Құрметті әріптестер, тәжірибелі бухгалтерлердің өзі кейде Электрондық виртуалды қойма құжатының (ЭДВС) өткізілмей қалуына байланысты қиындықтарға тап болып жатады. Бұл мәселе көбінесе бағдарламадағы техникалық қатеден емес, құжаттарды рәсімдеу алгоритмінің бұзылуынан туындайды. Төменде осы мәселенің мәнін және оны шешудің нақты жолдарын талқылаймыз.
Мәселенің сипаттамасы мен себебі
Әріптестер, ең алдымен мәселенің негізгі себебін түсініп алайық. ЭДВС-тің есепте көрінбеуінің басты себебі — оның негізгі құжаттан («Өткізу» құжатынан) бөлек, қолмен жеке жасалуы.Тәжірибе көрсеткендей, егер сіз ЭДВС-ті дербес құжат ретінде толтырсаңыз, жүйе оны негізгі операциямен байланыстыра алмайды. Түпнұсқа деректерге сүйенсек, ЭДВС-ке негіз болатын «Өткізу» (Реализация) құжатының өзі есепте көрсетілмеген (не был отражён в учёте) болса, ЭДВС ешқашан өткізілмейді. Жүйеге виртуалды қоймадағы тауар қозғалысын растау үшін негізгі құжаттың бірегей сәйкестендіргіші (UID) қажет. Бұл байланыс үзілген жағдайда, құжат «ілініп» қалады.
Қатені түзетудің қадамдық нұсқаулығы
Назар аударыңыз! ЭДВС-ті жеке құжат ретінде қолмен жасауды тоқтатыңыз! Бұл қателіктер мен деректердің сәйкес келмеуіне апаратын тікелей жол. Құжатты дұрыс қалыптастыру үшін келесі алгоритмді қатаң сақтаңыз:
Негізгі құжатты тексеру: Алдымен есептегі тиісті «Өткізу» (Реализация) құжатын ашыңыз. Оның тек өткізіліп қана қоймай, «Есепте көрсету» (Отражение в учете) процедурасынан өткеніне көз жеткізіңіз.
Негізінде жасау: ЭДВС-ті тікелей осы ашылған «Өткізу» құжатының ішіндегі арнайы команда («Негізінде жасау») арқылы қалыптастырыңыз.Бұл әдістің артықшылығы: Құжатты осылай жасағанда, жүйе «Өткізу» құжатындағы барлық қажетті деректерді, соның ішінде тауарлардың есептік мәліметтерін автоматты түрде тартады. Бұл құжаттар арасындағы үзілмейтін логикалық байланысты орнатып, ЭДВС-тің есепте қатесіз көрінуін қамтамасыз етеді.
Маңызды шарттар мен тексеру тізімі
Бухгалтерлік есептегі тәртіпті сақтау үшін мына алтын қағиданы жаттап алыңыз: «Алдымен негізгі құжатты өткізу және есепте көрсету, содан кейін ғана соның негізінде ЭДВС қалыптастыру» .
- Егер «Өткізу» құжатының өзі өткізілмеген немесе есепте көрсетілмеген болса, бағдарлама оның негізінде ЭДВС жасауға мүмкіндік бермейді немесе қате шығарады.
- Егер ЭДВС өткізілмей жатса, алдымен негізгі құжаттың («Реализация») «Есепте көрсету» статусын тексеріңіз. Осы кезең аяқталмай, келесі қадамға өту мүмкін емес.
Жиі қойылатын сұрақтар
ЭДВС-ті неге қолмен жеке жасауға болмайды? Себебі қолмен жеке құжат ретінде жасағанда, ЭДВС негізгі құжатпен («Өткізумен») техникалық түрде байланыспайды. Салдарынан жүйе тауардың қоймадан шығу дерегін растай алмайды, яғни ақпараттық байланыс үзіледі. Бұл құжаттың өткізілмеуінің басты техникалық себебі.Егер өткізу құжаты дайын болса да, ЭДВС өткізілмесе не істеу керек? Мұндай жағдайда ЭДВС-тің қалай жасалғанын қайта тексеріңіз. Құжаттың жалпы тізімнен емес, дәл осы «Өткізу» құжатының «карточкасының» ішінен жасалғанына көз жеткізіңіз. Бұл — құжаттар арасындағы дұрыс байланысты орнатудың және ЭДВС-тің корректілі түрде өткізілуінің ең басты шарты.