Мәселе неде және неліктен ЭШФ-ны жай ғана редакциялауға болмайды
Көптеген бухгалтерлерге таныс жағдай: шот-фактура жазып беріліп, жіберілгеннен кейін сатып алушының қате көрсетілгені анықталады. Филиал мен бас ұйымды шатастырып алған, анықтамалықтан атауы ұқсас ұйымды таңдаған немесе басқа БСН көрсеткен. Алғашқы ой — құжатты ашып, алушыны өзгерту. Бірақ электрондық шот-фактураны бұлай өзгертуге болмайды.
Электрондық шот-фактуралардың ақпараттық жүйесінде (ЭШФ АЖ) тіркелген ЭШФ — тіркеу нөмірі бар есепке алу құжаты. Электрондық нысанда шот-фактура жазып беру қағидаларына сәйкес тіркеу нөмірі (А бөлімінің 1-жолы) тіркеу кезінде автоматты түрде толтырылады және ЭШФ АЖ қатысушысы оны толтыра немесе редакциялай алмайды. Жазып берілген күні (2-жол) — ЭШФ-ның тіркеліп, алушыға жіберілген күні, ол да автоматты түрде қойылады. Демек, жіберілген құжатты «ішінен» түзетуге болмайды. Қате бастапқы құжатпен байланыстырылған жаңа құжат арқылы ғана түзетіледі.
ЭШФ нысанына (Қағидаларға 2-қосымша) сәйкес алушының деректемелері — өнім берушінің деректемелерімен, шартпен, тауарлар, жұмыстар мен көрсетілетін қызметтер туралы деректермен және басқа бөлімдермен қатар құжаттың жеке бөлімі. Сондықтан алушының қате көрсетілуі — ескертпедегі қате жазу емес, міндетті деректемедегі қате.
Бұл кімдерге қатысты
Мәселе, ең алдымен, өнім берушіге қатысты: ЭШФ-ны сол жазып береді және деректемелердің дұрыстығына жауап береді. Бірақ бұл алушыға да әсер етеді:
- алушы ретінде қате көрсетілген ұйым өзінде бөтен ЭШФ-ны көреді. Оған қатысты ешқандай әрекет жасалмаса, ҚҚС-ты есепке жатқызу бойынша сұрақтар және салыстырып тексеру кезінде алшақтықтар туындауы мүмкін;
- нақты сатып алушы құжатты алмаған. Дұрыс ЭШФ болмаса, оның ҚҚС-ты есепке жатқызуына негіз болмауы мүмкін;
- өнім беруші ЭШФ АЖ-дағы өткізу бойынша айналымы салықтық есепке алу және декларация деректерімен сәйкес келмеу қаупіне ұшырайды.
Алушыға қатысты қатені қалай түзетуге болады: жалпы тәртіп
ЭШФ АЖ-да бұрын жазып берілген шот-фактураны түзетудің екі негізгі тетігі бар: түзетілген ЭШФ (ол бастапқы құжаттың күшін жояды) және ЭШФ-ны кері қайтарып алу. Кері қайтарып алу Қағидаларда тікелей аталған: мысалы, 2.1 «Қағаз жеткізгіште жазып берілген күні» жолы бұған дейін қағазда жазып берілген шот-фактураны ЭШФ АЖ-да кері қайтарып алған кезде де толтырылады.
Алушы қате көрсетілген жағдайда, әдетте, мынадай әрекеттер жасалады:
- Қатенің дәл алушыға қатысты екеніне көз жеткізіңіз. БСН/ЖСН, атауын және сатып алушы құрылымдық бөлімше болса, оның деректемелерін шартпен және бастапқы құжаттармен салыстырып тексеріңіз.
- Түзету тәсілін таңдаңыз. Түзетілген ЭШФ өнім берушіні немесе алушыны ауыстыруға әкеп соқпайтын өзгерістер, толықтырулар енгізу және қателерді түзету үшін қолданылады. Ол жазып берілген кезде бұрын жазып берілген шот-фактураның күші жойылады. Сондықтан қате көрсетілген сатып алушыны түзетілген ЭШФ арқылы ауыстыруға болмайды (ҚР СК 499-бабы). Егер алушының өзі қате айқындалса, қате ЭШФ кері қайтарылып алынып, ЭШФ жазып беру қағидаларында белгіленген тәртіппен дұрыс сатып алушыға жаңасы жазып беріледі.
- Дұрыс алушыға дұрыс ЭШФ жазып беріңіз. Айналым жасалған күнді нақты өткізу күні бойынша көрсетіңіз. Жаңа құжатты толтырған кезде нақты жеткізу жөніндегі бастапқы құжаттардың деректерін көшіріп, сатып алушының деректемелерін қайта тексеріңіз. Егер өнім берушіні немесе алушыны ауыстырусыз қате түзетіліп, түзетілген ЭШФ жазып берілсе, онда түзету туралы белгі, түзетілген құжаттың нөмірі мен күні, сондай-ақ күші жойылатын шот-фактураның нөмірі мен күні көрсетілуге тиіс (ҚР СК 499-бабы).
- Екі контрагентке де хабарлаңыз. Қате алушыға — құжаттың кері қайтарылып алынатыны туралы. Нақты сатып алушыға — оған жаңа ЭШФ жазып берілгені туралы.
Нормалар туралы маңызды ақпарат. Қолданыстағы Салық кодексі деректемелерді түзету мен мәміле тарапын ауыстырудың аражігін тікелей ажыратады: түзетілген шот-фактураға тауарларды, жұмыстарды немесе көрсетілетін қызметтерді берушіні не алушыны ауыстыруға әкеп соқпайтын қателер болған кезде ғана жол беріледі (ҚР СК 499-бабы). Демек, сатып алушы қате таңдалған жағдайда түзетілген ЭШФ-мен шектелуге болмайды: қате құжатты кері қайтарып алып, дұрыс алушыға жаңа ЭШФ жазып беру қажет.
1С құжатында контрагентті қалай өзгертуге болады
Қазақстанға арналған 1С:Бухгалтерияда берілген шот-фактуралар «ЭШФ/ЭОАВ» → «Берілген шот-фактуралар» бөлімінде («Берілген шот-фактура» құжаты) орналасқан.
Егер құжат ЭШФ АЖ-ға әлі жіберілмесе, контрагентті нысанның өзінде өзгертуге болады. Бұл ретте 1С мынадай хабарлама береді:
> «Контрагент өзгерді, "Негіз құжаттар" кестелік бөлігі тазартылды»
Бұл қате емес, бағдарламаның қалыпты жұмысы. Контрагент өзгерген кезде бағдарлама негіз құжаттардың тізімі толтырылған болса, оны тазартады. Бұрынғы контрагентке жазып берілген өткізу құжаттарының жаңа контрагентке қатысы жоқ. Контрагентті ауыстырғаннан кейін не істеу керек:
- дұрыс контрагентке рәсімделген негіз құжаттарды (өткізу құжаттарын) қайта таңдаңыз;
- шартты тексеріңіз: ЭШФ деректемелері соған байланысты. Мысалы, есеп айырысу тәсілі контрагент шартының деректемелерінде көрсетілген төлем талабынан қойылады;
- тауарлар, жұмыстар, көрсетілетін қызметтер және ҚҚС сомалары бар кестелік бөлікті тексеріңіз.
Егер ЭШФ ЭШФ АЖ-да тіркеліп қойса, 1С-тегі контрагентті ауыстыру ештеңені түзетпейді. Қатені жоғарыда сипатталғандай ЭШФ АЖ тетіктері арқылы түзету қажет. Содан кейін 1С-те дұрыс контрагентке құжат рәсімдеу керек, ал өткізудің өзі дұрыс сатып алушыға көрсетілуге тиіс. Егер өткізу бастапқыда қате контрагентке жүргізілсе, оны да түзетіңіз, әйтпесе жаңа ЭШФ-ға қате деректер қайтадан түседі.
Мерзімдер және неге назар аудару керек
ЭШФ жазып беру мерзімі мен түзету мерзімдері Салық кодексінде және ЭШФ жазып беру қағидаларында белгіленген. Қате алушыны түзеткен кезде қате құжатты кері қайтарып алу және жаңа ЭШФ жазып беру тәртібін сақтау маңызды. Практикалық ұсынымдар:
- алушыға қатысты қатені ҚҚС декларациясын тапсырар алдында емес, анықталған бойда түзетіңіз;
- қате ЭШФ мәселесін шешпей тұрып, дұрыс сатып алушыға жаңа ЭШФ жазып бермеңіз. Әйтпесе бір өткізу бойынша айналым ЭШФ АЖ-да екі рет көрсетіледі;
- контрагенттермен хат алмасуды және жеткізудің іс жүзінде кімге жасалғанын растайтын құжаттарды (шарт, жүкқұжаттар, актілер) сақтаңыз. Салық органы алшақтықтар туралы хабарлама жіберсе, олар қажет болады;
- түзетуден кейін ЭШФ АЖ-дағы құжаттардың мәртебесін тексеріңіз: бастапқы ЭШФ-ның мәртебесі өзгеруге, ал жаңа ЭШФ-да алушыға жеткізілгені туралы белгі тұруға тиіс.
Жиі қойылатын сұрақтар
ЭШФ АЖ-да жіберілген ЭШФ-ны редакциялауға бола ма? — Жоқ. Тіркелген ЭШФ-ға өзгертуге болмайтын тіркеу нөмірі беріледі. Түзету тәсілі қатеге байланысты: өнім берушіні немесе алушыны ауыстыру қажет болса, түзетілген ЭШФ қолданылмайды (ҚР СК 499-бабы).
Контрагентті ауыстырған кезде 1С неліктен негіз құжаттарды тазартты? — Бұл «Берілген шот-фактура» нысанының қалыпты жұмысы: контрагент ауыстырылған кезде «Негіз құжаттар» кестелік бөлігі тазартылады. Дұрыс контрагент бойынша негіздерді қайта таңдаңыз.
Жаңа ЭШФ-да айналымның қай күнін көрсету керек? — Нақты өткізу және бастапқы құжаттардың деректері бойынша айналым жасалған күнді көрсетіңіз. Оны қатенің анықталған күнімен немесе есепке алу жүйесінде контрагенттің ауыстырылған күнімен алмастырмаңыз.
Бөтен ЭШФ алған ұйым не істеуі керек? — Өнім берушіге қате туралы хабарлап, қате ЭШФ кері қайтарылып алынғанға дейін осы құжат бойынша ҚҚС-ты есепке жатқызбау керек.
Түсіндірмеде СК-нің қай бабына сілтеме жасау керек? — ҚР СК 499-бабына: онда түзетілген шот-фактура өнім берушіні немесе алушыны ауыстыруға әкеп соқпайтын қателер болған кезде жазып берілетіні белгіленген. Егер бастапқы ЭШФ-да басқа сатып алушы көрсетілсе, бұл қате құжатты кері қайтарып алуды және дұрыс алушыға жаңа ЭШФ жазып беруді негіздейді.