Кассовые операции — это действия с наличными деньгами: их прием, выдача, пересчет, сортировка, упаковка и хранение. Для бухгалтера в Казахстане работа с кассой означает не только отражение поступлений и выплат в учете, но и правильное документальное оформление каждой операции. В 2026 году важно различать кассовые операции самой организации, применение контрольно-кассовой машины при денежных расчетах и операции, которые проводит обслуживающий банк: приведенные ниже специальные правила Национального Банка непосредственно регулируют работу банковских касс.
Ведение и учет кассовых операций
Бухгалтерский учет кассовых операций должен позволять проследить движение наличных денег от первичного документа до отражения в учетной системе. Для этого организации нужен последовательный внутренний процесс:
- определить работников, отвечающих за прием, выдачу и хранение наличности;
- оформлять поступление и расход денег соответствующими первичными документами;
- проверять сумму, назначение платежа, дату и данные участника операции;
- своевременно отражать движение денег в бухгалтерском учете;
- сопоставлять документы, учетные записи и фактический остаток в кассе;
- хранить подтверждения операций в установленном для организации порядке.
Учет кассовых операций не следует сводить только к вводу проводок. Ошибка в исходном документе может перейти в регистры учета, отчетность и результаты сверки. Поэтому бухгалтеру полезно выстроить контроль в два этапа: сначала проверить основание и оформление операции, затем — правильность ее отражения в программе.
При денежных расчетах на территории Казахстана применяется контрольно-кассовая машина с функцией фиксации и (или) передачи данных, модель которой включена в реестр кассовых машин, кроме прямо предусмотренных исключений. В местах, где отсутствует сеть телекоммуникаций общего пользования, налогоплательщик применяет ККМ без передачи данных (ст. 110 НК РК).
Расчетно-кассовые операции через банк образуют отдельный участок. Банк принимает и выдает наличные клиентам для банковских и иных операций, предусмотренных статьей 22 Закона Республики Казахстан «О банках и банковской деятельности в Республике Казахстан». Пункт 3 банковских Правил также относит к кассовым операциям размен, обмен, пересчет, сортировку, упаковку и хранение наличных денег. Банки второго уровня освобождены от применения ККМ (ст. 110 НК РК).
Документальное оформление кассовых операций
Документы кассовой операции должны показывать, кто, когда, на каком основании и в какой сумме передал или получил наличные деньги. Конкретный комплект документов внутри компании следует определять с учетом характера операции, учетной политики и применимых требований. Нельзя подменять внутренний кассовый документ банковским или чеком ККМ: эти документы подтверждают разные обстоятельства операции.
При применении ККМ ее необходимо поставить на учет в налоговом органе до начала деятельности, связанной с денежными расчетами. На сумму, оплаченную за реализованный товар, выполненную работу или оказанную услугу, покупателю выдается чек ККМ либо товарный чек в предусмотренном налоговым законодательством случае. Организация также должна обеспечить должностным лицам налоговых органов доступ к ККМ (ст. 111 НК РК).
Для приема наличных в банке пункт 17 Правил называет два приходных документа: объявление на взнос наличных денег и приходный кассовый ордер. Согласно пункту 18, форму такого документа банк устанавливает самостоятельно, но в ней должны присутствовать обязательные реквизиты. Среди них — название и номер документа, дата составления, данные клиента, сумма цифрами и прописью, назначение денег, сведения о банке, а также данные и подписи кассового работника и клиента.
При приеме денег кассовый работник идентифицирует клиента, проверяет наличность на подлинность и платежность, сопоставляет фактическую сумму с документом, подписывает его и выдает подтверждение проведенной операции. Пункт 20 предусматривает, что прием и пересчет выполняются в присутствии клиента.
Выдача наличных банком регулируется пунктами 29–31 Правил. Основанием служит чек или расходный кассовый ордер. В расходном документе указываются номер и дата, сведения о клиенте и банке, сумма цифрами и прописью, назначение выдачи, данные кассового работника и подписи сторон.
Для юридического лица или индивидуального предпринимателя пункт 29 предусматривает представление заявки на получение наличных не позднее одного рабочего дня до выдачи — в порядке, определенном внутренними документами банка. Если необходимая сумма уже имеется в кассе, банк может выдать ее в день обращения без заявки.
Правила контроля и работа в 1С
Правила ведения кассовых операций внутри организации лучше закрепить в понятной последовательности. До проведения платежа бухгалтер проверяет основание, полномочия участника и реквизиты документа. При приеме или выдаче наличных фиксирует фактически переданную сумму. После операции отражает ее в учетной системе и связывает запись с первичным документом. Затем сверяет обороты и остаток.
При работе с кассовыми операциями в 1С важно использовать документы, соответствующие реальному экономическому событию, а не выбирать форму только ради желаемой проводки. Названия разделов, команд и документов могут зависеть от конфигурации и версии программы, поэтому конкретный путь следует определять в используемой информационной базе с учетом ее релиза.
Практический контроль в 1С может включать:
- проверку даты, организации, кассы и вида операции;
- заполнение контрагента или подотчетного лица, когда это требуется по смыслу операции;
- указание назначения платежа и документа-основания;
- проверку суммы до проведения документа;
- просмотр сформированных бухгалтерских записей;
- сопоставление электронного документа с бумажным или электронным первичным подтверждением.
Банковские кассовые операции имеют собственную процедуру. По пункту 4 Правил банк вправе проводить их в соответствии со своим графиком в рабочие, выходные и нерабочие праздничные дни. Поэтому компании стоит заранее выяснить режим кассы и порядок заказа наличности непосредственно в обслуживающем банке.
Частые вопросы
Что относится к кассовым операциям банка? — Пункт 3 Правил относит к ним прием и выдачу наличных, размен, обмен, пересчет, сортировку, упаковку и хранение денег.
Когда при расчетах нужна ККМ? — Денежные расчеты на территории Казахстана проводятся с обязательным применением ККМ с функцией фиксации и (или) передачи данных, если налоговым законодательством не установлено исключение (ст. 110 НК РК).
Что необходимо выдать покупателю при расчете через ККМ? — На оплаченную сумму выдается чек ККМ либо товарный чек в предусмотренном налоговым законодательством случае (ст. 111 НК РК).
Какие документы используются при внесении наличных в банк? — Согласно пункту 17 Правил, прием проводится на основании объявления на взнос наличных денег или приходного кассового ордера.
Каким документом оформляется выдача наличных банком? — Пункт 29 предусматривает чек или расходный кассовый ордер. Для юридических лиц и ИП также предусмотрена предварительная заявка по внутренним правилам банка, кроме выдачи в день обращения при наличии необходимой суммы в кассе.
Можно ли получить наличные в банке в день обращения? — Да, если в кассе есть необходимая сумма: пункт 29 допускает выдачу юридическому лицу или ИП в день обращения без предварительной заявки.
Как правильно вести кассовые операции в 1С? — Нужно выбирать документ по фактическому содержанию операции, полностью заполнять реквизиты, проверять сформированные записи и сверять их с первичными документами. Точный путь зависит от конфигурации и версии 1С.