостача/излишек наличных при инкассации НДС не облагаются.
Как правильно определить сумму расхождения? Сумма сдано на инкассацию минус сумма фактически зачислена банком по выписке. Разницу берите из первичных документов, а не «на глаз».
Что делать, если банк зачислил больше, чем сдали? Указать вид «Излишек», сумму разницы и статью доходов. Проводка: Дт 1020 Кт 6280.
Можно ли удержать недостачу с кассира? Да. Укажите виновное лицо — сумма попадёт в ДЗ сотрудника (1250). Дальше оформляете удержание из зарплаты через кадрово-расчётный контур; при этом сама зарплата облагается по действующим ставкам 2026 года (ИПН 10%, вычет 30 МРП = 129 750 ₸, ОПВ 10% и т.д.), а удержание недостачи её налоговую базу не уменьшает.
Почему после проведения касса всё равно не сходится? Скорее всего, поступление по банковской выписке проведено на полную сумму. Оно должно быть на фактически зачисленную сумму, а разница — этим документом.
Каким числом ставить документ? Датой банковской выписки, где видно фактическое зачисление, — так остатки денег в пути закроются в правильном периоде.
10. Смежные документы
На основании чего вводится:
- «Инкассация денежных средств» — прямое основание. Именно из неё подтягивается сданная сумма, касса и счёт.
- «Поступление на расчётный счёт» / банковская выписка — источник фактически зачисленной суммы, из сравнения с которой и рождается расхождение.
Что связано / вводят на основании:
- Начисление удержаний / документы кадрово-расчётного контура — если недостача взыскивается с виновного лица через зарплату.
- Бухгалтерская справка — для ручной корректировки, если стандартной проводки недостаточно.
Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе»: там указана версия платформы (8.3.x) и релиз конфигурации. Эта инструкция составлена для «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, релиз 3.4.5.21. В других релизах состав полей и правила отражения в учёте могут отличаться.
Методичка подготовлена для релиза 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4). Числовые нормы — по состоянию на 2026 год: НДС 16%, МРП 4 325 ₸, МЗП 85 000 ₸.