Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Конец квартала. Директор говорит: «Пересчитай кассу, я хочу видеть акт». Вы открываете кассу, считаете купюры по номиналам — получается 617 500 ₸. А в программе на конец дня висит 620 000 ₸. Разница 2 500 ₸, и её надо оформить документально: не просто «поправить остаток задним числом», а составить акт, собрать комиссию, взять с кассира объяснение и решить, на кого списать недостачу. Именно для этого и нужен документ «Инвентаризация наличных денежных средств».
1. Назначение
Документ фиксирует результат пересчёта наличных денег в кассе: сколько лежит по факту, сколько числится по данным учёта и какое между ними расхождение. На его основании выявляются излишки и недостачи и печатается акт инвентаризации (форма ИНВ‑15).
2. Где найти
Раздел «Финансы» (или «Казначейство») → группа «Касса» → журнал «Инвентаризации наличных денежных средств» → кнопка «Создать».
Быстрый способ: «Главное меню» → «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» и вставьте:
e1cib/list/Документ.ИнвентаризацияНаличныхДенежныхСредств
Ссылка открывает список документов напрямую, минуя разделы, — удобно, если пункт меню в вашем интерфейсе спрятан.
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» (значок «?» в правом верхнем углу) → «О программе». В открывшемся окне указаны версия платформы («1С:Предприятие 8.3.…») и релиз конфигурации («Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)»). Если ваш релиз отличается — расположение полей и печатных форм может незначительно меняться.
3. Как заполнить
Заполняйте сверху вниз — часть полей подтянется автоматически, но проверить нужно каждое.
| Поле | Обяз. | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Организация | ✔ | Юрлицо, чью кассу считаете. Если в базе одна организация — подставится сама. Ошибётесь — учётный остаток возьмётся из чужой кассы, и вся разница будет фиктивной. |
| Касса | ✔ | Конкретная касса (у ТОО их может быть несколько: тенговая, валютная, «касса ИП»). От выбора зависит, какой остаток программа посчитает «учётным». Валютную кассу считают отдельным документом. |
| Дата | ✔ | Дата и время пересчёта. Учётный остаток берётся на этот момент. Поставите утреннюю дату, а считали вечером — не попадут дневные приходы и расходы, разница будет ложной. Ставьте конец рабочего дня. |
| Номер | — | Присваивается автоматически при записи, вручную не трогайте. |
| Сумма по данным учёта | авто | Остаток кассы на дату документа. Заполняется кнопкой «Заполнить» / пересчитывается автоматически. Это то, что программа «думает» о кассе. |
| Фактическое наличие | ✔ | Сумма, которую вы реально насчитали. Вводите вручную по итогу полистного пересчёта. Это главное число — от него зависит весь результат. |
| Отклонение (излишек / недостача) | авто | Разница «факт минус учёт». Плюс — излишек, минус — недостача. Не редактируется руками: если хотите изменить — меняйте фактическую сумму. |
| Приказ (основание) | ✔ (для акта) | Номер и дата приказа/распоряжения о проведении инвентаризации, сроки. Без него ИНВ‑15 напечатается с пустой шапкой — акт будет недействителен. |
| Материально ответственное лицо | ✔ | Кассир, отвечающий за деньги. Его данные идут в расписку и в решение о взыскании недостачи. |
| Комиссия | ✔ | Табличная часть: председатель и члены комиссии. Без комиссии акт юридической силы не имеет. Обычно заполняется из справочника «Физические лица» / сотрудников. |
| Комментарий | — | Свободное поле: сюда пишут причину («плановая инвентаризация к отчётной дате», реквизиты объяснительной кассира). |
После заполнения — «Провести и закрыть».
Совет: считайте деньги при кассире и членах комиссии одновременно и только потом открывайте программу. Фактическую сумму вводите ту, что пересчитали «вживую», а не подгоняйте под учёт.
4. Разобранный пример с проводками
Ситуация. ТОО «Астра», касса «Основная касса (тенге)». 30.09.2026 по приказу №14 от 29.09.2026 проводится плановая инвентаризация. Комиссия: председатель — гл. бухгалтер Сеитова А., члены — менеджер Ким В. и кладовщик Оспанов Т. МОЛ — кассир Ахметова Г.
Что в документе:
| Показатель | Значение |
|---|---|
| Сумма по данным учёта на 30.09.2026 | 620 000 ₸ |
| Фактическое наличие (пересчёт по номиналам) | 617 500 ₸ |
| Отклонение | −2 500 ₸ (недостача) |
Кассир написала объяснительную: недостача возникла из‑за ошибочной выдачи сдачи. Комиссия решила взыскать сумму с кассира.
Отражение результата. Сам документ инвентаризации фиксирует факт расхождения и печатает акт. Движение денег и корректировку остатка вы оформляете кассовым документом «Расходный кассовый ордер / Выдача наличных ДС» с видом операции «Прочий расход» (списание недостачи) на основании акта:
| Дт | Кт | Сумма | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1250 «Краткосрочная ДЗ работников» | 1010 «Денежные средства в кассе» | 2 500 ₸ | Недостача отнесена на кассира (виновное лицо установлено) |
Когда кассир внесёт деньги обратно, оформляете Приходный кассовый ордер: Дт 1010 Кт 1250 — 2 500 ₸.
Если виновник не установлен (например, техническая недостача, взыскать не с кого):
| Дт | Кт | Сумма | Содержание |
|---|---|---|---|
| 7470 «Прочие расходы» | 1010 «Денежные средства в кассе» | 2 500 ₸ | Недостача списана в прочие расходы |
Зеркальный случай — излишек. Если бы факт был 622 000 ₸, отклонение +2 000 ₸ приходуется ПКО с видом «Прочий приход»:
| Дт | Кт | Сумма | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1010 «Денежные средства в кассе» | 6280 «Прочие доходы» | 2 000 ₸ | Оприходован излишек наличных денег |
НДС на излишки и недостачи наличных денег не начисляется — это не реализация. ЭСФ/СНТ по такой операции не выписываются.
5. Виды операции
Документ один и охватывает оба исхода пересчёта:
- Излишек — факт больше учёта. Приходуется в доход.
- Недостача — факт меньше учёта. Списывается на виновное лицо (счёт 1250) либо в прочие расходы (7470).
- Расхождений нет — факт равен учёту. Акт всё равно составляется: он подтверждает, что касса в порядке.
6. Что формируется при проведении
- Учётный остаток фиксируется на дату документа — программа запоминает контрольную точку по кассе.
- Данные для акта ИНВ‑15 — суммы по факту, по учёту, отклонение, состав комиссии, реквизиты приказа.
- Записи в журнал инвентаризаций — документ попадает в список для контроля.
Прямых бухгалтерских проводок по счетам сам документ инвентаризации не делает. Излишки приходуются, а недостачи списываются отдельными кассовыми ордерами (ПКО/РКО с прочими видами операций) — именно они формируют движения по кассе и проводки из раздела 4. Электронные документы (ЭСФ, СНТ) этим документом не создаются — операция не связана с реализацией товаров или услуг.
7. Печатные формы
По кнопке «Печать» доступны:
- ИНВ‑15 «Акт инвентаризации наличных денег» — основная форма: фактическое наличие, учётные данные, излишек/недостача, расписка кассира, объяснения причин, решение руководителя, подписи комиссии.
- Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ‑22) — если формируется в вашем релизе; при отсутствии печатается из документа‑основания.
Печатать ИНВ‑15 лучше в двух экземплярах: один в дело бухгалтерии, второй под расписку кассиру.
8. Частые ошибки
«Поле "Касса" не заполнено» — при проведении не выбрана касса. Укажите конкретную кассу в шапке; без неё программа не знает, чей остаток брать за учётный.
Отклонение равно всей учётной сумме (например, факт 617 500, а недостача показана 620 000). Обычно причина — не нажали «Заполнить» и учётная сумма осталась нулевой. Пересчитайте учётный остаток кнопкой заполнения.
«Учётный остаток не совпадает с реальным до пересчёта». Проверьте, все ли ПКО и РКО за день проведены. Непроведённый ордер не попадает в остаток — и вы получите ложную недостачу или излишек. Проведите все кассовые документы до даты инвентаризации.
Дата документа раньше последних кассовых операций дня. Тогда учёт «не видит» вечерние движения. Ставьте дату и время на конец рабочего дня, после последнего ордера.
«Не заполнена комиссия» (или ИНВ‑15 печатается без подписей). Заполните табличную часть с председателем и членами комиссии — иначе акт недействителен юридически.
9. FAQ
Формирует ли этот документ проводки? Нет. Он фиксирует факт расхождения и печатает акт. Проводки по излишкам (Дт 1010 Кт 6280) и недостачам (Дт 1250/7470 Кт 1010) делаются отдельными кассовыми ордерами на основании акта.
Как оформить недостачу после инвентаризации? Возьмите с кассира объяснительную. Если он виновен — списываете РКО «Прочий расход» на счёт 1250 (долг работника), затем при возврате денег оформляете ПКО. Если виновник не установлен — на счёт 7470.
Как оприходовать излишек? Приходным кассовым ордером с видом «Прочий приход»: Дт 1010 Кт 6280 «Прочие доходы».
Начисляется ли НДС на излишки или недостачи наличных? Нет. Это не реализация товаров или услуг, объекта обложения НДС нет. ЭСФ и СНТ не выписываются.
Выписывается ли ЭСФ по инвентаризации кассы? Нет. Электронные счета‑фактуры оформляются по реализации, а пересчёт наличных к ней не относится.
Откуда берётся «сумма по данным учёта»? Это остаток выбранной кассы на дату и время документа. Он рассчитывается из проведённых ПКО и РКО. Поэтому важно, чтобы все ордера за день были проведены.
Можно ли считать несколько касс одним документом? Нет, документ привязан к одной кассе. По каждой кассе (тенговой, валютной, по каждому МОЛ) составляйте отдельный акт.
Что делать, если расхождений нет? Всё равно проведите документ и напечатайте ИНВ‑15. Акт с нулевым отклонением подтверждает, что касса проверена и порядок соблюдён.
Как посчитать недостачу в МРП, если вопрос о взыскании? МРП в 2026 году — 4 325 ₸. Например, недостача 2 500 ₸ — это меньше 1 МРП; сумма взыскивается с кассира в полном фактическом размере в тенге независимо от МРП.
Можно ли распечатать акт задним числом за прошлый период? Да, если период не закрыт. Поставьте фактическую дату инвентаризации; учётный остаток пересчитается на неё. Если период закрыт на редактирование, сначала снимите дату запрета.
10. Смежные документы
- Основание (до инвентаризации): Приказ/распоряжение о проведении инвентаризации (ИНВ‑22) — его реквизиты вносятся в шапку.
- Приходный кассовый ордер (Поступление наличных ДС) — вводится по итогам акта для оприходования излишка или возврата недостачи кассиром.
- Расходный кассовый ордер (Выдача наличных ДС) — оформляет списание недостачи на виновное лицо или в прочие расходы.
- Отчёты по кассе («Ведомость по денежным средствам», «Остатки и обороты по кассе») — для сверки учётного остатка перед пересчётом.
Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе»: в окне указаны версия платформы и релиз конфигурации. Данная методичка составлена для «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, релиз 3.4.5.21. При отличии релиза расположение отдельных полей и печатных форм может незначительно меняться.
Подготовлено для релиза 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (ред. 3.4).