Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
К вам подходит кладовщик: «Отдал 45 000 ₸ водителю на бензин, где расписаться?» Или поставщик приехал за наличкой по накладной, а в кассе после утренней инкассации вы не помните точный остаток. Или директор снял деньги «под отчёт» и просит оформить. Во всех этих случаях вы открываете Расходный кассовый ордер — им вы фиксируете любую выдачу наличных из кассы предприятия. Ошибётесь в поле «Вид операции» или в аналитике — и деньги «зависнут» не на том счёте, а кассовая книга не сойдётся к концу дня.
1. Назначение
Документ оформляет выдачу наличных денег из кассы организации: оплату поставщику, выдачу под отчёт, возврат покупателю, сдачу выручки в банк, выплату по зарплатным ведомостям, прочий расход. При проведении он списывает деньги со счёта 1010 (касса) и формирует движение в кассовой книге.
2. Где найти
Путь в меню: Раздел «Казначейство» (или «Деньги») → «Кассовые документы» → кнопка «Создать» → «Расход» (либо в списке «Расходные кассовые ордера» — «Создать»).
Прямая навигационная ссылка 1С — вставьте её в поле «Сервис → Перейти по навигационной ссылке»:
e1cib/list/Документ.РасходныйКассовыйОрдер
2а. Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе». В открывшемся окне вы увидите две строки: версию платформы (например, 8.3.24.xxxx) и релиз конфигурации — «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Если ваш релиз отличается, отдельные поля и печатные формы могут называться иначе — сверяйтесь по смыслу.
3. Как заполнить — по полям
Открываете новый документ. Идёте сверху вниз.
| Поле | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|
| Вид операции (обязательно) | Определяет всё: набор полей, проводки, аналитику. Выберете неверно — деньги уйдут не на тот счёт. Меняется только в новом документе, поэтому решайте сразу. |
| Организация (обязательно) | От кого платим. Влияет на нумерацию, кассу и учётную политику. В базе с несколькими юрлицами легко перепутать — тогда деньги спишутся из чужой кассы. |
| Касса (обязательно) | Из какой кассы выдаём (счёт 1010, валюта). Если касса в валюте — сумма пересчитается по курсу. Пустое поле — документ не проведётся. |
| Дата (обязательно) | Дата выдачи денег. Именно по ней РКО попадёт в кассовую книгу за день. Поставите задним числом после сформированной книги — остаток «поплывёт». |
| Сумма (обязательно) | Сколько выдаёте. Не может быть больше остатка в кассе — иначе при проведении получите отрицательный остаток и предупреждение. |
| Получатель | ФИО или наименование того, кому выдаёте (для печати РКО и строки «Выдать»). |
| Контрагент / Сотрудник / Подотчётник | Аналитика расчётов. Зависит от вида операции. Ошибётесь — долг закроется не тому, и взаиморасчёты не сойдутся. |
| Договор / Объект расчётов | Под какой договор идёт оплата. Без него платёж не «сядет» на нужную задолженность. |
| Статья движения денежных средств (ДДС) (обязательно для ОДДС) | Классифицирует отток для отчёта о движении денег. Пустая статья — «дыра» в ОДДС. |
| Основание / Приложение | Текст для печатной формы: «Оплата по счёту №… », реквизиты документа-основания. |
| По документу (удостоверение личности) | Для выдачи физлицу/подотчётнику — серия, номер, кем выдан. Печатается в РКО. |
| Комментарий | Для себя. На проводки не влияет. |
Правило: сначала — «Вид операции», потом всё остальное. Иначе половина полей будет не та.
4. Разобранный пример с проводками
Ситуация. 23 сентября 2026 года вы оплачиваете поставщику ТОО «Астык» наличными за товар по счёту. Сумма к выдаче — 116 000 ₸ (в т.ч. НДС 16 % = 16 000 ₸, товар — 100 000 ₸). Долг перед поставщиком уже висит на счёте 3310.
Заполняете:
- Вид операции: Оплата поставщику
- Организация: ваше ТОО
- Касса: «Основная касса», тенге
- Контрагент: ТОО «Астык», договор «Поставка товара»
- Сумма: 116 000 ₸
- Статья ДДС: «Оплата поставщикам»
- Получатель: директор ТОО «Астык», по удостоверению личности
Проводите. Формируется проводка:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 3310 | 1010 | 116 000 | Погашена задолженность перед поставщиком наличными из кассы |
НДС здесь не выделяется отдельной проводкой — он был учтён при оприходовании товара (Дт 1330 / Кт 3310 на 100 000 и Дт 1420 / Кт 3310 на 16 000 по ставке 16 %). РКО лишь гасит уже сформированный долг.
Второй пример — выдача под отчёт. Водителю Серикову выдали 45 000 ₸ на ГСМ. Вид операции — «Выдача под отчёт». Проводка:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1250 | 1010 | 45 000 | Выданы деньги подотчётному лицу |
Долг за Сериковым закроется позже — авансовым отчётом.
5. Виды операции
В шапке доступны (набор зависит от настроек функциональности):
- Оплата поставщику — Дт 3310 / Кт 1010.
- Возврат оплаты покупателю — Дт 1210 (или 3510 аванс) / Кт 1010.
- Выдача под отчёт — Дт 1250 / Кт 1010.
- Выдача займа сотруднику/контрагенту — Дт 1250/2170/1270 / Кт 1010.
- Сдача (взнос) наличных в банк / инкассация — Дт 1030 (или счёт «переводы в пути» 1020) / Кт 1010.
- Выплата заработной платы по ведомости — Дт 3350 / Кт 1010.
- Выплата дохода физлицу (дивиденды, ГПХ) — Дт 3040/3390 / Кт 1010.
- Прочий расход (произвольная аналитика, счёт задаёте вручную).
6. Что формируется при проведении
- Бухгалтерские проводки по кредиту счёта 1010 и дебету счёта, соответствующего виду операции (см. выше).
- Движение по регистру «Денежные средства в кассах» — расход, уменьшающий остаток кассы. По нему строится кассовая книга.
- Движения по регистрам взаиморасчётов (с поставщиком/покупателем/подотчётником) — закрывается или создаётся долг.
- Движение по учёту ДДС для отчёта о движении денежных средств (по указанной статье ДДС).
Расходный кассовый ордер — наличный документ. Он не формирует ЭСФ и СНТ: электронные счета-фактуры и сопроводительные накладные выписываются от документов реализации/поступления, а не от кассовых. Если вам нужна ЭСФ по оплате — она уже должна быть выписана к реализации.
7. Печатные формы
По кнопке «Печать» доступны:
- Расходный кассовый ордер (форма КО-2) — основной унифицированный бланк для кассы.
- Ордер для выплаты по зарплатной ведомости (при виде операции «Выплата зарплаты»).
- Из журнала кассовых документов формируется Кассовая книга (форма КО-4) и Отчёт кассира за день — туда РКО попадает автоматически по своей дате.
8. Частые ошибки
«Недостаточно денежных средств в кассе …» — вы выдаёте больше, чем есть остаток. Проверьте дату (возможно, приход ещё не проведён) и остаток по кассе на момент выдачи. Проведите сначала приходный ордер, потом расход.
«Поле "Статья движения денежных средств" не заполнено» — без статьи ДДС документ не проведётся (или проведётся с пустой аналитикой в ОДДС). Выберите подходящую статью оттока.
«Не заполнена касса» / «Не заполнен объект расчётов» — программа требует ключевую аналитику. Заполните кассу и договор/контрагента по выбранному виду операции.
Оплата «не села» на долг поставщика. Причина — другой договор или объект расчётов, чем в документе поступления. Откройте оба документа, сверьте договор; исправьте в РКО.
Двойное списание. Выдачу оформили и РКО, и ещё раз через «Списание с расчётного счёта». Это разные кассы (наличная 1010 и банк 1030) — не дублируйте одну и ту же выдачу.
9. FAQ
Как исправить сумму в уже проведённом РКО? Откройте документ, снимите проведение, измените сумму, проведите заново. Если день закрыт кассовой книгой — сначала переформируйте книгу за эту дату.
Можно ли выдать больше остатка в кассе? Нет. Программа выдаст предупреждение о недостатке средств. Сначала оприходуйте приход или уменьшите сумму.
Какая ставка НДС применяется при оплате в 2026 году? В расчётах наличными НДС отдельно не выделяется — он уже учтён в документе поступления. С 2026 года базовая ставка НДС в РК — 16 %, но к самому РКО это не относится напрямую.
Как выдать деньги под отчёт? Вид операции «Выдача под отчёт», укажите сотрудника. Проводка Дт 1250 / Кт 1010. Закроете позже авансовым отчётом.
Как сдать выручку в банк наличными? Вид операции «Сдача в банк / инкассация», укажите банковский счёт. Деньги пройдут через 1020 («переводы в пути») и лягут на 1030.
Почему в РКО нет кнопки создать ЭСФ? Потому что это кассовый документ. ЭСФ и СНТ выписываются от реализации/поступления, а не от оплаты. Оплата лишь гасит долг.
Как оформить выплату зарплаты через кассу? Вид операции «Выплата зарплаты», подберите ведомость на выплату. Проводка Дт 3350 / Кт 1010 по сотрудникам из ведомости.
Какой счёт задействует РКО по кредиту всегда? 1010 — «Денежные средства в кассе». Дебет зависит от вида операции.
Как вернуть деньги покупателю наличными? Вид операции «Возврат оплаты покупателю», выберите покупателя и договор. Проводка Дт 1210 (или 3510, если был аванс) / Кт 1010.
Куда попадает РКО в отчётности? В кассовую книгу (КО-4) за свою дату и в отчёт о движении денежных средств по указанной статье ДДС.
10. Смежные документы
- На основании чего вводится РКО: «Счёт на оплату поставщика», «Приобретение товаров и услуг», «Ведомость на выплату зарплаты», «Заявка на расходование средств».
- Что вводят на основании РКО: «Авансовый отчёт» (по выданным под отчёт суммам). Сам РКО автоматически попадает в Кассовую книгу.
- Парный документ: «Приходный кассовый ордер» — для поступления наличных в кассу.
Подпись: инструкция составлена для конфигурации «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, релиз 3.4.5.21. Свой релиз проверяйте в «Справка» → «О программе».