Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Субъект прислал вам заявление: «Отзываю согласие на обработку моих персональных данных, прошу удалить». Или истёк срок, на который вы имели право хранить данные бывшего клиента. Вы удаляете его карточку и контакты из базы — но одного удаления мало. Закон РК «О персональных данных и их защите» требует зафиксировать факт уничтожения: кого, когда, каким способом и на каком основании. Именно для этого служит документ «Акт об уничтожении персональных данных». Он не двигает деньги и не формирует налоги — это документ комплаенса, ваша доказательная бумага на случай проверки или спора с субъектом.
1. Назначение
Документ фиксирует факт уничтожения (или обезличивания) персональных данных конкретных субъектов — физлиц, контактных лиц контрагентов, пользователей. Он служит подтверждением того, что вы выполнили требование закона: удалили данные при отзыве согласия, достижении цели обработки или истечении срока хранения. Финансовых и налоговых последствий у документа нет.
2. Где найти
Путь в меню зависит от того, включена ли у вас подсистема защиты персональных данных.
- Раздел «НСИ и администрирование» → «Администрирование» → «Защита персональных данных». Здесь включается учёт (флажок «Вести учёт событий работы с персональными данными») и отсюда открывается журнал документов.
- В журнале нажмите «Создать» → «Акт об уничтожении персональных данных».
Быстрый способ открыть список напрямую — вставьте навигационную ссылку в поле «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке»:
e1cib/list/Документ.АктОбУничтоженииПерсональныхДанных
Если пункта «Защита персональных данных» нет — функциональность выключена. Включите её в тех же настройках администрирования, иначе документ будет недоступен для создания.
2а. Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе» (или значок «i» в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите строку «Версия платформы» (например, 8.3.24) и «Версия конфигурации» — это и есть релиз (в нашем примере 3.4.5.21). Сверяйте инструкцию именно с этим номером: расположение полей между релизами меняется.
3. Как заполнить
Документ короткий. Основную ценность несёт табличная часть со списком субъектов.
| Поле | Обяз. | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Номер | авто | Присваивается автоматически при записи. Вручную не трогайте — иначе собьёте нумерацию журнала. |
| Дата | ✔ | Дата фактического уничтожения данных. По ней в акте видно, уложились ли вы в срок реагирования на отзыв согласия. Поставите «задним числом» позже реальной проверки — акт потеряет доказательную силу. |
| Организация | ✔ | Оператор персональных данных, от чьего имени уничтожаются данные. Если в базе несколько юрлиц, выберете не ту — акт «прикрепится» к чужому оператору, и при проверке именно этой организации его не найдут. |
| Ответственный | ✔ | Сотрудник, проводивший уничтожение (обычно вы сами). Подставляется текущий пользователь. Он же расписывается в печатной форме. |
| Табличная часть «Субъекты» | ✔ | Строки со ссылками на объекты, чьи данные уничтожены: физлица, контрагенты, контактные лица, пользователи. Пустая табличная часть = акт ни о чём. |
| Причина / основание | ✔ | Почему уничтожаете: отзыв согласия, достижение цели обработки, истечение срока хранения. Без основания уничтожение выглядит как самоуправство — укажите его обязательно. |
| Способ уничтожения | — | Удаление, обезличивание, физическое уничтожение носителя. Уточняет, что именно вы сделали с данными. |
| Комментарий | — | Свободный текст: реквизиты заявления субъекта, номер входящего письма. Помогает связать акт с первичным обращением. |
Порядок действий:
- Создайте документ, проверьте дату и организацию.
- В табличную часть добавьте субъектов — по одной строке на каждого. Удобно подобрать их через кнопку подбора из справочников «Контрагенты», «Физические лица», «Пользователи».
- Укажите причину и способ уничтожения.
- Сначала фактически удалите/обезличьте данные в самих карточках (или пометьте на удаление и очистите), и только потом проводите акт — он фиксирует уже совершённое действие.
- Нажмите «Провести и закрыть».
4. Разобранный пример
Ситуация. 23 сентября 2026 года физлицо Ахметов Данияр Серикович (бывший розничный покупатель) подал заявление об отзыве согласия на обработку персональных данных, вх. № 47 от 22.09.2026. Срок хранения его данных как клиента истёк ещё в 2025 году. Вы обязаны уничтожить данные.
Что делаете в 1С:
- Открываете карточку физлица, удаляете/обезличиваете ФИО, ИИН, телефон, адрес, реквизиты документа.
- Создаёте «Акт об уничтожении персональных данных»:
- Дата: 23.09.2026
- Организация: ТОО «Ваша компания»
- Ответственный: бухгалтер Иванова А.
- Субъект: Ахметов Данияр Серикович (1 строка)
- Причина: отзыв согласия субъекта (основание — заявление вх. № 47 от 22.09.2026)
- Способ: обезличивание в информационной системе
- Комментарий: «Заявление об отзыве согласия вх. № 47 от 22.09.2026»
- Проводите документ.
Проводки Дт/Кт: отсутствуют. Это принципиально. Документ не относится к бухгалтерскому или налоговому учёту: он не затрагивает счета 1210, 1030, 6010, 7010, не начисляет НДС по ставке 16 % и не формирует ЭСФ. Ждать здесь корреспонденции счетов не нужно — единственный результат проведения — запись в регистре учёта событий работы с персональными данными (см. раздел 6).
Для сравнения масштаба ответственности: административный штраф по КоАП РК за нарушения при обработке и защите персональных данных исчисляется в МРП, а 1 МРП в 2026 году = 4 325 ₸. Правильно оформленный акт — ваша защита от такого штрафа.
5. Виды операции
У документа одна логическая операция — регистрация факта уничтожения персональных данных. Внутри неё различаются варианты по способу:
- Удаление — полное удаление данных субъекта из базы;
- Обезличивание — данные остаются, но их нельзя связать с субъектом (замена ФИО/ИИН на обезличенные значения);
- Уничтожение носителя — фиксация уничтожения бумажных или иных материальных носителей.
Отдельных «видов операции» с разными проводками, как у товарных документов, здесь нет — экономической операции документ не совершает.
6. Что формируется при проведении
- Проводки (бухгалтерские): нет.
- Движения по налоговым регистрам, НДС, ИПН, ОПВ: нет.
- Электронные документы (ЭСФ, СНТ): не формируются — документ не является реализацией или перемещением товара.
- Регистр сведений «Учёт событий работы с персональными данными» (или аналогичный регистр подсистемы защиты ПДн): в него записывается событие — кто, когда, по какому субъекту и на каком основании уничтожил данные. Это и есть главный след документа, который потом виден в журнале событий.
Именно поэтому не пытайтесь искать в отчётах «оборотку» по этому акту — его результат отражается только в журнале работы с персональными данными.
7. Печатные формы
Из документа (кнопка «Печать») доступна форма:
- «Акт об уничтожении персональных данных» — со списком субъектов, датой, основанием, способом уничтожения, реквизитами организации-оператора и подписью ответственного.
Эту форму распечатывают, подписывают и подшивают в дело по защите персональных данных. Электронной подачи в госорган (как у ЭСФ через ИС ЭСФ) для неё не предусмотрено — это внутренний документ оператора.
8. Частые ошибки
«Поле "Организация" не заполнено» Не выбрана организация-оператор. Заполните поле «Организация» — акт всегда привязан к конкретному оператору персональных данных.
«Табличная часть "Субъекты" не заполнена» / документ проводится «пустым» Вы не добавили ни одного субъекта. Акт без списка лиц бессмысленен — добавьте строки через подбор из справочников.
Пункт «Защита персональных данных» отсутствует в меню, документ не создать Функциональность выключена. Зайдите в «НСИ и администрирование» → «Администрирование» → «Защита персональных данных» и включите ведение учёта событий.
Акт проведён, а данные в карточке остались на месте Документ не удаляет данные автоматически — он лишь фиксирует факт. Сначала обезличьте/удалите данные в карточках субъектов, затем проводите акт.
Ищете проводки или движения по НДС — их нет Это не ошибка конфигурации. Документ комплаенса не формирует бухгалтерских записей. Если ждали корреспонденцию счетов — вы перепутали объект.
9. FAQ
10. Смежные документы
- На основании чего вводится: заявление субъекта об отзыве согласия, служебная записка об истечении срока хранения, а также ранее оформленное «Согласие на обработку персональных данных» (акт закрывает жизненный цикл данных, начатый согласием).
- Что связано: карточки «Физические лица», «Контрагенты», «Пользователи» — источники субъектов для табличной части; журнал «События работы с персональными данными» — где потом виден результат.
- На основании этого акта другие документы обычно не вводятся: это финальный документ в цепочке обработки персональных данных.
Как узнать свой релиз: меню «Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы 1С:Предприятие и версия конфигурации. Данная методичка проверена на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4). Если ваш релиз отличается, расположение отдельных полей может незначительно меняться — сверяйтесь с формой в своей базе.