Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Склад-получатель принял перемещение и насчитал не то количество, что было в накладной. Кладовщик оформил «Акт о расхождениях после перемещения», а вам теперь надо приложить к нему доказательства: фото недостачи на паллете, скан объяснительной кладовщика, письмо от отправителя с признанием пересорта. Чтобы эти файлы не жили в почте и на флешке, а лежали прямо внутри документа в 1С, их складывают в присоединённые файлы. Справочник «АктОРасхожденияхПослеПеремещенияПрисоединенныеФайлы» — это и есть то хранилище. Открывать его вручную вам почти никогда не придётся: вы работаете с ним через кнопку в самом акте. Но понимать, как он устроен, полезно — тогда файлы не теряются, а подписи ЭЦП не «слетают».
1. Назначение
Это служебный справочник. В нём хранятся файлы (сканы, фото, PDF, письма), присоединённые к документу «Акт о расхождениях после перемещения». Каждая запись — один файл: его двоичное содержимое, имя, автор, дата, размер и признак подписи ЭЦП. Сам справочник проводок и налогов не делает — он только хранит вложения конкретного акта.
2. Где найти
Штатный путь — через сам документ, а не через список справочника:
- Раздел «Склад и доставка» → «Излишки, недостачи и порча товаров» (или «Складские акты») → найдите нужный «Акт о расхождениях после перемещения».
- В открытом акте нажмите «Ещё» → «Присоединённые файлы» либо иконку со скрепкой на панели навигации формы («Файлы»).
- Откроется список вложений именно этого акта — здесь вы добавляете, просматриваете и подписываете файлы.
Открыть весь справочник напрямую (для администратора, при поиске «потерянного» файла) можно навигационной ссылкой. «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке», вставьте:
e1cib/list/Справочник.АктОРасхожденияхПослеПеремещенияПрисоединенныеФайлы
Список откроется целиком, вне привязки к одному акту. Пользуйтесь им осторожно: удаление записи здесь = удаление файла у документа.
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или значок «i» в правом верхнем углу). В окне вы увидите две строки: версию платформы (например, 1С:Предприятие 8.3.24.xxxx) и релиз конфигурации — «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Вторая строка и есть ваш релиз. Если он отличается от указанного вверху, отдельные пункты меню могут называться иначе.
3. Как заполнить
Отдельную карточку файла вы почти не заполняете руками — 1С берёт данные из самого файла. Но знать, что означает каждое поле, нужно.
| Поле | Зачем нужно | Что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Владелец (обязательное, заполняется автоматически) | Ссылка на конкретный акт о расхождениях. Именно она привязывает файл к документу. | Если открыть файл из общего списка и сменить владельца — файл «уедёт» к чужому акту и пропадёт из нужного. |
| Наименование (обязательное) | Имя файла без расширения. По нему вы ищете вложение. | Пустое или «Скан1» — потом не найдёте нужный документ среди десятка сканов. Пишите по делу: «Объяснительная кладовщика», «Фото паллеты №3». |
| Расширение | Тип файла (jpg, pdf, docx). Подставляется из загружаемого файла. | Смените вручную — 1С не откроет файл нужной программой. |
| Автор | Кто присоединил файл. Ставится по текущему пользователю. | Пусто — не докажете, кто добавил доказательство. |
| Дата создания / изменения | Когда файл добавлен и правился. Заполняется системой. | Не редактируйте — потеряете хронологию. |
| Размер | Объём файла. Контроль «не залили ли гигабайт». | — |
| Хранилище файла | Само двоичное содержимое (или ссылка на том, если настроено хранение в томах на диске). | При хранении в томах не удаляйте файл с диска — в 1С останется «пустышка». |
| Подписан ЭП | Признак, что на файл наложена электронная подпись. | Если после подписи отредактировать файл — подпись станет недействительной. |
| Редактирует | Кто сейчас занял файл на редактирование. | Файл «занят» — коллега не сможет его править, пока вы не нажмёте «Закончить редактирование». |
Порядок добавления файла (это и есть «заполнение»):
- В акте откройте «Присоединённые файлы».
- «Добавить» → «Из файла на диске» — выберите скан/фото; либо «Со сканера», если документ бумажный и подключён сканер; либо «Создать по шаблону» для типового бланка.
- 1С загрузит файл, сама заполнит имя, расширение, размер, автора и дату. Проверьте только Наименование — переименуйте понятно.
- При необходимости нажмите «Подписать ЭЦП» — для писем и актов, которые нужно юридически заверить.
4. Разобранный пример с цифрами
Со склада «Центральный» на склад «Магазин №2» перемещали товар «Кофе зерновой, 1 кг». По накладной ушло 100 шт по учётной цене 2 000 ₸ без НДС. Приёмка на «Магазине №2» насчитала 96 шт — недостача 4 шт.
Кладовщик оформил «Акт о расхождениях после перемещения» на недостачу:
- Количество по данным отправителя: 100 шт
- Фактически принято: 96 шт
- Расхождение: 4 шт × 2 000 ₸ = 8 000 ₸ себестоимости.
Именно акт (а не справочник файлов) сформирует движения. Недостача при перемещении относится на счёт учёта потерь/расчётов с виновными:
| Дт | Кт | Сумма | Смысл |
|---|---|---|---|
| 1330 (товары, склад «Магазин №2») | 1330 (товары, склад «Центральный») | 192 000 ₸ | оприходовано фактически принятое (96 × 2 000) |
| 1250/7470 (расчёты с персоналом / прочие расходы) | 1330 (товары в пути) | 8 000 ₸ | списана недостача 4 × 2 000 |
Если недостачу признают виновной и удержат с кладовщика по рыночной цене с НДС, счёт-фактура на реализацию виновнику будет считаться по ставке 16 %: например, при цене реализации 2 500 ₸/шт сумма 4 × 2 500 = 10 000 ₸, НДС 16 % = 1 600 ₸ (Дт 1210 Кт 6010 — 10 000; Дт 1210 Кт 3130 — 1 600).
А теперь — роль нашего справочника. Отправитель прислал письмо: «пересорт признаём, 4 кг отгрузим дозачётом». Вы:
- Сохранили письмо как
Письмо_отправителя_пересорт.pdf. - В акте открыли «Присоединённые файлы» → «Добавить» → «Из файла на диске».
- Получили запись в справочнике: Владелец = этот акт, Наименование = «Письмо отправителя пересорт», Расширение = pdf, Автор = вы, Размер = 240 КБ.
- Нажали «Подписать ЭЦП» своим сертификатом — поле «Подписан ЭП» стало «Да».
Теперь доказательство недостачи на 8 000 ₸ лежит внутри документа, заверено подписью и доступно ревизору в один клик.
5. Виды операции
У справочника файлов нет «видов операции» в бухгалтерском смысле. Есть команды работы с вложением:
- Добавить из файла на диске — загрузить готовый файл.
- Добавить со сканера — оцифровать бумагу напрямую.
- Создать по шаблону — сделать файл из заготовки (docx/xlsx).
- Просмотреть — открыть только для чтения.
- Редактировать → Закончить редактирование / Сохранить изменения / Отменить — правка с блокировкой файла.
- Подписать ЭЦП / Проверить подпись — заверить электронной подписью.
- Зашифровать / Расшифровать — при включённой криптографии.
- Сохранить как — выгрузить копию на диск.
- Пометить на удаление.
6. Что формируется при проведении
Справочник не проводится и потому:
- не формирует бухгалтерских проводок — все движения (по счетам 1330, 1250, 6010, 3130) делает документ-владелец «Акт о расхождениях после перемещения»;
- не создаёт ЭСФ и СНТ — электронные счета-фактуры в ИС ЭСФ и сопроводительные накладные на товары формируются от документов реализации/перемещения, а не от вложений;
- не пишет движений по регистрам накопления товаров или взаиморасчётов.
Что реально происходит при добавлении файла: создаётся запись справочника; двоичные данные ложатся либо в базу, либо в том хранения файлов на диске (если администратор настроил тома); при подписи ЭЦП рядом сохраняется контейнер подписи, а поле «Подписан ЭП» переключается в «Да».
7. Печатные формы
Собственных печатных форм у справочника нет — печатается сам файл средствами его приложения (PDF-ридер, Word, просмотрщик изображений) после команды «Просмотреть» или «Открыть». Печатные формы (сам «Акт о расхождениях после перемещения», ТОРГ-2/аналог) относятся к документу-владельцу, а не к вложению. Из карточки файла доступна команда «Сохранить как» — выгрузить файл на диск для печати.
8. Частые ошибки
«Файл занят для редактирования пользователем …» Кто-то (возможно, вы в другом сеансе) нажал «Редактировать» и не закончил. Откройте файл и нажмите «Закончить редактирование»; администратор может снять занятость через «Освободить» в общем списке.
«Электронная подпись файла неверна» после правки. Вы отредактировали уже подписанный файл — содержимое изменилось, подпись перестала соответствовать. Так и задумано. Уберите старую подпись и подпишите заново, либо не редактируйте подписанные документы вообще.
«Не удалось сохранить файл в томе. Файл не найден: …\Files\…» Файлы хранятся в томах на диске, и файл физически удалён/недоступен (сетевая папка отвалилась). Восстановите доступ к каталогу тома или попросите администратора проверить настройку томов («Администрирование» → «Настройки работы с файлами»).
«Превышен максимальный размер файла (… МБ)» Скан слишком большой. Уменьшите разрешение сканера или сожмите PDF; при регулярной работе с крупными файлами администратор увеличивает лимит в настройках работы с файлами.
Файл добавили, а в акте его не видно. Скорее всего, вложили не к тому объекту — открыли общий список справочника и добавили без владельца. Откройте файл, проверьте поле Владелец: там должен стоять нужный акт.
9. FAQ
В каком разделе меню лежит этот справочник?
Отдельного пункта меню у него нет. Вы попадаете в него из документа «Акт о расхождениях после перемещения» → «Присоединённые файлы». Открыть весь список можно навигационной ссылкой e1cib/list/Справочник.АктОРасхожденияхПослеПеремещенияПрисоединенныеФайлы.
Делает ли этот справочник проводки или ЭСФ? Нет. Это хранилище файлов. Проводки (Дт 1330, Кт 1330, списание недостачи на 1250/7470) и налоги считает сам акт. ЭСФ и СНТ формируются от документов реализации и перемещения.
Где физически лежат файлы — в базе или на диске? Зависит от настройки. По умолчанию — внутри информационной базы. Если администратор включил тома хранения («Администрирование» → «Настройки работы с файлами»), файлы лежат в каталогах на диске/сервере, а в базе хранится только ссылка.
Как подписать вложение ЭЦП? Выделите файл, нажмите «Подписать ЭЦП», выберите сертификат. Поле «Подписан ЭП» станет «Да». Проверить чужую подпись — «Проверить подпись».
Можно ли отредактировать подписанный файл? Технически да, но подпись после этого станет недействительной, потому что содержимое изменилось. Правильно — снять подпись, внести правки и подписать заново.
Почему файл «занят» и его нельзя открыть на правку? Кто-то держит его в режиме редактирования. Нужно «Закончить редактирование» в том сеансе, где файл занят, либо освободить его силами администратора.
Как удалить лишний файл? В списке присоединённых файлов акта пометьте запись на удаление и проведите «Удаление помеченных объектов» («Администрирование» → «Обслуживание»). Удаление напрямую из общего списка справочника опасно — можно снести чужое вложение.
Скан весит слишком много — что делать? Сканируйте в 200–300 dpi, сохраняйте в PDF или JPG вместо BMP/TIFF, сжимайте многостраничные документы. При постоянной работе с тяжёлыми файлами попросите администратора поднять лимит размера.
Влияет ли вложение на расчёт НДС 16 % или ИПН? Нет. Файл — это доказательство, а не источник данных для расчёта. Все суммы (недостача 8 000 ₸, НДС 16 %, при необходимости удержание с виновного) считает акт и связанные с ним документы, а не справочник файлов.
Кто видит присоединённые файлы? Все, у кого есть права на документ-владелец. Доступ файлов наследуется от прав на «Акт о расхождениях после перемещения».
10. Смежные документы
- Документ-владелец — «Акт о расхождениях после перемещения». Присоединённые файлы вводятся только «на основании» открытого акта (через его форму) и вне акта смысла не имеют.
- «Перемещение товаров» — исходный документ, по факту приёмки которого возникает расхождение и оформляется акт. Логическая цепочка: Перемещение → приёмка с недостачей → Акт о расхождениях → к акту прикрепляются файлы.
- Реализация / списание (при удержании недостачи с виновного или списании потерь) — формируется на основании акта; именно эти документы создают ЭСФ по ставке 16 % и делают проводки по 6010/3130/7010.
- Складские акты (пересортица, порча) — используют такой же механизм присоединённых файлов через собственные служебные справочники.
Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы «1С:Предприятие» и релиз конфигурации. Для этой методички: «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, релиз 3.4.5.21. На других релизах названия пунктов меню и набор команд работы с файлами могут немного отличаться.
Методичка подготовлена для релиза 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (ред. 3.4).