Касса есебі — бастапқы құжаттардың негізінде қолма-қол ақшаның түсуін, берілуін және қалдығын жүйелі түрде көрсету. Қазақстандағы бухгалтер үшін бұл міндет әрбір операцияны рәсімдеуді, касса кітабын жүргізуді, нақты қолма-қол ақшаны есептік қалдықпен күн сайын салыстырып тексеруді және ақшаны тиісінше сақтауды қамтиды. Деректерді тіркеу және беру функциясы бар бақылау-касса машинасының деректерін бөлек бақылау қажет: ол ақшалай есеп айырысуларды тіркейді, ал субъектінің кассасындағы қолма-қол ақша қозғалысы кассалық құжаттар бойынша көрсетіледі.
2026 жылы касса есебін қалай ұйымдастыру керек
Қолма-қол ақшамен операциялар жүргізетін ұйымдар белгіленген нысан бойынша касса кітабын жүргізеді. Кітап нөмірленеді, жіппен тігіледі және болған жағдайда ұйымның мөрімен бекітіледі. Парақтар саны субъект басшылығының және бас бухгалтердің қолдарымен куәландырылады.
Жазбалар екі данада жүргізіледі: парақтардың бірінші даналары касса кітабында қалады, ал екінші даналары кассирдің есебі ретінде қызмет етеді. Екі данаға да бірдей нөмірлер беріледі. Касса кітабы автоматтандырылған түрде жүргізілген кезде оның парақтары кассалық операцияларды жүргізудің белгіленген тәртібі сақтала отырып қалыптастырылады. Басып шығарылған парақтар хронологиялық тәртіппен түптеледі.
Касса кітабының дұрыс жүргізілуін бақылау бас бухгалтерге жүктеледі. Егер жұмыскерлерінің орташа саны он адамнан аспайтын шағын кәсіпкерлік субъектісінің штатында кассир болмаса, оның міндеттері субъект басшысына немесе бас бухгалтерге жүктелуі мүмкін. Мұндай шешім жазбаша өкіммен немесе бұйрықпен рәсімделеді.
Жеке кәсіпкер де кассадағы операциялар мен ақшаның есебін ұйымдастырады. Ол есепті өзі жүргізе алады немесе жұмысты уәкілетті тұлға-кассирге тапсыра алады. Операциялар бастапқы есепке алу құжаттарымен расталуға тиіс. Бухгалтерлік құжаттарға қол қоюға құқығы бар тұлғаларды субъект басшылығы айқындайды; жеке кәсіпкер үшін мұндай шешімді кәсіпкердің өзі қабылдайды. Кассалық құжаттарды рәсімдеу және оларға қол қою өкілеттігін беруді жазбаша түрде бекіту қажет.
Кассалық құжаттар және күнделікті салыстырып тексеру
Кассир әрбір кіріс немесе шығыс кассалық ордері не төлем ведомосы бойынша ақшаны алғаннан немесе бергеннен кейін бірден касса кітабына жазба енгізеді. Сондықтан жасалған операцияларды апта немесе ай соңында көрсету касса кітабын дәйекті жүргізу тәртібіне сәйкес келмейді.
Әр жұмыс күнінің соңында кассир:
- бір күндегі операциялардың қорытындысын есептейді;
- кассадағы ақшаның келесі күнге қалдығын шығарады;
- есептік қалдықты нақты қолма-қол ақшамен салыстырып тексереді;
- кассирдің есебін қалыптастырады;
- есепті кіріс және шығыс кассалық құжаттарымен бірге касса кітабына қол қойғыза отырып бухгалтерлік қызметке береді.
Ақша беру кезінде ерекше назар аудару қажет. Егер шығыс кассалық ордерінде немесе төлем ведомосында алушының қолы болмаса, берілген сома тиісінше рәсімделген шығыс құжатымен расталмаған болып саналады. Кассаны тексеру кезінде мұндай сома кем шығу ретінде қарастырылады. Кассада болуы кіріс кассалық ордерлерімен расталмаған қолма-қол ақша кассаның артық ақшасы ретінде қарастырылып, кіріске алынады.
Іс жүзіндегі бақылауды «құжат — жазба — нақты ақша» байланысы негізінде ұйымдастырған дұрыс. Әрбір сома бойынша бухгалтер операцияның негізін, қажетті қолдардың болуын, жазбаның уақтылы енгізілуін және қалдықтың қайта санау нәтижесімен сәйкестігін тексереді. Мұндай тәртіп алшақтықты ол пайда болған күні анықтауға және оның қай операцияға қатысты екенін белгілеуге көмектеседі.
Қолма-қол ақша, қатаң есептілік бланкілері, бағалы қағаздар және субъектіге тиесілі басқа да құндылықтар сейфтерде немесе жанбайтын металл шкафтарда сақталады. Сақтау орнының кілттері кассирде болады. Касса үй-жайы мен сақтау орнын ашар алдында кассир олардың бүтіндігін тексереді.
Онлайн-кассаны есепке алу және есеп жүйесінде жұмыс істеу
Бақылау-касса машинасының деректерін қолма-қол ақшаның бухгалтерлік есебімен салыстыру қажет. Ақшалай есеп айырысулар кезінде тіркелген сомалар бастапқы кассалық құжаттармен, касса кітабындағы жазбалармен және ақшаның нақты қалдығымен салыстырып тексеріледі. Чек ақшалай есеп айырысудың тіркелгенін растайды, ал субъектінің кассасына қолма-қол ақшаның түсуі немесе одан шығуы тиісті кассалық құжаттармен рәсімделеді.
Бақылауды бірнеше деңгейге бөлген жөн:
- бақылау-касса машинасы арқылы тіркелген ақшалай есеп айырысулар;
- кіріс және шығыс кассалық құжаттар;
- касса кітабындағы жазбалар;
- ақшаның нақты болуы;
- операцияны бухгалтерлік және көзделген жағдайларда салықтық есепте көрсету.
Егер ақша жұмыскерге есеп беруге берілсе, оны одан әрі көрсету шығыстардың мақсатына және ұсынылған растаушы құжаттарға байланысты болады. Тауар-материалдық қорларды сатып алған кезде аванстық есепте олардың атауы, саны, бағасы және сомасы көрсетіледі. ҚҚС туралы мәліметтер тиісті операция үшін рәсімделген өнім берушінің құжаттары негізінде көрсетіледі.
Есеп беретін тұлға контрагентпен есеп айырысқан кезде аванстық есепте контрагент, құжат, төлемнің мақсаты мен сомасы, сондай-ақ өзара есеп айырысуды есепке алу үшін қажетті деректер көрсетіледі. Егер есеп жүйесі жекелеген деректемелерді әдепкі бойынша толтырса, бухгалтер олардың операцияның нақты мазмұнына және растаушы құжаттарға сәйкестігін тексереді.
Жалақы төлеу үшін есеп беруге берілген сомалар рәсімделген ведомостар мен төленуге тиіс сомалар ескеріле отырып көрсетіледі. Атқарушылық құжаттар бойынша төлемдер тиісті құжаттардың негізінде есепке алынады. Есеп беретін тұлға төлеген тауарлар, жұмыстар мен көрсетілетін қызметтер олардың экономикалық мазмұнына және ұсынылған бастапқы құжаттарға сәйкес көрсетіледі.
Егер салық органы касса бойынша шығыс операцияларын тоқтата тұру туралы өкім шығарса, бөлек бақылау қажет. Мұндай тоқтата тұру белгіленген шекті мөлшерден асатын салық берешегі өтелмеген кезде қолданылады және тікелей көзделген ерекшеліктерді ескере отырып, шығыс операцияларына қолданылады (ҚР СК 86-бабы). Бухгалтер кассадан ақша беруді рәсімдегенге дейін өкімнің мазмұнын ескеруі қажет.
Бухгалтер нені тексеруі керек
Операцияны көрсетпес бұрын оның мазмұны, сомасы, төлеушісі немесе алушысы және негізі түсінікті екеніне көз жеткізіңіз. Содан кейін бастапқы құжаттың, міндетті деректемелердің болуын және оған қол қойған тұлғалардың өкілеттіктерін тексеріңіз. Жазба енгізілгеннен кейін касса кітабының деректерін құжаттармен және нақты қолма-қол ақшамен салыстырыңыз.
Жұмыстың тұрақты тәртібін қамтамасыз ету үшін ақшаны кім қабылдайтынын және беретінін, құжаттарға кім қол қоятынын, касса кітабын кім жүргізетінін және бақылау салыстырып тексеруін кім орындайтынын бекіту маңызды. Штаттық кассир болмаған жағдайда оның функцияларын басшыға, бас бухгалтерге немесе өзге уәкілетті жұмыскерге беруді жазбаша түрде рәсімдеу қажет.
Есеп автоматтандырылған түрде жүргізілген кезде операцияларды бағдарламаға енгізіп қана қоймай, касса кітабын қалыптастыруға және кассалық құжаттарды сақтауға қойылатын талаптардың орындалуын да қамтамасыз ету қажет. Операцияларды электрондық тіркеу бастапқы құжатты, касса кітабындағы жазбаны, кассирдің есебін және ақшаның нақты қалдығын дәйекті түрде салыстыруға мүмкіндік беруге тиіс.
Жиі қойылатын сұрақтар
Касса есебіне не кіреді? — Қолма-қол ақшаның түсуі мен берілуін рәсімдеу, касса кітабын жүргізу, кассирдің есебін қалыптастыру, қалдықты күн сайын шығару және салыстырып тексеру, сондай-ақ кассалық құжаттарды сақтау.
Бақылау-касса машинасы касса кітабын алмастыра ма? — Жоқ. Бақылау-касса машинасы ақшалай есеп айырысуларды тіркейді, ал касса кітабында субъектінің кассасындағы қолма-қол ақшаның түсуі, берілуі және қалдығы туралы жазбалар болады.
Операцияны касса кітабына қашан жазу керек? — Әрбір кассалық ордер немесе төлем ведомосы бойынша қолма-қол ақшаны алғаннан немесе бергеннен кейін бірден.
Жеке кәсіпкердің кассасын кім жүргізе алады? — Жеке кәсіпкердің өзі немесе тиісті міндеттер берілген, ол уәкілеттік берген тұлға.
Нақты қалдық есептік қалдықпен сәйкес келмесе, не істеу керек? — Қолма-қол ақшаны қайта санау, кіріс және шығыс құжаттарын, алушылардың қолдарын және бір күндегі жазбаларды тексеру, алшақтықтың сомасы мен себебін анықтау, содан кейін анықталған артық ақшаны немесе кем шығуды құжатпен рәсімдеу керек.