Учет кассы — это системное отражение поступления, выдачи и остатка наличных денег на основании первичных документов. Для бухгалтера в Казахстане задача включает оформление каждой операции, ведение кассовой книги, ежедневную сверку фактической наличности с учетным остатком и надлежащее хранение денег. Отдельно следует контролировать данные контрольно-кассовой машины с функцией фиксации и передачи данных: она регистрирует денежные расчеты, а движение наличных денег в кассе субъекта отражается по кассовым документам.
Как организовать учет кассы в 2026 году
Организации, осуществляющие операции с наличными деньгами, ведут кассовую книгу по установленной форме. Книга нумеруется, прошнуровывается и скрепляется печатью организации при ее наличии. Количество листов заверяется подписями руководства субъекта и главного бухгалтера.
Записи ведутся в двух экземплярах: первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, а вторые служат отчетом кассира. Оба экземпляра получают одинаковые номера. При автоматизированном ведении кассовой книги ее листы формируются с соблюдением установленного порядка кассовых операций. Распечатанные листы брошюруются в хронологическом порядке.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. Если у субъекта малого предпринимательства со средней численностью работников не более десяти человек нет в штате кассира, его обязанности могут быть возложены на руководителя субъекта либо главного бухгалтера. Такое решение оформляется письменным распоряжением или приказом.
Индивидуальный предприниматель также организует учет операций и денег в кассе. Он может вести его самостоятельно либо поручить работу уполномоченному лицу-кассиру. Операции должны подтверждаться первичными учетными документами. Лиц, имеющих право подписывать бухгалтерские документы, определяет руководство субъекта; для индивидуального предпринимателя такое решение принимает сам предприниматель. Передачу полномочий на оформление и подписание кассовых документов следует закрепить письменно.
Кассовые документы и ежедневная сверка
Кассир производит записи в кассовой книге сразу после получения или выдачи денег по каждому приходному или расходному кассовому ордеру либо платежной ведомости. Поэтому перенос отражения совершенных операций на конец недели или месяца не соответствует последовательному порядку ведения кассовой книги.
В конце каждого рабочего дня кассир:
- подсчитывает итоги операций за день;
- выводит остаток денег в кассе на следующий день;
- сверяет учетный остаток с фактической наличностью;
- формирует отчет кассира;
- передает отчет вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерскую службу под расписку в кассовой книге.
Особое внимание требуется при выдаче денег. Если в расходном кассовом ордере или платежной ведомости отсутствует подпись получателя, выданная сумма не подтверждена надлежаще оформленным расходным документом. При проверке кассы такую сумму рассматривают как недостачу. Наличные деньги, наличие которых в кассе не подтверждено приходными кассовыми ордерами, рассматривают как излишек кассы и приходуют.
Практический контроль лучше строить вокруг связки «документ — запись — фактические деньги». Для каждой суммы бухгалтер проверяет основание операции, наличие необходимых подписей, своевременность записи и совпадение остатка с результатом пересчета. Такой порядок помогает обнаружить расхождение в день его возникновения и установить, к какой операции оно относится.
Наличные деньги, бланки строгой отчетности, ценные бумаги и другие принадлежащие субъекту ценности хранятся в сейфах или несгораемых металлических шкафах. Ключи от места хранения находятся у кассира. Перед открытием помещения кассы и места хранения кассир осматривает их целостность.
Учет онлайн-кассы и работа в учетной системе
Данные контрольно-кассовой машины следует сопоставлять с бухгалтерским учетом наличности. Зарегистрированные при денежных расчетах суммы сверяют с первичными кассовыми документами, записями кассовой книги и фактическим остатком денег. Чек подтверждает регистрацию денежного расчета, а поступление или выбытие наличности из кассы субъекта оформляется соответствующими кассовыми документами.
Полезно разделять контроль на несколько уровней:
- денежные расчеты, зарегистрированные через контрольно-кассовую машину;
- приходные и расходные кассовые документы;
- записи в кассовой книге;
- фактическое наличие денег;
- отражение операции в бухгалтерском и, когда это предусмотрено, налоговом учете.
Если деньги выдаются работнику под отчет, дальнейшее отражение зависит от назначения расходов и представленных подтверждающих документов. При приобретении товарно-материальных запасов в авансовом отчете указывают их наименование, количество, цену и сумму. Сведения о НДС отражают на основании документов поставщика, оформленных для соответствующей операции.
Когда подотчетное лицо рассчитывается с контрагентом, в авансовом отчете указывают контрагента, документ, назначение и сумму оплаты, а также данные, необходимые для учета взаиморасчетов. Если учетная система заполняет отдельные реквизиты по умолчанию, бухгалтер проверяет их соответствие фактическому содержанию операции и подтверждающим документам.
Суммы, выданные под отчет для выплаты заработной платы, отражают с учетом оформленных ведомостей и сумм, подлежащих выплате. Выплаты по исполнительным документам учитывают на основании соответствующих документов. Товары, работы и услуги, оплаченные подотчетным лицом, отражают согласно их экономическому содержанию и представленным первичным документам.
Отдельный контроль нужен, если налоговый орган вынес распоряжение о приостановлении расходных операций по кассе. Такое приостановление применяется при непогашении налоговой задолженности, превышающей установленный предельный размер, и распространяется на расходные операции с учетом прямо предусмотренных исключений (ст. 86 НК РК). Бухгалтеру следует учитывать содержание распоряжения до оформления выдачи денег из кассы.
Что проверить бухгалтеру
До отражения операции убедитесь, что понятны ее содержание, сумма, плательщик или получатель и основание. Затем проверьте наличие первичного документа, обязательных реквизитов и полномочий подписавших его лиц. После внесения записи сопоставьте данные кассовой книги с документами и фактической наличностью.
Для устойчивого порядка работы важно закрепить, кто принимает и выдает деньги, кто подписывает документы, кто ведет кассовую книгу и кто выполняет контрольную сверку. При отсутствии штатного кассира передачу его функций руководителю, главному бухгалтеру или иному уполномоченному работнику необходимо оформить письменно.
При автоматизированном ведении учета нужно обеспечить не только ввод операций в программу, но и соблюдение требований к формированию кассовой книги и хранению кассовых документов. Электронная регистрация операций должна позволять последовательно сопоставить первичный документ, запись в кассовой книге, отчет кассира и фактический остаток денег.
Частые вопросы
Что входит в учет кассы? — Оформление поступления и выдачи наличных денег, ведение кассовой книги, формирование отчета кассира, ежедневное выведение и сверка остатка, а также хранение кассовых документов.
Заменяет ли контрольно-кассовая машина кассовую книгу? — Нет. Контрольно-кассовая машина регистрирует денежные расчеты, а кассовая книга содержит записи о поступлении, выдаче и остатке наличных денег в кассе субъекта.
Когда нужно записывать операцию в кассовую книгу? — Сразу после получения или выдачи наличных денег по каждому кассовому ордеру либо платежной ведомости.
Кто может вести кассу у индивидуального предпринимателя? — Сам индивидуальный предприниматель или уполномоченное им лицо, которому переданы соответствующие обязанности.
Что делать, если фактический остаток не совпал с учетным? — Пересчитать наличность, проверить приходные и расходные документы, подписи получателей и записи за день, определить сумму и причину расхождения, а затем оформить выявленный излишек или недостачу документально.
Источники
Порядок ведения кассовой книги и хранения денег
Порядок организации налогового учета индивидуальным предпринимателем