Командировочные расходы в Казахстане в 2026 году — это суточные, оплата проезда, проживания и других расходов работника, направленного в служебную поездку. Работодатель обязан их возместить, а бухгалтер должен правильно оформить и учесть эти суммы. Суточные в пределах норм, установленных налоговым законодательством, не облагаются индивидуальным подоходным налогом (ИПН) и не включаются в базу для обязательных пенсионных взносов и социальных платежей. Сумма сверх нормы считается доходом работника. Расходы на проезд и проживание, подтверждённые документами, возмещаются в фактическом размере. Конкретные лимиты суточных нужно брать из действующей редакции Налогового кодекса РК на дату командировки. Ниже разбираем, какие документы нужны, как считать суточные и как учитывать расходы в бухгалтерском и налоговом учёте.
Что входит в командировочные расходы
Командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. На время командировки за работником сохраняются рабочее место и заработная плата (средний заработок) — это гарантия трудового законодательства. Кроме того, работодатель возмещает расходы, связанные с поездкой.
Обычно к командировочным расходам относятся:
- суточные — компенсация дополнительных личных расходов работника за каждый день командировки, включая дни в пути;
- проезд до места командировки и обратно: авиа- и железнодорожные билеты, автобус, сервисные и аэропортовые сборы;
- проживание — гостиница или аренда жилья на время поездки;
- прочие расходы, согласованные с работодателем: оформление виз, страховка для выезда за рубеж, провоз багажа, связь, трансфер.
Размер суточных и порядок возмещения других расходов компания закрепляет во внутреннем документе: положении о командировках, коллективном или трудовом договоре. Лимиты в нём могут быть выше налоговых норм, но тогда превышение облагается налогами.
Кого касается и какие документы оформить
Правила касаются всех работодателей — ТОО, АО, индивидуальных предпринимателей с наёмными работниками, а также их бухгалтеров и кадровых служб. Чтобы расходы можно было подтвердить при налоговой проверке, нужен такой пакет документов:
- Приказ (распоряжение) о направлении в командировку с указанием работника, места, срока и цели поездки.
- Аванс на командировку. Его выдают из кассы или переводят на карту работника. Основанием служит приказ.
- Подтверждающие документы: проездные билеты, посадочные талоны или электронные билеты с маршрутной квитанцией, счета и чеки гостиницы, документы о прочих расходах.
- Авансовый отчёт. Работник сдаёт его после возвращения в срок, установленный внутренними правилами компании. Остаток аванса возвращается, перерасход возмещается работнику.
Если документов на проживание или проезд нет, компания рискует: такие суммы могут признать доходом работника, а при расчёте корпоративного подоходного налога (КПН) — не принять к вычету.
Суточные: как считать и облагать в 2026 году
Налоговые нормы суточных разные для командировок по Казахстану и за рубеж. Их устанавливает Налоговый кодекс РК в привязке к месячному расчётному показателю (МРП), действующему на соответствующий год. Порядок расчёта такой:
- определите количество дней командировки — с даты отъезда по дату возвращения включительно, с учётом дней в пути;
- сравните суточные по положению компании с нормой из действующей редакции Налогового кодекса;
- сумма в пределах нормы не облагается ИПН и не включается в доход работника;
- сумма сверх нормы включается в доход работника. С неё удерживаются ИПН и обязательные пенсионные взносы, начисляются социальные платежи — как с обычной выплаты.
В 2026 году особенно важно сверять нормы и значение МРП с официальным текстом законодательства на дату командировки. Не стоит переносить в положение компании цифры из прошлогодних статей и шаблонов.
Учёт расходов в бухгалтерском и налоговом учёте
Бухгалтерский учёт. Выданный аванс учитывается как дебиторская задолженность работника. После утверждения авансового отчёта расходы списываются на счета затрат в зависимости от цели поездки: административные расходы, расходы по реализации, себестоимость или стоимость актива, если командировка связана с его приобретением или созданием. Неиспользованный остаток работник возвращает, перерасход ему выплачивают.
КПН. Командировочные расходы относятся на вычеты, если:
- связаны с деятельностью, направленной на получение дохода;
- подтверждены первичными документами;
- оформлены приказом и авансовым отчётом.
НДС. Налог по гостинице и билетам можно взять в зачёт, если счёт-фактура выписан на компанию и выполнены общие условия зачёта. Если документы оформлены на физическое лицо без реквизитов работодателя, НДС обычно включают в стоимость расходов.
Командировки за рубеж. Расходы в иностранной валюте пересчитываются в тенге в порядке, закреплённом в учётной политике компании и стандартах бухгалтерского учёта. Учётную политику по этому вопросу стоит утвердить заранее.
Что сделать бухгалтеру в 2026 году
- Проверьте положение о командировках: соответствуют ли лимиты суточных действующим налоговым нормам и предусмотрен ли порядок налогообложения превышения.
- Установите срок сдачи авансового отчёта и список обязательных подтверждающих документов.
- Настройте в учётной программе начисление ИПН и взносов с суточных сверх нормы.
- Договоритесь с гостиницами и перевозчиками о выписке документов на компанию, чтобы сохранить право на зачёт НДС.
- Храните приказы, билеты и отчёты в течение срока исковой давности по налоговым обязательствам.
Частые вопросы
Облагаются ли суточные ИПН в 2026 году? — Суточные в пределах норм Налогового кодекса РК не облагаются ИПН. Превышение нормы включается в доход работника и облагается в общем порядке.
Можно ли платить суточные больше налоговой нормы? — Да, компания вправе установить более высокий размер во внутреннем положении. Сумму сверх нормы нужно обложить ИПН, взносами и социальными платежами.
Что делать, если работник потерял билет или чек гостиницы? — Запросите дубликат у перевозчика или гостиницы либо выписку об оплате. Без подтверждающих документов расходы могут признать доходом работника и исключить из вычетов по КПН.
Входят ли дни в пути в срок командировки? — Да. Дни отъезда, возвращения и нахождения в пути включаются в срок командировки, и за них начисляются суточные.
Можно ли взять в зачёт НДС по гостинице? — Можно, если счёт-фактура выписан на компанию и выполнены общие условия зачёта НДС. Иначе налог включается в стоимость расходов.