Электрондық шот-фактуралар: түзету құжаттары бойынша практикалық FAQ
Электрондық шот-фактура (ЭШФ) Қазақстандағы бухгалтердің күнделікті құралына әлдеқашан айналды, ал онымен жұмыс Мемлекеттік кірістер комитетінің порталы арқылы жүргізіледі. Сұрақтар көбінесе негізгі құжатты жазып беру кезінде емес, ресімделген ЭШФ-ға өзгерістер енгізу қажет болғанда туындайды. Бұл материалда біз түзету құжаттары және олардың 1С-тегі есепке алумен арақатынасы туралы жиі қойылатын сұрақтарға жауаптарды жинадық.
Қосымша ЭШФ-ның түзетілген ЭШФ-дан айырмашылығы неде?
Бұл — бірінші әрі ең жиі қойылатын сұрақ. Терминдер ұқсас болғанымен, құжаттар әртүрлі міндеттерді шешеді. Түзетілген ЭШФ бастапқы шот-фактурада қате жіберілгенде: контрагент, деректемелер, тауардың атауы, мөлшерлеме немесе бастапқыда дұрыс енгізілмеген өзге де деректер қате көрсетілгенде жазып беріледі. Мұндай құжат қатесі бар құжатты толығымен алмастырады: алдыңғы нұсқаның күшін жояды және өзекті нұсқаға айналады.
Қосымша ЭШФ басқа жағдайда — жасалған мәміленің талаптары өзгергенде қолданылады. Мысалы, баға немесе жеткізу көлемі өзгерді, тауардың бір бөлігі қайтарылды немесе жеңілдік берілді. Бұл жағдайда бастапқы құжат дұрыс ресімделген, бірақ нақты шаруашылық операциясы ол жазып берілгеннен кейін өзгерген. Қосымша ЭШФ бастапқы құжатты алмастырмайды, оны өзгеріс шамасына түзетеді.
Қарапайым қағида: енгізу кезінде қателессеңіз — түзетілген ЭШФ жазыңыз; мәміле талаптарының өзі өзгерсе — қосымша ЭШФ жазыңыз.
Түзетілген ЭШФ-ға қосымша ЭШФ жазып беруге бола ма?
Иә. Егер шот-фактура түзетілгеннен кейін мәміле талаптары өзгерсе, түзету құжаттың өзекті (түзетілген) нұсқасына ресімделеді. Құжаттар тізбегін ретімен құру маңызды: әрбір келесі түзету құжаты күші жойылған нұсқаға емес, қолданыстағы нұсқаға сілтеме жасайды.
Шот-фактура қағаз түрінде жазып берілген болса, не істеу керек?
Электрондық форматқа көшу бұрын ресімделген қағаз құжаттардың күшін жоймайды, бірақ олармен жұмыс істеу тәртібі өзгеше. Егер қағаз шот-фактураны түзету қажет болса, салық төлеушінің мәртебесін және түзету сәтінде оның құжаттарды электрондық түрде жазып беруге міндетті не міндетті еместігін ескеру маңызды. Даулы жағдайларда қағаз және электрондық нысандарды қатар қолдану бойынша практикалық түсіндірмелер берілген МКК порталындағы жиі қойылатын сұрақтар бөлімін қараған ыңғайлы.
Түзету құжаттары 1С-те қалай көрсетіледі?
Қазақстанға арналған 1С типтік конфигурациялары қосымша және түзетілген ЭШФ-ларды қоса алғанда, ЭШФ қалыптастыруды және жүктеп шығаруды қолдайды. Жалпы логикасы мынадай:
Түзетілген ЭШФ бастапқы құжат негізінде жасалады және оның деректерін қабылдайды, содан кейін бухгалтер дұрыс мәндерді енгізеді. Бағдарлама есепке алу мен есептілікте дәл өзекті нұсқа көрсетілуі үшін құжаттар арасындағы байланысты тіркейді.
Қосымша ЭШФ түзету ретінде қалыптастырылады және мәміленің бұрынғы және жаңа талаптары арасындағы айырманы қамтиды. Есепке алуда бұл тиісті бухгалтерлік жазбалармен, мысалы, баға өзгергенде немесе тауар қайтарылғанда көрсетіледі.
Порталға жүктеп шығармас бұрын деректемелердің толтырылу дұрыстығын және контрагенттердің мәртебелерін тексерген жөн: деректердің порталдағы мәліметтермен сәйкес келмеуі — құжатты қабылдамаудың ең жиі кездесетін себептерінің бірі.
ЭШФ-мен жұмыс істегенде неге назар аудару керек?
Мерзімдерді қадағалаңыз. Шот-фактураларды жазып берудің өз мерзімдері белгіленген, түзету құжаттарын да уақтылы ресімдеу қажет. Регламент мезгіл-мезгіл жаңартылатындықтан, порталдағы өзекті талаптарды нақтылап отырыңыз.
Құжаттар тізбегін сақтаңыз. Бастапқы, түзетілген және қосымша құжаттар өзара байланысты. Бұл байланыстың үзілуі салыстырып тексеруді қиындатады және камералдық бақылау кезінде алшақтықтарға әкелуі мүмкін.
Деректерді контрагентпен салыстырып тексеріңіз. ЭШФ мәміленің екі тарапына да көрінетіндіктен, қабылдаушы тараптың құжатты қабылдамауына жол бермеу үшін түзетулерді алдын ала келіскен дұрыс.
Ресми түсіндірмелерді пайдаланыңыз. МКК порталындағы FAQ бөлімінде даулы жағдайлар бойынша практикалық жауаптар берілген — стандартты сценарий сәйкес келмеген кезде бұл ыңғайлы бағдар болады.
Автордың қорытындысы
Электрондық шот-фактуралармен табысты жұмыс істеу өзгерістердің бастапқы себебін түсінуге келіп тіреледі. Ресімдеу кезінде жіберілген қате түзетілген ЭШФ жазып беруді талап етеді (ескі құжаттың күшін жоя отырып, оны толық алмастыру). Ал жасалған мәміленің нақты талаптарының өзгеруі (қайтару, жеңілдік, бағаның өзгеруі) қосымша ЭШФ арқылы тіркеледі (бастапқы құжаттың күшін жоймай, сомаларды түзету). Осы қағиданы қатаң сақтау, сондай-ақ 1С-тегі есепке алу құжаттарын ЭШФ АЖ порталымен синхрондау салық есебінің дұрыстығына кепілдік береді және МКК-ның камералдық бақылауы кезінде алшақтықтардан қорғайды.
Дереккөздер (нормативтік-құқықтық және техникалық база)
- Қазақстан Республикасының Салық кодексі:
ҚР СК 419-бабы («Түзетілген шот-фактура»).
ҚР СК 420-бабы («Қосымша шот-фактура»).
- ЭШФ жазып беру қағидалары: ҚР Премьер-Министрінің бірінші орынбасары – ҚР Қаржы министрінің 2019 жылғы 22 сәуірдегі № 370 бұйрығы (өзекті өзгерістермен және толықтырулармен).
- ЭШФ АЖ (esf.gov.kz): Жүйенің техникалық құжаттамасы және ҚР ҚМ Мемлекеттік кірістер комитетінің ресми регламенттері.
- Ақпараттық-технологиялық сүйемелдеу (1С:АТС Қазақстан): Түзету ЭШФ-ларын типтік конфигурацияларда көрсету жөніндегі нұсқаулықтар (1С:ERP, 1С:КА, 1С:Қазақстанға арналған бухгалтерия).
FAQ: Жиі қойылатын сұрақтар (ЭШФ АЖ мен 1С-тің өзекті логикасын ескере отырып)
1. Негізгі құжатқа түзетілген ЭШФ жазып берсем, қосымша ЭШФ-ларға не болады? Бұл — техникалық тұрғыдан аса маңызды жайт. Егер бастапқы ЭШФ-ға қосымша ЭШФ-лар жазылып қойған болса, түзетілген ЭШФ жазып берілген кезде бастапқы құжаттың оған байланыстырылған барлық қосымша шот-фактуралармен бірге күші жойылады. Барлық түзетулерді (қайтаруларды, баға өзгерістерін) енді жаңа, түзетілген құжатқа қайта ресімдеп, жазып беруге тура келеді.
2. 1С-те бастапқы және түзетуші ЭШФ арасындағы байланыс техникалық тұрғыдан қалай қамтамасыз етіледі? 1С типтік конфигурацияларында құжат бастапқы құжаттың негізінде қалыптастырылады (мысалы, қосымша ЭШФ үшін «Сатып алушыдан ТМҚ қайтару» құжаты). Электрондық құжаттың өзін қалыптастыру кезінде жүйе ЭШФ АЖ базасынан бастапқы ЭШФ-ның тіркеу нөмірін автоматты түрде алады. Бұл нөмірсіз портал құжатты қабылдамайды, өйткені тізбекті құра алмайды.
3. Түзету құжаттарын жазып беру мерзіміне шектеулер бар ма? Иә. Түзетілген немесе қосымша ЭШФ-ны салық міндеттемесі бойынша талап қою мерзімі шегінде ғана жазып беруге болады — Қазақстанда жалпы қағида бойынша бұл 3 жыл (кейбір жағдайларда жер қойнауын пайдаланушылар мен ірі кәсіпкерлік субъектілері үшін — 5 жыл).
4. Түзетулер кезінде контрагенттің растауы қажет пе?
Түзетілген ЭШФ: Алушы оны 10 күнтізбелік күн ішінде қабылдамауға құқылы. Егер ол мұны жасамаса, құжат расталған болып есептеледі.
Қосымша ЭШФ: Сондай-ақ алушының назарын талап етеді, әсіресе түзету азайту жағына жүргізілсе (мысалы, қайтару кезінде). Өзінің есепке жатқызылатын ҚҚС сомасын түзету үшін алушы оны растауы тиіс.
5. Бастапқы құжат қағаз түрінде болған, ал қазір біз ЭШФ жазып беруге міндетті болсақ, не істеу керек? Егер салық төлеушіде ЭШФ АЖ қолдану міндеті туындаса, ескі қағаз шот-фактура бойынша мәміле талаптары өзгерген кезде ол қосымша ЭШФ-ны электрондық түрде жазып беруге міндетті. Бұл ретте жүйеде қағаз құжаттың жазып берілген күні көрсетіліп, бастапқы шот-фактураның қағаз жеткізгіште жазып берілгені туралы арнайы белгі (жалауша) қойылады