Когда нужна контрольно-кассовая машина
Контрольно-кассовая машина нужна для регистрации и отображения информации о денежных расчетах. К денежным расчетам относятся расчеты за приобретение товара, выполнение работ или оказание услуг посредством наличных денег, платежных карточек и мобильных платежей (ст. 19 НК РК). По общему правилу на территории Казахстана такие расчеты проводятся с обязательным применением ККМ с функцией фиксации и (или) передачи данных. Использовать можно модель, включенную в государственный реестр кассовых машин (ст. 110 НК РК).
Это правило важно учитывать не только магазинам и предприятиям общественного питания. Необходимость применять ККМ определяется тем, относится ли конкретная операция к денежным расчетам в понимании Налогового кодекса, а также наличием предусмотренного освобождения. Поэтому перед началом приема платежей предпринимателю или организации следует определить способы оплаты и проверить каждую операцию с учетом установленного перечня исключений.
Отдельное требование установлено для торговых автоматов и терминалов оплаты услуг. Если через такое устройство проводятся денежные расчеты при продаже товаров или оказании услуг посредством наличных денег, автомат или терминал должен быть оснащен ККМ с функцией фиксации и (или) передачи данных (ст. 110 НК РК). При этом само понятие торгового автомата и терминала оплаты услуг охватывает также устройства, принимающие оплату платежными карточками или мобильными платежами (ст. 19 НК РК).
Если деятельность ведется в месте, где отсутствует сеть телекоммуникаций общего пользования, налогоплательщик при осуществлении денежных расчетов применяет ККМ без передачи данных (ст. 110 НК РК). Это специальное правило связано именно с отсутствием сети в месте ведения деятельности, поэтому временный сбой связи сам по себе не изменяет установленный для этой местности тип ККМ.
Кто освобожден от применения ККМ
Налоговый кодекс предусматривает закрытый перечень исключений из общего правила. От применения ККМ освобождены (ст. 110 НК РК):
- физическое лицо;
- частный судебный исполнитель, адвокат и профессиональный медиатор;
- лицо в части оказания населению услуг перевозки в общественном городском транспорте с выдачей билетов установленной формы;
- Национальный Банк;
- банк второго уровня;
- религиозное объединение;
- Национальный оператор почты, кроме денежных расчетов, осуществляемых в местах отсутствия сети телекоммуникаций общего пользования;
- лицо, осуществляющее расчеты посредством специального мобильного приложения.
Перечень следует применять буквально и с учетом фактического способа приема денег. Например, для освобождения лица, осуществляющего расчеты посредством специального мобильного приложения, важно, чтобы расчеты проводились именно таким способом. Обычное банковское или иное мобильное приложение нельзя только по его названию приравнивать к специальному мобильному приложению, указанному в Налоговом кодексе.
Освобождение для перевозчика ограничено услугами населению по перевозкам в общественном городском транспорте и связано с выдачей билетов. Форма таких билетов утверждается уполномоченным государственным органом в области транспорта по согласованию с уполномоченным органом. Поэтому это исключение нельзя автоматически распространять на другие услуги или расчеты того же лица (ст. 110 НК РК).
Как выбрать ККМ и подготовить ее к регистрации
Первый критерий выбора — наличие модели в государственном реестре кассовых машин. Реестр представляет собой перечень моделей ККМ, разрешенных уполномоченным органом к использованию на территории Казахстана (ст. 19 НК РК). До покупки оборудования или подключения программного решения следует сверить с реестром точное наименование модели, а не только коммерческое название продукта.
Для места, где доступна сеть телекоммуникаций общего пользования, общим ориентиром служит ККМ с функцией фиксации и (или) передачи данных. Для деятельности в месте отсутствия такой сети при осуществлении денежных расчетов применяется ККМ без передачи данных (ст. 110 НК РК). Тип кассы следует выбирать с учетом фактического места работы и предусмотренного законом режима применения.
При сравнении моделей полезно оценить:
- наличие точной модели в государственном реестре;
- техническую исправность и пригодность для места использования;
- пригодность для стационарной или выездной торговли;
- возможность работать с нужным перечнем товаров и услуг;
- удобство оформления продаж, возвратов и закрытия смены;
- поддержку используемого оборудования;
- порядок обновления программы и технического обслуживания;
- совместимость с товароучетной или бухгалтерской системой.
Совместимость с 1С следует оценивать применительно к конкретной конфигурации, ее релизу, модели ККМ, драйверу и способу подключения. До приобретения кассы полезно получить описание поддерживаемой интеграции и порядка обновления драйверов. Такая техническая совместимость не заменяет обязательного условия о включении модели ККМ в государственный реестр.
До начала деятельности, связанной с денежными расчетами, ККМ необходимо поставить на учет в налоговом органе. Учет ведется по месту использования, причем постановке на учет подлежат технически исправные кассовые машины. Для ККМ с функцией фиксации и (или) передачи данных основанием служат сведения оператора фискальных данных, а для ККМ без функции передачи данных — налоговое заявление о постановке на учет (ст. 111 НК РК).
Регистрационная карточка ККМ является учетным документом, подтверждающим факт регистрации кассы или ее снятия с учета в налоговом органе (ст. 19 НК РК). В процессе применения ККМ предусмотрены не только первоначальная постановка на учет, но и изменение сведений регистрационной карточки и последующее снятие кассы с учета (ст. 111 НК РК).
Что контролировать после начала работы
Регистрация кассы — не единственная обязанность. При денежных расчетах покупателю необходимо выдать чек ККМ или товарный чек на сумму, оплаченную за реализованный товар, выполненную работу или оказанную услугу. Чек ККМ может быть выдан в бумажном либо электронном виде и подтверждает факт денежного расчета между продавцом и покупателем (ст. 19, 111 НК РК).
Товарный чек используется в случаях технической неисправности ККМ или отсутствия электроэнергии. Книги товарных чеков ККМ налогоплательщик обязан хранить в течение срока исковой давности с даты полного заполнения такой книги (ст. 19, 36 НК РК). Кроме того, налогоплательщик должен обеспечить должностным лицам налоговых органов доступ к ККМ (ст. 111 НК РК).
Сведения о месте использования должны соответствовать данным учета ККМ. Применение кассы включает изменение сведений ее регистрационной карточки, когда учетные данные меняются. Для ККМ с функцией фиксации и (или) передачи данных основанием для соответствующего действия налогового органа служат сведения оператора фискальных данных, а для кассы без передачи данных применяется установленный заявительный порядок (ст. 111 НК РК).
При прекращении деятельности, связанной с денежными расчетами, ККМ снимают с учета. Снятие также предусмотрено при ликвидации, реорганизации или прекращении деятельности налогоплательщика, невозможности дальнейшего применения кассы из-за технической неисправности, исключении модели из реестра, замене технически исправной модели на новую, а также при краже или утере ККМ (ст. 111 НК РК).
Практический порядок можно закрепить во внутренней инструкции:
- Назначить ответственного за постановку ККМ на учет и ее эксплуатацию.
- Проверить техническую исправность кассы и сопоставить фактическое место использования с учетными сведениями.
- Проверить настройки номенклатуры и сценарии типовых операций до начала приема платежей.
- Обеспечить выдачу бумажного или электронного чека на оплаченную сумму и установить порядок работы при неисправности ККМ или отсутствии электроэнергии.
- Организовать хранение книг товарных чеков и доступ должностных лиц налоговых органов к ККМ в предусмотренных случаях.
- При изменении места использования, замене кассы или прекращении деятельности выполнить соответствующее учетное действие.
- После обновления кассовой программы, драйверов или 1С протестировать интеграцию до проведения реальных расчетов.
Применение ККМ также предполагает соблюдение требований к содержанию чека, прием и хранение сведений с касс с функцией фиксации и (или) передачи данных и их передачу в налоговые органы. Порядок применения ККМ и перечень требований к содержанию чека устанавливает уполномоченный орган (ст. 111 НК РК).
Частые вопросы
ККМ обязательна для всех предпринимателей и организаций? — Общее правило требует применять включенную в реестр ККМ с функцией фиксации и (или) передачи данных при денежных расчетах. Однако Налоговый кодекс устанавливает перечень освобожденных лиц и отдельный порядок для мест, где отсутствует сеть телекоммуникаций общего пользования (ст. 110 НК РК).
Какие способы оплаты относятся к денежным расчетам? — Это расчеты за товары, работы или услуги посредством наличных денег, платежных карточек и мобильных платежей (ст. 19 НК РК).
Можно ли купить любую онлайн-кассу, которую предлагает поставщик? — Нет. Необходимо проверить, включена ли точная модель ККМ в государственный реестр кассовых машин. На учет по месту использования ставится технически исправная касса (ст. 19, 111 НК РК).
Что делать, если в месте работы нет телекоммуникационной сети? — Налогоплательщик, деятельность которого находится в таком месте, при осуществлении денежных расчетов применяет ККМ без передачи данных (ст. 110 НК РК). Основанием для ее постановки на учет служит налоговое заявление (ст. 111 НК РК).
Нужно ли менять сведения при переезде кассы на новый адрес? — Применение ККМ предусматривает изменение сведений ее регистрационной карточки. Поскольку касса ставится на учет по месту использования, изменение этого места должно быть отражено в учетных сведениях (ст. 111 НК РК).
Когда можно выдать товарный чек? — Товарный чек используется при технической неисправности ККМ или отсутствии электроэнергии и подтверждает денежный расчет (ст. 19 НК РК).
Будет ли выбранная ККМ работать с 1С? — Это зависит от модели кассы, драйвера, конфигурации, релиза 1С и способа подключения. Техническую совместимость следует определить до приобретения и настройки кассы, отдельно проверив наличие модели в государственном реестре.