Какие данные НДС нужно контролировать
Данные НДС — это сведения об обороте по реализации и приобретению, сумме налога, поставщике, получателе и первичных документах, которые бухгалтер сопоставляет в учетной системе и ИС ЭСФ. В 2026 году недостаточно проверить только итоговую сумму НДС: важно, чтобы реквизиты документа, даты и построчные показатели совпадали между ЭСФ, первичными документами и данными учета.
Основным электронным документом для такой сверки служит ЭСФ. Согласно Правилам выписки счетов-фактур в электронной форме, ЭСФ включает общий раздел, реквизиты поставщика и получателя, банковские сведения, данные договора, реквизиты документов о поставке, сведения о товарах, работах и услугах, дополнительные сведения и данные электронной цифровой подписи.
Для бухгалтера это означает, что проверять нужно не одно поле, а весь набор взаимосвязанных данных. Расхождение даже в детализации может помешать корректной обработке документа или отражению приобретения в учете.
Какие реквизиты ЭСФ особенно важны
В общем разделе ЭСФ предусмотрены несколько ключевых строк.
- Регистрационный номер присваивается автоматически при регистрации документа в ИС ЭСФ. Участник системы его не заполняет и не редактирует.
- Номер учетной системы — порядковый номер счета-фактуры в налоговом учете. Его поставщик определяет самостоятельно, и эта строка подлежит заполнению.
- Дата выписки формируется автоматически при регистрации и отправке ЭСФ получателю. Она соответствует текущему календарному дню.
- Дата выписки на бумажном носителе указывается только в случаях, прямо предусмотренных Правилами выписки счетов-фактур в электронной форме, в том числе при вводе в систему отдельных бумажных счетов-фактур и оформлении связанных с ними исправленных или дополнительных документов.
- Дата совершения оборота указывается по правилам определения даты оборота, действующим для соответствующей операции. В исправленном счете-фактуре отражается дата оборота из аннулируемого документа.
Кроме общего раздела, бухгалтеру следует проверить идентификационные сведения сторон, договор, документы, подтверждающие поставку, и строки с товарами, работами или услугами. На практике именно сопоставление строк позволяет понять, почему итог в учетной системе отличается от сведений ЭСФ.
Как проверить данные перед зачетом НДС
Проверку удобно проводить последовательно — от документа в целом к каждой строке его детализации.
- Сопоставьте поставщика и получателя в ЭСФ с контрагентами в учетной базе.
- Проверьте номер учетной системы, дату выписки и дату совершения оборота.
- Сверьте договор и реквизиты документов, подтверждающих поставку.
- Сопоставьте номенклатуру товаров, работ или услуг, количество, стоимость и налоговые показатели по каждой строке.
- Проверьте итоговые суммы после построчной сверки, а не отдельно от нее.
- Убедитесь, что документ зарегистрирован в ИС ЭСФ и содержит сведения об электронной цифровой подписи.
Если учетная программа сообщает, что сумма оборота по приобретению не списана, следует проверить поля строк извещения и детализации. Значения необходимо сравнить точно, включая дробную часть денежной суммы. После устранения расхождений документ направляют на проверку в ИС ЭСФ, а затем записывают и проводят в учетной системе.
Не стоит исправлять только итог документа, если причина находится в отдельной строке. Иначе внешне совпадающая общая сумма может скрывать несоответствие в составе приобретений.
Что делать при расхождениях и запросе документов
Обнаружив расхождение, сначала определите его уровень: реквизиты сторон, даты, основание поставки, отдельная позиция либо общий итог. Затем сопоставьте ЭСФ с договором, накладной, актом или другим подтверждающим документом. Исправление должно опираться на фактическую хозяйственную операцию и первичные документы.
Отдельное внимание данным НДС требуется при возврате превышения налога. Тематическая налоговая проверка может назначаться на основании требования о возврате, отраженного в декларации по НДС за соответствующий налоговый период. В случаях, предусмотренных Правилами возврата суммы превышения НДС, основанием также служит налоговое заявление. Предписание на проведение проверки может оформляться в электронной форме.
Если во время такой проверки представлены не все необходимые документы либо пакет не соответствует установленным требованиям, налогоплательщику направляется требование о представлении документов. Срок его исполнения составляет 10 рабочих дней со дня, следующего за днем вручения требования, но не позднее срока проведения заслушивания, установленного административным процедурно-процессуальным законодательством.
Поэтому документы, подтверждающие показатели НДС, лучше систематизировать заранее по налоговым периодам и контрагентам. Состав проверяемого периода при возврате превышения определяется по требованию о возврате, налоговому заявлению и сведениям о ранее возвращенных суммах в порядке, установленном Правилами.
Для заявлений и требований о возврате превышения НДС, представленных до 1 января 2026 года, действует переходное правило: их рассматривают в порядке и сроки, предусмотренные Налоговым кодексом от 25 декабря 2017 года (ст. 833 НК РК).
Частые вопросы
Что означает запрос «данные НДС» для бухгалтера? — Обычно речь идет о сведениях, на основании которых НДС отражается и сверяется в учете: реквизитах ЭСФ, данных сторон, датах, оборотах, строках товаров, работ или услуг и подтверждающих документах.
Можно ли изменить регистрационный номер ЭСФ вручную? — Нет. Его автоматически присваивает ИС ЭСФ при регистрации документа; поле не предназначено для заполнения или редактирования участником системы.
Какую дату оборота указывать в ЭСФ? — Укажите дату совершения оборота, определенную для соответствующей операции по действующим правилам. В исправленном счете-фактуре отражается дата оборота из документа, который аннулируется.
Что проверить, если сумма приобретения не отражается корректно? — Сопоставьте поля строк извещения и детализации, проверьте все суммы с точностью до дробной части, направьте документ на проверку в ИС ЭСФ, а после успешной проверки запишите и проведите его.
Сколько времени дают на документы при тематической проверке возврата НДС? — Требование исполняют в течение 10 рабочих дней со дня, следующего за днем его вручения, с учетом установленного Правилами ограничения по сроку заслушивания.
Как рассматривают требования о возврате, поданные до 2026 года? — Требования и налоговые заявления, представленные до 1 января 2026 года, рассматривают по порядку и срокам Налогового кодекса от 25 декабря 2017 года (ст. 833 НК РК).