Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Контрагент прислал вам ЭСФ на сумму, которой у вас в учёте нет ни в одном документе реализации. Или наоборот: закрываете квартал, сверяете обороты по НДС, и в декларации не хватает начисленного налога по операции, которую вы провели вручную — без обычной «Реализации товаров и услуг». Вот тут и открывается «ЗаписьКнигиПродаж». Это ваш инструмент, чтобы вручную поставить оборот по реализации и НДС к начислению туда, куда типовые документы его не поставили. Ниже — как заполнить его так, чтобы декларация сошлась с первого раза.
1. Назначение
«ЗаписьКнигиПродаж» — документ ручной корректировки, который добавляет запись в книгу (реестр) продаж и начисляет НДС к уплате там, где обычные документы реализации это не сделали. Применяют для восстановления НДС, доначислений по акту проверки, корректировок прошлых периодов и операций, не оформленных стандартной реализацией.
2. Где найти
Путь зависит от настройки интерфейса, но базовый маршрут такой:
- Раздел «Финансы» (или «Налоги/Регламентированный учёт») → журнал документов по НДС → «Записи книги продаж» → кнопка «Создать».
- Если пункта нет в панели — используйте прямую навигацию.
Навигационная ссылка 1С: e1cib/list/Документ.ЗаписьКнигиПродаж
Как открыть по ссылке: меню «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» (или сочетание, заданное в вашей платформе), вставьте строку выше и нажмите «Перейти». Откроется список всех записей книги продаж.
2а. Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе». В открывшемся окне вы увидите:
- версию платформы (например, 8.3.24.xxxx);
- релиз конфигурации — здесь должно быть «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, версия 3.4.5.21.
Если у вас версия отличается — расположение полей и часть реквизитов могут не совпадать с этой инструкцией.
3. Как заполнить
Заполняйте сверху вниз — часть полей подставится автоматически после выбора контрагента и договора.
| Поле | Зачем нужно и что будет при ошибке |
|---|---|
| Организация (обязательно) | По какой вашей фирме идёт начисление НДС. Ошибётесь — оборот уйдёт в чужую декларацию, налог задвоится или потеряется. |
| Дата (обязательно) | Определяет налоговый период (квартал), в который попадёт НДС. Поставите не тот квартал — сумма выпадет из нужной декларации. |
| Контрагент (обязательно) | Покупатель, по которому фиксируете реализацию. Именно он попадёт в реестр по ЭСФ. Неверный контрагент — расхождение при сверке. |
| Договор | Подтягивает валюту, вид расчётов, счета учёта. Пустой договор — счета придётся вписывать руками, легко ошибиться. |
| Документ-основание / Счёт-фактура | Ссылка на первичку (акт, ЭСФ, реализацию), к которой делаете запись. Заполняйте всегда — иначе при проверке не докажете природу начисления. |
| Вид операции (обязательно) | Определяет логику проводок (см. раздел 5). Неверный вид — неправильные движения по регистрам НДС. |
| Сумма без НДС / Налоговая база (обязательно) | Оборот, с которого считается налог. Основа расчёта — от неё пляшет всё. |
| Ставка НДС (обязательно) | В 2026 году стандартная ставка — 16%. Есть также «Без НДС» и «0%» (экспорт). Поставите старые 12% — недоначислите налог, декларация не сойдётся. |
| Сумма НДС | Считается как база × ставка. Проверьте округление до тенге. |
| Счёт учёта НДС | Обычно 3130 (НДС к уплате/возмещению). Ошибка в счёте — некорректный оборотно-сальдовый по НДС. |
| Счёт учёта доходов | Как правило 6010 (доход от реализации), если операция формирует доход. |
| Аналитика (статья доходов, подразделение) | Нужна для управленческих отчётов. Пусто — отчёт «поплывёт» по разрезам. |
| Комментарий | Свободный текст: почему сделали запись. Экономит время на объяснениях аудитору. |
Совет. Прежде чем создавать ручную запись, убедитесь, что оборот действительно не попал через типовую реализацию. Дубли по НДС — самая частая причина завышения налога.
4. Разобранный пример с проводками
Ситуация. В марте 2026 вы отгрузили услугу без оформления «Реализации товаров и услуг» (оформили актом на бумаге). Нужно вручную начислить НДС и доход за I квартал.
Данные:
- Организация: ТОО «Астана-Трейд»
- Покупатель: ТОО «Клиент»
- Налоговая база (сумма без НДС): 1 000 000 ₸
- Ставка НДС: 16%
- Сумма НДС: 1 000 000 × 16% = 160 000 ₸
- Итого с НДС: 1 160 000 ₸
Заполнение: Дата 31.03.2026, контрагент ТОО «Клиент», вид операции «Реализация», ставка 16%, счёт НДС 3130, счёт дохода 6010.
Проводки при проведении:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1210 | 6010 | 1 000 000 | Признан доход от реализации, ДЗ покупателя |
| 1210 | 3130 | 160 000 | Начислен НДС к уплате (16%) |
Итого задолженность покупателя (Дт 1210) = 1 160 000 ₸, из них НДС 160 000 ₸ уйдёт в строку начисленного налога декларации по НДС (форма 300.00).
Если операция — только восстановление НДС без дохода, доходной проводки (Кт 6010) не будет: движение пойдёт только по регистру НДС и счёту 3130.
5. Виды операции
Документ закрывает несколько сценариев — выбор влияет на проводки и регистры:
- Реализация — начисление НДС и дохода по операции, не оформленной типовым документом.
- Восстановление НДС — возврат ранее принятого к зачёту НДС (например, по товарам, использованным в необлагаемой деятельности).
- Корректировка реализации — доначисление или уменьшение оборота и НДС прошлого периода.
- Доначисление по акту проверки — фиксация НДС по результатам налоговой проверки.
- Начисление НДС с авансов / прочие операции — в зависимости от учётной политики.
Набор доступных видов зависит от настроек учёта НДС организации.
6. Что формируется при проведении
- Бухгалтерские проводки — по счетам 1210 / 6010 / 3130 (состав зависит от вида операции, см. пример).
- Движения по регистрам НДС — «НДС продажи» / «НДС начисленный»: именно из них собирается книга продаж и декларация 300.00.
- Запись в реестре реализации по НДС — оборот попадает в форму 300.00 за соответствующий квартал.
- Основание для ЭСФ. Ручная запись книги продаж сама по себе не выписывает электронную счёт-фактуру. ЭСФ оформляется в ИС ЭСФ отдельно (через типовую реализацию или прямой ввод в кабинете ИС ЭСФ), а СНТ — при перемещении товаров, к данному документу не относится. Если по операции нужна ЭСФ, свяжите запись с документом-основанием, по которому ЭСФ выписана.
7. Печатные формы
Из самого документа доступны:
- Бухгалтерская справка (обоснование ручной записи) — печатается из формы документа.
- Реестр / книга продаж — формируется в отчётах по НДС (раздел отчётности), куда попадает запись после проведения.
Специализированной «фирменной» печатной формы у ручной записи нет — её задача учётная, а не первичная. Первичным документом остаётся акт/ЭСФ-основание.
8. Частые ошибки
«Не заполнено значение реквизита "Организация"» Не выбрана фирма. Заполните поле «Организация» — без неё документ не проведётся.
«Не заполнена ставка НДС» / сумма НДС равна нулю Забыли ставку или оставили «Без НДС». Поставьте 16% и пересчитайте сумму (кнопка пересчёта или введите вручную 160 000 ₸ на базу 1 000 000 ₸).
«Счёт учёта не соответствует виду операции» Указан неверный счёт НДС. Для начисления к уплате используйте 3130, для дохода — 6010.
Задвоение НДС в декларации Вы сделали ручную запись по обороту, который уже прошёл через «Реализацию товаров и услуг». Проверьте отчёт по НДС и удалите/распроведите дубль.
НДС попал не в тот квартал Дата документа относится к другому периоду. Исправьте дату на дату признания реализации.
«Дата документа меньше даты запрета изменения» Период закрыт. Снимите дату запрета (раздел «Администрирование») или согласуйте корректировку с главбухом, затем проведите.
9. FAQ
1. Чем «ЗаписьКнигиПродаж» отличается от обычной «Реализации товаров и услуг»? Реализация — полноценный первичный документ с отгрузкой, списанием себестоимости (7010/1330) и выпиской ЭСФ. Запись книги продаж — ручная корректировка: она только начисляет НДС и доход, без движения по товарам.
2. Какая ставка НДС в 2026 году? Стандартная — 16%. Также применяются 0% (экспорт) и «Без НДС» для льготных оборотов. Старую ставку 12% в 2026 году не используйте.
3. Выписывается ли ЭСФ автоматически из этого документа? Нет. ЭСФ оформляется отдельно в ИС ЭСФ. Ручная запись только фиксирует оборот и НДС в учёте; свяжите её с документом-основанием, по которому ЭСФ выписана.
4. Какие счета участвуют в проводках? Типично: 1210 (ДЗ покупателей), 6010 (доход), 3130 (НДС к уплате). Для восстановления НДС доход (6010) не начисляется.
5. В какой отчёт попадает запись? В форму 300.00 (декларация по НДС) за квартал, соответствующий дате документа, и в реестр (книгу) продаж.
6. Можно ли сделать запись задним числом? Да, если период не закрыт датой запрета. Если закрыт — снимите запрет или оформите корректировку в текущем периоде.
7. Как отразить восстановление ранее зачтённого НДС? Выберите вид операции «Восстановление НДС», укажите базу и ставку 16%, счёт 3130. Дохода при этом не будет.
8. Что делать, если сумма НДС не пересчиталась? Проверьте ставку и базу. Сумма = база × 16%. При необходимости введите значение вручную и округлите до тенге.
9. Как проверить, не задвоился ли НДС? Сформируйте отчёт по НДС / реестр продаж за квартал и сверьте обороты с документами реализации. Дубль удалите.
10. Нужна ли аналитика по подразделениям? Для декларации по НДС — нет, но для управленческих отчётов заполнение статьи доходов и подразделения желательно.
10. Смежные документы
На основании чего вводится:
- «Реализация товаров и услуг» (корректировка её оборота);
- Акт налоговой проверки (доначисление);
- Бухгалтерская справка-расчёт.
Что связано / вводят рядом:
- ЭСФ в ИС ЭСФ — если по обороту требуется электронная счёт-фактура;
- «Записи книги покупок» — зеркальный документ для входящего НДС;
- Отчёт (декларация) 300.00 — итоговая форма, куда попадает запись.
Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы 1С:Предприятие и релиз конфигурации. Эта инструкция актуальна для «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, версия 3.4.5.21.
Подготовлено для релиза 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4). При обновлении конфигурации сверяйте расположение полей.