Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Инвентаризация закончилась, кладовщик принёс акт пересчёта, а по трём позициям в базе больше, чем на полке. Кофе, шоколад, две коробки чая — их физически нет. Пока эта недостача висит в остатках, у вас неверная себестоимость, «дутые» свободные остатки и потенциальный минус в отгрузках. Закрыть эту дыру и приводит документ «Списание недостач товаров»: он списывает недостающее количество с учёта, относит его стоимость на расходы (или на виновника) и, если нужно, восстанавливает ранее взятый в зачёт НДС.
1. Назначение
Документ списывает выявленную при инвентаризации недостачу товаров: уменьшает остатки на складе, формирует расход по себестоимости и, при списании сверх норм естественной убыли, корректирует зачётный НДС. Это финальный шаг после пересчёта товаров.
2. Где найти
Раздел «Склад и доставка» → «Излишки, недостачи и порчи» → «Списания недостач товаров» (в зависимости от настроек интерфейса пункт может называться «Пересчёты товаров» → команда «Создать на основании» → «Списание недостач товаров»).
Список документов открывается по навигационной ссылке — скопируйте её и вставьте в 1С через «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» (или Alt+F1):
e1cib/list/Документ.СписаниеНедостачТоваров
Чаще всего документ не создают вручную «с нуля», а вводят на основании «Пересчёта товаров» — тогда табличная часть заполняется недостачами автоматически. Кнопка «Создать» в списке нужна для ручного ввода.
2а. Как узнать свой релиз
Откройте «Справка» → «О программе» (или значок «i» в правом верхнем углу). В открывшемся окне видно версию платформы (например, 8.3.24) и релиз конфигурации — строка «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Сверяйте с шапкой этой методички: если ваш релиз старше или новее, отдельные поля и печатные формы могут отличаться.
3. Как заполнить
Шапка
- Организация (обязательно). От неё зависят план счетов, настройки НДС и партионный учёт. Ошибётесь — спишете товар не с той фирмы и получите неверные проводки.
- Дата (обязательно). Это дата признания расхода. Ставьте её не раньше даты пересчёта и в пределах открытого периода — иначе документ не проведётся или испортит закрытый месяц.
- Склад (обязательно). С него списывается недостача. Если склад другой — программа не найдёт нужную партию и остаток, проведение упадёт с ошибкой нехватки товара.
- Подразделение — на него ложится расход в управленческом учёте. Заполняйте, если ведёте учёт затрат по подразделениям, иначе аналитика расхода будет пустой.
- Статья расходов (обязательно для корректных проводок). Определяет счёт, на который уйдёт стоимость недостачи (обычно 7470 «Прочие расходы» или счёт расчётов с виновником). Не выберете — стоимость повиснет без счёта отнесения, регламентированные проводки не сформируются.
Табличная часть «Товары»
- Номенклатура (обязательно). Конкретный недостающий товар.
- Характеристика / Серия — заполняйте, если по номенклатуре ведётся учёт в разрезе характеристик или серий. Пропустите — списание уйдёт «мимо» нужной партии.
- Количество (обязательно). Ровно то, чего не хватает по акту пересчёта. Завысите — уведёте остаток в минус.
- Себестоимость / Сумма — как правило, рассчитывается при проведении по способу оценки (ФИФО / средняя), заданному в учётной политике. Вручную не правьте без причины: расхождение с партионным учётом даст ошибку закрытия месяца.
Признак НДС
Если товар покупался с НДС и налог брался в зачёт, при списании сверх норм естественной убыли зачётный НДС нужно восстановить (ст. 402 НК РК). В документе за это отвечает флаг/реквизит вида корректировки НДС — проверьте, что он включён для сверхнормативной недостачи и выключен для потерь в пределах норм.
4. Разобранный пример с проводками
Условие. ТОО «Магнум-Трейд» (плательщик НДС) провело инвентаризацию склада «Основной». Пересчёт выявил недостачу:
| Товар | Кол-во | Себестоимость за ед. | Сумма себестоимости |
|---|---|---|---|
| Кофе Jacobs 250 г | 3 уп. | 4 000 ₸ | 12 000 ₸ |
Товар закупался с НДС 16%, налог был взят в зачёт. Норм естественной убыли по кофе нет — вся недостача списывается сверх норм, значит НДС восстанавливаем: 12 000 × 16% = 1 920 ₸. Виновник не установлен, стоимость относим на прочие расходы (статья расходов → счёт 7470).
Вводим «Списание недостач товаров» на основании пересчёта, статья расходов — «Недостачи сверх норм», проводим.
Проводки (регламентированный учёт):
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 7470 | 1330 | 12 000 | Списана себестоимость недостачи товаров |
| 7470 | 3130 | 1 920 | Восстановлен ранее зачтённый НДС (16%) |
Итого на расходы отнесено 13 920 ₸. Если бы недостачу повесили на материально ответственное лицо, первая проводка была бы Дт 1250 «Краткосрочная задолженность работников» Кт 1330 — 12 000 ₸, а сумма к удержанию с работника включала бы и восстановленный НДС.
5. Виды операции
Документ покрывает варианты списания недостач:
- Недостача сверх норм естественной убыли — на прочие расходы (7470) с восстановлением НДС.
- Недостача в пределах норм естественной убыли — на расходы без восстановления НДС.
- Отнесение на виновное лицо (МОЛ) — через счёт расчётов с работником (1250) для последующего удержания.
- Списание порчи/боя, если ведётся одним видом операции с недостачами (зависит от настроек: порой это отдельный документ «Списание порчи товаров»).
Конкретный набор счетов задаёт выбранная статья расходов.
6. Что формируется при проведении
Движения по регистрам:
- Товары на складах — расход недостающего количества.
- Товары организаций — расход в учёте организации.
- Себестоимость товаров и Партии товаров организаций — списание партий и суммовой оценки.
- Свободные остатки — уменьшение доступного к продаже количества.
- Регистры учёта НДС (при восстановлении зачёта) — корректировочные записи.
Проводки — Дт 7470 (или 1250) Кт 1330 на себестоимость и Дт 7470 Кт 3130 на восстановленный НДС.
Электронные документы. По самой недостаче реализации нет, поэтому ЭСФ не выписывается. Но если товар отслеживается и по нему оформлялась СНТ при поступлении/перемещении, списание с учёта может потребовать оформления СНТ на списание/изменение остатков в ИС ЭСФ — проверьте требования по вашей номенклатуре (виртуальный склад).
7. Печатные формы
Из документа доступны:
- Списание недостач товаров — внутренняя форма 1С со списком, количеством и суммами.
- Акт списания товаров — обоснование расхода для бухгалтерии.
- Бухгалтерская справка — при необходимости показать проводки, включая восстановление НДС.
Дополнительно к пакету инвентаризации прикладывают сличительную ведомость и акт из документа-основания «Пересчёт товаров».
8. Частые ошибки
«Недостаточно товаров на складе» — вы указали количество больше фактического остатка либо не тот склад/характеристику. Сверьте остаток на дату документа отчётом «Ведомость по товарам на складах» и уточните склад.
«Не заполнена статья расходов» — без неё не построятся регламентированные проводки. Выберите статью с нужным счётом отнесения (7470 или 1250).
«Не указана себестоимость (нулевая сумма списания)» — партия ещё не закрыта или закрытие месяца выполнено раньше даты списания. Перепроведите документы поступления и выполните «Закрытие месяца», затем перепроведите списание.
НДС не восстановился — забыли включить признак корректировки НДС для сверхнормативной недостачи. Включите его и перепроведите: появится проводка Дт 7470 Кт 3130.
«Дата документа меньше даты запрета изменения» — период закрыт. Перенесите дату в открытый период или снимите запрет (у ответственного).
9. FAQ
Как правильно завести списание — вручную или на основании инвентаризации? Лучше на основании документа «Пересчёт товаров»: недостачи подтянутся автоматически с верным количеством и партиями. Ручной ввод оставьте для единичных случаев.
На какой счёт списывается недостача в Казахстане? Себестоимость недостачи — в кредит 1330 «Товары». По дебету: 7470 «Прочие расходы», если виновник не установлен, либо 1250 «Краткосрочная задолженность работников», если недостача отнесена на МОЛ.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании недостачи? Да, если налог брался в зачёт и недостача сверх норм естественной убыли. Восстанавливаете 16% от себестоимости: проводка Дт 7470 Кт 3130. В пределах норм естественной убыли НДС не восстанавливается.
Какая сейчас ставка НДС для расчёта восстановления? В 2026 году стандартная ставка НДС в РК — 16%. Именно её применяйте к себестоимости списываемого сверхнормативного товара.
Выписывается ли ЭСФ на списание недостачи? Нет. Реализации не происходит, оборота по НДС на сторону нет — ЭСФ не оформляется. Восстановление зачёта отражается только внутренними проводками.
Нужна ли СНТ при списании? Если товар входит в перечень отслеживаемых (виртуальный склад в ИС ЭСФ), уменьшение остатка может требовать оформления СНТ на списание. По неотслеживаемым товарам СНТ не нужна.
Как повесить недостачу на кладовщика? Выберите статью расходов со счётом расчётов с работником — тогда проводка пойдёт Дт 1250 Кт 1330. Сумму к удержанию (себестоимость плюс восстановленный НДС) удерживаете через расчёт с персоналом.
Почему сумма списания нулевая? Не рассчитана себестоимость: партия не закрыта или закрытие месяца выполнено раньше даты списания. Перепроведите поступления, закройте месяц и перепроведите документ.
Чем отличается это от «Оприходования излишков товаров»? «Списание недостач» уменьшает остаток при нехватке товара, «Оприходование излишков» — увеличивает при обнаружении лишнего. Оба вводятся по итогам одного пересчёта.
Можно ли отменить проведённое списание? Да, снимите проведение или пометьте на удаление, если период открыт. Движения по регистрам и проводки откатятся; после этого проверьте остатки.
10. Смежные документы
На основании чего вводится:
- Пересчёт товаров (Инвентаризация) — основной источник; недостачи заполняются автоматически.
Что оформляют «в паре» или следом:
- Оприходование излишков товаров — по тому же пересчёту для выявленных излишков.
- Удержание с работника / расчёт с персоналом — если недостача отнесена на МОЛ.
- Закрытие месяца — рассчитывает себестоимость и завершает партионный учёт по списанию.
Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы 1С:Предприятие и релиз конфигурации. Эта методичка составлена и проверена на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4). При переходе на другой релиз перепроверяйте состав полей и печатных форм.