Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Вы закрываете месяц, кладовщик приносит листок: по факту на складе 92 упаковки кофе, а в 1С числится 100. Восемь штук куда‑то делись. Или наоборот — на полке лишние коробки, которых в базе нет. Чтобы официально зафиксировать разницу между тем, что реально лежит на складе, и тем, что показывает программа, вы открываете «Инвентаризационную опись». Этот документ сам ничего не списывает и не приходует — он фиксирует расхождения. А уже на его основании вы вводите оприходование излишков и списание недостач. Разберём по шагам.
1. Назначение
«Инвентаризационная опись» фиксирует фактические остатки товаров на складе на конкретную дату и сравнивает их с учётными (тем, что в базе). Документ показывает излишки и недостачи по каждой позиции, но остатки не меняет. Это основа для оприходования и списания, для акта сверки с материально‑ответственным лицом и для печати описи ИНВ‑3.
2. Где найти
Раздел «Склад и доставка» → группа «Инвентаризация» → «Инвентаризация товаров» (или «Инвентаризационные описи», в зависимости от настройки интерфейса). Кнопка «Создать».
Чтобы открыть список сразу, нажмите в 1С «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» (или Ctrl+клик по адресной строке) и вставьте:
e1cib/list/Документ.ИнвентаризационнаяОпись
Если раздела «Инвентаризация» не видно — включите функциональную опцию в «НСИ и администрирование» → «Склад и доставка» → «Инвентаризация товаров».
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или значок вопроса справа сверху). В открывшемся окне: сверху — версия платформы «1С:Предприятие» (например, 8.3.24.xxxx), ниже — «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Сверяйте вторую строку с шапкой этой методички: печатные формы и набор реквизитов зависят от релиза конфигурации.
3. Как заполнить
Заполняется документ сверху вниз. Помечаю обязательные поля.
| Поле | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|
| Организация (обязательное) | Юрлицо, чьи товары считаете. Если в базе несколько организаций и выбрать не ту — опись «увидит» чужие остатки, и все расхождения будут ложными. |
| Дата (обязательное) | Момент, на который берутся учётные остатки. Ставьте дату фактического пересчёта. Учётное количество программа считает на конец этой даты — если поставите вчерашнюю, не увидите сегодняшних поступлений. |
| Склад (обязательное) | Место хранения, которое считаете. Основа для подстановки учётного количества. Не тот склад — не те остатки. При складском учёте по ячейкам добавляется реквизит «Помещение/ячейка». |
| Ответственное лицо / МОЛ | Материально‑ответственный, за которым закреплён склад. Печатается в ИНВ‑3 и в акте. Пустое поле — опись без подписанта, кладовщику нечего подписывать. |
| Статус | «В работе», «Выполнена». Пока «В работе» — считаете и уточняете факт. «Выполнена» — опись закрыта, расхождения зафиксированы, можно вводить оприходование/списание. |
| Комиссия / основание | Реквизиты приказа о проведении инвентаризации. Печатаются в шапке описи. |
Табличная часть «Товары». Заполняется кнопкой «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе»: программа подтянет всю номенклатуру, которая числится на складе, и проставит колонку «Количество учётное» (что в базе).
- Номенклатура, Характеристика, Единица — что считаем. Если товар ведётся с характеристиками (цвет/размер) или сериями, они подставляются отдельными строками — считайте каждую.
- Количество учётное — заполняется автоматически, вручную не трогайте. Это «правда базы».
- Количество (по факту) (ключевое) — сюда вбиваете то, что реально пересчитали на складе. Изначально приравнено к учётному; ваша задача — исправить там, где расходится.
- Отклонение — считается само: факт минус учёт. Плюс — излишек, минус — недостача.
- Цена / Сумма — учётная (себестоимость) для оценки расхождения в деньгах. Нужна для акта и для суммы будущего оприходования/списания.
Если товара на складе физически нет, а по факту он лежит (пересорт, неоприходованный) — добавьте строку вручную, учётное будет 0, факт — сколько нашли.
Проверьте, что сумма факта разумна, затем поставьте статус «Выполнена» и проведите («Провести и закрыть»).
4. Разобранный пример с цифрами
Склад «Основной», организация ТОО «Дала», дата 30.09.2026. Считаем три позиции:
| Номенклатура | Учёт, шт | Факт, шт | Отклонение | Себестоимость, ₸/шт | Сумма отклонения, ₸ |
|---|---|---|---|---|---|
| Кофе «Арабика» 1 кг | 100 | 92 | −8 | 3 000 | −24 000 |
| Чай «Ассам» 0,5 кг | 40 | 45 | +5 | 1 800 | +9 000 |
| Сахар 1 кг | 200 | 200 | 0 | 500 | 0 |
Итог: недостача кофе на 24 000 ₸, излишек чая на 9 000 ₸.
Сама опись проводок НЕ формирует — она только фиксирует факт. Дальше нажимаете «Создать на основании»:
1) Списание недостачи (8 кг кофе): документ «Списание товаров» / «Списание недостач». Проводка по себестоимости:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Смысл |
|---|---|---|---|
| 7010 (себестоимость реализации) или счёт недостач | 1330 (товары) | 24 000 | списан недостающий товар со склада |
Если недостача сверх норм и виноват МОЛ, сумму относят на расчёты с ним:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Смысл |
|---|---|---|---|
| 1250 (задолженность работника) | 1330 | 24 000 | недостача отнесена на виновное лицо |
При взыскании с работника недостача становится его доходом при удержании и облагается через зарплатные механизмы; сам факт списания товара НДС не порождает, но по недостаче сверх норм естественной убыли ранее принятый в зачёт НДС 16 % может подлежать корректировке (исключению из зачёта): 24 000 × 16 % = 3 840 ₸ — Дт 7210/1330 Кт 3130.
2) Оприходование излишка (5 кг чая): документ «Оприходование товаров».
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Смысл |
|---|---|---|---|
| 1330 (товары) | 6280 (прочие доходы) | 9 000 | излишек оприходован по себестоимости |
Так расхождения из описи превращаются в реальные движения: склад после проведения этих двух документов покажет 92 кг кофе и 45 кг чая — ровно как по факту.
5. Виды операции
У «Инвентаризационной описи» нет разветвления «видов операции» как у реализации. Документ один и решает одну задачу — снять фактические остатки и сопоставить с учётными. Варианты применения:
- Полная инвентаризация склада — «Заполнить по остаткам на складе», считаем всё.
- Выборочная (по группе/списку) — заполняете отбором по группе номенклатуры или подбираете вручную нужные позиции.
- Инвентаризация по ячейкам — при ордерном/адресном складе опись строится в разрезе помещений и ячеек.
- Инвентаризация в разрезе серий/характеристик — если товар учитывается с этой аналитикой.
6. Что формируется при проведении
Важно понимать: «Инвентаризационная опись» — документ‑фиксатор, а не расчётный.
- Бухгалтерских проводок опись не создаёт и остатки товаров не меняет. Движения появляются только у документов, введённых на её основании (оприходование, списание).
- Электронные документы (ЭСФ, СНТ) опись НЕ формирует — это внутренний документ, реализации или перемещения товара нет, обязательства по НДС не возникает. ЭСФ/СНТ могут понадобиться позже, при списании/оприходовании, если того требует характер операции.
- Опись сохраняет зафиксированные учётные и фактические количества и служит источником данных для документов‑оснований и печатных форм. По внутренним регистрам инвентаризации фиксируется сам факт проведённой описи и её результат (расхождения) — но склад товаров этим не двигается.
7. Печатные формы
Кнопка «Печать» в описи:
- ИНВ‑3 «Инвентаризационная опись ТМЗ» — основной бланк, который подписывает комиссия и МОЛ.
- ИНВ‑19 «Сличительная ведомость» — сводка расхождений (излишки/недостачи) в количестве и сумме.
- ИНВ‑22 «Приказ о проведении инвентаризации» (если поддерживается в релизе) — распорядительный документ.
- Инвентаризационная опись (внутренняя форма конфигурации) — рабочий список для пересчёта, куда кладовщик вписывает факт.
8. Частые ошибки
«Поле "Склад" не заполнено» — не выбран склад. Программе неоткуда взять учётные остатки. Укажите склад и повторите «Заполнить».
«Не заполнено значение реквизита "Организация"» — при нескольких юрлицах организация по умолчанию не подставилась. Выберите нужную до заполнения таблицы, иначе подтянутся остатки не той компании.
Отклонения по всем строкам, хотя ничего не пропадало — вы заполнили таблицу, а колонку «Факт» оставили нулевой или изменили дату после заполнения. Нажмите «Заполнить по остаткам» заново на правильную дату; факт приравняется к учёту, и правьте только реально расходящиеся строки.
«Учётное количество не совпадает с реальным остатком в отчёте» — между датой описи и моментом заполнения прошли новые проведённые документы (поступления, продажи задним числом). Переставьте дату описи или перезаполните таблицу.
После проведения описи остатки на складе не изменились — это нормально. Опись не двигает остатки. Введите на основании «Оприходование товаров» и «Списание товаров/недостач».
«Не удалось создать на основании — не заполнены расхождения» — вы пытаетесь создать оприходование/списание, а отклонений в описи нет (факт = учёт). Создавать нечего: расхождений ноль.
9. FAQ
Как в «Управлении торговлей для Казахстана» 3.4.5.21 списать недостачу по инвентаризации? Проведите опись со статусом «Выполнена», затем «Создать на основании» → «Списание товаров». Проводка Дт 7010 (или счёт недостач/1250 при виновном лице) Кт 1330 на себестоимость недостающего товара.
Как оприходовать излишки, найденные при инвентаризации? «Создать на основании» → «Оприходование товаров». Проводка Дт 1330 Кт 6280 на себестоимость излишка. Товар встанет на склад.
Формирует ли инвентаризационная опись проводки? Нет. Опись только фиксирует факт и расхождения. Проводки делают документы‑основания: оприходование и списание.
Нужно ли выписывать ЭСФ или СНТ по инвентаризации? Нет. Реализации и перемещения товара при инвентаризации нет, поэтому ЭСФ и СНТ по самой описи не выписываются.
Как заполнить фактическое количество автоматически? Автоматически в колонку «Факт» подставляется учётное значение (кнопка «Заполнить по остаткам»). Реальный факт кладовщик вносит вручную — программа не может «увидеть» полку.
Надо ли восстанавливать НДС по недостаче? По недостаче сверх норм естественной убыли ранее принятый в зачёт НДС по ставке 16 % подлежит исключению из зачёта. По кофе из примера: 24 000 × 16 % = 3 840 ₸ (Дт 7210/1330 Кт 3130).
Почему после «Выполнена» остатки склада не поменялись? Так и задумано. Статус «Выполнена» закрывает опись и разрешает вводить документы‑основания. Меняют остатки именно они, а не опись.
Можно ли инвентаризировать не весь склад, а одну группу товаров? Да. При заполнении задайте отбор по группе номенклатуры или подберите позиции вручную — опись построится только по ним.
Как учесть пересортицу (одного товара недостача, другого излишек)? Отразите обе строки в описи, затем зачёт пересортицы оформляйте через списание одной позиции и оприходование другой; при разной себестоимости разница относится на доходы/расходы.
Кто подписывает инвентаризационную опись? Материально‑ответственное лицо (реквизит «Ответственное лицо/МОЛ») и члены инвентаризационной комиссии. Их данные печатаются в форме ИНВ‑3.
10. Смежные документы
На основании чего вводится опись: отдельного документа‑основания не требуется — опись создаётся вручную и заполняется по остаткам склада. Организационно её основанием служит приказ о проведении инвентаризации (ИНВ‑22).
Что вводят на основании описи:
- Оприходование товаров — для излишков (Дт 1330 Кт 6280).
- Списание товаров / Списание недостач — для недостач (Дт 7010 или 1250 Кт 1330).
- Печатные формы ИНВ‑3, ИНВ‑19 — для оформления и сверки с МОЛ.
После оприходования и списания остатки в базе совпадут с фактом на складе — цель инвентаризации достигнута.
Как узнать свой релиз: «Справка» → «О программе» — там версия платформы и релиз конфигурации.
Методичка подготовлена для «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, релиз 3.4.5.21. Ставка НДС 16 %, МРП 4 325 ₸, МЗП 85 000 ₸ (2026 год).