Короткий ответ
Да, запчасти и товары, которые компания покупает для собственных нужд и сразу использует, можно учесть в расходах. Но формулировка «сразу списываются» в бухгалтерском учёте, налоговом учёте и в системе электронных счетов-фактур означает разное. В бухгалтерском учёте покупку обычно сначала приходуют как запас, а потом списывают. Для налогового вычета расход должен быть подтверждён документами и связан с деятельностью, которая приносит доход. Если товар входит в Перечень товаров, по которым оформляется сопроводительная накладная (СНТ), его остаток в модуле «Виртуальный склад» тоже нужно привести в соответствие.
Ниже разберём каждый уровень по шагам. Про налоговые нормы сразу оговоримся: в 2026 году действует новая редакция Налогового кодекса РК, и нумерация статей о вычетах и зачёте НДС поменялась. Конкретные номера статей мы не приводим. Их нужно сверить с актуальным текстом кодекса на adilet.zan.kz или уточнить в своём налоговом органе.
Бухгалтерский учёт: запас или сразу расход
На практике есть два подхода.
1. Через запасы. Запчасти, хозяйственные товары и расходные материалы приходуют на счёт запасов. При выдаче в эксплуатацию их списывают на расходы того подразделения, где они использованы. Например, это расходы на ремонт транспорта, общие и административные расходы или себестоимость. Такой подход считается основным: в учёте видно, что купили, когда выдали и куда потратили.
2. Сразу в расходы. Некоторые компании указывают в учётной политике, что малоценные покупки, которые заведомо используются в момент поступления (например, мелкие запчасти для срочного ремонта), относятся на расходы без промежуточного учёта на складе. Это допустимо, если такой порядок прописан в учётной политике и его применяют последовательно. Даже в этом случае полезно провести поступление и списание двумя документами одной датой. Так останется след движения товара, а это пригодится при проверке и для сверки с «Виртуальным складом».
Отдельно стоит сказать о крупных запасных частях. Дорогостоящие запчасти и запасное оборудование, которые будут использоваться дольше года и относятся к конкретному основному средству, по МСФО обычно учитываются не как запасы, а в составе основных средств. Их стоимость не списывают в расходы сразу, а возмещают через амортизацию. Где проходит граница, решает учётная политика. Если её нет, такую покупку стоит согласовать с аудитором.
Если расход относится к нескольким будущим периодам (например, комплект запчастей покупается под годовой регламент обслуживания), стоимость можно отнести на расходы будущих периодов и списывать равномерно.
Налоговый учёт и документы
Для корпоративного подоходного налога общее правило такое: к вычету принимаются фактически понесённые расходы, которые подтверждены документами и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. Для запчастей и товаров на собственные нужды это значит следующее:
Подтверждена покупка. Есть договор или счёт, электронный счёт-фактура (ЭСФ), накладная и документ об оплате.
Подтверждено использование. Есть акт списания, требование-накладная или акт выполненных ремонтных работ, где видно, на какой объект или в какое подразделение ушли запчасти.
Видна связь с доходной деятельностью. Например, запчасть поставлена на автомобиль, который числится на балансе или используется по договору аренды.
Самый частый риск — списание «в никуда»: товар купили и сразу списали, но не указали, на что он израсходован. При проверке такие суммы могут исключить из вычетов.
НДС. Если компания плательщик НДС и купленный товар используется в облагаемой деятельности, НДС по полученному ЭСФ, как правило, относится в зачёт. От того, приходовали товар на склад или сразу списали в расходы, право на зачёт не зависит: важен ЭСФ и использование товара в облагаемом обороте. Если товар используется для необлагаемых оборотов или в целях, не связанных с предпринимательской деятельностью, порядок зачёта нужно отдельно проверить по нормам НК РК 2026 года.
СНТ, «Виртуальный склад» и оформление в 1С
СНТ и «Виртуальный склад». По Правилам оформления сопроводительных накладных на товары СНТ оформляется в электронной форме в ИС ЭСФ через модуль «Виртуальный склад». Исключение составляют случаи, когда допускается бумажная форма. СНТ считается оформленной, когда ей присвоен регистрационный номер в ИС ЭСФ. Если купленные запчасти или товары входят в Перечень товаров, по которым оформляется СНТ, они попадают на остаток вашего «Виртуального склада». Когда вы списываете их на собственные нужды, этот остаток тоже нужно уменьшить соответствующим документом модуля. Иначе в ИС ЭСФ останется товар, которого нет ни в учёте, ни на складе, а такое расхождение — частый повод для вопросов со стороны налоговых органов. Порядок списания в модуле уточняйте по актуальным инструкциям к ИС ЭСФ.
Оформление в 1С:Комплексная автоматизация 2.5.
- Оприходуйте товар документом поступления.
- Для списания на расходы откройте Склад и доставка → Внутреннее товародвижение → Внутренние потребления товаров и нажмите Создать → Списание на расходы.
- Выберите организацию и склад, на вкладке «Товары» добавьте номенклатуру и количество, а в колонке «Статья расходов» укажите нужную статью и аналитику.
- Если расход нужно распределить на несколько месяцев, заранее создайте статью в разделе Финансовый результат и контроллинг → См. также → Статьи расходов. В ней выберите вариант распределения «На расходы будущих периодов» и задайте правило: способ, срок и статью итогового списания. На вкладке «Регламентированный учёт» укажите счёт учёта РБП по рабочему плану счетов организации.
- Ежемесячное распределение программа сформирует автоматически при Закрытии месяца. Ручная корректировка доступна в разделе Финансовый результат и контроллинг → Доходы и расходы → Распределение РБП.
Что проверить перед списанием:
в учётной политике прописан порядок учёта запчастей и малоценных товаров;
есть ЭСФ от поставщика, а для товаров из Перечня ещё и СНТ;
есть документ, подтверждающий использование: акт, требование, заказ-наряд;
остаток в «Виртуальном складе» совпадает с бухгалтерским после списания;
для дорогих долгосрочных запчастей решено, относятся ли они к основным средствам.
Частые вопросы
Можно ли купить запчасти через подотчётное лицо и сразу списать их в расходы? — Можно, если есть авансовый отчёт с первичными документами поставщика и документ, подтверждающий, на что установлены запчасти. Без подтверждения использования вычет оспорить проще.
Нужно ли приходовать товар на склад, если его сразу использовали? — Это зависит от учётной политики. Практичнее провести поступление и списание одной датой: так сохраняется прослеживаемость, и проще сверять данные с «Виртуальным складом».
Теряется ли зачёт НДС, если товар сразу списан в расходы? — Сам по себе способ бухгалтерского учёта на зачёт не влияет. Важны ЭСФ и использование товара в облагаемой деятельности. Специальные ограничения проверьте по действующей редакции НК РК 2026 года.
Что будет, если не списать товар с «Виртуального склада»? — Остаток в ИС ЭСФ разойдётся с данными учёта. Такое расхождение может стать основанием для запроса или проверки со стороны налоговых органов.
Когда запчасть нужно учитывать как основное средство? — Когда это крупная запасная часть, которая будет использоваться дольше года и относится к конкретному объекту основных средств. Критерии стоит закрепить в учётной политике.