Что необходимо для начала работы
Работа в информационной системе электронных счетов-фактур начинается с подготовки доступа, данных организации и ответственных сотрудников. Пользователю нужен действующий способ электронной идентификации и подписания документов, а также полномочия действовать от имени соответствующей организации. Перед первой отправкой ЭСФ важно проверить, что организация доступна пользователю и выбрана в рабочем профиле.
Если обмен выполняется через учетную систему, одной регистрации в ИС ЭСФ недостаточно. Необходимо настроить профиль интеграции для текущего пользователя, связать его с нужными организациями и убедиться, что учетная база корректно получает сведения из ИС ЭСФ. Особенно важно проверить это до загрузки складов, сопоставления справочников и отправки первого документа.
Практический минимум для старта включает:
- доступ пользователя к ИС ЭСФ;
- возможность подписывать электронные документы;
- корректные сведения об организации и полномочиях пользователя;
- выбранную организацию для работы;
- настроенный профиль ИС ЭСФ в учетной системе, если применяется интеграция;
- подготовленные реквизиты поставщика, получателя, договора и документов по поставке.
Какие данные потребуются для ЭСФ
Форма ЭСФ включает общий раздел, реквизиты поставщика и получателя, банковские сведения поставщика, данные государственного учреждения при необходимости, сведения о грузоотправителе и грузополучателе, договоре и документах, подтверждающих поставку. Отдельно отражаются данные по товарам, работам или услугам, дополнительные сведения и информация об электронной подписи.
Часть полей система формирует автоматически. Например, регистрационный номер присваивается при регистрации документа в ИС ЭСФ, а дата выписки соответствует дате регистрации и отправки ЭСФ получателю. При этом номер учетной системы определяет сам поставщик в рамках своего налогового учета. Дату совершения оборота и остальные обязательные сведения следует вносить на основании первичных документов и применимых правил.
До оформления документа полезно проверить наименования и идентификаторы сторон, банковские реквизиты, условия договора, документы поставки и данные товарных позиций. Такая предварительная сверка снижает риск расхождений между ЭСФ, учетной системой и первичной документацией.
Настройка обмена с 1С и проверка готовности
При работе через 1С для текущего пользователя должен быть настроен профиль ИС ЭСФ и выбраны организации. Если профиль отсутствует, система может сообщить: «Для текущего пользователя не настроен профиль ИС ЭСФ. Для получения складов сначала необходимо настроить профиль ИСЭСФ и выбрать организации для работы».
В таком случае следует проверить не сам документ ЭСФ, а настройки пользователя и обмена. Убедитесь, что профиль создан, его параметры заполнены корректно, нужная организация включена в список доступных и пользователь работает под правильной учетной записью. После этого можно повторить получение складов или другую операцию обмена.
Перед регулярной работой разумно провести контрольную проверку:
- Открыть профиль ИС ЭСФ текущего пользователя.
- Проверить выбранные организации.
- Убедиться, что справочники и склады сопоставлены корректно.
- Подготовить ЭСФ по подтверждающим документам.
- Просмотреть заполненные реквизиты перед подписанием и отправкой.
Если ошибка сохраняется, нужно проверить корректность параметров профиля и права пользователя в конкретной конфигурации. Не стоит создавать повторные документы, пока причина сбоя обмена не установлена.
Частые вопросы
Достаточно ли иметь доступ к ИС ЭСФ? — Для работы через веб-интерфейс также нужны полномочия по организации и возможность подписания документов. При обмене через учетную систему дополнительно требуется настроенный профиль интеграции.
Почему 1С не получает склады из ИС ЭСФ? — Одна из возможных причин — отсутствие профиля ИС ЭСФ у текущего пользователя или невыбранные организации. Сначала следует проверить именно эти настройки.
Какие сведения система заполняет автоматически? — Регистрационный номер ЭСФ присваивается при регистрации, а дата выписки формируется как дата регистрации и отправки документа получателю.
Кто определяет номер ЭСФ в учетной системе? — Порядковый номер в налоговом учете определяет поставщик самостоятельно и указывает его в соответствующей строке ЭСФ.
Что проверить перед отправкой? — Следует сверить стороны сделки, договор, подтверждающие документы, дату совершения оборота, позиции товаров, работ или услуг и сведения, необходимые для подписания.