Что означает личная инвентаризация
Личная инвентаризация — это практическая самопроверка имущества, документов и обязательств, за которые отвечает конкретный работник, индивидуальный предприниматель или руководитель небольшой организации. В нормативном порядке проведения инвентаризации отдельное определение этого выражения отсутствует. Поэтому его разумно использовать как внутреннее рабочее название подготовки к официальной инвентаризации, а не как самостоятельную процедуру, заменяющую комиссионную проверку.
Для бухгалтера важно разделять два процесса. Во время личной проверки материально ответственное лицо может заранее пересчитать имущество, сопоставить его с учетными данными, собрать первичные документы и выявить возможные расхождения. Официальная инвентаризация проводится по установленному порядку: на основании решения руководителя, с участием инвентаризационной комиссии и оформлением результатов.
Такой предварительный контроль особенно полезен перед составлением финансовой отчетности, сменой ответственного работника или передачей дел. Его задача — своевременно выявить расхождения, восстановить недостающие документы и подготовить объекты к фактической проверке.
От внутренней и официальной бухгалтерской инвентаризации следует отличать инвентаризацию при налоговой проверке. Должностные лица налогового органа вправе обследовать имущество, являющееся объектом налогообложения или объектом, связанным с налогообложением, и проводить инвентаризацию имущества проверяемого лица, кроме жилых помещений (ст. 160 НК РК).
Кого и какого имущества касается проверка
Согласно пункту 60 главы 4 Правил ведения бухгалтерского учета, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности инвентаризация активов и обязательств проводится не менее одного раза в год. Для субъектов малого предпринимательства с численностью работников не более десяти человек предусмотрено исключение: период проведения инвентаризации они определяют самостоятельно.
Пункт 61 устанавливает широкий состав объектов проверки. Инвентаризации подлежит все имущество независимо от места его нахождения, в том числе:
- собственные активы организации или индивидуального предпринимателя;
- имущество на ответственном хранении;
- имущество, арендованное согласно договору;
- ценности, полученные для переработки;
- имущество, принятое на комиссию;
- объекты, которые по каким-либо причинам не были учтены;
- все виды обязательств.
Следовательно, при личной подготовке нельзя ограничиваться только товарами на складе или имеющимися основными средствами. Ответственному лицу следует проверить все переданные ему ценности и связанные с ними документы, включая чужое имущество, принятое субъектом по договору.
Для инвестиций предусмотрена отдельная форма акта. В ней отражаются сведения об объекте инвестиций, балансовом счете, стоимости, переоценке и фактической сумме в сравнении с учетными данными. Форма также содержит расписки ответственного лица и подписи председателя и членов комиссии. Поэтому личная сверка документов может быть подготовительным этапом, но итоговый документ оформляется в рамках официальной инвентаризации.
Когда инвентаризация обязательна
Помимо плановых проверок, пункт 62 главы 4 предусматривает случаи, когда инвентаризация проводится независимо от принадлежности субъекта к той или иной категории предпринимательства:
- при смене материально ответственных лиц — на день приемки-передачи дел;
- при выявлении хищений, злоупотреблений или порчи имущества;
- после стихийного бедствия, пожара, аварии либо другой чрезвычайной ситуации, вызванной экстремальными условиями;
- при реорганизации субъекта перед составлением разделительного бухгалтерского баланса.
Личная самопроверка не отменяет проведение инвентаризации в перечисленных ситуациях. Например, уходящий работник может предварительно пересчитать переданные ему ценности, однако приемка-передача должна быть оформлена в рамках официальной процедуры.
Количество плановых инвентаризаций, даты их проведения и перечень проверяемых активов и обязательств закрепляются в учетной политике. Поэтому бухгалтеру необходимо сначала свериться с действующей учетной политикой и приказами руководителя, а затем составлять рабочий график.
Как провести личную подготовку
Начать следует с определения зоны ответственности. Нужно составить перечень помещений, мест хранения, групп имущества и документов, закрепленных за конкретным лицом. После этого фактическое наличие объектов сопоставляют с карточками, ведомостями, договорами и другими учетными данными.
Практический порядок подготовки может выглядеть так:
- Собрать последние приходные и расходные документы.
- Проверить, оприходовано ли поступившее имущество и оформлено ли выбытие.
- Разделить собственные, арендованные и принятые на хранение ценности.
- Убедиться, что каждый объект можно идентифицировать по наименованию и учетным документам.
- Выделить поврежденное, неиспользуемое или неучтенное имущество, не принимая самостоятельного решения о его списании.
- Передать бухгалтерии отсутствующие документы и сообщить о выявленных расхождениях.
До официальной инвентаризации нельзя искусственно изменять фактические остатки или подменять документы. Выявленное расхождение следует зафиксировать и рассмотреть в установленном порядке.
Пункт 64 требует создать инвентаризационную комиссию, состав которой утверждается приказом руководства субъекта. До начала проверки члены комиссии знакомятся с материалами предыдущей инвентаризации и принятыми по ней мерами, пломбируют места хранения с отдельными входами и выходами, проверяют исправность весоизмерительных приборов и получают последние реестры приходных и расходных документов либо отчеты о движении имущества.
Материально ответственное лицо представляет расписку о том, что поступившее на ответственное хранение имущество оприходовано, а выбывшее списано. Аналогичный порядок отражен и в форме акта инвентаризации инвестиций: до проверки документы по приходу и расходу должны быть переданы в бухгалтерию.
Как оформить результат
Результат личной подготовки можно зафиксировать во внутреннем рабочем перечне: объект, учетное количество, фактическое наличие, подтверждающий документ и обнаруженное расхождение. Такой перечень помогает бухгалтеру организовать работу, но не заменяет инвентаризационные документы, оформляемые комиссией.
Официальное оформление следует выполнять по формам, применимым к соответствующему виду активов или обязательств. Например, форма Инв-2 для инвестиций предусматривает сведения о фактической сумме и данных бухгалтерского счета, итог по описи, подписи комиссии и подтверждение материально ответственного лица о проведении проверки в его присутствии.
Если при самопроверке найдена недостача, излишек, повреждение имущества или обязательство, не подтвержденное документами, бухгалтеру следует сохранить документы, сообщить руководителю и обеспечить рассмотрение вопроса комиссией. Порядок отражения результата в учете определяется с учетом характера операции и оформленных итогов инвентаризации: личная оценка ответственного лица не заменяет решение комиссии.
Частые вопросы
Личная инвентаризация заменяет официальную? — Нет. Это предварительная самопроверка, тогда как официальная процедура проводится инвентаризационной комиссией, состав которой утверждается приказом руководства субъекта.
Нужно ли проверять арендованное имущество? — Да. Инвентаризации также подлежат ценности на ответственном хранении, полученные для переработки или принятые на комиссию.
Когда проверять имущество при смене ответственного лица? — Инвентаризация проводится на день приемки-передачи дел.
Кто определяет даты плановых проверок? — Количество проверок, их даты и перечень активов и обязательств закрепляются в учетной политике.
Можно ли ответственному лицу самому подписать итоговую опись вместо комиссии? — Нет. Инвентаризационные формы предусматривают участие и подписи комиссии, а ответственное лицо дает расписку и подтверждает проведение проверки в его присутствии.
Источники
Глава 4. Порядок проведения инвентаризации
Акт инвентаризации инвестиций и расписка материально ответственного лица