Короткий ответ: нет, оформлять пеню актом выполненных работ не следует. Акт выполненных работ (оказанных услуг) подтверждает, что исполнитель выполнил предмет договора и заказчик это принял. Пеня — это мера ответственности за нарушение обязательства, а не работа и не услуга. Поэтому её предъявляют отдельным требованием (претензией) с расчётом, а взыскивают или удерживают так, как это предусмотрено договором. Ниже разберём, почему так, кого это касается и как бухгалтеру в Казахстане оформить начисление пени в 2026 году.
Что подтверждает акт выполненных работ
Акт выполненных работ — первичный документ. Он фиксирует, что предусмотренное договором выполнено и принято. Это хорошо видно на примере госзакупок. По пункту 537 Правил осуществления государственных закупок при исполнении договора наименование, количество, качество, техническая спецификация, стоимость, место и сроки выполнения работ (оказания услуг) должны соответствовать договору. Пункт 538 относит к документам об исполнении договора акт приёма-передачи товара, акт выполненных работ, оказанных услуг и счёт-фактуру и требует оформлять их в электронной форме, кроме случаев, предусмотренных законом. По пункту 539 договор считается исполненным, когда заказчик и поставщик полностью выполнили свои обязательства.
В строительстве форма акта выполненных работ утверждается на основании подпункта 23-17) статьи 20 Закона «Об архитектурной, градостроительной и строительной деятельности в Республике Казахстан». Об этом говорит пункт 253 тех же Правил, где акт указан как документ, подтверждающий опыт строительно-монтажных работ.
Во всех этих случаях акт описывает предмет договора: работы, их объём, стоимость и приёмку. Пени среди этого нет.
Почему пеня не оформляется актом
Пеня появляется, когда сторона нарушила договор: просрочила оплату, поставку или сдачу работ. Нарушитель ничего не выполняет и не оказывает в пользу контрагента, он отвечает за нарушение. Отсюда несколько практических последствий:
Нет предмета приёмки. Принимать по акту нечего: пеня ничего не «выполняет».
Риск неверного учёта. Если оформить пеню как работу или услугу, сумма может попасть в доход от реализации. Тогда налоговые последствия будут другими, чем у штрафных санкций.
Спорная сила документа. В суде акт выполненных работ на пеню мало что доказывает. Важнее условие договора о неустойке, расчёт и доказательства самого нарушения.
Путаница со счетами-фактурами. Документ по пене, оформленный как реализация, может потянуть за собой лишние документы и налоговые обязательства.
Как правильно предъявить пеню контрагенту
Обычно действуют так:
- Проверьте договор. Право на пеню, её размер, база начисления и порядок взыскания должны быть прописаны в договоре или в законе. Если такого условия нет, требовать договорную пеню не на чем.
- Зафиксируйте нарушение. Подойдут даты по договору, фактические даты оплаты или исполнения, переписка, акты с отметками о просрочке.
- Составьте расчёт. Укажите базу (сумму просроченного обязательства), период просрочки в днях и размер пени по договору.
- Направьте претензию (требование об уплате неустойки). Это письмо с расчётом, ссылкой на пункт договора, реквизитами и сроком для добровольной уплаты. Иногда стороны подписывают двусторонний акт сверки или соглашение о признании суммы неустойки. Это нормальный документ, но не акт выполненных работ.
- Удержание. Если договор разрешает удерживать неустойку из суммы к оплате (это часто встречается в госзакупках и строительных подрядах), удержание оформляют на основании договора и уведомления контрагента.
- Судебный порядок. Если контрагент не платит, пеню взыскивают через суд. Основанием будут договор, расчёт и доказательства нарушения.
Что делать бухгалтеру: учёт и налоги
Для бухгалтера главное — отразить пеню как санкцию за нарушение договора, а не как выручку от реализации работ или услуг.
Получатель пени признаёт доход по санкциям, когда должник признал сумму или вступило в силу решение суда. Конкретный момент признания и порядок налогообложения сверьте с действующей редакцией Налогового кодекса и учётной политикой.
Плательщик пени отражает расход по штрафным санкциям. Можно ли его вычесть при исчислении КПН, зависит от норм Налогового кодекса в редакции 2026 года. Проверьте соответствующие статьи до сдачи отчётности.
НДС и ЭСФ. Пеня не оплачивает товары, работы или услуги, поэтому оформлять её как реализацию нельзя. Нужно ли что-то оформлять по НДС в вашей ситуации, проверьте по действующим нормам Налогового кодекса и Правилам выписки ЭСФ.
1С. Начисление пени проводите отдельной операцией на счетах прочих доходов или расходов по штрафам. Не используйте документ реализации услуг, иначе программа сформирует выручку и, возможно, НДС.
Кого это касается и когда особенно важно
Вопрос чаще всего возникает у:
поставщиков и подрядчиков по госзакупкам, где документы об исполнении договора оформляются электронно (п. 538 Правил), а неустойку нередко удерживают при оплате;
строительных компаний, где сроки сдачи этапов нарушаются чаще всего, а акты выполненных работ составляются по утверждённой форме;
арендодателей и поставщиков услуг, которые начисляют пеню за просрочку оплаты и хотят «выставить» её в том же формате, что и основную услугу.
Во всех случаях пеню лучше документировать отдельно от актов по предмету договора. Так проще пройти налоговую проверку, сверку с контрагентом и судебный спор.
Частые вопросы
Можно ли включить пеню отдельной строкой в акт выполненных работ? — Не рекомендуется. Акт подтверждает выполнение предмета договора, а пеня к нему не относится. Её лучше предъявить отдельной претензией с расчётом.
Какой документ оформить вместо акта? — Претензию (требование об уплате неустойки) с расчётом. При согласии контрагента можно добавить соглашение или акт сверки, где он признаёт сумму неустойки.
Нужно ли выписывать ЭСФ на пеню? — Пеня не оплачивает товары, работы или услуги, поэтому оформлять её как реализацию некорректно. Требования к ЭСФ и НДС в вашей ситуации сверьте с действующим Налоговым кодексом и Правилами выписки ЭСФ.
Может ли заказчик удержать пеню из оплаты? — Да, если удержание прямо предусмотрено договором. Подрядчика или поставщика нужно уведомить и приложить расчёт удержанной суммы.
Что делать, если контрагент подписал акт выполненных работ на пеню? — Сам по себе такой акт не делает пеню работой. Чтобы снизить риски, подкрепите требование договором, расчётом и претензией, а в учёте отразите сумму как штрафную санкцию, а не выручку.