Дұрыс толтырылған номенклатураның есеп шоттары — 1С-те құжаттарды автоматты түрде жүргізудің негізі. Егер тіркелім дұрыс бапталған болса, бағдарлама қажетті шоттарды түсімдер, сатулар және ауыстырулар үшін автоматты түрде қояды, ал бухгалтер тек нәтижені тексеруі қажет. Егер баптау «жүзеді» болса, қателіктер барлық құжаттарда қайталанып, айдың жабылу кезеңінде немесе айналым-сальдолық ведомостпен тексеру кезінде пайда болады. Тақырыпты типтік базаны талдау арқылы қарастырайық: қадамдармен, ескертпелермен және мысалдармен.
Не баптаймыз және бұл не үшін қажет
Қазақстан үшін типтік конфигурацияларда арнайы ақпарат тіркелімі — «Номенклатураның есеп шоттары» бар. Бұл бағдарлама құжаттарды жүргізу кезінде қандай номенклатура немесе номенклатура тобы (папка), қойма, ұйым және операция түрі бойынша бухгалтерлік есеп шотына түсетінін анықтайтын ережелер анықтамалығы.
Әрбір тіркелім жолы — белгілі бір шарттар комбинациясы үшін шоттар жиынтығы: нақты номенклатура немесе номенклатура тобы (папка), қойма, ұйым және операция түрі. Мысалы, тауарлардың түсімін жүргізгенде, бағдарлама осы тіркелімге жүгінеді, сәйкес жолды тауып, одан қор, табыс, өзіндік құн, есеп айырысу және ҚҚС есеп шоттарын алады.
Негізгі принцип — жеке жағдайдан жалпыға басымдық. Егер нақты номенклатура үшін жеке жол берілсе, сол жол қолданылады. Егер мұндай жол болмаса — бағдарлама жоғары деңгейге көтеріліп, топ (папка) үшін баптауды іздейді, содан кейін ұйым үшін жалпы баптауды, тек содан кейін ғана толтырылмаған нақтылау өрістері бар «универсалды» жолды қолданады. Бұл бүкіл база үшін бір жалпы ережені белгілеуге және оны жеке тауарлар немесе қоймалар үшін нақты қайта анықтауға мүмкіндік береді.
Бұл кімге қатысты
Баптау 1С-те қорларды, тауарларды, дайын өнімдерді және материалдарды есепке алатын кез келген ұйым үшін өзекті. Бұл әсіресе үш жағдайда маңызды:
- Жаңа базада жұмыс бастау — алғашқы құжаттарды енгізер алдында тіркелімді тексеріп, толықтырудың мағынасы бар, кейіннен құжаттарды артқа қарай қайта жасауға тура келмейді. - Жаңа қызмет түрінің пайда болуы — мысалы, компания тауарларды сатумен айналысса, ал өнім шығаруды бастаса: жеке есеп шоттары қажет болады. - Номенклатураның қайта классификациясы — егер позиция қате есептелсе (тауар материалдың орнына және керісінше), түзету дәл осы тіркелімнен басталады.
Бас бухгалтерлер мен аудитке есеп беретін мамандарды ерекше атап өтемін: дұрыс емес есеп шоттары — номенклатураның аналитикасы мен Типтік шоттар жоспарының синтетикалық шоттары арасындағы айырмашылықтардың ең жиі кездесетін себептерінің бірі.
Баптауды қадамдармен қалай орындау керек
Жалпы логика көпшіліктің конфигурацияларында бірдей, тек мәзір бөлімдерінің атаулары әртүрлі.
1-қадам. Тіркелімді ашыңыз. Оны номенклатура мен қоймаға арналған бөлім арқылы табыңыз (әдетте «Қойма» / «Справочники» / «Номенклатура»), «Номенклатураның есеп шоттары» тармағын таңдаңыз. Тіркелімді номенклатура карточкасынан да ашуға болады — сәйкес сілтеме арқылы.
2-қадам. Баптау деңгейін анықтаңыз. Ереже не үшін жасалатынын шешіңіз: бүкіл ұйым үшін, номенклатура тобы үшін немесе жеке позиция үшін. Практикалық кеңес — жалпы ережелерді топ деңгейінде («Тауарлар», «Материалдар», «Дайын өнім») бастаңыз, ал жеке жолдарды тек шын мәнінде ерекшеліктер қажет болғанда енгізіңіз. Жолдардың саны аз болған сайын, базаны қолдау оңайырақ болады.
3-қадам. Жолдың реквизиттерін толтырыңыз. Жаңа жолда көрсетіңіз:
- Ұйым (егер есеп бірнеше заңды тұлға бойынша жүргізілсе); - Номенклатура немесе топ — егер ереже универсалды болса, өрісті бос қалдырыңыз; - Қойма — сақтау орындары бойынша есепті бөлу қажет болса; - Есеп шоттары — қорлардың есеп шоты, сатудан түскен табыс шоты, өзіндік құн шоты, ҚҚС есеп шоттары, контрагенттермен есеп айырысу шоттары.
4-қадам. Есеп шоттарын Типтік шоттар жоспары бойынша тексеріңіз. Позицияның экономикалық мағынасына сәйкес шоттарды таңдаңыз. Тауарлар, материалдар және дайын өнімдер үшін қорлар бөлімінің шоттары; сатудан түскен табыс үшін — табыс шоттары; өзіндік құнды есептен шығару үшін — тиісті шығыс шоттары; ҚҚС үшін — салық есеп шоттары. Нақты нөмірлерді сіздің жұмыс жоспарыңыздан алыңыз: ол РК-ның уәкілетті органы бекіткен бухгалтерлік есептің Типтік шоттар жоспарына және ұйымның есеп саясатына негізделуі тиіс.
5-қадам. Құжатта тексеріңіз. Бапталған номенклатура бойынша тестілік түсім немесе сату құжатын жасаңыз және шоттардың дұрыс қойылғанына көз жеткізіңіз. Бұл ең сенімді тексеру — ол жолдардың басымдылығы қалай жұмыс істегенін көрсетеді.
Типтік қателіктер мен ескертпелер
Практикада жиі кездесетін келесі мәселелер бар.
Бос тіркелім немесе толық емес ережелер. Егер номенклатура үшін сәйкес жол табылмаса, құжат не жүргізілмейді, не шоттарды қолмен көрсету талап етіледі. Ең болмағанда бір универсалды жолды толтырып, нақтылау өрістерін толтырмаңыз.
Дубликаттар мен басымдықтардағы қақтығыстар. Әр түрлі деңгейлердегі бірнеше жолдар бір-бірін күткеніңіздей жаба алмайды. Егер шот «дұрыс емес» болса, нақты номенклатура немесе қойма бойынша жеке жолды іздеңіз, ол жалпы ережені қайта анықтайды.
Қор түрлерінің араласуы. Қайта сату үшін тауар, шикізат және дайын өнімдер әр түрлі шоттарда есептеледі. Осы деңгейдегі қате өзіндік құн мен қаржылық нәтижені бұрмалайды.
Арrière қарай түзету. Тіркелімді өзгерту автоматты түрде бұрыннан жасалған құжаттарды қайта жүргізбейді. Ескі операцияларды жаңа шоттарға орналастыру үшін құжаттарды қажетті кезең үшін қайта жүргізу қажет — мұны алдын ала жоспарлаңыз және резервтік көшірме жасаңыз.
Есеп саясаты — басым. Тіркелім тек есеп саясаты мен жұмыс жоспарына негізделген автоматтандыруды жүзеге асырады. Алдымен методология, содан кейін бағдарлама баптауы, ал керісінше емес.
Жұмыс мерзімдері мен ұйымдастыру
Тіркелімді баптау үшін нақты нормативтік мерзімдер жоқ — бұл ішкі техникалық операция. Бірақ ақылға қонымды нұсқаулар бар: базалық баптауды жаңа базаға алғашқы құжаттарды енгізер алдында орындау; түзетулер есептік кезеңнің жабылуына дейін енгізілуі тиіс, үлкен құжаттар массивін қайта жүргізбеу үшін. Есеп шоттарына әсер ететін есеп жүргізу методологиясындағы барлық өзгерістерді есеп саясатын жаңарту арқылы рәсімдеңіз.
Жиі қойылатын сұрақтар
Егер есеп шоты жүргізу кезінде табылмаса, не болады? — Бағдарлама құжатты не жүргізбейді, не шоттарды қолмен көрсету ұсынылады. Мұны болдырмау үшін нақтылау өрістері жоқ универсалды жолды тіркелімге енгізіңіз.
Бір тауар үшін жеке шотты қалай белгілеуге болады, қалғандарын өзгертпей? — Дәл осы номенклатура үшін жеке тіркелім жолын жасаңыз. «Жеке жағдайдан жалпыға» басымдылық арқасында ол тек оған арналған жалпы ережені қайта анықтайды.
Тіркелімді түзеткеннен кейін ескі құжаттардағы проводкалар өзгеріске ұшырай ма? — Жоқ, автоматты түрде қайта есептелмейді. Құжаттарды қажетті кезең үшін қайта жүргізу қажет, алдын ала базаның резервтік көшірмесін жасаңыз.
Әр түрлі қоймалар үшін әр түрлі шоттарды баптауға бола ма? — Иә, тіркелім жолындағы «Қойма» өрісі сақтау орындары бойынша есепті бөлуге мүмкіндік береді, егер бұл сіздің есеп саясатыңызда қарастырылса.
Нақты шот нөмірлерін қайдан алуға болады? — Ұйымның жұмыс жоспарының негізінде, РК-ның бухгалтерлік есептің Типтік шоттар жоспарына негізделген және есеп саясатына бекітілген.
Дереккөздер
- Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерінің ақпараттық-құқықтық жүйесі «Әділет» - Қазақстандағы 1С ресми сайты