Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Вы провели инвентаризацию алкоголя. Пересчитали бутылки на складе — по факту их 48, а в остатках ЕГАИС числится 42. Шесть бутылок «есть в руках, но их нет в системе»: их получили ещё до подключения к ЕГАИС, или при приёмке не зафиксировали справку Б, или списали лишнее. Продать такую бутылку через кассу с фиксацией в ЕГАИС нельзя — система не даст списать то, чего у неё на балансе нет. Чтобы выровнять остаток ЕГАИС с реальностью, вы и открываете Акт постановки на баланс ЕГАИС.
Важно сразу. ЕГАИС — это российская государственная система учёта оборота алкоголя. В конфигурации «Управление торговлей для Казахстана» блок ЕГАИС унаследован от российской УТ и работает только если ваша организация физически подключена к ЕГАИС (УТМ, крипто-ключ, RSA-сертификат). Документ управляет остатками в регистрах ЕГАИС, а не бухгалтерией. Проводок Дт/Кт он не делает, ЭСФ и СНТ по нему не выписываются.
1. Назначение
Документ ставит алкогольную продукцию на остаток ЕГАИС, когда фактическое количество больше, чем числится в системе. Он отправляет во ФС РАР (через УТМ) акт постановки на баланс и после подтверждения увеличивает остатки на выбранном регистре ЕГАИС. Бухгалтерский учёт излишков ведётся отдельным документом.
2. Где найти
Раздел «Продажи» (или «Склад и доставка», в зависимости от настроенного интерфейса) → группа ЕГАИС → Акты постановки на баланс ЕГАИС → кнопка «Создать».
Быстрее — через навигационную ссылку. Меню «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке», вставьте:
e1cib/list/Документ.АктПостановкиНаБалансЕГАИС
Откроется список всех актов. Если пункта ЕГАИС в меню нет — функционал выключен в НСИ и администрирование → Настройка учёта / Обмен с ЕГАИС.
2а. Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе» (или значок «i» в правом верхнем углу). В окне вы увидите две строки: версию платформы (например, 8.3.24) и релиз конфигурации — «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Именно вторую строку сверяйте с этой методичкой: поля и формы между релизами меняются.
3. Как заполнить
Заполняйте сверху вниз — часть полей подставится автоматически после выбора организации.
| Поле | Обяз. | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Организация | ✅ | Та, у кого лицензия и RSA-ключ ЕГАИС. Ошибётесь — акт уйдёт под чужим ФСРАР-ИД и вернётся с отказом. |
| Дата | ✅ | Дата документа. На дату формируется остаток ЕГАИС; будущая дата даст отказ УТМ. |
| Регистр ЕГАИС | ✅ | Куда ставим: Регистр №1 (склад) или Регистр №2 (торговый зал). Поставите на №2, а продаёте со склада — остаток не спишется при чеке. |
| Причина постановки | ✅ | Основание для ФС РАР (см. раздел 5). Неверная причина — самая частая причина отказа: систему не устраивает несоответствие типа продукции и основания. |
| Номер акта / Дата акта | ✅ | Реквизиты вашего внутреннего акта (инвентаризации, приёмки). Уходят в ЕГАИС как идентификатор. |
| Организация ЕГАИС (грузополучатель) | ✅ | Обособленное подразделение с собственным ФСРАР-ИД, на чей баланс ставим. |
| Комментарий | — | Для себя. В ЕГАИС не передаётся. |
Табличная часть «Продукция»:
| Поле | Обяз. | Зачем |
|---|---|---|
| Номенклатура / Алкогольная продукция | ✅ | Позиция из справочника ЕГАИС. Должна иметь заполненный алкокод — без него отправка невозможна. |
| Код АП (алкокод) | ✅ | 19-значный код продукции в ЕГАИС. Подтягивается из карточки. Не совпадёт с реальной бутылкой — ФС РАР вернёт «Продукция не найдена». |
| Количество | ✅ | Для немаркированной (пиво, слабоалкогольное) — в декалитрах. Для маркированной (крепкий алкоголь, вино) — в штуках, но фактически определяется числом отсканированных марок. |
| Справка А / Справка Б | ⚠️ | Для причины «Пересортица» или переноса указываются реквизиты справок. Для «Излишков» — формируются самой ЕГАИС. |
| Марки (акцизные/федеральные спецмарки) | ✅ для маркированной | Сканируете каждую бутылку. Число марок = количеству. Не сойдётся — акт не проведётся. |
После заполнения — «Провести», затем «Отправить в ЕГАИС» (кнопка ЕГАИС на форме документа).
4. Разобранный пример
Ситуация. ТОО «Астана-Маркет», магазин на Абая. Инвентаризация 20.09.2026 выявила излишек: коньяк «Казахстан 5 лет», 0,5 л — по факту 6 бутылок, в остатках ЕГАИС (Регистр №1, склад) — 0. Продукция маркированная, на каждой бутылке акцизная марка.
В акте постановки на баланс:
- Организация: ТОО «Астана-Маркет»
- Дата: 20.09.2026
- Регистр ЕГАИС: №1 (склад)
- Причина: Излишки
- Номер акта: ИНВ-0000-12 от 20.09.2026
- Продукция: Коньяк «Казахстан» 0,5 л, алкокод 0037…319, количество 6 шт., отсканировано 6 марок.
Что происходит:
- Документ уходит в ЕГАИС, ФС РАР присваивает справки А и Б и возвращает подтверждение.
- Остаток на Регистре №1 становится 6 бутылок — теперь их можно продавать через кассу с фиксацией в ЕГАИС.
- Бухгалтерских проводок этот документ не делает.
Где возникают проводки — в смежном документе. Оприходование излишка в учёте вы оформляете документом «Оприходование товаров» (по итогам инвентаризации). Пусть учётная себестоимость бутылки — 3 500 ₸, 6 шт. = 21 000 ₸.
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1330 «Товары» | 6280 «Прочие доходы» | 21 000 | Оприходован излишек коньяка, 6 бут. |
НДС при оприходовании излишка не начисляется (реализации нет). Ставка НДС 16% и счёт 3130 «НДС к уплате» появятся позже — когда вы эти 6 бутылок продадите: тогда документ реализации даст Дт 1210 Кт 6010 на выручку, Дт 1210 Кт 3130 на НДС 16% и Дт 7010 Кт 1330 на себестоимость. Акт же ЕГАИС остаётся чисто «складским» для государственной системы.
5. Виды операции (причины постановки на баланс)
Причина выбирается в шапке и определяет, как ФС РАР проверит акт:
| Причина | Когда применять |
|---|---|
| Излишки | Обнаружены при инвентаризации; справки А/Б формирует сама ЕГАИС. |
| Пересортица | Продукция есть, но «висит» под другим алкокодом; переносите на верный код, указывая исходные справки. |
| Продукция, полученная до подключения к ЕГАИС | Остатки, закупленные до старта фиксации в системе. |
6. Что формируется при проведении
- Исходящий документ ЕГАИС — XML-пакет акта постановки на баланс, отправляемый через УТМ во ФС РАР.
- Движения по регистрам ЕГАИС — увеличение остатков на выбранном регистре (Регистр №1 или №2) после получения подтверждения и справок А/Б.
- Регистр марок (для маркированной продукции) — привязка отсканированных марок к остатку.
Чего документ НЕ формирует:
- ❌ бухгалтерских проводок (Дт/Кт);
- ❌ ЭСФ (ИС ЭСФ) и СНТ — это документы налогового учёта РК, к ЕГАИС отношения не имеют;
- ❌ движений по регистрам себестоимости и взаиморасчётов.
Пока из ЕГАИС не пришло подтверждение, остаток не увеличивается — статус документа остаётся «Отправлен», а не «Проведён в ЕГАИС».
7. Печатные формы
- Акт постановки на баланс ЕГАИС — внутренняя печатная форма документа с перечнем продукции, алкокодами, количеством и причиной. Кнопка «Печать» на форме документа.
Отдельной унифицированной госформы у акта нет — юридически значимым является электронный обмен с ЕГАИС, а печать нужна для внутреннего архива и подписи МОЛ.
8. Частые ошибки
«Продукция с указанным кодом не найдена в справочнике ЕГАИС» В карточке номенклатуры пустой или неверный алкокод. Откройте товар → реквизиты ЕГАИС → запросите справку об алкокоде из ЕГАИС и подставьте верный код.
«Количество марок не соответствует количеству продукции» Отсканировано меньше (или больше) марок, чем указано в графе «Количество». Пересканируйте: число марок должно точно равняться числу бутылок.
«Организация не имеет действующего сертификата / RSA» Не настроен обмен: нет крипто-ключа или истёк RSA-сертификат. Проверьте НСИ и администрирование → Обмен с ЕГАИС и работоспособность УТМ (модуль должен отвечать по адресу localhost:порт).
«Указанная причина постановки на баланс недопустима для данного типа продукции» Например, «Пересортица» выбрана для продукции без исходных справок. Смените причину на «Излишки» или заполните справки А/Б.
Документ «завис» в статусе «Отправлен» УТМ не получил ответ ФС РАР. Проверьте связь с УТМ, при необходимости повторно отправьте акт кнопкой «Отправить в ЕГАИС». Не создавайте дубль — иначе получите двойной остаток.
9. FAQ
Формирует ли этот документ бухгалтерские проводки? Нет. Он двигает только остатки ЕГАИС. Излишек в бухучёте вы приходуете отдельно — документом «Оприходование товаров» проводкой Дт 1330 Кт 6280.
Начисляется ли НДС 16%? При постановке на баланс — нет, реализации нет. НДС 16% и счёт 3130 возникнут при последующей продаже этой продукции.
Выписывается ли ЭСФ или СНТ? Нет. ЭСФ и СНТ — казахстанские налоговые документы. Акт постановки на баланс относится к ЕГАИС и таких документов не создаёт.
На какой регистр ставить — №1 или №2? №1 — склад (продукция в закрытой таре на хранении), №2 — торговый зал (то, что уже выставлено и продаётся поштучно). Продаёте через кассу — вам нужен №2 или перемещение с №1 на №2.
Нужно ли сканировать марки на пиво? Нет. Пиво и слабоалкогольные напитки немаркированные, ставятся на баланс в декалитрах по количеству. Марки сканируются только для маркированной продукции (крепкий алкоголь, вино).
Что делать, если бутылок по факту меньше, чем в ЕГАИС? Этот документ только увеличивает остаток. Для уменьшения используйте Акт списания ЕГАИС.
Почему остаток не изменился после проведения? Проведение в базе и подтверждение ЕГАИС — разные события. Остаток растёт только после ответа ФС РАР со справками А/Б. Проверьте статус обмена.
Можно ли поставить на баланс продукцию, купленную до перехода на ЕГАИС? Да, для этого предусмотрена причина «Продукция, полученная до подключения к ЕГАИС».
Работает ли ЕГАИС в Казахстане? ЕГАИС — российская система. В казахстанской УТ блок унаследован и активен только при фактическом подключении организации к ФС РАР. Если ваша компания к ЕГАИС не подключена, документ вам не понадобится.
10. Смежные документы
На основании чего появляется потребность:
- Инвентаризация товаров / Пересчёт товаров — выявляет фактические излишки.
- Приёмка алкоголя без справки Б (расхождение при поступлении).
Что оформляют параллельно и на основании:
- Оприходование товаров — отражает излишек в бухучёте (Дт 1330 Кт 6280).
- Акт списания ЕГАИС — обратная операция, если нужно уменьшить остаток ЕГАИС.
- Передача в торговый зал ЕГАИС — перенос остатка с Регистра №1 на №2 перед розничной продажей.
Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе»: верхняя строка — версия платформы 1С:Предприятие, нижняя — релиз конфигурации. Сверяйте с шапкой этой инструкции.
Методичка подготовлена для «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, релиз 3.4.5.21.