Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
База раздулась до 40 ГБ, «Чеки ККМ» открываются по минуте, а бэкап идёт всю ночь. Вы заходите в журнал розничных чеков и видите там сотни тысяч строк за три года — по каждой пробитой шоколадке отдельный документ. Удалять их через «Пометить на удаление» страшно: вдруг это порушит закрытые смены и розничную выручку. Именно для этой ситуации в конфигурации есть обработка «Архивирование и удаление чеков ККМ». Она сворачивает старые чеки в компактный архив (или удаляет уже архивированные), сохраняя итоговые данные о продажах в отчётах о розничных продажах и закрытиях касс. Ниже — как этим пользоваться без потерь.
1. Назначение
Обработка убирает из базы детальные документы «Чек ККМ», которые уже вошли в закрытые кассовые смены. Сначала чеки архивируются (переносятся в служебное хранилище, из оперативных журналов исчезают), затем при необходимости удаляются окончательно. Цель — уменьшить размер базы и ускорить работу, не трогая сводную выручку и себестоимость.
2. Где найти
- Раздел «Продажи» → группа «Сервис» (или «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных»), пункт «Архивирование и удаление чеков ККМ».
- Прямая навигационная ссылка 1С — самый надёжный способ, если пункт не выведен в меню:
e1cib/list/Обработка.АрхивированиеУдалениеЧековККМ
Скопируйте её, затем в 1С: «Сервис и настройки» (меню с шестерёнкой) → «Файл» → «Перейти по навигационной ссылке» (или сочетание клавиш для перехода по ссылке), вставьте и нажмите «Перейти». Обработка откроется сразу.
Обработка выполняет необратимые действия с документами. Запускайте её только с правами администратора и всегда после свежей резервной копии базы.
2а. Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе». В открывшемся окне:
- Версия платформы (например, 8.3.24.xxxx) — верхняя строка;
- Конфигурация и её релиз — «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)».
Если у вас релиз отличается, состав полей и названий кнопок может немного не совпадать — ориентируйтесь на смысл поля, а не на точную подпись.
3. Как заполнить
Обработка — это форма с отбором и таблицей найденных чеков. Заполняется сверху вниз.
| Поле | Зачем нужно и что будет при ошибке |
|---|---|
| Организация (обязательное) | Ограничивает выборку чеков одной организацией. Если оставить пустым в базе с несколькими юрлицами — под нож попадут чужие чеки. Указывайте конкретное юрлицо. |
| Касса ККМ / Рабочее место | Сужает отбор до одной кассы. Пусто = все кассы организации. Полезно, когда чистите архив по одной точке. |
| Архивировать чеки, пробитые до (обязательное) | Ключевая дата-граница. Обрабатываются только чеки строго раньше этой даты. Поставите слишком свежую дату — заденете чеки текущего периода, по которым ещё не сдана отчётность. Ставьте дату заведомо закрытого периода (например, конец позапрошлого года). |
| Только чеки закрытых смен | Оставьте включённым. Гарантирует, что архивируются лишь чеки, уже вошедшие в «Закрытие кассовой смены» / «Отчёт о розничных продажах». Снимете флаг — рискуете свернуть чеки открытой смены и разойтись в итогах. |
| Действие (обязательное) | Переключатель «Архивировать» / «Удалить архивированные». «Архивировать» — безопасный первый шаг (данные ещё можно восстановить). «Удалить архивированные» — окончательное стирание из архива, назад пути нет. |
| Таблица найденных чеков | Заполняется кнопкой «Заполнить» после отбора. Здесь видно количество и суммы. Проверьте итог по строкам — он должен биться с ожиданием, прежде чем жать «Выполнить». |
Порядок работы: Организация → дата-граница → флаг «только закрытые смены» → «Заполнить» → проверили таблицу → выбрали действие → «Выполнить».
4. Разобранный пример с цифрами и проводками
Ситуация. Магазин ТОО «Астана-Ритейл» за 15 января 2024 года пробил через ККМ три чека. Смена закрыта, «Отчёт о розничных продажах» проведён. Сейчас сентябрь 2026 — эти чеки давно не нужны в журнале, база тяжёлая.
Данные смены за 15.01.2024:
- Продано товара на 46 400 ₸ с учётом НДС (оплата картой).
- Ставка НДС Казахстана 2026 — 16%. Сумма НДС: 46 400 × 16 ÷ 116 = 6 400 ₸. Выручка без НДС: 40 000 ₸.
- Себестоимость проданного товара: 30 000 ₸.
Эти суммы уже отражены проводками отчёта о розничных продажах (не самой обработкой архивирования — она бухгалтерских движений не делает):
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1030 | 6010 | 40 000 | Выручка от розничной реализации (без НДС) |
| 1030 | 3130 | 6 400 | НДС к уплате, 16% |
| 7010 | 1330 | 30 000 | Списана себестоимость проданного товара |
Что делает обработка. Вы указываете организацию «Астана-Ритейл», дату «архивировать до 01.01.2026», флаг «только закрытые смены», действие «Архивировать». Нажимаете «Заполнить» — в таблицу попадают все три чека от 15.01.2024. Жмёте «Выполнить».
Результат: три документа «Чек ККМ» исчезают из оперативного журнала и переходят в архив. Проводки на 40 000 / 6 400 / 30 000 ₸ остаются нетронутыми — они хранятся в отчёте о розничных продажах, а не в чеках. Выручка 6010, НДС 3130, себестоимость 7010 в отчётности не меняются ни на тенге. База при этом становится легче на три документа (а на реальном объёме — на сотни тысяч).
Вторым проходом, убедившись что всё сошлось, вы запускаете обработку с действием «Удалить архивированные» — и чеки стираются из архива окончательно.
5. Виды операции
Обработка даёт два основных действия:
- Архивировать чеки — перенос детальных чеков ККМ в архив. Обратимо: пока чеки в архиве, их можно удалить или (в общем случае) вернуть повторным перепроведением смены.
- Удалить архивированные чеки — окончательное удаление из архива. Необратимо.
Рекомендованный сценарий — всегда двухшаговый: сперва архивирование за старый закрытый период, контроль итогов, и только потом удаление.
6. Что формируется при выполнении
- Бухгалтерских проводок обработка не делает. Дт/Кт по 1030, 6010, 3130, 7010, 1330 формирует «Отчёт о розничных продажах» / «Закрытие кассовой смены», а не эта обработка.
- Электронные документы не формируются. Ни ЭСФ (ИС ЭСФ), ни СНТ обработка не выписывает и не отзывает — розничные чеки в ЭСФ по общему правилу не идут, а фискальные данные уже ушли в ОФД при пробитии чека.
- Движения по регистрам: обработка снимает записи архивируемых чеков из оперативных регистров (журнал чеков ККМ, регистры розничных продаж по детализации чеков). Сводные регистры выручки, себестоимости и остатков, куда данные попали через отчёт о розничных продажах, не затрагиваются.
- Результат работы выводится в служебные сообщения и/или в таблицу формы: сколько чеков обработано, за какой период, какое действие выполнено.
7. Печатные формы
Обработка — служебная, полноценных бланков у неё нет. На печать выводить нечего: результат — это протокол в служебных сообщениях (количество и суммы обработанных чеков). Для документального следа используйте печать связанных документов:
- «Закрытие кассовой смены» — соответствующий отчёт по смене;
- «Отчёт о розничных продажах» — сводный документ, который хранит выручку и НДС;
- Z-отчёт / X-отчёт формируются на самой ККМ, а не в обработке.
8. Частые ошибки
«Не заполнена организация» — вы нажали «Заполнить»/«Выполнить», не выбрав юрлицо. Укажите организацию в шапке; в многофирменной базе это обязательно, иначе под отбор попадут чеки всех организаций.
«Не все чеки могут быть заархивированы: смена не закрыта» — в отбор попали чеки открытой кассовой смены. Включите флаг «Только чеки закрытых смен» либо сначала закройте смену документом «Закрытие кассовой смены», затем повторите.
«Дата ограничения периода не заполнена» — пустое поле «архивировать до». Поставьте дату конца заведомо закрытого периода.
«Операция запрещена: установлена дата запрета изменения (…)» — период закрыт от правок. Это как раз хороший знак (данные защищены), но обработке нужен доступ. Временно снимите дату запрета для администратора (Администрирование → Даты запрета изменения), выполните архивирование, верните запрет.
Итоги «поехали» после удаления — почти всегда это значит, что вы удалили чеки, не проведя по ним «Отчёт о розничных продажах». Восстановите из бэкапа и сначала убедитесь, что смены закрыты и сводные документы проведены.
9. FAQ
В чём разница между «Архивировать» и «Удалить архивированные»? Архивирование прячет чеки из журналов, но данные ещё в базе — это безопасный первый шаг. Удаление стирает уже архивированные чеки окончательно. Всегда сначала архивируйте, проверьте итоги, потом удаляйте.
Не потеряю ли я выручку и НДС, если удалю чеки? Нет. Выручка (6010), НДС 16% (3130) и себестоимость (7010) хранятся в «Отчёте о розничных продажах» и закрытии смены, а не в самих чеках. Удаление детальных чеков на эти суммы не влияет.
Пропадут ли данные, ушедшие в ОФД и налоговую? Нет. Фискальные данные каждого чека уходят оператору фискальных данных в момент пробития. Удаление документа «Чек ККМ» в 1С никак не меняет то, что уже принято ОФД и КГД.
Придётся ли переформировать или отзывать ЭСФ/СНТ? Нет. Розничные чеки ККМ в ЭСФ по общему правилу не выписываются, а СНТ обработка не трогает. Электронные документы обработка не создаёт и не отзывает.
За какой период безопасно чистить чеки? За закрытые периоды, по которым сдана налоговая отчётность и не планируются проверки/корректировки. На практике ставят границу «до начала прошлого года» или старше.
Нужно ли закрывать смену перед архивированием? Да. Архивируются только чеки закрытых смен (для этого и предусмотрен флаг). Чеки открытой смены оставьте — они ещё не вошли в сводный отчёт.
Можно ли восстановить удалённые чеки? Из архива — уже нет, удаление окончательно. Единственный способ вернуть детализацию — восстановление из резервной копии базы. Поэтому бэкап перед запуском обязателен.
Насколько уменьшится база? Зависит от объёма розницы. Детальные чеки ККМ — одни из самых многочисленных документов; на активных магазинах их удаление освобождает значимую долю размера базы и заметно ускоряет открытие журналов и выгрузку бэкапа.
Влияет ли обработка на остатки товаров на складе (1330)? Нет. Списание товара с 1330 выполнено при проведении отчёта о розничных продажах. Обработка убирает лишь детализацию чеков и остатки не пересчитывает.
Кому давать доступ к этой обработке? Только администратору. Действие необратимо и затрагивает первичные документы, поэтому рядовым кассирам и менеджерам права на неё выдавать не стоит.
10. Смежные документы
- На основании чего работает: документы «Чек ККМ» (объект обработки), «Закрытие кассовой смены» и «Отчёт о розничных продажах» — именно они удерживают сводную выручку, НДС и себестоимость, поэтому детализацию чеков можно безопасно убирать.
- Что смотреть после: «Отчёт о розничных продажах» и стандартные отчёты по продажам/НДС — для контроля, что итоги не изменились.
- Родственные сервисные инструменты: «Даты запрета изменения» (Администрирование) и штатное «Удаление помеченных объектов» — но для чеков ККМ используйте именно эту специализированную обработку: она корректно учитывает связь чеков со сменами.
Как узнать свой релиз ещё раз
«Справка» → «О программе» — там версия платформы 1С:Предприятие и релиз конфигурации «Управление торговлей для Казахстана».
Материал подготовлен для релиза 3.4.5.21 конфигурации «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4). На других релизах названия полей и кнопок могут незначительно отличаться.