Web-касса деген не
Web-касса — пайдаланушы интернет-интерфейс немесе бұлттық сервис арқылы жұмыс істейтін кассалық шешім. Іс жүзінде «web-касса» сұрауы бағдарламалық кассаны, онлайн-сервисті немесе сатуды ресімдеуге және кассалық операцияларды басқаруға арналған жеке кабинетті білдіруі мүмкін. Сондықтан бухгалтер үшін коммерциялық атауға емес, нақты өнімнің мақсатына, оның құжаттамасына және есеп айырысуды ресімдеудің нақты тәртібіне бағдарлану маңызды.
Web-кассаны ұйымның қолма-қол ақшаны есепке алу және сақтау орны ретіндегі кассасымен шатастырмау керек. Бұлар өзара байланысты, бірақ жұмыстың әртүрлі элементтері. Сервис сатуды ресімдеу және сатып алушыға құжат беру үшін пайдаланылуы мүмкін, ал қолма-қол ақшаны қабылдау, беру, сақтау және салыстырып тексеру кассалық операцияларды ішкі ұйымдастыруға жатады.
Салық кодексінің терминологиясын да бөлек ескеру қажет. Тотализатордың электрондық кассасы және букмекерлік кеңсенің электрондық кассасы ойын бизнесі салығын салу объектілері ретінде тікелей аталған (ҚР СК 606-бабы). Бұл ұғымдар ойын бизнесі саласындағы қызметке жатады және сауда ұйымының немесе интернет-дүкеннің кәдімгі web-кассасын білдірмейді.
Бұлттық сервистің атауының өзі оның мақсатын және қолданудың рұқсат етілген тәртібін растамайды. Жұмысты бастамас бұрын бухгалтер өнімнің дербес кассалық шешім немесе тек интерфейс не есепке алу бағдарламасы екенін анықтауы, сондай-ақ оның қандай құжаттар жасайтынын және операциялар туралы мәліметтердің есепке қалай берілетінін айқындауы қажет.
БКМ web-кассасы: бухгалтер нені тексеруі керек
Шешімді таңдау кезінде бухгалтер үшін жеткізушіден таныстырылымды ғана емес, есеп айырысудың нақты қалай ресімделетінін түсінуге мүмкіндік беретін құжаттарды да сұрату маңызды. Егер сервис интернет-дүкенмен, мобильді қосымшамен, жеткізумен, қолма-қол немесе қолма-қол ақшасыз төлеммен байланысты болса, тексеру әсіресе маңызды.
Қосар алдында мыналарды анықтау керек:
- өнім дербес кассалық шешім бе, әлде тек есепке алу бағдарламасы немесе басқа шешімнің интерфейсі ме;
- қосуға, баптауға және техникалық сүйемелдеуге кім жауап береді;
- сатып алушы қандай құжат алады және онда қандай мәліметтер көрсетіледі;
- сервисте қайтару, операциядан бас тарту және қатені түзету қалай ресімделеді;
- операциялар туралы мәліметтер сақтала ма және оларды салыстырып тексеру үшін жүктеп алуға бола ма;
- кассирдің, бухгалтердің және әкімшінің құқықтары қалай ажыратылады;
- интернет болмаған немесе техникалық ақау туындаған жағдайда қандай тәртіп көзделген;
- сервис деректерін банктік түсімдермен, қолма-қол ақшамен және бухгалтерлік есеппен салыстыруға бола ма.
Жеткізушінің жауаптарын шартта, пайдаланушы нұсқаулығында немесе техникалық құжаттамада бекіткен жөн. Өнімнің талаптарға сәйкестігі туралы жалпы мәлімдеме ішкі бақылауды құру үшін жеткіліксіз: бухгалтерге функциялардың нақты сипаттамасы, жасалатын құжаттардың тізбесі және деректерге қол жеткізу тәртібі қажет.
Егер web-касса есепке алу жүйесімен интеграцияланса, бухгалтер операцияның бүкіл тізбегін тексеруі керек: сату, төлем, сатып алушыға құжат беру, деректерді есепке беру, қайтару және жұмыс кезеңін аяқтау. Батырмалардың атаулары мен бағдарламадағы нақты жол пайдаланылатын шешімге байланысты, сондықтан оларды жеткізушінің қолданыстағы нұсқаулығынан немесе нақты есепке алу жүйесінің құжаттамасынан алу керек.
Web-касса мен кассалық кітап бір нәрсе емес
Web-касса нақты сервистің функциялары шегіндегі операцияларды көрсетеді. Кассалық кітап ұйымның қолма-қол ақша қозғалысын ішкі есепке алу үшін пайдаланылады. Сондықтан атауларда «касса» сөзінің сәйкес келуі бір құжат немесе есептің бір учаскесі туралы сөз болып отырғанын білдірмейді.
Бухгалтер қолма-қол ақшаның түсуі мен берілуін ресімдеу тәртібін, құжаттардың құрамын, жауапты қызметкерлерді және салыстырып тексеру мерзімділігін бөлек айқындауы керек. Бұл мәселелерді бухгалтерлік есепті жүргізудің қолданылатын тәртібін ескере отырып, ұйымның ішкі құжаттарында бекіткен жөн.
Автоматтандыру деректерді қолмен енгізуді азайтуы мүмкін, алайда оның нәтижесі деректер алмасу баптауларына және көрсетілетін операциялардың толықтығына байланысты. Қандай мәліметтер автоматты түрде көшірілетінін, қайсысы қолмен енгізілетінін және сервис, есепке алу жүйесі мен нақты қолма-қол ақша арасындағы айырмашылықтардың қалай түзетілетінін тексеру қажет.
Демек, БКМ web-кассасының болуының өзі ақшаны ішкі есепке алудың барлық міндетін шешпейді. Бухгалтер кассалық сервис жасайтын құжаттарды, қолма-қол ақша қозғалысы жөніндегі құжаттарды және пайдаланылатын бухгалтерлік жүйеде қалыптастырылатын есептік жазбаларды ажыратуы керек.
Қолма-қол ақшамен жұмыс істеуге, құжаттарды ресімдеуге және салыстырып тексеру жүргізуге жауапты тұлғаларды ішкі өкімдік құжатпен тағайындау керек. Web-касса пайдаланушыларының құқықтары олардың міндеттеріне сәйкес келуге тиіс: кассирге ағымдағы операцияларға, бухгалтерге деректерді тексеру мен жүктеп алуға, әкімшіге баптаулар мен қол жеткізуді басқаруға рұқсат қажет.
Нақты қолма-қол ақшаны ұйымда белгіленген тәртіппен сақтау және беру қажет. Web-интерфейс операциялар туралы ақпаратпен жұмыс істеуге көмектеседі, алайда ақшаға қол жеткізу, оның сақталуы, қабылдануы және берілуі мәселелері бөлек реттелуге тиіс.
Жұмыс пен бақылауды қалай ұйымдастыру керек
Web-кассаны іске қосар алдында түсінікті ішкі тәртіпті бекітіңіз. Онда жұмысты бастау мен аяқтауға, төлем қабылдауға, қайтаруларға, қателерді түзетуге, күнделікті салыстырып тексеруге және құжаттарды бухгалтерияға беруге жауапты тұлғаларды айқындаған пайдалы.
Жұмыс сызбасы мынадай болуы мүмкін:
- Шешімнің қандай сауда нүктелері, сату арналары және төлем тәсілдері үшін қолданылатынын белгілеу.
- Жеткізушінің құжаттамасын, өнімнің мақсатын және қолжетімді операциялар тізбесін тексеру.
- Пайдаланушыларды баптау және лауазымдық міндеттеріне сәйкес қол жеткізуді шектеу.
- Тестілік операцияларды жүргізу: сату, қайтару, бас тарту және қолжетімді есептерді қалыптастыру.
- Web-касса деректерін есепке алу жүйесімен, банктік түсімдермен және нақты қолма-қол ақшамен салыстыру.
- Байланыс үзілген, деректер алмасу қатесі туындаған немесе сервис қолжетімсіз болған кездегі персоналдың әрекеттерін бекіту.
- Құжаттарды сақтауды, деректерге резервтік қол жеткізуді және айырмашылықтарды тұрақты тексеруді ұйымдастыру.
Қолма-қол ақшаға ерекше назар аудару қажет. Әрбір операция бойынша бухгалтер үшін ақшаның нақты қозғалысы, бастапқы құжат және есепке алу жүйесіндегі жазба арасындағы байланысты қамтамасыз ету маңызды. Айырмашылықтарды салыстырып тексеру кезінде анықтап, құжатпен ресімдеп, ұйымның ішкі тәртібі бойынша түзету қажет.
Операциялардың күні мен уақытын, құжаттардың нөмірленуін, әрекетті орындаған пайдаланушы туралы деректерді және жүктеп алынған деректердің толықтығын бөлек тексеріңіз. Мұндай бақылау бір операция web-кассада көрсетіліп, бірақ банк көшірмесінде немесе бухгалтерлік есепте болмаған жағдайда айырмашылықтың себебін анықтауға көмектеседі.
Web-кассаны қосу мерзімі нақты жеткізушінің талаптарына, деректер алмасуды баптауға және ішкі процестердің дайындығына байланысты. Тек есептік жазбаның жасалуына сүйеніп төлем қабылдауды бастамау керек: іске қосар алдында баптауды аяқтау, құжаттарды тексеру, тестілік операцияларды жүргізу және персоналдың әрекет ету тәртібін айқындау қажет.
Жиі қойылатын сұрақтар
Web-касса мен онлайн-касса бір нәрсе ме? — Коммерциялық тәжірибеде атаулар мағыналас ретінде қолданылуы мүмкін, бірақ нақты өнімнің функциялары оның құжаттамасымен айқындалады. Бұлттық интерфейс дербес шешім немесе басқа сервиске қол жеткізу тәсілі болуы мүмкін.
БКМ web-кассасы кассалық кітапты алмастыра ма? — Мұндай қорытындыны өнімнің атауына ғана сүйеніп жасауға болмайды. Сервистің қандай операциялар мен құжаттарды қалыптастыратынын және ұйымда қолма-қол ақша қозғалысының қалай есепке алынатынын бөлек айқындау қажет.
Кассалық операцияларды есепке алуды автоматтандыруға бола ма? — Техникалық тұрғыдан бұл пайдаланылатын шешімдердің мүмкіндіктеріне байланысты. Іске қосар алдында берілетін деректердің құрамын, қателерді түзету тәртібін, құжаттардың қалыптастырылуын және бухгалтерлік есеппен салыстырып тексеру нәтижелерін тексеру қажет.
Кассалық құжаттармен жұмыс істеуге кім жауап береді? — Жауапты қызметкерлер мен олардың өкілеттіктерін ұйымның ішкі құжаттарында бекіту керек. Әрбір пайдаланушының web-кассаға қол жеткізуін оның лауазымдық міндеттерімен шектеген жөн.
Жұмысты бастар алдында нені тексеру керек? — Шешімнің мақсатын, жеткізушінің құжаттамасын, сатып алушыға берілетін құжатты, қайтару мен түзету тәртібін, деректердің сақталуын, қол жеткізудің бөлінуін, ақау кезіндегі жұмысты және операцияларды бухгалтерлік есеппен салыстырып тексеруді.
Букмекерлік кеңсенің электрондық кассасы кәдімгі web-кассаларға жата ма? — Жоқ. Салық кодексінде бұл тотализатордың электрондық кассасымен қатар ойын бизнесі саласындағы арнайы салық салу объектісі болып табылады (ҚР СК 606-бабы). Бұл терминді кассалық бұлттық сервистің жалпы атауы ретінде пайдалану дұрыс емес.
Дереккөздер
Қазақстан Республикасының Салық кодексі, 606-бап «Салық салу объектілері».