Какая информация хранится в ККМ
Контрольно-кассовая машина фиксирует сведения, связанные с ее фискализацией, перерегистрацией и закрытием смены. Для бухгалтера эти данные важны не только как технические параметры кассы: они помогают сопоставить операции с регистрационными сведениями налогоплательщика и итогами продаж.
При фискализации в памяти ККМ регистрируются заводской и регистрационный номера машины, БИН или ИИН пользователя, дата фискализации, а также пароль, необходимый для перерегистрации и получения фискального отчета. При перерегистрации отражаются регистрационный номер ККМ, БИН или ИИН пользователя, дата перерегистрации, номер последнего закрытия смены и соответствующий пароль.
Запись о закрытии смены включает дату и номер отчета, итог сменных покупок и итог сменных продаж. Кроме того, ККМ хранит обязательную служебную информацию: контрольные суммы записей, служебные индексы, признаки и флаги. Конкретная техническая реализация части таких параметров определяется изготовителем.
Как работает ККМ с передачей данных
Для ККМ с функцией фиксации и передачи данных установлены технические требования. Доступ к основным режимам должен быть защищен программным паролем или номерными ключами. Защита предусмотрена как минимум для регистрации продаж, программирования и закрытия смены.
При включении в начале смены и при снятии суточного Z-отчета в конце смены машина должна выполнять автоматическое тестирование. Оно охватывает:
- основные блоки и узлы ККМ;
- программное обеспечение;
- целостность сведений, сохраненных в накопителе фискальных данных;
- связь с сервером оператора фискальных данных.
Проверка сохраненных сведений предусматривает сопоставление информации о чеках за последнюю смену с контрольной суммой последнего Z-отчета, а также контроль общей суммы записей по Z-отчетам. Если отдельные проверки завершаются отрицательно, ККМ должна блокировать работу.
Оформление чека и передача его данных оператору фискальных данных выполняются в рамках единого рабочего цикла при регистрации покупки или продажи. Проведение операций также блокируется, если отсутствует или оборвалась чековая лента, операция выполнена неправильно либо возникла другая проблема, из-за которой кассир не может выдать чек покупателю.
Что проверить бухгалтеру и кассиру
До начала работы полезно сверить регистрационные данные ККМ с данными фактического пользователя. Особое внимание стоит уделить регистрационному номеру машины и БИН или ИИН. После изменения сведений необходимо проверить, корректно ли отражена перерегистрация и сохранен ли номер последнего закрытия смены.
В ежедневной работе важно контролировать успешное тестирование ККМ, наличие связи с оператором фискальных данных и возможность оформить чек. После закрытия смены бухгалтеру следует сопоставить итоговые показатели отчета с внутренними учетными данными. Если значения расходятся, сначала нужно установить причину расхождения по первичным документам и данным ККМ, не исправляя показатели произвольно.
Практический контроль можно организовать по короткому перечню:
- проверить реквизиты пользователя и регистрационные сведения машины;
- убедиться, что ККМ прошла автоматическое тестирование;
- проконтролировать передачу данных оператору;
- проверить выдачу чеков покупателям;
- сопоставить итоги закрытой смены с учетными данными;
- сохранить документы и сведения, необходимые для последующей проверки операций.
Если ККМ заблокировала проведение операции, следует определить техническую причину и действовать по документации изготовителя и установленному порядку обслуживания. Продолжать расчеты через неисправную машину без возможности корректно оформить чек не следует.
Частые вопросы
Какие сведения фиксируются при фискализации ККМ? — Заводской и регистрационный номера, БИН или ИИН пользователя, дата фискализации и пароль для предусмотренных операций с ККМ.
Что записывается при закрытии смены? — Дата и номер отчета, а также итоговые показатели сменных покупок и продаж.
Почему ККМ может заблокировать операцию? — Причиной может стать отрицательный результат автоматического тестирования, проблема с чековой лентой, ошибка кассира или иная неисправность, мешающая выдать чек.
Проверяет ли ККМ связь с оператором фискальных данных? — Да. Технические требования предусматривают тестирование связи путем отправки тестового сообщения и получения ответа.
Что делать при расхождении итогов смены и учета? — Сопоставить чеки, отчет о закрытии смены и внутренние учетные документы, установить причину и только затем оформлять необходимые исправления в установленном порядке.