Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Сотрудник вернулся из командировки и принёс стопку чеков, ЭСФ на товары и счёт из гостиницы. Вы выдавали ему под отчёт 150 000 ₸, а по документам он потратил 127 600 ₸. Нужно разнести каждую покупку по счетам, взять НДС в зачёт там, где есть ЭСФ, вернуть остаток в кассу и закрыть долг сотрудника. Всё это делает один документ — «Авансовый отчёт».
1. Назначение
Документ подтверждает, на что подотчётное лицо потратило выданные деньги. Он закрывает задолженность сотрудника по счёту 1250, приходует купленные товары, признаёт расходы, принимает НДС к зачёту и оформляет возврат неизрасходованного остатка (или перерасход к доплате).
2. Где найти
Раздел «Казначейство» → «Авансовые отчёты» → кнопка «Создать».
Быстрый способ открыть список прямо в 1С: Главное меню → «Функции для технического специалиста» / поле «Перейти по навигационной ссылке» и вставить:
e1cib/list/Документ.АвансовыйОтчет
Список откроется сразу, без поиска по меню. Ссылку удобно сохранить в «Избранное».
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или значок ℹ️ в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите две строки: версию платформы (например, 8.3.24) и релиз конфигурации — «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Инструкция ниже относится именно к релизу 3.4.5.21. На других релизах названия вкладок и полей могут немного отличаться.
3. Как заполнить
Документ разбит на «шапку» и вкладки. Заполняйте слева направо.
Шапка
| Поле | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|
| Организация (обязательно) | От неё зависят план счетов, налоговые настройки и нумерация. Ошибётесь — проводки и НДС уйдут не в ту организацию. |
| Подотчётное лицо (обязательно) | Физлицо, за которым числится долг по 1250. Если выберете не того — программа спишет задолженность с чужого сотрудника, и у обоих «поедет» сальдо. |
| Дата (обязательно) | Дата признания расходов и зачёта НДС. Не ставьте дату раньше выдачи аванса — иначе получите отрицательный остаток по подотчёту. |
| Склад | Куда приходуются купленные товары. Пустой склад — товары «повиснут» без остатка. |
| Валюта | По умолчанию тенге (₸). Меняйте только для валютных командировок. |
Вкладка «Авансы»
Здесь вы указываете, какими деньгами был выдан аванс, который теперь закрываете. Подбираете расходные документы (РКО, списание с расчётного счёта) кнопкой «Добавить» → «Заполнить остатками по подотчётному лицу». Если вкладку не заполнить, документ не «увидит» задолженность и не закроет её — сотрудник останется должен, хотя фактически отчитался.
Вкладка «Товары»
Строки на купленные ТМЗ. По каждой строке:
- Номенклатура, Количество, Цена — приходуют товар на склад (Дт 1330).
- % НДС — для Казахстана 2026 это 16 %. Ставьте 16 % только если у сотрудника есть ЭСФ или фискальный чек с выделенным НДС и всеми реквизитами. Нет ЭСФ — ставьте «Без НДС», иначе зачёт будет неправомерным.
- Поставщик и флажок «СФ» — если поставщик выставил ЭСФ, отметьте его и внесите реквизиты счёта-фактуры: без этого НДС в зачёт не примется.
Вкладка «Оплата» (оплата поставщику)
Используйте, если сотрудник оплатил ранее полученный товар/услугу (гасил кредиторку по 3310), а не покупал новое. Указываете договор и документ расчётов. Спутаете с вкладкой «Товары» — задвоите приход.
Вкладка «Прочее»
Услуги и расходы, которые не приходуются на склад: гостиница, ГСМ, суточные, госпошлины, связь. По каждой строке — счёт затрат (7110, 7210, 8410 и т. п.), сумма, % НДС и данные ЭСФ, если она есть. Неверный счёт затрат исказит себестоимость и расходы периода.
Вкладка «Тара»
Возвратная тара от поставщика. В большинстве авансовых отчётов остаётся пустой.
После заполнения проверьте внизу итог «Израсходовано» и сравните с суммой аванса. Разницу программа покажет как остаток к возврату или перерасход к доплате.
4. Разобранный пример с проводками
Условие. Сотруднику Ахметову А. 5 сентября 2026 выдали под отчёт из кассы 150 000 ₸ (проводка выдачи: Дт 1250 Кт 1010). Он вернулся из командировки и отчитался:
- Товары (канцтовары для офиса) с ЭСФ — 92 800 ₸ с НДС (нетто 80 000 ₸, НДС 16 % = 12 800 ₸).
- Проживание в гостинице с ЭСФ — 34 800 ₸ с НДС (нетто 30 000 ₸, НДС 16 % = 4 800 ₸).
- Итого израсходовано — 127 600 ₸.
- Остаток 22 400 ₸ сотрудник вернул в кассу.
Заполнение: на вкладке «Авансы» подбираем РКО на 150 000 ₸; на вкладке «Товары» — канцтовары 80 000 + НДС 12 800 с ЭСФ; на вкладке «Прочее» — гостиница, счёт 7210, 30 000 + НДС 4 800 с ЭСФ.
Проводки при проведении:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1330 | 1250 | 80 000 | Оприходованы канцтовары |
| 1420 | 1250 | 12 800 | НДС в зачёт по товарам |
| 7210 | 1250 | 30 000 | Командировочные (проживание) |
| 1420 | 1250 | 4 800 | НДС в зачёт по услугам гостиницы |
| 1010 | 1250 | 22 400 | Возврат остатка в кассу (отдельным РКО) |
Проверка: по кредиту 1250 всего 80 000 + 12 800 + 30 000 + 4 800 + 22 400 = 150 000 ₸ — задолженность сотрудника закрыта полностью, сальдо по нему равно нулю.
Если бы суточные (6 МРП в день по РК = 6 × 4 325 = 25 950 ₸/день для поездок внутри страны) уложились в норму, они бы прошли по 7210 без обложения ИПН. Сверхнормативные суточные включаются в доход работника и облагаются ИПН 10 %.
5. Виды операции
Документ универсален и в одном экземпляре может отражать сразу несколько операций:
- Закупка товаров через подотчётное лицо (вкладка «Товары»).
- Оплата поставщику ранее полученных ТМЗ/услуг (вкладка «Оплата»).
- Прочие расходы: командировочные, суточные, ГСМ, связь, госпошлины (вкладка «Прочее»).
- Возврат остатка или отражение перерасхода (по итогу «Израсходовано»).
- Принятие НДС в зачёт по операциям, подтверждённым ЭСФ/чеком.
6. Что формируется при проведении
Бухгалтерские проводки — см. пример выше (закрытие 1250, приход 1330, расходы 72хх/71хх/84хх, НДС в зачёт на 1420).
Движения по регистрам:
- «Расчёты с подотчётными лицами» — закрытие долга сотрудника;
- «Товары на складах» / «Себестоимость» — при закупке ТМЗ;
- «НДС предъявленный» («НДС к зачёту») — по строкам с 16 % и подтверждающими документами;
- «Расходы» — по услугам и командировочным.
Электронные документы. Сам авансовый отчёт не выписывает ЭСФ и СНТ — это документ учёта покупок, а не реализации. НДС в зачёт берётся на основании входящих ЭСФ поставщиков (из ИС ЭСФ) и фискальных чеков. Если товар перемещался с СНТ, сопроводительная накладная приходит от поставщика отдельно.
7. Печатные формы
По кнопке «Печать» доступны:
- «Авансовый отчёт» — основная унифицированная форма (аналог АО-1) для подписи подотчётным лицом и бухгалтером;
- «Реестр документов» — список прикреплённых подтверждающих документов;
- Приходный ордер / накладные по оприходованным товарам (при необходимости).
8. Частые ошибки
«Не заполнено значение реквизита "Подотчётное лицо"» — вы не выбрали сотрудника в шапке. Укажите физлицо, за которым числится аванс.
«НДС по строке не может быть принят к зачёту: не указан документ-основание (ЭСФ)» — на вкладке «Товары»/«Прочее» стоит ставка 16 %, но не отмечен флажок «СФ» и не внесены реквизиты ЭСФ. Внесите данные счёта-фактуры или поставьте «Без НДС».
«Сумма по документу не соответствует сумме аванса» / остаток не сходится — итог «Израсходовано» плюс возврат не равны выданному авансу. Проверьте суммы на вкладке «Авансы» и оформите возврат/доплату отдельным кассовым документом.
«Документ основания расчётов не найден для подотчётного лица» — на вкладке «Авансы» не подобран РКО/списание. Нажмите «Заполнить остатками по подотчётному лицу».
«Недостаточно остатков по регистру "Расчёты с подотчётными лицами"» — вы списываете больше, чем было выдано (например, дата отчёта раньше выдачи денег). Проверьте дату и суммы авансов.
9. FAQ
(см. раздел faq)
10. Смежные документы
На основании чего вводится:
- «Расходный кассовый ордер» и «Списание безналичных денежных средств» — выдача аванса (Дт 1250). Именно они подбираются на вкладке «Авансы».
Что вводят на основании / что связано:
- РКО — возврат неизрасходованного остатка сотрудником;
- РКО / списание с расчётного счёта — доплата сотруднику при перерасходе;
- «Поступление товаров и услуг» — альтернатива, если товар оформлялся напрямую на организацию, а не через подотчёт;
- Входящие ЭСФ из ИС ЭСФ — основание для зачёта НДС.
Как узнать свой релиз
Ещё раз: «Справка» → «О программе». Строка с версией конфигурации («3.4.5.21») определяет, к какой редакции относится эта инструкция. Если ваш релиз отличается, сверьте названия вкладок — логика документа сохраняется, но подписи полей могут меняться между версиями.
Методичка подготовлена для релиза 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).