Что такое акт инвентаризации
Акт инвентаризации — это общее наименование документов, в которых комиссия фиксирует фактическое наличие и состояние активов или обязательств, а затем сопоставляет результаты проверки с данными бухгалтерского учета. В Казахстане инвентаризацию проводят для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности. Общий порядок ее проведения установлен пунктами 60–66 Правил ведения бухгалтерского учета.
Словосочетания «акт инвентаризации РК», «инвентаризационный акт», «акт об инвентаризации» и «акт по инвентаризации» на практике могут использоваться как общее название документов, оформляемых по итогам проверки. Однако единой формы для всех объектов нет: содержание описи или акта для запасов, инвестиций, имущества на ответственном хранении либо обязательств различается.
Согласно пункту 60 Правил, инвентаризацию активов и обязательств проводят не менее одного раза в год. Исключение предусмотрено для субъектов малого предпринимательства, у которых работает не более десяти человек: период проведения инвентаризации они определяют самостоятельно.
По пункту 61 проверке подлежит все имущество независимо от места его нахождения. В инвентаризацию включают также имущество, которое не принадлежит субъекту, но числится в бухгалтерском учете: находящееся на ответственном хранении, арендованное, полученное для переработки или принятое на комиссию. Проверке подлежат имущество, по каким-либо причинам не учтенное, и все виды обязательств.
Когда составляют акт об инвентаризации
Периодичность плановых проверок организация закрепляет с учетом принятого порядка ведения учета. В соответствии с пунктом 63 Правил руководство субъекта устанавливает количество инвентаризаций в отчетном периоде, даты их проведения и перечень проверяемых активов и обязательств.
Пункт 62 предусматривает случаи, когда инвентаризацию проводят независимо от принадлежности субъекта к той или иной категории предпринимательства:
- при смене материально ответственного лица — на день приемки-передачи дел;
- при установлении фактов хищения или злоупотреблений, а также порчи имущества;
- после стихийного бедствия, пожара, аварии либо другой чрезвычайной ситуации, вызванной экстремальными условиями;
- при реорганизации субъекта — перед составлением разделительного бухгалтерского баланса.
Для отдельных сфер действуют специальные правила. Например, ликвидационная комиссия принудительно ликвидируемого банка проводит инвентаризацию имущества, договоров и счетов в срок не более 30 календарных дней со дня ее назначения. Такое требование установлено пунктом 121 Правил осуществления ликвидации банков и относится именно к указанной процедуре, а не ко всем организациям.
Как провести проверку и оформить инвентаризационный акт
По пункту 64 Правил для инвентаризации активов и обязательств создается инвентаризационная комиссия. Ее состав утверждается приказом руководства субъекта. До начала фактической проверки бухгалтеру следует убедиться, что приказ издан и в нем определены состав комиссии, проверяемые объекты и дата проведения инвентаризации.
Перед проверкой члены комиссии выполняют подготовительные действия, перечисленные в пункте 65 Правил. Они знакомятся с материалами последней инвентаризации и решениями, принятыми по ее результатам, пломбируют места хранения с отдельными входами и выходами, проверяют исправность весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. Кроме того, комиссия получает последние реестры приходных и расходных документов либо отчеты о движении проверяемых материальных ценностей.
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Такая расписка фиксирует состояние документооборота на момент начала проверки.
Практический порядок работы можно выстроить так:
- Издать приказ и утвердить состав инвентаризационной комиссии.
- Определить объекты и дату проведения проверки.
- Получить последние первичные документы, реестры или отчеты и расписки материально ответственных лиц.
- Проверить фактическое наличие имущества, а обязательства сверить по документам и данным учета.
- Внести результаты в инвентаризационную опись или акт, предусмотренный для проверяемого объекта.
- Сопоставить фактические сведения с данными бухгалтерского учета и зафиксировать выявленные расхождения.
- Передать оформленные документы на подпись лицам, подписи которых предусмотрены применяемой формой.
В документе необходимо заполнить реквизиты применяемой формы: сведения о субъекте, дату составления, основание проведения проверки, состав комиссии, данные о проверяемом объекте, фактические показатели и сведения бухгалтерского учета. Записи должны позволять определить, что именно проверено и какие расхождения обнаружены. Состав реквизитов и подписей зависит от формы, установленной для соответствующего объекта инвентаризации.
Акт по инвентаризации инвестиций
Для инвентаризации инвестиций предусмотрена форма Инв-2, приведенная в приложении 33 к приказу Министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562. В ней указываются наименование объекта инвестиций, реквизиты подтверждающих документов, номер балансового счета, номинальная, покупная и балансовая стоимость, срок погашения, сумма переоценки и результаты сопоставления фактических данных с данными бухгалтерского учета.
В начале формы предусмотрена расписка о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на инвестиции сданы в бухгалтерию, поступившие инвестиции оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Основанием проведения инвентаризации служит приказ или распоряжение, а состояние инвестиций фиксируется на указанную в документе дату.
По итогам описи указывают общее количество порядковых номеров и общую фактическую сумму. Документ подписывают председатель и члены комиссии. Материально ответственное лицо подтверждает, что проверка документов проведена в его присутствии, документы внесены в опись и приняты им на ответственное хранение, а также отмечает наличие или отсутствие претензий к комиссии.
Форму по инвестициям нельзя автоматически применять для любого имущества. Сначала бухгалтер определяет объект инвентаризации, затем выбирает предусмотренную для него форму и заполняет ее в редакции, действующей на дату оформления.
Частые вопросы
Как часто в Казахстане нужно проводить инвентаризацию? — По пункту 60 Правил активы и обязательства инвентаризируют не менее одного раза в год. Субъекты малого предпринимательства с численностью работников не более десяти человек самостоятельно определяют период проведения инвентаризации.
Кто подписывает акт инвентаризации? — Состав подписей определяется применяемой формой. Например, форму Инв-2 подписывают председатель и члены инвентаризационной комиссии, а предусмотренное формой подтверждение подписывает материально ответственное лицо.
Нужно ли проверять арендованное имущество? — Да, если оно числится в бухгалтерском учете субъекта. Пункт 61 также охватывает имущество, находящееся на ответственном хранении, принятое на комиссию или полученное для переработки.
Можно ли составить один произвольный акт для всех объектов? — Документ выбирают с учетом объекта инвентаризации. Например, для инвестиций предусмотрена форма Инв-2, поэтому ее нельзя без изменений использовать вместо документов, предназначенных для других видов активов или обязательств.
Обязательна ли инвентаризация при смене материально ответственного лица? — Да. По пункту 62 ее проводят на день приемки-передачи дел.