Если в расчётной ведомости продолжают отображаться сотрудники, уже уволенные в прошлом периоде, причина почти всегда одна — настройки отбора самого отчёта. Это не ошибка учёта и не проблема с данными: достаточно скорректировать условие по дате увольнения в фильтре. Откройте настройки расчётной ведомости, перейдите в раздел «Отбор», найдите параметр, связанный с датой увольнения, и поменяйте булево значение этого условия на «Без значения». После этого уволенные ранее сотрудники перестанут попадать в расчёт за текущий месяц.
Почему уволенные попадают в ведомость
Расчётная ведомость в 1С:Бухгалтерия для Казахстана строится на основании данных о начислениях и удержаниях за выбранный период. Отбор в отчёте определяет, каких сотрудников включать в выборку. Когда условие по дате увольнения задано как булево значение (то есть жёстко «истина» или «ложь»), отчёт может трактовать его так, что в выборку попадают все сотрудники с заполненной или незаполненной датой увольнения — в зависимости от того, как выставлен флажок. В результате в ведомость за текущий месяц «прилипают» те, кто был уволен в прошлых периодах.
Важно понимать: сами начисления при этом чаще всего нулевые или отсутствуют, но строка сотрудника всё равно выводится, что затрудняет проверку и сверку итогов. Особенно это заметно, когда за период было несколько увольнений и список сотрудников в отчёте оказывается длиннее фактического штата.
Пошаговый порядок исправления
- Откройте расчётную ведомость за нужный период.
- Перейдите в настройки отчёта (кнопка «Настройки» или «Показать настройки», в зависимости от формы отчёта).
- Найдите раздел «Отбор».
- В списке условий отбора найдите параметр, связанный с датой увольнения сотрудника — именно он отвечает за то, показывать ли уволенных в ведомости за текущий период.
- Найдите булево значение этого условия и измените его на «Без значения».
- Сформируйте ведомость заново.
После этого изменения ведомость сформируется корректно, и сотрудники, уволенные в прошлом периоде, перестанут попадать в расчёт за текущий месяц.
Если корректировка не помогла
Если после смены значения отбор всё равно работает некорректно, проверьте, не дублируется ли условие в других частях настройки отчёта. Иногда одинаковое или конфликтующее условие по дате увольнения задаётся сразу в нескольких местах — например, в основном отборе и во вложенной группировке или в пользовательских настройках отбора. В таком случае одно условие «перекрывает» другое, и отчёт продолжает выводить лишних сотрудников. Однако чаще всего одной корректировки достаточно.
На что ещё обратить внимание, если проблема сохраняется:
- Убедитесь, что вы вносите изменения именно в тот вариант отчёта, который используете при формировании (у отчёта может быть сохранено несколько вариантов настроек).
- Проверьте, не сохранён ли «проблемный» отбор как настройка по умолчанию — тогда изменения нужно сохранить, а не только применить разово.
- Сверьте период отчёта: если он захватывает месяц увольнения, сотрудник закономерно попадёт в ведомость с итоговым расчётом за месяц увольнения.
Как убедиться, что данные корректны
Прежде чем менять настройки, полезно понять природу строк по уволенным. Откройте карточку такого сотрудника и проверьте дату увольнения в кадровых документах. Если увольнение оформлено правильно и относится к прошлому периоду, а начислений в текущем месяце нет — значит, дело действительно только в отборе отчёта, а не в учётных данных. Если же по уволенному сотруднику есть начисления в текущем периоде (например, доначисление, компенсация, выплата при увольнении), то он появляется в ведомости обоснованно, и убирать его из отчёта не нужно — это будет расхождение с фактическими начислениями и удержаниями.
Типичные ошибки
- Меняют период вместо отбора. Сужение периода не решает проблему настройки отбора и может исказить итоги ведомости.
- Правят разовую настройку, но не сохраняют её. При следующем открытии отчёт снова подтягивает старый отбор.
- Удаляют строки вручную. Ручное удаление сотрудников из готового отчёта не устраняет причину и приводит к расхождениям при повторном формировании.
- Путают уволенного без начислений и уволенного с выплатой при увольнении. Во втором случае строка обязана быть в ведомости.
- Не проверяют дублирование условий. Одно и то же условие в разных частях настройки конфликтует между собой.
Что проверить
- Значение условия по дате увольнения в разделе «Отбор» установлено на «Без значения».
- Отбор не продублирован в других частях настройки отчёта (вложенные группировки, пользовательские отборы).
- Изменённая настройка сохранена в используемом варианте отчёта, а не применена разово.
- Период отчёта соответствует нужному месяцу и не захватывает месяц увольнения без необходимости.
- По уволенным сотрудникам, оставшимся в ведомости, нет реальных начислений или удержаний в текущем периоде.
- Дата увольнения в кадровых документах сотрудника заполнена корректно.
После выполнения этих проверок расчётная ведомость будет отражать только тех сотрудников, которые действительно относятся к текущему расчётному периоду, а сверка начислений, удержаний и итогов станет наглядной и корректной.