Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Поставщик прислал вам СНТ через Виртуальный склад, вы её приняли в ИС ЭСФ — а в учёте движения по товару нет, и остаток на складе не сходится. Или наоборот: вы выписали ЭСФ и СНТ, отправили в госсистему, а бухгалтерский документ реализации так и остался неоформленным. Вот ровно в этот момент вы открываете «Электронный документ ВС» — карточку, в которой хранится тело электронного документа (СНТ, ЭСФ, ответ госоргана), его статус в госсистеме и связь с вашим учётным документом. Отсюда вы сверяете, что ушло в ИС ЭСФ и что вернулось, и подтягиваете данные в учёт.
1. Назначение
«Электронный документ ВС» — это хранилище электронного документа Виртуального склада (СНТ и связанной ЭСФ) внутри 1С: XML-тело, реквизиты отправки, регистрационный номер и статус в ИС ЭСФ. Он связывает госдокумент с учётным документом (поступление, реализация, перемещение) и позволяет отслеживать жизненный цикл документа без выхода в кабинет ИС ЭСФ.
2. Где найти
- Раздел «Продажи» или «Закупки» → группа «Электронные документы» → журнал «Электронные документы ВС».
- Также из карточки учётного документа (Реализация, Поступление): кнопка «ЭДО» → «Просмотреть электронный документ».
- Прямая навигационная ссылка 1С:
e1cib/list/Документ.ЭлектронныйДокументВС— скопируйте её, нажмите «Сервис и настройки» (значок ≡ вверху справа) → «Перейти по навигационной ссылке», вставьте и подтвердите. Откроется список всех электронных документов ВС.
Отдельно вручную такой документ обычно не создают: он рождается при формировании/получении СНТ. Но открыть, перепровести и пересинхронизировать статус вы можете именно здесь.
2а. Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе» (или значок ≡ → «О программе»). В открывшемся окне вы увидите версию платформы (например, 8.3.24) и строку «Конфигурация: Управление торговлей для Казахстана, 3.4.5.21». Сверяйте релиз перед тем, как применять инструкцию: интерфейс электронных документов меняется от версии к версии.
3. Как заполнить
Большинство полей заполняются автоматически из документа-основания и из ответа ИС ЭСФ. Но проверять их нужно вручную — расхождение здесь означает отказ госсистемы.
| Поле | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|
| Организация (обяз.) | Ваше юрлицо-отправитель. По нему берётся ЭЦП и профиль ИС ЭСФ. Не та организация — документ уйдёт под чужим сертификатом и будет отклонён. |
| Контрагент (обяз.) | Вторая сторона (получатель СНТ/ЭСФ). По его БИН/ИИН госсистема адресует документ. Ошибка в БИН — «получатель не найден». |
| Договор | Определяет валюту и условия. Для внутренних оборотов — тенге (₸). Неверный договор даст неверную валюту в ЭСФ. |
| Документ-основание (обяз.) | Ссылка на учётный документ (Реализация, Поступление, Перемещение). Именно из него тянутся строки товаров, суммы и НДС. Пустое основание — нечего отправлять. |
| Вид документа (обяз.) | СНТ, ЭСФ или связка. Определяет формат XML и адрес госсистемы. |
| Дата документа / дата операции (обяз.) | Дата совершения оборота. По ней ИС ЭСФ контролирует срок выписки. Задним числом сверх лимита — отказ. |
| Табличная часть «Товары» | Наименование, код ТН ВЭД/КПВЭД, количество, цена, ставка НДС 16 %, сумма НДС, признак происхождения товара. Пустой код ТН ВЭД по прослеживаемому товару — блокировка отправки. |
| Ставка НДС | Для облагаемых оборотов 2026 года — 16 %. Не 12 %. Неверная ставка — расхождение суммы налога с ЭСФ и отказ при сверке. |
| Статус ИС ЭСФ | Заполняется автоматически: «Черновик», «Отправлен», «Доставлен», «Принят», «Отклонён». Читайте его перед проведением учётного документа. |
| Регистрационный номер | Присваивается госсистемой после приёма. Пустой номер = документ фактически не зарегистрирован. |
| Комментарий | Ваша пометка. На отправку не влияет, но помогает при разборе отказов. |
Порядок работы: открыли основание → «ЭДО» → «Создать СНТ/ЭСФ» → проверили строки и ставку 16 % → «Отправить в ИС ЭСФ» → дождались статуса «Принят» → провели учётный документ.
4. Разобранный пример с проводками
Ситуация. ТОО «Актив» (плательщик НДС) отгружает ТОО «Пассив» партию товара. Реализация: 100 единиц по 5 000 ₸ без НДС.
Расчёт:
- Стоимость без НДС: 100 × 5 000 = 500 000 ₸
- НДС 16 %: 500 000 × 16 % = 80 000 ₸
- Итого к оплате: 580 000 ₸
- Себестоимость товара (счёт 1330): 350 000 ₸
Вы формируете «Электронный документ ВС» вида СНТ + ЭСФ на основании реализации, отправляете в ИС ЭСФ, получаете статус «Принят» и регистрационный номер. После этого проводится документ реализации.
Проводки при проведении реализации (типовой план счетов РК):
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1210 | 6010 | 500 000 | Признан доход от реализации (ДЗ покупателя) |
| 1210 | 3130 | 80 000 | Начислен НДС к уплате 16 % |
| 7010 | 1330 | 350 000 | Списана себестоимость реализованного товара |
При оплате покупателем:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1030 | 1210 | 580 000 | Поступление денег на текущий счёт |
Сам «Электронный документ ВС» проводок по бухучёту не делает — он двигает регистры Виртуального склада и электронного документооборота. Проводки формирует связанный учётный документ. Поэтому сумма НДС в СНТ/ЭСФ (80 000 ₸) обязана совпасть с проводкой Дт 1210 Кт 3130 — иначе у вас разъедутся декларация и госсистема.
5. Виды операции
Документ обслуживает несколько сценариев Виртуального склада:
- СНТ на реализацию — сопроводительная накладная при отгрузке товара покупателю.
- СНТ на приобретение (входящая) — приём накладной от поставщика, оприходование на виртуальный склад.
- СНТ на перемещение — движение товара между вашими складами/филиалами.
- СНТ на импорт / из ЕАЭС — ввоз товара, постановка на виртуальный склад с кодами ТН ВЭД.
- СНТ на экспорт / в ЕАЭС — вывоз товара.
- ЭСФ — электронная счёт-фактура, связанная со СНТ (единый пакет отправки).
- Аннулирование / отзыв — отмена ранее отправленного документа.
6. Что формируется при проведении
Проводки (бухгалтерские): сам «Электронный документ ВС» их не создаёт — это делает документ-основание (см. пример выше).
Электронные документы:
- СНТ — формируется XML сопроводительной накладной, подписывается ЭЦП и уходит в ИС ЭСФ / Виртуальный склад.
- ЭСФ — электронная счёт-фактура в формате ИС ЭСФ.
- Ответ госоргана — квитанция о приёме/отклонении с регистрационным номером.
Движения по регистрам:
- Регистр «Товары на виртуальном складе» — приход/расход по кодам ТН ВЭД, партиям, признаку происхождения.
- Регистр состояний электронных документов — статус (черновик → отправлен → принят/отклонён).
- Регистр учёта прослеживаемых товаров — для товаров, подлежащих обязательной прослеживаемости.
7. Печатные формы
Из карточки по кнопке «Печать» доступны:
- Сопроводительная накладная на товары (СНТ) — печатная форма госформата.
- Электронная счёт-фактура (ЭСФ) — форма ЭСФ по правилам ИС ЭСФ (со ставкой НДС 16 %).
- Квитанция ИС ЭСФ — подтверждение приёма с регистрационным номером.
- Протокол обмена / карточка электронного документа — служебная форма с историей статусов и ЭЦП.
8. Частые ошибки
«Не заполнен код ТН ВЭД (ТНВЭД) в строке №…» Товар прослеживаемый, а код не указан. Откройте карточку номенклатуры → закладка «Классификация» → заполните код ТН ВЭД и повторите отправку.
«Ставка НДС в электронном документе не соответствует ставке в документе-основании» Классика перехода на 2026 год: в основании стоит устаревшая ставка 12 %, а в справочнике ставок — 16 %. Приведите ставку к 16 % в обоих местах и перепроведите.
«Электронный документ отклонён ИС ЭСФ: получатель с БИН … не найден» Ошибка в БИН/ИИН контрагента. Проверьте реквизиты в карточке контрагента, исправьте и отправьте заново.
«Истёк срок действия сертификата ЭЦП» Перевыпустите ЭЦП в НУЦ РК и обновите её в настройках обмена («НСИ и администрирование» → «Обмен электронными документами»).
«Документ уже зарегистрирован в ИС ЭСФ» Повторная отправка уже принятого документа. Не создавайте дубль — откройте существующий документ по регистрационному номеру.
«Превышен срок выписки СНТ» СНТ формируется задним числом сверх допустимого лимита. Уточните дату оборота; при необходимости оформляйте с фактической датой.
9. FAQ
Нужно ли создавать «Электронный документ ВС» вручную? Обычно нет. Он формируется автоматически из документа-основания через кнопку «ЭДО → Создать СНТ/ЭСФ». Вручную вы его открываете, чтобы проверить статус, перепровести или пересинхронизировать ответ госсистемы.
Какая ставка НДС в 2026 году? 16 %. Ставка 12 % — устаревшая. Проверьте, что и в основании, и в электронном документе стоит 16 %, иначе ИС ЭСФ вернёт расхождение.
Делает ли этот документ бухгалтерские проводки? Нет. Проводки (Дт 1210 Кт 6010, Дт 1210 Кт 3130, Дт 7010 Кт 1330) формирует связанный учётный документ. «Электронный документ ВС» двигает регистры Виртуального склада и электронного документооборота.
Чем СНТ отличается от ЭСФ? СНТ — сопроводительная накладная, отслеживает физическое движение товара на виртуальном складе. ЭСФ — электронная счёт-фактура, налоговый документ по НДС. По многим оборотам они формируются единым пакетом.
Что делать, если статус «Отклонён»? Откройте документ, прочитайте текст ошибки от ИС ЭСФ, устраните причину (код ТН ВЭД, БИН, ставка, дата), перепроведите и отправьте заново.
Как отозвать уже отправленную СНТ? Через операцию «Аннулирование/отзыв» из карточки. Отзыв тоже уходит в госсистему и требует подтверждения второй стороной по установленным правилам.
Почему товар не списался с виртуального склада? Скорее всего, СНТ не в статусе «Принят» или документ не проведён. Проверьте статус ИС ЭСФ и наличие регистрационного номера, затем перепроведите.
Можно ли отправить ЭСФ без СНТ? Зависит от вида оборота. По прослеживаемым товарам и товарам Виртуального склада СНТ обязательна; по услугам и части операций достаточно ЭСФ. Ориентируйтесь на вид операции в документе.
Где взять регистрационный номер для сверки? Он появляется в поле «Регистрационный номер» после статуса «Принят» и дублируется в квитанции ИС ЭСФ (печатная форма).
Влияет ли этот документ на декларацию по НДС? Косвенно: сумма НДС из ЭСФ (например, 80 000 ₸ при базе 500 000 ₸) должна совпадать с проводкой Дт 1210 Кт 3130 и с данными в декларации. Расхождение здесь — прямой риск при камеральной проверке.
10. Смежные документы
На основании чего вводится «Электронный документ ВС»:
- Реализация товаров и услуг (исходящая СНТ/ЭСФ);
- Поступление товаров и услуг (входящая СНТ);
- Перемещение товаров (внутренняя СНТ);
- Документы импорта/экспорта.
Что связано с ним далее:
- Квитанция/ответ ИС ЭСФ;
- Документы аннулирования и отзыва;
- Регистры Виртуального склада и учёта НДС, из которых затем собирается декларация по НДС (форма 300.00).
Как узнать свой релиз. Меню «Справка» → «О программе»: там указаны версия платформы (например, 8.3.24) и релиз конфигурации. Эта инструкция подготовлена для «Управление торговлей для Казахстана», релиз 3.4.5.21 (редакция 3.4). На других релизах названия кнопок и состав полей могут отличаться.