Құрметті әріптестер, кәсіби бухгалтер ретінде айтарым, құжат айналымын автоматтандыру — бүгінгі таңда уақытты тиімді басқарудың кепілі. Баспа нысандарына (ПФ) сандық мөр мен қолтаңбаны енгізу ай соңындағы есептерді жабу немесе салықтық тексерістер кезінде бастапқы құжаттарды дайындау процесін айтарлықтай жеделдетеді. Бұл әсіресе ЭШФ (ЭСФ) жазып беру, ҚҚС (НДС) есепке алу немесе КТС (КПН) пен ЖТС (ИПН) бойынша шығындарды растау кезінде өте маңызды. Төменде баспа нысандарының макетін реттеу бойынша тәжірибелік нұсқаулықты ұсынамын.
1-қадам: Кескіндерді дайындау (Техникалық талаптар)
Кескіндерді макетке жүктемес бұрын олардың сапасы мен форматын қамтамасыз ету қажет. Сапалы нәтиже үшін келесі талаптарды сақтаңыз:
- Кескіндер (мөр және қолтаңба) тек қана .png форматында болуы тиіс.
- Ең маңызды шарт — мөлдір фонның (мөлдір фон) болуы. Суреттер артық фонсыз дайындалуы керек, әйтпесе олар құжаттағы мәтінді жауып тастайды немесе "Өткізу актісі" сияқты ресми нысандардың эстетикасын бұзады.
2-қадам: Баспа нысандарының макеттеріне өту
Кеңесші ретінде айтарым, макеттерді басқару бөлімі әдетте жүйенің "Әкімшілендіру" (Администратор) немесе "Анықтамалықтар" (Справочники) бөлімінде орналасады. Сізге қажетті құжаттың (мысалы, Шот-фактура немесе қызмет көрсету актісі) макетін тауып, тізімнен таңдаңыз. Осы кезеңде БЖЗҚ (ЕНПФ) немесе ӘлЖС/ӘҚ (СО/ОС) бойынша төлем тапсырмалары мен тізілімдері сияқты маңызды құжаттардың макеттеріне де түзету енгізуге болатынын ескеріңіз.
3-қадам: Макетті редакциялау және элементтерді кірістіру
Таңдалған макетті редакциялау режиміне өткізіңіз. Бұл кезеңде келесі әрекеттерді орындау қажет:
Редактор интерфейсіндегі "Сурет" (Картинка/Изображение) құралын пайдаланып, дайындалған файлдарды макеттің тиісті жеріне орналастырыңыз.
Қажет болса, макеттің мәтіндік бөлігін де өзгертуге болады. Бұл көбінесе ұяшық қасиеттерін (cell properties) немесе құжаттың "тақырып" (header) бөлігін өңдеуді талап етеді.Бұл процесс құжаттың заңды және кәсіби талаптарға сәйкес келуін қадағалауға мүмкіндік береді.
4-қадам: Шекараларды тексеру және орналастыруды бақылау
Бұл — ең жауапты кезең. Қосылған суреттер (мөр, қолтаңба) міндетті түрде баспа нысанының (ПФ) белгіленген шекараларынан (рамкасынан) аспауы керек.Назар аударыңыз: Егер кескін макеттің шетіне шығып кетсе, ол құжатты басып шығару кезінде немесе алдын ала қарау режимінде көрінбей қалады. Өзгерістерді сақтағаннан кейін, мөр мен қолтаңба келесі жолы құжатты қалыптастырғанда автоматты түрде шығатын болады. Бұл бухгалтердің қолмен қол қоюға жұмсайтын уақытын үнемдейді.
Жиі қойылатын сұрақтар
Неліктен қосылған сурет ПФ-да көрінбейді? Көп жағдайда бұл кескіннің макет шекарасынан тыс шығып кетуіне байланысты. Суреттің орналасуын қайта тексеріп, оның өлшемін кішірейтіңіз немесе баспа аймағының ішіне қарай жылжытыңыз.Неліктен мөрдің айналасында ақ тіктөртбұрыш көрініп тұр? Бұл файлдың дұрыс емес форматта сақталғанын немесе фонның жойылмағанын білдіреді. Құжаттағы мәтін мен сызықтардың үстіне мөр мен қолтаңбаны табиғи түрде орналастыру үшін тек қана мөлдір фоны бар .png форматын пайдаланыңыз. Бұл құжатқа ұқыпты әрі ресми түр береді.