Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Вы закрываете квартал по НДС. Открываете декларацию (форма 300.00), а сумма НДС «в зачёт» не сходится с тем, что должно быть. Разбираетесь — и находите поставку, где НДС в зачёт не попал: товар оприходовали, а зачёт НДС по нему регистр не подхватил. Или пришёл НДС по импорту, уплаченный на таможне, — его в базе вообще нет ни одним типовым документом. Вот тут и нужна «Запись книги покупок». Этим документом вы вручную ставите НДС в зачёт и «дорисовываете» строку в реестр, из которого собирается декларация.
1. Назначение
«Запись книги покупок» (в этой конфигурации синоним — «Запись по НДС к возмещению») регистрирует сумму НДС, относимого в зачёт, когда типовые документы этого не сделали: импорт, НДС таможни, корректировки, ручной ввод остатков, восстановление. Документ пишет движения в регистры НДС, из которых формируется форма 300.00, и при необходимости — бухгалтерскую проводку по счёту 1420.
2. Где найти
- Меню: Налоги (регламентированный учёт) → Регламентные операции НДС → Записи книги покупок.
- Кнопка «Создать» в журнале открывает новый документ.
- Навигационная ссылка 1С:
e1cib/list/Документ.ЗаписьКнигиПокупок. Скопируйте её, нажмите в 1С Сервис → «Перейти по навигационной ссылке» (или Ctrl+F11) — откроется список документов напрямую.
2а. Как узнать свой релиз
Справка → О программе (или значок «i» в правом верхнем углу). В открывшемся окне видно версию платформы (например, 8.3.24) и релиз конфигурации — строка «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Если ваш релиз отличается, отдельные поля и движения могут выглядеть иначе.
3. Как заполнить
Заполняйте сверху вниз — часть полей подставляется автоматически по выбранному контрагенту и документу-основанию.
| Поле | Обяз. | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Организация | ✅ | Плательщик НДС, от чьего имени идёт зачёт. Ошибётесь — НДС попадёт в чужую декларацию. |
| Дата | ✅ | Определяет налоговый период зачёта. Поставите не тот квартал — сумма уйдёт в соседнюю форму 300.00. |
| Вид операции | ✅ | Задаёт логику движений (см. раздел 5). Неверный вид — не те регистры и проводки. |
| Контрагент | ✅* | Поставщик, по которому берёте зачёт. Для импорта из третьих стран — таможенный орган; при импорте из ЕАЭС — поставщик из страны Союза. |
| Договор | ✅* | Нужен для аналитики по 3310 и корректного взаиморасчёта. |
| Документ-основание (счёт-фактура / ЭСФ / ГТД / заявление о ввозе) | ✅ | Ссылка на первичку. Без неё строка в реестре «повиснет» без документа-подтверждения, а проверяющий это увидит. |
| Номер и дата счёта-фактуры (ЭСФ) | ✅ | Реквизиты для реестра. Указывайте номер ЭСФ из ИС ЭСФ. |
| Сумма без НДС / Ставка НДС / Сумма НДС | ✅ | Ставка 16% (действует в РК с 2026 года). Ставите 12% по привычке — занижаете зачёт. Сумму НДС проверьте вручную. |
| Счёт учёта НДС | ✅ | Обычно 1420 «НДС к возмещению». От него зависит проводка. |
| Отражать в бухучёте (флажок) | — | Если стоит — документ сделает проводку по 1420. Если НДС уже отражён поступлением, флажок снимают, чтобы не задвоить. |
- обязательность зависит от вида операции: для ручной корректировки реестра контрагент/договор могут не требоваться.
Ставку НДС вводите 16% — это ключ. Старое значение 12% для документов 2026 года ошибочно и завышать/занижать зачёт нельзя.
4. Разобранный пример с проводками
Ситуация. ТОО «Астра» (плательщик НДС) 20 января 2026 г. импортировало товар из третьей страны. Таможенная стоимость — 1 000 000 ₸. На таможне уплачен НДС по ставке 16% = 160 000 ₸ (ГТД № 55000/200126/0001234). Товар оприходован документом «Приобретение товаров», но НДС таможни туда не попал — его нужно поставить в зачёт отдельно.
Заполняете «Запись книги покупок»:
- Вид операции — «НДС, уплаченный при импорте»;
- Организация — ТОО «Астра»; Дата — 20.01.2026;
- Документ-основание — ГТД № 55000/200126/0001234;
- Сумма без НДС — 1 000 000 ₸; Ставка — 16%; Сумма НДС — 160 000 ₸;
- Счёт учёта НДС — 1420; флажок «Отражать в бухучёте» — установлен.
Проводка при проведении:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1420 «НДС к возмещению» | 3130 «НДС к уплате» | 160 000 | НДС, уплаченный при импорте, отнесён в зачёт |
Движение по регистру «НДС к возмещению»: +160 000 ₸ — эта строка попадёт в реестр зачёта и в форму 300.00.
По итогам квартала зачёт (1420) сворачивается против начисленного НДС (3130). Если НДС к начислению по реализации был, например, 320 000 ₸ (доход 2 000 000 ₸ × 16%), то к уплате в бюджет останется 320 000 − 160 000 = 160 000 ₸.
Если бы вид операции был «Регистрация НДС к возмещению» по обычной поставке от местного поставщика, проводка была бы Дт 1420 Кт 3310 на сумму НДС, а взаиморасчёт с поставщиком закрылся бы через договор.
5. Виды операции
| Вид операции | Когда применять |
|---|---|
| Регистрация НДС к возмещению | Взять в зачёт НДС по поставке, которую типовой документ не отработал. |
| НДС, уплаченный при импорте | Зачёт НДС, уплаченного на таможне по ГТД (третьи страны). |
| НДС при импорте из ЕАЭС | Зачёт по заявлению о ввозе и форме 328.00 (Россия, Беларусь и др.). |
| НДС с авансов выданных | Зачёт по предоплате поставщику при наличии ЭСФ на аванс. |
| Корректировка НДС к возмещению | Исправить ранее зарегистрированную сумму зачёта (±). |
| Восстановление НДС | Убрать ранее принятый зачёт (сторно), например при использовании в необлагаемых оборотах. |
6. Что формируется при проведении
- Бухгалтерские проводки (если стоит «Отражать в бухучёте»): Дт 1420 Кт 3130 — по импорту/таможне; Дт 1420 Кт 3310 — по поставщику; сторно (красным) — при восстановлении.
- Движения по регистрам НДС: «НДС к возмещению» / «НДС предъявленный» — приход суммы зачёта, которая идёт в реестр и в форму 300.00.
- Связь с электронными документами: документ ссылается на ЭСФ (из ИС ЭСФ) и СНТ как на основание. Сам он ЭСФ и СНТ не выписывает — это исходящие документы реализации/перемещения. Здесь вы лишь привязываете входящий ЭСФ к строке зачёта.
- Регистр взаиморасчётов — при виде операции по поставщику корректируется задолженность по договору.
7. Печатные формы
По кнопке «Печать» доступны:
- «Запись книги покупок» — печатная форма самого документа со строками зачёта;
- Реестр «НДС, относимый в зачёт» — расшифровка строк, которые уйдут в форму 300.00;
- Бухгалтерская справка — с проводками по 1420.
Сама налоговая отчётность (форма 300.00) формируется отдельно в разделе «Регламентированные отчёты»; «Запись книги покупок» — источник данных для неё, а не бланк декларации.
8. Частые ошибки
«Не заполнен документ-основание (счёт-фактура)». Не указали ЭСФ/ГТД. Откройте документ, заполните номер и дату счёта-фактуры (ЭСФ) или ГТД. Без основания зачёт нельзя подтвердить при проверке.
«Ставка НДС не соответствует сумме НДС». Ввели ставку 16%, а сумму оставили от старого расчёта по 12% (или наоборот). Пересчитайте: Сумма НДС = Сумма без НДС × 16%. Для 1 000 000 ₸ это 160 000 ₸, а не 120 000 ₸.
«Сумма НДС к возмещению превышает предъявленную поставщиком». Пытаетесь взять в зачёт больше, чем в ЭСФ. Сверьте сумму со счётом-фактурой в ИС ЭСФ и уменьшите.
«Документ проведён, но в форму 300.00 сумма не попала». Дата документа вне отчётного квартала либо снят флажок отражения в регистре. Проверьте дату и перепроведите; переформируйте декларацию.
«НДС задвоился в зачёте». НДС уже отражён поступлением, а вы повторно поставили его этим документом с флажком «Отражать в бухучёте». Снимите флажок или удалите лишний документ.
9. FAQ
Смотрите раздел ниже — вопросы и ответы вынесены отдельно.
10. Смежные документы
- На основании чего вводится: «Приобретение товаров и услуг», «ГТД по импорту», «Заявление о ввозе (импорт из ЕАЭС)», входящий ЭСФ, авансовый отчёт.
- Что вводят/формируют дальше: регламентная операция закрытия НДС (зачёт 1420 против 3130), налоговый регистр по НДС, декларация форма 300.00.
- Парный по логике документ: «Запись книги продаж» — регистрирует НДС к начислению (Кт 3130), тогда как «Запись книги покупок» — НДС в зачёт (Дт 1420).
Как узнать свой релиз
Справка → О программе. В окне указаны версия платформы (8.3.x) и релиз конфигурации — «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Сверяйтесь с ним: инструкция составлена именно для этого релиза.
Методичка подготовлена для 1С:Управление торговлей для Казахстана, релиз 3.4.5.21 (редакция 3.4), актуально на 2026 год: ставка НДС 16%, МРП 4 325 ₸, МЗП 85 000 ₸.